PT INDO LIWET ALIM RUGI

STANDAR OPERATION PROCEDURE SEKRETARIAT ISO

Dokumentasi dan Pengendalian Rekaman

No. Dokumen

: SOP.JT7-ISO02

Halaman

:1

No. Terbit

: 01

Bln/Tgl. Terbit

: V/010516

No. Revisi

: Nihil

Tanggal Revisi

: Nihil

LEMBAR PENGESAHAN DAN PENGENDALIAN

PROSEDUR

DOKUMENTASI
DAN PENGENDALIAN REKAMAN

Nomor Salinan
Distribusi Kepada
Tanggal Distribusi
Status Distribusi1)

Catatan :

Disusun oleh :

Diperiksa oleh :

Disahkan oleh :

Ketua Tim ISO

Wakil Manajemen

General Manager

: _____________________
: _____________________
: _____________________
: DIKENDALIKAN
TIDAK DIKENDALIKAN

PT INDO LIWET ALIM RUGI

STANDAR OPERATION PROCEDURE SEKRETARIAT ISO
Dokumentasi dan Pengendalian Rekaman

No. Dokumen

: SOP.JT7-ISO02

Halaman

:2

No. Terbit

: 01

Bln/Tgl. Terbit

: V/010516

No. Revisi

: Nihil

Tanggal Revisi

: Nihil

1) Beri tanda untuk yang sesuai.

2) Prosedur sistem ini diterbitkan untuk digunakan internal di bawah kewenangan PT INDO LIWET ALIM RUGI
3) Siapapun dilarang menggandakan prosedur sistem ini tanpa izin tertulis dari PT INDO LIWET ALIM RUGI

PT INDO LIWET ALIM RUGI

STANDAR OPERATION PROCEDURE SEKRETARIAT ISO
Dokumentasi dan Pengendalian Rekaman

No. Dokumen

: SOP.JT7-ISO02

Halaman

:3

No. Terbit

: 01

Bln/Tgl. Terbit

: V/010516

No. Revisi

: Nihil

Tanggal Revisi

: Nihil

1.0 TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mendeskripsikan, mendemonstrasikan, dan menetapkan metoda
pengendalian seluruh dokumen yang relevan dengan implementasi Sistem Manajemen Mutu
sehingga :
1.1. Sebelum diotorisasi atau diterbitkan, seluruh dokumen telah dipersiapkan, divalidasi/
diverifikasi/ditinjau/diperiksa kecukupan terminologinya dalam hal administratif dan operasional
serta pemenuhan persyaratan standar.
1.2. Penerima distribusi/sirkulasi atau akses dokumen ditentukan dan dipelihara sesuai dengan
jenjang kewenangan yang ditetapkan; sehingga tersedia, dapat dipahami dan diterima oleh
seluruh area yang memerlukannya serta terkendali terhadap penggunaan yang tidak
direncanakan/diperlukan.
1.3. Dokumen yang tersedia dan digunakan oleh seluruh personal atau organisasi/lokasi yang
relevan dengan implementasi Sistem Manajemen Mutu adalah dokumen yang masa
pemberlakuannya dinyatakan masih efektif.
1.4. Seluruh dokumen yang mengalami revisi atau penerbitan ulang telah ditarik dari
sirkulasi/distribusinya dan atau dinyatakan kadaluwarsa dengan cara yang sesuai bagi
keperluan hukum dan atau ilmu pengetahuan.
1.5. Dokumen dapat ditinjau secara periodik dan direvisi sesuai keperluan; revisi atau perubahan
seluruh dokumen dilakukan oleh personal yang ditentukan sesuai dengan jenjang kewenangan
dan sistem pengendalian dokumen yang ditetapkan dan dipelihara.
1.6. Memberikan jaminan akan pemeliharaan kerahasiaan bagi dokumen dokumen tersebut
sebagaimana permintaan sistem.
2.0

RUANG LINGKUP
Prosedur ini merupakan panduan dalam pengendalian seluruh dokumen yang relevan dengan
Sistem Manajemen Mutu atau dokumen lain yang dipandang perlu dalam penyajian layanan
program, mulai dari pengembangan, pengimplementasian, pemeliharaan serta peningkatannya.

