1 17

Judul : Pengendalian Dokumen Disiapkan Diperiksa Disahkan

No. Kode :000/PK-01.SEK-ISO/2010

No. Revisi : 00

Tgl. Mulai Berlaku : 01 Desember 2010

UPTD Nurcholis. EA, S.Sos dr. M. Zainal A. Drg. Sriwulan N
PUSKESMAS BENDO
Halaman : 1-17

1. TUJUAN
1.1 Mengendalikan seluruh dokumen yang berlaku
1.2 Dokumen mudah diidentifikasi dan mudah digunakan
1.3 Menghindari penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku

2. APLIKASI KLAUSUL
Klausul 4. 2. 2 Pengendalian dokumen

3. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup kegiatan pengendalian dokumen untuk semua dokumen yang terkendali
dan didistribusikan di Puskesmas , oleh Manajemen Representatif.

4. DEFINISI
4.1 Dokumen adalah Informasi dan medium pendukungnya.
4.2 Pengendalian dokumen adalah kegiatan mengatur dokumen dari mulai pembuatan
pemeliharaan dokumen sampai meninjau ulang dan pemusnahannya.
4.3 Prosedur adalah cara tertentu untuk melaksanakan sebuah kegiatan atau proses.
4.4 Distribusi adalah kegiatan menyerahan salinan dokumen kepada unit unit terkait.
4.5 Pemusnahan dokumen adalah kegiatan memusnahkan / menghancurkan salinan dokumen
yang sudah tidak berlaku agar tidak terjadi kesalahan penggunaan.
4.6 Dokumen terkendali adalah dokumen yang memenuhi persyaratan sebelum diterbitkan,
peredarannya diawasi, bila dilakukan revisi maka dokumen lama harus disingkirkan dan
diganti dengan dokumen baru, pemegang dokumen dicatat.
4.7 Dokumen Eksternal adalah dokumen dari luar puskesmas yang digunakan dalam
pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.
4.8 Dokumen kadaluarsa adalah dokumen yang telah melewati masa simpan atau masa aktif
selama 5 tahun.
4.9 Dokumen kadaluarsa setelah disimpan selama 1 tahun dilaksanakan pemusnahan dokumen
dengan dibuat berita acara pemusnahan dokumen.

2 17
5. PENANGGUNG JAWAB
Manajemen Representative

6. KRITERIA PENCAPAIAN
Semua dokumen terkendali, dikendalikan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan

7. ALUR PROSES
7.1 Penetapan Jenis Dokumen
7.1.1 MR Menetapkan jenis dokumen terkendali, meliputi:
7.1.1.1. Manual Mutu
7.1.1.2. Sasaran Mutu
7.1.1.3. Prosedur Kerja
7.1.1.4. Instruksi Kerja
7.1.1.5. Dokumen Pendukung/ Buku Bantu
7.1.1.6. Formulir
7.1.1.7. Uraian Tugas
7.1.1.8. SK Petugas
7.1.1.9. Dokumen eksternal
7.1.2 MR menetapkan masa berlaku suatu dokumen terkendali yaitu selama lima tahun. Dalam
periode tersebut apabila mungkinkan penetapan jenis dokumen

7.2 Pembuatan Dokumen

MR menetapkan format pembuatan dokumen sebagai berikut :
7.2.1 Manual Mutu, terdiri dari:
Bab I Pendahuluan
Bab II Business Map Process/ alur pelayanan
Bab II Implimentasi Klausul
Bab IV Penutup
7.2.2 Sasaran Mutu, terdiri dari:
7.2.2.1) Indikator
7.2.2.2) Dimensi Mutu
7.2.2.3) Tujuan Indikator
7.2.2.4) Rasionalisasi
7.2.2.5) Definisi Terminology yang digunakan
7.2.2.6) Frekuensi updating data

3 17
 7.2.2.7) Indikator pengumpulan data
7.2.2.8) Periode dilakukan analisa
7.2.2.9) Numeraor
7.2.2.10) Denumerator
7.2.2.11) Standart pencapaian
7.2.2.12) Sumber Data
7.2.2.13) Penanggung Jawab
7.2.2.14) Waktu Pencapaian
7.2.3 Prosedur Kerja, terdiri dari :
7.2.3.1) Tujuan
7.2.3.2) Aplikasi klausul
7.2.3.3) Ruang lingkup
7.2.3.4) Definisi
7.2.3.5) Penanggumg jawab
7.2.3.6) Kriteria pencapaian
7.2.3.7) Alur proses
7.2.3.8) Diagram alir
7.2.3.9) Referensi
7.2.3.10) Dokumen terkait
7.2.3.11) Unit terkait
7.2.3.12) Historis Perubahan

