STANDAR OPERASIONAL No.

Dokumen : LSS/BMM/SOP/14

PROSEDUR Revisi : 01
Berlaku sejak : 24 Oktober 2023
13. MENGENDALIKAN REKAMAN
Halaman : 1/4

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

MENGENDALIKAN REKAMAN

Disahkan oleh:
Ketua LSP SMK Negeri 1 Selong,

Muhammad Zainuddin, ST.

Nomor Dokumen : LSS/BMM/SOP/14

Nomor Salinan : 01
Revisi : 01
Status Distribusi : Terkendali

Tak Terkendali

Perhatian : Dokumen ini tidak boleh disalin/dikopi atau digunakan untuk keperluan komersial atau tujuan
lain baik seluruhnya maupun sebagian tanpa ijin sebelumnya dari Ketua LSP SMKN 1 Selong

LSP SMKN 1 Selong 1

 STANDAR OPERASIONAL No. Dokumen : LSS/BMM/SOP/14

PROSEDUR Revisi : 01
Berlaku sejak : 24 Oktober 2023
14. MENGENDALIKAN REKAMAN
Halaman : 2/4

DAFTAR HISTORI DOKUMEN SOP MENGENDALIKAN REKAMAN

No. Uraian Revisi Keterangan

SOP Mengendalikan Rekaman terbitan
1.
pertama 1 halaman
SOP Mengendalikan Rekaman terbitan
2.
kedua 4 halaman termasuk lampiran
Dibuat oleh bagian manajemen mutu,
diperiksa oleh bagian manajemen
00/11.10.’16
mutu, disyahkan oleh Ketua LSP
SMKN 1 Selong
Penambahan pada hal pengesahan,
01/15.10.’16 daftar histori dokumen dan daftar
distribusi terkendali

LSP SMKN 1 Selong 2

 STANDAR OPERASIONAL No. Dokumen : LSS/BMM/SOP/14

PROSEDUR Revisi : 01
Berlaku sejak : 24 Oktober 2023
14. MENGENDALIKAN REKAMAN
Halaman : 3/4

DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No. Unit kerja Pemegang Salinan Status

1. Ketua Dewan Pengarah LSP 01 terkendali
2. Ketua LSP SMK SMKN 1 Selong 02 terkendali
3. Bagian Administrasi 03 terkendali
4. Bagian Sertifikasi 04 terkendali
5. Bagian Manajemen Mutu 05 terkendali

LSP SMKN 1 Selong 3

 PROSEDUR OPERASI No. Dokumen : LSS/POS/BMM/14

STANDAR Revisi : 01
Berlaku sejak : 24 Oktober 2023
14. MENGENDALIKAN REKAMAN
Halaman : 4/4

1. Tujuan : - Memastikan pelaksanaan kegiatan pengendalian rekaman adalah valid

dan mampu telusur
- Sebagai acuan dalam pengendalian rekaman sistem manajemen mutu
mencakup : identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan,
masa simpan dan pemusnahan rekaman.
2. Ruang lingkup : Prosedur ini mengendalikan seluruh Rekaman Sistem Manajemen Mutu
pada setiap Unit dan Sekretariat di LSP SMKN 1 Selong mencakup : data
dan dokumen baik internal maupun eksternal sebagai bukti dari aktivitas
yang dilakukan
3. Koordinator : Manajer Manajemen Mutu
4. Acuan : Pedoman BNSP 201 klausul 10.4
5. Proses Prosedur :

LANGKAH PROSEDUR KELUARAN PIC

1. Mengendalikan Rekaman Sistem Mutu Rekaman Manager
Istruksi Kerja: pelaksanaan Manajemen Mutu
 Identifikasi semua rekaman disetiap unit dan kegiatan
Sekretariat menggunakan Log Rekaman
 Berikan Identifikasi / Indek sesuai dengan Kode
Bagiannya.
¯
2. Mengendalikan Penyimpanan rekaman Rekaman masa Manager
Istruksi Kerja: simpan rekaman Manajemen Mutu
 Simpan dan pelihara dengan baik dan mudah
diambil semua Rekaman disetiap Unit dan
Sekretariat .
 Tentukan masa simpan rekaman yang dimilikinya
sesuai dengan tingkat kepentingan masing-masing
unit. (dalam Log Rekaman)
¯
3. Mengendalikan Pemusnahan Rekaman Rekaman Manager
Istruksi Kerja: pemusnahan Manajemen Mutu
 Identifikasi rekaman yang masa simpannya telah rekaman
melebihi batas masa simpan yang ditetapkan.
 Lakukan pemusnahan dokumen menggunakan
Berita Acara pemusnahan rekaman dan pastikan
rekaman tidak masuk kembali dalam sistem.

Dibuat oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

Bagian Manajemen Mutu, Bagian Manajemen Mutu, Kepala LSP-P1 SMKN 1 Selong,

Abdul Basir, ST.,M.Kom. Abdul Basir, ST.,M.Kom. Muhammad Zainuddin, ST.

LSP SMKN 1 Selong 4