3.0

DEFINISI

PT INDO LIWET ALIM RUGI

STANDAR OPERATION PROCEDURE SEKRETARIAT ISO
Dokumentasi dan Pengendalian Rekaman

No. Dokumen

: SOP.JT7-ISO02

Halaman

:4

No. Terbit

: 01

Bln/Tgl. Terbit

: V/010516

No. Revisi

: Nihil

Tanggal Revisi

: Nihil

Secara umum, kata-kata kunci yang digunakan dalam prosedur ini mengacu kepada definisi
yang digunakan acuan pada dokumen ini pada bagian 4.0 dan atau dijabarkan dalam
prosedur.
4.0

RUJUKAN
4.1. QM-JT7 : MANUAL MUTU

5.0.

PENANGGUNG JAWAB
General Manager bertanggung-jawab atas pengelolaan dan pengawasan prosedur ini dan Seluruh
Manajer bertanggung-jawab terhadap penerapan prosedur ini dengan berkoordinasi kepada supervisor
di bawahnya.

6.0

PROSEDUR

6.1

Pembuatan Dokumen

6.1.1. Pembuatan dokumen dapat dilakukan atas inisiatif semua karyawan PT. Indo Liwet Alim Rugi
Dalam keadaan tertentu wakil manajemen dapat menugaskan penyelesaian pembuatan
dokumen kepada tim khusus yang ditunjuk.
6.1.2. Pembuatan dokumen dilakukan melalui koordinasi bersama Documen Controller pada saat
pembuatan sampai pada pengesahannya.
6.2

Tatacara Penomoran dan Format Dokumen

6.2.1. Penomoran Dokumen

Penomoran Panduan Sistem Manajemen Mutu,Prosedur Sistem Manajemen Mutu,Instruksi
Kerja, Formulir dan dokumen lainnya yang diberlakukan di karyawan PT. Indo Liwet Alim Rugi
dimulai dengan Kode Kelompok Dokumen dipisahkan dengan tanda strip (-), Inisial Jati Tujuh
(JT), dipisahkan dengan strip lagi (-), Kode bagian pemegang dokumen, dilanjutkan dengan
nomor urut dua digit.
Khusus untuk dokumen kerja yang dikeluarkan dari Kantor Direksi, penomorannya adalah
dimulai dengan Kode Kelompok Dokumen dipisahkan dengan tanda strip (-), Inisial Direksi (Dir),

PT INDO LIWET ALIM RUGI

STANDAR OPERATION PROCEDURE SEKRETARIAT ISO
Dokumentasi dan Pengendalian Rekaman

No. Dokumen

: SOP.JT7-ISO02

Halaman

:5

No. Terbit

: 01

Bln/Tgl. Terbit

: V/010516

No. Revisi

: Nihil

Tanggal Revisi

: Nihil

dipisahkan dengan strip lagi (-), Kode bagian pemegang dokumen, dilanjutkan dengan nomor
urut dua digit

Tabel 1. Kode Penomoran Dokumen

JENIS DOKUMEN
Manual Mutu
Manual Lingkungan
Prosedur Sistem PT INDO LIWET ALIM RUGI
Prosedur Sistem Direksi
Instruksi Kerja
Formulir
Penunjang Rekaman lainnya (Regulasi Formal,
Standar Acuan, Program, dan Pedoman Rujukan)
Catatan:

KODE DOKUMEN
QM-JT7
EM-JT7
SOP-JT7-XAA
SOP-Dir-XAA
IK-JT7-.XAA
F-JT7-XA
STD-JT7-XAA

X adalah digit Kode bagian pemegang dokumen

A adalah Nomer urut dokumen
JT7 adalah Iniisial perusahaan

6.2.2. Format Dokumen

Dokumen yang diberlakukan dilingkungan PT Indo Liwet Alim Rugi yang tata cara
penggunaannya antara lain sebagai berikut:
Nama Perusahaan
Logo
PT Indo Liwet Alim Rugi

Judul Dokumen

Nomor Dokumen
Nomor RevisiNomor Terbit

Halaman
Tanggal Terbit
Tanggal Revisi

6.2.3. Isi Dokumen

Tata cara pengisian dokumen diatur sebagai berikut :
1. Quality Manual
Lembar Pengesahan dan Pengendalian
1.
Daftar Isi
2.
Acuan Silang dan Definisi

3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
2.