7.2.4 Instruksi Kerja terdiri dari :

7.2.4.1. Tujuan
7.2.4.2. Aplikasi klausul
7.2.4.3. Ruang lingkup
7.2.4.4. Definisi
7.2.4.5. Penanggumg jawab
7.2.4.6. Kriteria pencapaian
7.2.4.7. Alat & Bahan
7.2.4.8. Alur proses
7.2.4.9. Diagram alir
7.2.4.10. Referensi
7.2.4.11. Dokumen terkait
7.2.4.12. Unit terkait

4 17
 7.2.4.13. Historis Perubahan

7.2.5 Dokumen Pendukung/Buku Bantu

7.2.5.1. Buku Bantu dibuat untuk membantu petugas di unit pelayanan dalam mencatat
rincian kegiatan harian

7.2.6 Formulir dibuat sesuai kebutuhan

7.2.7 Uraian Tugas Petugas dibuat sesuai Job Description Petugas tersebut
7.2.8 SK dibuat sesuai kebutuhan

7.3 Pengesahan Dokumen

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari personil
yang berwenang

7.4 Pemberian Identitas Dokumen

7.4.1 Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen
yang berisi:
7.4.1.1. Jenis dokumen .
7.4.1.2. Judul dokumen .
7.4.1.3. Nomor kode dokumen.
7.4.1.4. Nomor revisi ( dua digit ).
7.4.1.5. Tanggal mulai berlaku.
7.4.1.6. Penanggung jawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan ).
7.4.1.7. Halaman Dokumen.

7.5 Penomoran Dokumen

7.5.1 Sebelum membuat penomoran Dokemen,MR membuat nomer kode unit Puskesmas
Sekretariat ISO : 000
Unit Pendaftaran : 001
Poli Umum : 002
Poli Gigi : 003
KIA : 004
KB : 005
Kamar Obat : 006
laboratorium : 007
Poli Gizi : 008
Sanitasi : 009
Kesehatan Masyarakat : 010
Kasir : 011

5 17
Tata Usaha : 012

7.5.2 MR juga membuat akronim seluruh Unit

Sekretariat ISO : SEK ISO
Unit Pendaftaran : UP
Poli Umum : PU
Poli Gigi : PG
KIA : KIA
KB : KB
Kamar Obat : K OBT
laboratorium : LAB
Poli Gizi : GZ
Sanitasi : HS
Kesehatan Masyarakat : UKM
Kasir : KSR
Tata Usaha : TU

7.5.3 Manual Mutu

Bagian I menunjukkan kode unit yang menerbitkan Dokumen (00 = Sekertariat ISO)
Bagian II menunjukkan akronim ( manual mutu = MM) diikuti SEK-ISO
Bagian III menunjukkan tahun diterbitkannya dokumen
No. Kode manual Mutu Puskesmas Bendo = 00/MM.SEK-ISO/2010
7.5.4 Sasaran Mutu
Bagian I menunjukkan nomor kode unit yang membuat sasaran mutu
Bagian II menunjukkan akronim sasaranmutu ( SarMut) diikuti angka nomer urut
sasaran mutu dalam 1 tahun
Bagian II menunjukkan tahun penerbitan dokumen tersebut
Contoh: 01/sarmut02/2011 menunjukkan dokumen tersebut adalah sasaran mutu
unit pendaftaran triwulan kedua pada tahun 2011

7.5.5 Prosedur Kerja

Bagian I menunjukkan nomer kode unit yang membuat dokumen
Bagian II menunjukkan akronim prosedur kerja diikuti nomer urut prosedur kerja
di unit yang membuat,diikuti akronim unit yang membuat
Bagian III menunujukkan tahun diterbitkannya dokumen tersebut

6 17
 Contoh: 000/PK.01-SEK ISO/2010
Menunjukkan dokumen tersebut prosedur kerja sekertariat ISO yang pertama
nomor urut 1.
7.5.6 Instruksi Kerja
Bagian I menunjukkan nomer kode unit yang membuat dokumen
Bagian II menunjukkan akronim instruksi kerja diikuti nomer urut instruksi kerja
,diikuti nomer urut PK nya diunit yang membuat,diikuti akronim unit yang
membuat
Bagian III menunujukkan tahun diterbitkannya dokumen tersebut
Contoh : 000/IK. 1.02-UP/2010
Menunjukkan dokumen tersebut instruksi kerja yang pertama dari prosedur kerja
yang kedua unit pendaftaran.

