PANDUAN PENGELOLAAN ALAT MEDIS

DEFINISI

1. Alat Kesehatan merupakan lnstrumen, apparatus, mesin, implant yang

tidak mengandung obat yang digunakan untuk mencegah, mendiagnosis
menyembuhkan dan meringankan penyakit, merawat orang sakit, serta
memulihkan kesehatan pada manusia dan atau untuk membentuk
struktur dan memperbaiki fungsi tubuh.
2. lnventarisasi Peralatan medis adalah lnventarisasi seluruh peralatan medis
di UPT Rsud Lanto Dg. Pasewang dikelola oleh Bagian IPSRS. Staf IPSRS
melakukan pemasukan data seluruh alat medis ke dalam sistim tersebut
menggunakan nomor identifikasi khusus.
Sistem tersebut berfungsi juga sebagai sistem pemeliharaan alat dan
menerbitkan serta mencatat seluruh aktifitas permintaan pekerjaan untuk
setiap alat. Permintaan pekerjaan itu mencakup inspeksi, pengujian,
kalibrasi, dan pemeliharaan preventif. Setiap alat memiliki nomor
identifikasi khusus untuk inventarisasi.
3. Pemeliharaan Preventif Peralatan medis adalah suatu usaha untuk
mempertahankan atau mengembalikan keadaan alat kekondisi
awal/semula setidaknya mendekati keadaan semula penggunaan dan
fungsi sama seperti saat alat medis tersebut digunakan pada pertama
kalinya di UPT Rsud Lanto Dg. Pasewang
4. Kalibrasi Alat Medis adalah kegiatan untuk menentukan kebenaran
konvensional nilai penunjukkan alat ukur dan bahan ukur dengan cara
membandingkan terhadap standar ukur yang mampu telusur (traceable) ke
standar nasional untuk satuan ukuran dan/atau internasional minimal
dilakukan 1 tahun sekali dan atau mengikuti peraturan yang berlaku.
5. lnpeksi peralatan medis merupakan suatu upaya deteksi dini dan
mengoreksi adanya potensi bahaya alat medis terhadap lingkungan kerja di
UPT Rsud Lanto Dg. Pasewang
6. Pengujian Alat Medis adalah Keseluruhan tindakan yang meliputi
pemeriksaan fisik dan pengukuran untuk membandingkan alat ukur
dengan standard untuk satuan yang sesuai guna menetapkan sifat
ukurnya (sifat metrologik) atau menentukan besaran atau kesalahan
pengukuran.
7. Penarikan Alat medis
Peralatan medis yang ditarik tidak diperbolehkan digunakan untuk
operasional terlebih dahulu dikarenakan akan dapat mempengaruhi
keselamatan pasien dan operator alat serta lingkungan sekitar UPT Rsud
Lanto Dg. Pasewang. Elektromedis bertanggung jawab untuk mengelola
peralatan medis yang ditarik dari peredaran (recall).
lnformasi mengenai produk yang ditarik dari peredaran diterima dari
berbagai sumber eksternal. Sumber eksternal berkorespondensi langsung
ke Kepala IPSRS untuk memberitahukan produk yang ditarik secara resmi
disertai dengan keterangan tengkap mengenai penyebab penarikannya.
Ketika suatu peralatan yang ditarik dari peredaran diidentifikasi, tindakan
yang tepat diambil untuk mengatasi bahaya.
Elektromedis melakukan proses tersebut menggunakan sistem
inventarisasi peralatan medis untuk mengetahui peralatan yang dimaksud.
Jika keadaan memungkinkan, alat disingkirkan dari unit pelayanan dan
diganti dengan alat lain yang aman dan efektif. Dalam kasus yang tidak
biasa ketika tidak tersedia alat pengganti, Staf elektromedis memberikan
bantuan kepada pengguna alat untuk memastikan bahwa bahaya yang
teridentifikasi dapat diminimalkan sampai hal itu dapat diperbaiki. Alat
yang disingkirkan dari pelayanan dijaga oleh elektromedis sampai dapat
dinyatakan aman untuk dipakai kembali.
 RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dalam panduan ini adalah

1. Inventarisasi peralatan medis yang dimiliki RS atau KSO

2. Melakukan uji fungsi perlaatan medis sesuai penggunaan dan ketentuan
pabrik
3. Pelatihan penggunaan dan pemeliharaan peralatan medis
4. Melakukan pemeriksaan peralatan medis secara teratur
5. Melaksanakan pemeliharaan preventif dan kalibrasi