Informasi Umum Perusahaan dan Ruang Lingkup

Sistem Manajemen Mutu
Tanggung Jawab Manajemen
Organisasi dan Penyediaan Sumaberdaya
Realisasi Produk
Pemantauan, Pengukuran, dan Analisis
Referensi
Lampiran Daftar Prosedur dan Instruksi Kerja

Prosedur PT Indo Liwet Alim Rugi

Lembar Pengesahan dan pengendalian
1.0. Tujuan
2.0. Ruang Lingkup
3.0. Definisi
4.0. Rujukan
5.0. Penanggung Jawab
6.0. Prosedur
7.0. Dokumentasi
8.0. Lampiran

2.

Prosedur Direksi
Lembar Pengesahan dan pengendalian
A. Deskripsi Prosedur
B. Kriteria Umum dan Prinsip Pengawasan Interen yang diterapkan
C. Unit Organisasi dan Pejabat yang terkait
D. Dokumen
E. Catatan Akuntansi
F. Laporan
G. Uraian Prosedur
H. Lampiran

3. Instruksi Kerja, Minimal memuat beberapa hal sebagai berikut:

Lembar Pengesahan dan Pengendalian
1.0. Rujukan Dokumen Induk
2.0. Tata Kerja
3.0. Lampiran Form (bila ada)

4. Formulir
1) Prinsip utama dalam penyusunan dokumen level empat ini adalah mampu mencakup dan
merekam data sebanyak-banyaknya.
2) Lembar pengesahan tidak dipersiapkan secara khusus pada Formulir, namun merupakan
satu kesatuan dari prosedur yang diikutinya.
3) Formulir yang telah dilampirkan didalam suatu prosedur bisa saja tidak dilampirkan lagi
pada prosedur berikutnya, meskipun dicantumkan dalam daftar lampiran beberapa
prosedur.
6.2.4. Pengesahan
6.2.4.1. Pengesahan dokumen hanya dilakukan oleh pejabat sebagaimana ditetapkan di dalam Tabel 2.
Seluruh dokumen di lingkungan PT Indo Liwet Alim Rugi dinyatakan sah bila telah
ditandatangani oleh pejabat berwenang (Tabel 2).
Tabel 2. Daftar Pejabat yang berwenang menandatangani dokumen
JENIS DOKUMEN
Penandatanganan Dokumen
Panduan Sistem
Kebijakan Mutu
Prosedur Teknis
Prosedur Direksi
Instruksi Kerja
Formulir

6.3.

General Manager , Wakil Manajemen

General Manager
General Manager , Wakil Manajemen, Manajer Bagian
Direksi
Manajer Bagian , Wakil Manajemen, Asisten Manajer Bagian
Bersama dokumen induknya

Penerbitan, Penggandaan dan Distribusi Dokumen

6.3.1. Prosedur daftar induk dokumen yang memuat seluruh Dokumen Sistem Manajemen Mutu,yang
berlaku di PT Indo Liwet Alim Rugi baik berupa Panduan Sistem Sistem Manajemen
Mutu,Prosedur Sistem, Instruksi Kerja dan Formulir dipelihara oleh Manager Jaminan Sistem.
6.3.2. Panduan Sistem Manajemen Mutu,Prosedur Sistem Manajemen Mutu,yang diterbitkan untuk
personal PT Indo Liwet Alim Rugi dan sumber luar yang dipilih (Badan Sertifikasi)
diklasifikasikan DIKENDALIKAN dengan menggunakan formulir Daftar Distribusi Dokumen
Sistem (F-ST-IS7) dan untuk itu harus diprbaharui dan diterbitkan ulang untuk Formulir Daftar
Nomor pemegang Salinan Dokumen (F-ST-IS8) jika terjadi perbaikan.
6.3.3. Sekretariat ISO akan menerbitkan daftar distribusi dokumen Sistem secara ganda untuk setiap
pemegang dokumen terkendali, setelah ditandatangani satu kopi disimpan oleh Document

Controller dan file satunya lagi disimpan oleh pemegang dokumen. Document Controller akan
memelihara formulir daftar nomor pemegang salinan Dokumen Sistem.
6.3.4. Penggandaan dan distribusi dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN akan dilakukan
oleh Document Controller dengan persetujuan dari MR, tanpa memperbaharui status perbaikan
dan nomor terbit.
6.3.5. Setiap pihak yang membutuhkan informasi PT Indo Liwet Alim Rugi harus mendapat
persetujuan dari MR dengan membuat permintaan tertulis. Peminjaman dan atau pemberian ini
menggunakan Formulir Lembar Daftar Peminjaman Dokumen dan peminjam harus
menandatangani Surat Kerahasian sesuai dengan ketentuan yang ada didalam prosedur
masing-masing departemen yang bersangkutan.
6.3.6. Untuk setiap pihak yang membutuhkan dokumen umum (selain dokumen sistem PT Indo Liwet
Alim Rugi harus mendapat persetujuan dari pihak yang bersangkutan dan menggunakan
Formulir Catatan Peminjaman Dokumen (F-JT-IS9).
6.4.

