PEMERINTAH PROPINSI JAWA TENGAH

RSUD DR. MOEWARDI SURAKARTA

JL. KOL. SOETARTO NO 132 SURAKARTA TELP 634634

No. Dokumen PM-ISORSDM-02

PROSEDUR MUTU Revisi 02
PENGENDALIAN REKAMAN Tanggal Berlaku 4 Januari 2010
Halaman 1 dari 3

PENGESAHAN

DISIAPKAN OLEH DIPERIKSA OLEH DISETUJUI OLEH

Nama : dr. Nana Hoemar D, M.Kes Nama :Prof.Dr JB Suparyatmo,dr. Nama : Basoeki Soetardjo
SpPK (K)
NIP : 19570924 1986030 2 003 NIP : 1943 03 22 197609 1 001 NIP :19581018 198603 1 009
TGL : 4 Januari 2010 TGL : 4 Januari 2010 TGL : 4 Januari 2010

I. TUJUAN
Sebagai pedoman untuk memastikan, bahwa rekaman mutu / arsip yang ada di
masing-masing instalasi/ unit diidentifikasi dan dikelola dengan baik. Rekaman mutu /
arsip ini sebagai bukti pelaksanaan pekerjaan yang ada di instalasi/ unit terkait.

II. RUANG LINGKUP (UNIT TERKAIT)

Prosedur ini mencakup pemeliharaan seluruh rekaman / arsip yang berkaitan
dengan penerapan proses di instalasi/ unit masing-masing (diluar arsip rekam
medis pasien)
Prosedur ini digunakan oleh semua instalasi/ unit kerja dan ISO Sek.

III. DOKUMEN REFERENSI

3.1 SNI 19-9001:2008 klausul 4.2.3.

IV. PROSEDUR TERKAIT

4.1 Manual Mutu : MM-RSDM-01

V DEFINISI
5.1 SMM (Sistem Manajemen Mutu)
Sistem manajemen yang bertujuan untuk mengarahkan dan
mengawasi suatu organisasi yang memperhatikan mutu.
 PEMERINTAH PROPINSI JAWA TENGAH
RSUD DR. MOEWARDI SURAKARTA
JL. KOL. SOETARTO NO 132 SURAKARTA TELP 634634

No. Dokumen PM-ISORSDM-02

PROSEDUR MUTU Revisi 02
PENGENDALIAN REKAMAN Tanggal Berlaku 4 Januari 2010
Halaman 2 dari 3

5.2 ISO Sekretariat adalah pekerja yang diberi tugas untuk

mengendalikan semua dokumen SMM di RSDM
5.3 Rekaman Mutu atau arsip adalah dokumen sebagai bukti suatu
kegiatan yang telah dilaksanakan.

VI KEBIJAKAN
Dengan adanya prosedur ini maka diharapkan bahwa dokumen yang dipakai sebagai
panduan kerja dalam pengendalian rekaman (non medis).

VII URAIAN PROSEDUR

7.1 Melakukan identifikasi
7.1.1 Setiap Instalasi/ unit harus melakukan identifikasi & menetapkan
rekaman yang digunakan dalam proses kerja sehari-hari dalam
formulir Daftar Induk Rekaman, dan menyimpan daftar tersebut dan
mebuat satu kopi untuk iso sekretariat .
Adapun contoh rekaman diantaranya:
 Rekaman Bukti hasil kerja yang dituang di formulir-formulir
 Rekaman pemantauan dan pengukuran.
 Rekaman hasil audit.
 Rekaman Tinjauan Manajemen
 Laporan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
 Rekaman lainnya dari prosedur mutu (proses operasi) masing-masing
instalasi/ unit.
 Laporan-laporan
 Notulensi rapat dll

7.1.2 ISO Sekretariat menerima kopi daftar induk rekaman dan Kemudian
ISO Sekretariat akan menyimpan Daftar induk Rekaman semua
Instalasi/ unit tersebut dan membuatkan rencana pemeriksaan
rekaman dalam formulir program pengendalian rekaman mutu

7.2 Pengendalian Rekaman Sistem Manajemen Mutu

7.2.1 Rekaman disimpan oleh penanggung jawab masing-masing dengan
menggunaan media antara lain : Map / odner/ file/ almari.
7.2.2 Jika ada peminjaman maka peminjam harus memberitahukan terlebih
dahulu kepada Penangung Jawab Rekaman/ arsip jika ingin
meminjamnya dan mengembalikannya kepada penanggung jawab arsip
pada tempat semula, setelah memakai arsip yang bersangkutan.
 PEMERINTAH PROPINSI JAWA TENGAH
RSUD DR. MOEWARDI SURAKARTA
JL. KOL. SOETARTO NO 132 SURAKARTA TELP 634634

No. Dokumen PM-ISORSDM-02

PROSEDUR MUTU Revisi 02
PENGENDALIAN REKAMAN Tanggal Berlaku 4 Januari 2010
Halaman 3 dari 3

7.3 Verifikasi
7.3.1 Iso Sekretariat melakukan verifikasi secara berkala untuk memantau
rekaman yang telah didentifikasi oleh masing-masing Instalasi/ unit
sesuai dengan Program pengendalian rekaman mutu.
7.3.2 Verifikasi ini dilakukan setiap 6 (enam bulan) sekali. Jika didapatkan
rekaman yang ada sudah melewati batas waktu maka rekaman tersebut
di pisahkan dengan rekaman yang masih dipakai, dikumpulkan dan di
musnahkan.
.
7.4 Pembuangan/ Pemusnahan Arsip/ Rekaman .

7.4.1 Pembuangan/ Pemusnahan arsip/ rekaman ISO dilakukan oleh Tim

pemusnah rekaman. Tim ini terdiri dari ISO Sekretariat/ pemilik
rekaman dan Wakil manajemen mutu (WMM).
7.4.2 Pembuangan/ Pemusnahan rekaman/ arsip Bagian dilakukan dengan
terlebih dahulu meminta persetujuan direktur terkait.
7.4.3 Pembuangan/ Pemusnahan rekaman/ arsip ini menggunakan Berita
Acara Pembuangan/ Pemusnahan.

VIII. LAMPIRAN & FORMULIR

8.1 Formulir Daftar Induk Rekaman

8.2 Formulir Prog. Pengendalian Rekaman
8.3 Berita acara pemusnahan