7.5.7 Dokumen Pendukung/Buku Bantu

Bagian I menunjukkan nomor kode unit yang membuat dokumen
Bagian II menunjukkan akronim Buku Bantu (BB) diikuti nomor urut Buku Bantu di
unit tersebut
Bagian III menunujukkan tahun diterbitkannya dokumen tersebut
7.5.1.1 Penomoran Manual mutu, prosedur kerja, instruksi kerja, sasaran mutu dan
daftar tilik.
7.5.1.1.1. Bagian I Menunjukkan nomor urut unit yang membuat dokumen dengan 3
dijit angka.
7.5.1.1.1.1) Sekretariat ISO : 000
7.5.1.1.1.2) Unit Pendaftaran : 001
7.5.1.1.1.3) Poli Umum : 002
7.5.1.1.1.4) Poli Gigi : 003
7.5.1.1.1.5) KIA : 004
7.5.1.1.1.6) KB : 005
7.5.1.1.1.7) Kamar Obat : 006
7.5.1.1.1.8) laboratorium : 007
7.5.1.1.1.9) Poli Gizi : 008
7.5.1.1.1.10) Sanitasi : 009
7.5.1.1.1.11) Kesehatan Masyarakat : 010
7.5.1.1.1.12) Kasir : 011
7.5.1.1.1.13) Tata Usaha : 012

7.5.1.1.2. Bagian II menunjukkan nomor Kendali dokumen, dengan 3 digit

angka.

7 17
 7.5.1.1.3. Bagian III menunjukkan :

Bila dokumen IK : nomor IK dilanjutkan

Dengan nomor PK di ikuti akronim unit yang
membuat dokumen.
Bila dokumen PK : nomor PK di ikuti dengan akronim unit yang
membuat dokumen.

7.5.1.4 Akronim ruangan

7.5.1.4.1. Sekretariat ISO : SEK ISO
7.5.1.4.2. Unit Pendaftaran : UP
7.5.1.4.3. Poli Umum : PU
7.5.1.4.4. Poli Gigi : PG
7.5.1.4.5. KIA : KIA
7.5.1.4.6. KB : KB
7.5.1.4.7. Kamar Obat : K OB
7.5.1.4.8. laboratorium : LAB
7.5.1.4.9. Poli Gizi : GZ
7.5.1.4.10. Sanitasi : HZ
7.5.1.4.11. Kesehatan Masyarakat : PKM
7.5.1.4.12. Kasir : KSR
7.5.1.4.13. Tata Usaha : TU

Bila dokumen Manual Mutu,tulis akronim Manual Mutu (MM).

Bila dokumen Sasaran Mutu,tulis akronim Sasaran Mutu (SARMUT),di
ikuti akronim unit yang membuat dokumen.

7.5.1.5 Bagian IV menunjukkan tahun penerbitan dengan 4 digit angka.

Contoh : penomoran dokumen : 000/ /PK 01.SEK ISO/2010
Berarti Kode dokumen tersebut menunjukkan Prosedur kerja
urutan pertama ruang sekertariat ISO pada tahun 2010

7.5.8 Formulir
Bagian I menunjukkan kode unit yang memberi nomor (00)

8 17
 Bagian II menunjukkan akronim formulir (Form) diikuti nomor urut form dari
keseluruhan form yang diterbitkan SEK-ISO
Bagian III menunjukkan unit mana form tersebut digunakan
Bagian IV menunjukkan tahun dokumen tersebut diterbitkan

7.5.9 Uraian Tugas

Bagian I menunjukkan kode unit yang memberi nomor (00)
Bagian II menunjukkan uraian tugas diikuti nama petugas yang bersangkutan
Bagian III menunjukkan tahun pembuatan dokumen tersebut diterbitkan