Perubahan Dokumen dan Pemusnahan Dokumen Usang

6.4.1. Jika diperlukan perbaikan dari dokumen sistem, misalnya hasil dari tinjauan manajemen,
internal audit, pengaduan, saran staf dan lain-lain, MR akan menunjuk Document Controller
untuk membuat perbaikan yang diperlukan.
6.4.2. Perbaikan Dokumen dapat dilakukan sebagai konsekuensi dari penerapan sistem manajemen
misalnya hasil dari tinjauan manajemen, internal audit sistem manajemen, pengaduan, saran
dan lain-lain.
6.4.2.1 Apabila dokumen yang sebagian besar atau seluruh halamannya direvisi atau terjadi
perubahan pokok, maka dokumen tersebut dinyatakan diterbitkan ulang, nomor dan tanggal
terbit diperbaharui, nomor perbaikan kembali ke nomor Nihil, catatan perbaikan kembali
dikosongkan, dan lembar pengesahan ditandatangani oleh personal yang berwenang sesuai di
atas.
6.4.2.2 Apabila perubahan hanya bersifat kesalahan pengetikan tanpa merubah maksud kalimat
sebelumnya, tidak dicantumkan dalam lembar perubahan dan bukan merupakan suatu revisi.
6.4.2.3 Apabila dokumen diperbaiki pada suatu halaman tertentu, maka halaman dokumen dinyatakan
diperbaiki dan dicatat pada formulir lembar perubahan (F-JT-IS10) dengan nomor dan tanggal

perbaikan diperbaharui, nomor terbit tetap, dinyatakan sah dan berlaku setelah kolom
persetujuan pada catatan perbaikan diparaf oleh Wakil Manajemen.
6.4.2.4 Untuk perbaikan formulir pada daftar induk dokumen dan format formulir yang bersangkutan
tidak termasuk dalam prosedur maupun instruksi kerja.
6.4.2.5 Tanggal terbit disesuaikan dengan tanggal dokumen sistem diterbitkan dan/atau perbaikan
dilakukan.
6.4.3.

Apabila terjadi perbaikan terhadap dokumen sistem, maka file dalam media komputer tersebut
juga harus dicopykan ke dalam media perekam yang telah terdaftar untuk menjaga
pengendalian datanya.

6.4.4.

Sekretariat ISO harus memperbaharui status perbaikan dari dokumen dengan nomor berikutnya
yang menunjukkan tanggal penerapan yang baru, dilengkapi dengan lembar catatan perubahan

6.4.5.

Document Controller akan mengajukan dokumen yang diperbaiki kepada yang berwenang
untuk pengesahan.

6.4.6.

Aplikasi dari dokumen yang terbit baru, dilaksanakan selambat-lambatnya dalam jangka waktu 3
bulan dari tanggal dokumen tersebut ditandatangani.

6.4.7. Document Controller harus menjamin bahwa dokumen kedaluwarsa ditarik kembali dari
penerima dan dimusnahkan. Pemusnahan dapat dilakukan dengan memberi tanda SILANG
pada halaman tercetak, sehingga bagian belakang lembaran yang masih kosong dapat
dimanfaatkan. Document Controller membuat berita acara pemusnahan.
6.4.8.

Document Controller harus menjamin bahwa daftar induk dokumen yang berlaku dimasingmasing departemen adalah yang terakhir diperbaharui untuk menunjukkan tanggal efektif
penerapannya.

6.4.9.

Jika terdapat maksimum 5 perbaikan pada satu dokumen atau dilakukan perbaikan yang
material, Document Controller akan menerbitkan dokumen tersebut dengan nomor terbit baru,
mengganti semua acuan perbaikan dan menggantinya dengan nomor perbaikan nol.

6.5.