TATA LAKSANA

A. Seleksi dan Pengadaan Alat Medis

Seluruh pihak yang terkait dengan alat medis yang akan dilibatkan secara
aktif dalam pemilihan pengadaan alat. Kegiatan untuk mengidentifikasi
kebutuhan dan penggantian peralatan direncanakan berdasarkan jadwal
dan jangka waktu tertentu dalam bentuk perencanaan anggaran fixed asset.
Kegiatan yang dilakukan selama proses seleksi mencekup, namun tidak
terbatas pada, mengidentifikasi spesifikasi teknis, membuat permintaan
pengadaan barang, meninjau penawaran melakukan verifikasi spesifikasi
kinerja, benchmarking dengan pesaing yang sejenis, melakukan kunjungan
lapangan, dan negosiasi dengan vendor. Keputusan pengadaan alat
dilakukan oleh pemilik RS dan memperhatikan rekomendasi dari panitia
pembelian setelah mempertimbangkan berbagai faktor di atas.

B.lnventarisas Peralatan Medis

lnventarisasi seluruh peralatan medis di UPT Rsud Lanto Dg. Pasewang
dikelola oleh Bagian IPSRS menggunakan sastem pencatatan dan
penjadwalan pemeliharaan & kalibrasi peralatan medis. Staf elektromedis
melakukan pemasukan data seluruh alat medis ke dalam sistim tersebut.
Sistem tersebut berfungsi juga sebagai sistim pemeliharaan alat dan
menerbitkan serta mencatat seluruh aktifltas permintaan pekerjaan untuk
 setiap alat. Permintaan pekerjaan itu mencakup inspeksi, pengujian,
kalibrasi, dan pemeliharaan preventif. Setiap alat memiliki nomor
identifikasi khusus untuk inventarisasi. Pendataan dapat meliputi :
1. Nama alat
2. Merk
3. Tahun pembuatan
4. Lokasi atau ruangan atau unit kerja alat medis berada
5. Nama Vendor

C.lnspeksi, Pengujian, dan Pemeliharaan

1. Elektromedis bertanggung jawab untuk mengelola keseluruhan
pemeriksaan, pengujian, dan proses pemeliharaan peralatan
medis. Seluruh peralatan medis baru diperiksa oleh teknisi
elektromedis sebelum digunakan pada pasien. Pemeriksaan
berikutnya dilakukan sesuai dengan rekomendasi pabrik,
pemakaian, dan periode waktu tertentu.
2. Peralatan medis yang bukan milik UPT Rsud Lanto Dg. Pasewang
tapi digunakan di rumah sakit juga diperiksa sebelum
penggunaan awal pada pasien. Contoh peralatan yang tidak
dimiliki oleh rumah sakit meliputi:
a. Alat medis kerja sama operasi (KSO)
b. Alat medis sewa
c. Alat medis pinjaman
d. Alat demonstrasi / trial, dll
D.Elemen-elemen pemeliharaan adalah elemen yang harus dilakukan pada
pemeliharaan dan dilakukan secera rutin sbb : kegiatan
a. lnspeksi, adalah Kegiatan yang dilakukan secara periodik terhadap
material atau jenis alat medis pada komponen penting seperti: elektrikal,
mekanik dan fisik alat apakah masih sesuai dengan standar operasional
alat medis tersebut dapat meliputi :
 - Pemeliharaan fisik, kegiatan yang dilakukan secara periodik meliputi:
pembersihan alat, pelumasan, isi ulang batre dll
- Uji Fungsi, kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk memastikan
fungsi dari alat medis
- Penempatan, Pemeriksaan kesesuaian penempatan alat dengan
petujuk dari vendor alat tersebut
b. Kalibrasi adalah Suatu kegiatan secara periodik untuk menentukan
kebenaran konvensional penunjukan instrumen ukur dan bahan ukur,
dengan cara membandingkan terhadap stiandar ukurnya yang
tertelusur (tracable) ke standar Nasional dan iatau Internasional
c. Adjustment adalah Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk
menstandardkan ulang output setting agar dapat mengembalikan unjuk
kerja dari alat medis seperti baru
d. Overhaul adalah Kegiatan yang dilakukan secara periodik untuk
mengganti beberapa komponen penting pada alat medis yang telah
terukur usia pakainya (usia pakai spare telah habis).