7.5.10 SK Petugas
Bagian I menunjukkan kode unit yang memberi nomor (00)
Bagian II menunjukkan nama surat keputusan tersebut
Bagian III menunjukkan tahun dokumen tersebut diterbitkan
Contoh : 00/SK TIM AUDIT INTERNAL/2010
00/SK TIM SURVEY KEPUASAN PELANGGAN/2010
00/SK KOORD. POLI UMUM/2010
7.5.11 Laporan Audit Internal
Bagian I menunjukkan kode unit yang memberi nomor (00)
Bagian II menunjukkan akronim nama laporan audit internal diikuti nomor urut audit
internal
Bagian III menunjukkan tahun dibuat dokumen tersebut
Contoh : 00/LAP AI 01/2011 (Dokumen laporan audit internal yang pertama pada tahun
2011)
7.5.12 Laporan Survey Kepuasan Pelanggan
Bagian I menunjukkan kode unit yang memberi nomor (00)
Bagian II menunjukkan nama laporan dalam akronim diikuti nomor urut laporan
tersebut
Bagian III menunjukkan tahun dibuat dokumen tersebut
Contoh : 00/LAP SKP 01/2011 , Dokumen laporan survey kepuasan pelanggan yang
pertama pada tahun 2011
7.5.13 Laporan Rapat Tinjauan Manajemen
Bagian I menunjukkan kode unit yang memberi nomor (00)
Bagian II menunjukkan nama laporan dalam akronim diikuti nomor urut laporan
tersebut

9 17
 Bagian III menunjukkan tahun dibuat dokumen tersebut
Contoh : 00/LAP RTM 01/2011 (Dokumen laporan rapat tinjauan manajemen yang
pertama pada tahun 2011)

7.6 Penerbitan Dan Distribusi Dokumen

7.6.1 Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari
personil yang berwenang.
7.6.2 Dokumen diberi cap MASTER DOKUMEN dengan tinta cap berwarna merah untuk
menunjukkan bahwa dokumen tersebut asli.
7.6.3 Dokumen asli yang sudah diberi cap MASTER DOKUMEN,oleh MR di foto copy
untuk persiapan distribusi ke unit terkait.
7.6.4 Dokumen yang telah di foto copy, diberi cap TERKENDALI, untuk menunjukkan
bahwa dokumen tersebut terkendali dan setelah itu didistribusikan ke unit terkait.
7.6.5 Dokumen asli yang bersetempel MASTER DOKUMEN, oleh MR di simpan di ruang
sekretariat ISO.
7.6.6 Apabila ada pihak yang membutuhkan / meminjam dokumen, harus sepengetahuan MR
dan bila diperbolehkan oleh MR maka dokumen asli tersebut harus di foto copy dan
hasil dari foto copy tersebut diberi cap TIDAK TERKENDALI, dengan tinta warna
merah.
7.6.7 Masa simpan dokumen di ruang sekretariat adalah 5 tahun yang di anggap sebagai masa
aktif dokumen.
7.6.8 Setelah dokumen tersimpan selama 5 tahun maka dokumen tersebut di anggap sebagai
dokumen kadaluarsa dengan diberi cap KADALUARSA,dengan tinta cap warna
merah.
7.6.9 Dokumen yang telah diberi cap kadaluarsa disimpan di ruang sekretariat ISO selama 1
tahun.
7.6.10 Setelah tersimpan selama 1 tahun maka dokumen kadaluarsa tersebut harus dilakukan
pemusnahan dokumen dengan di buat berita acara pemusnahan dokumen.

7.7 Revisi Dokumen

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara :
7.7.1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi
7.7.2. Permintaan revisi disetujui oleh personel yang berwenang
7.7.3. Revisi dicatat dalam rekaman catatan perubahan dalam setiap dokumen

10 17
7.8 Penerbitan Ulang Dokumen
7.8.1 Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
7.8.1.1. Telah mengalami revisi sebanyak 5 kali
7.8.1.2. Terjadi perubahan sistem mutu
7.8.1.3. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi dokumen
7.8.2 Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama yang bersangkutan ditarik

7.9 Penarikan dan Pemusnahan Dokumen

7.9.1 MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan dokumen.
7.9.2 Salinan dokumen yang sudah ditarik dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat di
formulir berita acara pemusnahan dokumen
7.9.3 Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap TIDAK TERKENDALI
dengan tinta cap warna merah, disimpan MR sebagai arsip

7.10 Peninjauan Ulang Dokumen

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap 1 tahun sekali.