Standar Eksternal

6.5.1. Document Controller bertanggung jawab dalam mengendalikan status dan distribusi dari
standar Nasional dan Internasional yang digunakan sebagai acuan.

6.5.2. Document Controller memelihara semua standar yang terdapat dalam Daftar Induk Standar (FJT-IS11) dalam sistem yang memuat:
o Nomor
o Keterangan (pemegang)
o Judul Standar
o Jumlah Penggadaan
o Tahun
6.5.3. Penggandaan atau distribusi standar untuk personal atau subkontraktornya akan dikendalikan
dengan menggunakan Daftar Distribusi Dokumen
6.5.4. Document Controller harus memperbaharui daftar induk standar untuk menunjukkan status
standar terbaru dan status revisi dari daftar tersebut (jika ada standar baru) serta jumlah
penggandaan dari daftar tersebut apabila ada penerima standar baru.
6.5.5

Setiap standar yang didistribusikan ataupun sebagai referensi disimpan dalam lemari
diidentifikasikan dengan cap CONTROLLED COPY dan diberi label dengan nomor khusus

6.5.6

Untuk standar yang diperbaharui yang diterima dari yang berwenang, Manager Jaminan
Sistem akan mengganti dokumen kadaluarsa, dan dicap dengan OUT OF DATE dan
menempatkannya dalam arsip terpisah.

6.6.

Pengendalian Dokumen dalam Media Penyimpan Elektronik

6.6.1. Penyimpanan dokumen dalam Recording Devices dapat menggunakan salah satu atau
beberapa media berikut:
a. Floppy Disc
b. Hard Disc
c. Compact Disc
d. Flash Disc
e. Microfilm
f. Media elektonik lainnya.
6.6.2. Semua Media Penyedia Elektronik didaftar oleh Document Controller pada formulir Daftar Induk
Media Penyimpan (F-JT-IS12) dan setiap media penyimpan diidentifikasi dengan menggunakan
format penandaan/label media.

6.6.3. Apabila terjadi perbaikan/revisi terhadap dokumen sistem, maka file dalam media komputer
tersebut juga harus dicopykan kedalam media yang terdaftar sebagai pengendalian
dokumennya.
6.6.4. Jalan masuk untuk direktori yang penting dan rahasia diberikan untuk personal dengan
menggunakan sistem password untuk setiap personal. Manager jaminan Sistem harus
memelihara daftar personil yang memiliki akses terhadap password untuk memasuki sistem
komputer dan direktori file yang penting dan rahasia tersebut dalam Daftar Pemegang
Password pada F-JT-IS13
6.6.5. Media penyimpan kedaluwarsa dimusnahkan oleh Document Controller untuk memelihara
kerahasiaannya.
6.6.6. Media disimpan di bagian administrasi dan media sepatutnya dipelihara secara berkala dari anti
virus dan program defragmentasi ulang.
6.7.

Mengidentifikasikan Dokumen

6.7.3. Salinan panduan sistem di indentifikasikan menggunakan kode dari masing-masing departemen
sesuai dengan daftar distribusi dokumen dan kode penomoran dokumen.
6.7.4. Prosedur sistem dan/atau formulir terkait di indentifikasikan menggunakan kode dari masingmasing departemen untuk prosedur yang bersifat spesifik sesuai dengan Tabel 1. Kode
Penomoran Dokumen.
6.8.

Pengendalian Dokumen dalam Media Komputer

6.8.1. Semua media perekam didaftar oleh Sekretariat ISO pada formulir Daftar Induk media perekam
dan setiap media perekam diidentifikasi dengan menggunakan format penandaan/label media
perekam
6.8.2. Akses masuk untuk direktori yang penting dan rahasia diberikan untuk personal dengan
menggunakan sistem password untuk setiap personal. Sekretariat ISO harus memelihara daftar
personal yang memiliki akses terhadap password untuk memasuki sistem komputer dan
direktori file yang penting dan rahasia tersebut dalam formulir Daftar Pemegang Password
6.8.3. File kedaluwarsa dimusnahkan dari media perekam oleh Sekretariat ISO untuk memelihara
kerahasiaannya. Setelah isi soft/hard file dimusnahkan.
6.8.4. Soft file disimpan di Sekretariat ISO dan soft file sepatutnya dipelihara.

6.9.