E. Pemeliharaan alat medis dilakukan dengan 2 cara :

1. lnternal pemeliharaan dilakukan oleh pihak rumah sakit sendiri dengan
jadwal yang dibuat oleh teknisi medis dan diberikan ke masing-masing
unit di ruah sakit yang menggunakan alat medis.
2. External pemeliharaan dilakukan pihak ketiga yang ditunjuk oleh
rumah sakit Pemeliharaan alat medis secara extemal dalam bentuk
kerja sama kontrak pemeliharaan, hal ini dilakukan kriteria sbb :
a. Tingkat kecanggihan alat medis cukup tinggi
b. Pemeliharaan alat medis memperlukan keahlian khusus
c. Memerlukan alat khusus untuk pemeliharaan
d. Jumlah alat yang banyak sehingga diperlukan tenaga berlebih dari
jumlah teknisi rumah sakit.
F. Perbaikan alat medis yang dilakukan oleh pihak ketiga dapat dilakukan bila
:
1. Permasalahan tidak dapat ditangani oleh teknisi rumah sakit
2. Diperlukan alat khusus untuk melakukan perbaikan
3. Tingkat kecanggihan alat medic yang tinggi
4. Perbaikan diperlukan keahlian khusus dalam melakukan
perbaikan
G. Perbaikan overhaul alat medic adalah bagian dari pemeliharaan korektif
yaitu kegiatan perbaikan terhadap peralatan dengan mengganti bagian-
bagian utama alat, bertujuan untuk mengembalikan fungsi dan
kemampuan alat yang sudah menurun karena usia dan penggunaan.
Untuk penentuan dari waktu pelaksanaan over houl dapat ditinjau dari
segi:
1. Usia pakai yang telah tercapai
2. Kerusakan yang mengakibatkan gagaloperasional Semuanya
harus berdasarkan petunjuk dan atau rekomendasidari pabrik
Jika suatu alat medis akan diajukan untuk dilakukan over houl
maka elektromedis atau vendor alat medis terkait harus
menyiapkan semua bahan dan alat kerja agar saat
pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik
H. Kalibrasi wajib dilakukan setiap 1 tahun sekali, hasil Kalibrasi setiap alat
ditempelkan pada alat tersebut berupa sticker dan sertifikat Kalibrasi
disimpan di elektromedis office. Keteranga sticker hasil Kalibrasi meliputi :
pelaku Kalibrasi, tanggal dilakukan Kalibrasi, tanggal akan dilakukan
Kalibrasi ulang. Pekerjaan kalioberasi dilakukan oleh pihak ketiga yang
ditunjuk oleh rumah sakit dan sudah terakreditasi.

I. Tanda Laik atau tidak laik alat medis Setelah alat medis selesai dikalibrasi,
akan diberikan evaluasinya dalam bentuk perincian hasil pengukuran dan
disertai dengan stiker ditempel langsung di alat bersangkutan stiker
 tersebut bertuliskan 'DINYATAKAN AMAN UNTUK PELAYANAN" tetapi bila
dinyatakan tidak laik pakai maka stikernya akan berwarna merah dan
bertuliskan DINYATAKAN TIDAK AMAN UNTUK PELAYANAN".

J. Alat kesehatan dinyatakan lulus pengujian atau kalibrasi apabila:

1. Penyimpangan hasil pengukuran dibandingkan dengan nilai yang
diabadikan pada alat kesehatan tersebut, tidak melebihi
penyimpangan yang diijinkan
2. Nilai hasil pengukuran keselamatan kerja, berada dalam nilai
ambang batas yang diijinkan
K. Pelaksana Kalibrasi adalah badan hukum resmi yang ditunjuk oleh pihak
rumah sakit dan sudah terakreditasi baik dari pihka pemerntah maupun
pihak swasta dengan persyartan sbb :
1. Berbadan hukum
2. memiliki sumber daya manusia yang ahli dalam pegujian dan
kalibrasi alat medic
3. memiliki fasilitas kerja meliputi laboratorium serta peralatan uji
dan kalibrasi untuk alat medic
4. memperoleh ijin dari DEPKES Rl
5. Waktu Kalibrasi ditentukan oleh Elektromedis
L. Peralatan medis yang bukan milik UPT Rsud Lanto Dg. Pasewang tapi
digunakan dirumah sakit juga diperiksa sebelum penggunaan awalpada
pasien.