7.11 Pengendalian Dokumen Eksternal

7.11.1. Dokumen yang berasal dari luar puskesmas dianggap sebagai dokumen eksternal.
MR menerima dan menginventarisir seluruh dokumen eksternal di puskesmas.
Sekretariatan ISO memberi nomor seluruh dokumen eksternal dan memasukkan ke
dalam Buku Bantu Dokumen Eksternal
7.11.2. Penomoran Dokumen Eksternal
Bagian I menunjukkan kode unit yang memberi nomor dokumen eksternal (00)
Bagian II mununjukkan akronim Dokumen Eksternal (EKS) diikuti nomor urut yang
ada di Buku Dokumen Eksternal
Bagian III menunjukkan akronim unit yang berkaitan dengan dokumen tersebut diikuti
nomor urut dokumen eksternal di unit tersebut
Bagian IV menunjukkan tahun dokumen eksternal tersebut diberi nomor

11 17
8. DIAGRAM ALIR

MR menetapkan jenis dokumen

MR menetapkan format pembuatan dokumen

MR menetapkan masa berlaku dokumen 1 tahun

Personil berwenang mengesahkan dokumen

Dokumen diberi identitas dan penomoran

MR menerbitkan dokumen

Buku Bukti
MR mendistribusikan salinan dokumen dengan Penerimaan Manual Mutu
memberi stempel TERKENDALi warna merah Dokumen
Prosedur Kerja

Instruksi Kerja
MR menyimpan dokumen asli

Daftar Tilik

Sasaran Mutu

Formulir yang ada

Form.
Dokumen di revisi? Ya Pemohon mengajukan usulan revisi Usulan Revisi

Tidak Dokumen direvisi

Buku
Dokumen diterbitkan Bukti penarikan
ulang? Ya MR menarik salinan dokumen lama
dokumen

Dokumen asli diberi cap TAK TERKENDALI,

dandisimpan MR sebagai arsip
Tidak

Form.
Berita acara
Dokumen ditinjau ulang setiap satu Salinan dokumen dimusnahkan dengan cara pemusnahan
tahun dibakar dokumen

12 17
9. REFERENSI
9.1 Manual mutu Puskesmas Bendo Tahun 2010.

10. DOKUMEN TERKAIT

10.1 Buku Bukti Penerimaan dokumen
10.2 Manual Mutu
10.3 Prosedur Kerja
10.4 Instruksi Kerja
10.5 Formulir yang ada
10.6 Formulir Usulan Revisi
10.7 Buku Bukti Penarikan Dokumen
10.8 Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
10.9 Sasaran Mutu
10.10 Buku Bantu Dokumen Eksternal

11. UNIT TERKAIT

11.1 Unit Pendaftaran
11.2 Poli Umum
11.3 Poli Gigi
11.4 KIA
11.5 KB
11.6 Kamar Obat
11.7 Laboratorium
11.8 Poli Gizi
11.9 Sanitasi
11.10 UKM
11.11 Kasir
11.12 Tata Usaha

13 17
 Lampiran 1. Personil yang berwenang mengesahkan dokumen

JENIS DOKUMEN DIPERIKSA DISAHKAN

Manual Mutu MR Top Manajemen
Prosedur Kerja MR Top Manajemen
Instruksi Kerja MR Top Manajemen
Sasaran Mutu MR Top Manajemen
DT MR Top Manajemen
Formulir MR Top Manajemen

14 17
 Lampiran 2. Contoh header

PROSEDUR KERJA PENANGGUNG JAWAB

Judul : Disiapkan Diperiksa Disahkan
No. Kode :

No. Revisi :

Tgl. Mulai Berlaku :

UPTD Drg. Sriwulan N
PUSKESMAS BENDO
Halaman :

15 17
Lampiran 3. Personil yang berwenang menyetujui revisi

JENIS DOKUMEN MENYETUJUI

Manual Mutu MR
Prosedur Kerja MR/ Koordinator Unit
Instruksi Kerja Koordinator Unit
Sasaran Mutu MR/ Koordinator Unit
Daftar Tilik MR/ Koordinator Unit
Formulir MR/ Koordinator Unit

16 17
12. HISTORIS PERUBAHAN

ISI PERUBAHAN TGL MULAI

NO
DAHULU SEKARANG BERLAKU

17 17