M. IPSRS melakukan atau mengelola pemeliharaan preventif, pengujian,

inspeksidan kalibrasi peralatan medis dengan terjadwal. Pekerjaan
pemeliharaan dan perbaikan diprioritaskan berdasarkan: alat bantuan
hidup (ventilator, mesin anestesi, defibrillator), alat diagnostik
(laboratorium, radiografi, imaging), dan akhirnya "peralatan rutin"
(otoscopes, lampu periksa).
N. Pelaporan hasil kegiatan pengelolaan medis Dari kegiatan yang dilakukan
oleh teknisi medis dan tekisi vendor alat terhadap pengelolaan alat medis
setelah dituangkan ke dalam lembar report dan sekaligus juga akan
didokumentasikan, Kepala IPSRS harus mengetahui dengan
menandatangani lembar report tersebut. Dengan mengetahuisetiap lembar
report tersebut, Kepala IPSRS dapat melakukan kontrol semua kegiatan
yang telah dilakukan sehingga diharapkan dapat terjaminnya pelaksanaan
program pengelolaan alat medis di UPT Rsud Lanto Dg. Pasewang dengan
baik. Lembar report yang ada di elektromedis meliputi:
1. Form WO (Work Order)
2. Service report vendor
3. Report kerusakan
4. Reportperbaikan
5. Report penggantian spare part
6. Reportpreventive maintenance
O. Pekerjaan pemeriksaan, pengujian, dan pemeliharaan dilakukan oleh Staf
IPSRS yang berkompeten, staf teknisi vendor, atau staf outsource yang
memenuhi syarat.
P. Staf teknisi elektromedis tersedia 24 jam sehari, tujuh hari seminggu untuk
mengantisipasi permasalahan peralatan medis yang timbul.
Q. IPSRS melakukan beberapa aktifitas peninjauan lain dalam rangka evaluasi
:
1. Tinjauan perusahaan kontrak /sewa alat
2. Tinjauan perusahaan kontrak perbaikan alat
3. Tinjauan perusahaan kontrak kerja sama lain: pembuangan
limbah medis, sampah, dan lain-lain.
R. Hasil tinjauan tersebut digunakan untuk peren€naan perbaikan dan
program peningkatan selanjutnya.
S. Semua staff dan pekerja yang ada dilingkungan UPT Rsud Lanto Dg.
Pasewang harus menggunakan Alat Pelindung Diri (APD) sesuai jenis
pekerjaannya masing-masing, jenis APD yang digunakan di RSUD dr.
Hendrikus Fernandez Larantuka meliputi : Head Protection, Eye
Protection, Ear Protection, Respiratory Protection, Hand Protection/Gloves,
Foot Protection, Safety Belt.
T. Manajemen resiko adalah pendekatan proaktif untuk mengidentifikasikan,
mengevaluasi dan memprioritaskan resiko untuk mengurangi resiko
cedera dan kerugian pada pasien, karyawan rumah sakit, pengunjung dan
organisasi sendiri. Upaya mengurangi resiko tersebut diantaranya adalah
dengan
1. Prosedur penanganan pasca pajanan
2. Penyediaan & pemakaian alat pelindung diri
3. Pelatihan keterampilan pelaksanaan pemeliharaan alat medic
4. Pembuatan signage
5. Pelatihan keselamatan kerja
6. Memastikan kecukupan tenaga
7. Pengadaan material alat kerja yang memadaidan maksimal
8. Penanaman budaya safety, safety meeting & awareness
9. melakukan dengan baik dan'tepat preventive maintenance untuk
peralatan medic
10. Kalibrasi alat medis secara teratur sesuai ketentuan.
U. UPT Rsud Lanto Dg. Pasewang melakukan identifikasi resiko bahaya
peralatan medis yaitu :
1. Faktor penyebab timbulnya bahaya resiko terhadap alat medis -
penyimpangan setting dan pembacaan atau display parameter dari
komponen (mesin) - pengguna alat medis yang tidak memahami
tentang prosedur penggunaan alat medic - tidak dilakukannya
program pemeliharaan alat medis dengan baik dan benar seseuai
dengan jadwal yang telah ada
2. Jenis resiko bahaya yang ada didalam penggunaan alat medic
- luka bakar pada alat misalkan Esu,microwave diathermi, alat
laser kulit
- dosis radiasi sinar x yang melebihi ambang batas yang diiiinkan
pada alat radiologi - tersengat listrik karena bocornya sistem
pembatasan arus bocor
- pemberian terapi pernapasan yang kurang tepat pada mesin
anestesi dan ventilator
- terjatuh pasien saat menggunakan alat seperti: treadmill dan
tempat tidur
- pembarian terapi penarikan pada proses haemodialisa yang tidak
tepat
- terpotongnya bagian tubuh yang tidak diinginkan saat
melakukan Tindakan operasi misalkan pada alat ESU dan Bor
- tidak baiknya proses sterilisasi pada alat autoclave sehingga
tidak terpenuhinya proses sterilisasi alat atau instrument bedah
- salah diagnosa karena faktor pemeliharaan alat medis yang
kurang baik (misalkan tidak dilakukan kalibrasi se€ra teratur)
misalkan dinamap,timbangan, ECG, tensimeter,pasien monitor dll
- tidak ada kesesuaian antara seting dengan output dari suatu
alat medis misalkan pada vaporizer
- Dukungan sistem keamanan internal alat medis tidak berfungsi
dikarenakan adanya kegagalan sistem pada alat tersebut saat
penggunaan
- Faktor pendukung keselamatan yang tidak ditaatl atau
dlialankan oleh pekerja atau pengguna alat medis.
Setiap insiden/kejadian tidak diharapkan yang disebabkan/oleh
karena teknologi medis dilaporkan dan dikelola dengan mengikuti
kebijakan/panduan pelaporan insiden rumah sakit sebagai bagian
dari pengelolaan resiko di Upt. Rsud Lanto Dg. Pasewang
V. UPT Rsud Lanto Dg. Pasewang mempunyai proses identifikasi, penarikan
dan pengembalian atau pemusnahan produk dan peralatan medis yang
ditarik oleh pabrik atau supplier hal ini meliputi :
1. Perubahan dalam standar perawatan. Prosedur klinis yang baru
dapat menyebabkan peralatan menjadi kuno. Kemajuan teknologi
dengan kriteria unjuk kerja atau akurasi yang lebih baik,
membuat rumah sakit membeli peralatan dengan teknologi yang
lebih memenuhi kebutuhan
2. Faktor keamanan alat, yang dapat menambah resiko kecelakaan
pasien, staf atau pengunjung
3. Masalah-masalah pemeliharaan, seperti perbaikan yang sering
atau mahal dan waktu nganggur yang berlebihan
4. Usia pakai dari alat medis telah mencapai 5 sampai 10 tahun
(sesuai dengan batas maksimal usia pakai peralat medis)
5. Riwayat penggantian spare part tinggi (history kerusakan tinggi)
6. Tidak tersedianya lagi spare part baik di pasar umum atauPun
sampai di pabrik asal alat medis itu dibuat
7. Biaya operasional tinggi
8. Adanya kebijakan atau permintaan dari vendor alat bersangkutan
mengenai alat yang disupply akan ditarik (recall) ke pabrik dengan
alasan tertentu
9. Masalah legalitas perizinan, pelarangan oleh pemerintah alat
harus ditarik Kembali
W. Penarikan Alat :
1. Elektromedis bertanggung jawab untuk mengelola peralatan medis
yang ditarik dari peredaran (recall).
2. lnformasi mengenai produk yang ditarik dari peredaran diterima
dari berbagai sumber eksternal. Sumber eksternal
berkorespondensi langsung ke Kepala IPSRS untuk
memberitahukan produk yang ditarik secara resmi disertai dengan
 keterangan lengkap mengenai penyebab penarikannya. Ketika
suatu peralatan yang ditarik dari peredaran diidentifikasi,
tindakan yang tepat diambil untuk mengatasi bahaya.
3. IPSRS melakukan proses tersebut menggunakan sistim
inventarisasi peralatan medis untuk mengetahul peralatan yang
dimaksud. Jika keadaan memungkinkan, alat disingkirkan dari
unit pelayanan dan diganti dengan alat lain yang aman dan
efektif. Dalam kasus yang tidak biasa ketika tidak tersedia alat
pengganti, teknisi elektromedis memberikan bantuan kepada
pengguna alat untuk memastikan bahwa bahaya yang
teridentifikasi dapat diminimalkan sampai hal itu dapat
diperbaiki. Alat yang disingkirkan dari pelayanan dijaga oleh
IPSRS sampai dapat dinyatakan aman untuk dipakai kembali.

DOKUMENTASI

1. Mengisi form Preventive Maintenance dan dokumen harus

terdokumentiasi di unit elektromedis
2. Memasang atau menggantung kartu kuning disetiap alat medis
3. Sertifikat Hasil dari kalibrasi pihak ketiga yang dituniuk oleh pihak UPT
Rsud Lanto Dg. Pasewang
4. Laporan hasil preventive maintenance dari pihak ketiga
5. Alat utama dan sumber daya untuk pengumpulan data / manajemen /
pengelolaan adalah sebuah system komputerisasi pengelolaan
pemeliharaan. Sistem ini menggabungkan inventarisasi peralatan.
6. Form Work Order
7. Sticker Kalibrasi