Pengendalian Rekaman
6.9.1. Akses Data dan Informasi Rahasia
6.9.1.1. Akses data yang bersifat rahasia hanya untuk staff PT Indo Liwet Alim Rugi, anggota Tenaga
Ahli, dan Direksi
6.9.1.2.

Arsip pelanggan yang rahasia disimpan dalam lemari yang terkunci/media penyimpan
elektronik yang dipassword, dipelihara dan diindeks oleh Manager TUK yang menjamin
bahwa untuk membukanya terbatas hanya bagi personal yang berwenang.

6.9.1.3.

Arsip keuangan yang rahasia disimpan dalam lemari yang terkunci/media penyimpan
elektronik yang dipassword, dipelihara dan diindeks oleh Manager TUK yang menjamin
bahwa untuk membukanya terbatas hanya bagi personal yang berwenang.

6.9.1.4.

Arsip lainnya yang rahasia disimpan dalam lemari yang terkunci/media penyimpan
elektronik yang dipassword, dipelihara dan diindeks oleh Manager yang bersangkutan yang
menjamin bahwa untuk membukanya terbatas hanya bagi personal yang berwenang.

6.9.2.

Penanganan dan Penggunaan Rekaman

6.9.2.1.

Metoda untuk penanganan dan penggunaan berbagai laporan / rekaman untuk kegiatan
masing-masing bidang dijelaskan pada prosedur operasi yang berkaitan. Format formulir
digambarkan dalam lampiran masing-masing prosedur.

6.9.2.2.

6.9.3.

Semua format laporan/ rekaman yang digunakan selama proses produksi PT Indo Liwet
Alim Rugi diberikan nomor unik, pengendalian perubahan, didaftar dalam daftar induk, dan
disetujui penggunaannya oleh Management Representative.

Pengarsipan dan Pemberian Indeks

6.9.3.1.

Laporan, rekaman dan data lain yang berkaitan dengan penerapan sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008, disimpan dalam lemari yang dikunci. Setiap kabinet/lemari diberi label
dan diberikan untuk mengidentifikasikan isinya. Setiap sub file diberi label sesuai dengan
indeks sebagai berikut :
a. Nomor urut arsip;
b. Nama perusahaan/personal/lembaga pelatihan;

6.9.4.

6.9.3.2.

Laporan, rekaman dan data lain yang berkaitan dengan penerapan sistem manajemen
mutu ISO 9001:2008 yang disimpan dalam media penyimpan elektronik, harus dilindungi dari
penggunaan yang tidak semestinya. Setiap media penyimpan elektronik diberi label dan
diberikan untuk mengidentifikasikan isinya.

6.9.3.3.

Semua Manager dan pejabat setingkat harus menjamin bahwa sebelum rekaman
dimasukkan ke dalam sistem, rekaman harus dapat dibaca, lengkap dan diotorisasi.

6.9.3.4.

Laporan / rekaman proses keredaksian disimpan dalam file redaksi dengan

menggunakan nomor unik perusahaan. Rekaman lain diarsip dengan urutan yang tepat
seperti diurut menurut abjad, nomor, kronologis dan sebagainya, yang dinyatakan dalam
Formulir Matrik Rekaman Mutu (F-JT7-IS14).

Penyimpanan dan Pemusnahan Rekaman

6.9.4.1. Manajemen Representative bertanggung jawab menetapkan periode penyimpanan untuk setiap
tipe rekaman dengan didasarkan pada peraturan perusahaan, peraturan perundangan dan
persyaratan peraturan lain.
6.9.4.2. Tanggung jawab personal terhadap penyimpanan yang aman untuk setiap jenis catatan dan
periode penyimpanannya minimal 2 kali periode sertifikasi ISO 9001:2008 PT Indo Liwet Alim
Rugi untuk rekaman yang berkaitan dengan pelanggan, bagi rekaman yang tidak berkaitan
dengan pelanggan disimpan minimal 3 tahun dan dijelaskan pada Formulir Matrik Rekaman
6.9.4.3. Staff yang akan memusnahkan rekaman harus melakukannya sesuai petunjuk MR dan/atau
memberi tanda crossing yang menjamin bahwa peraturan dan persyaratan yang berkaitan telah
dipenuhi dan penyimpanan rekaman tidak diperlukan lagi.
6.9.4.4. MR menjamin bahwa rekaman dimusnahkan dengan cara yang aman dan terjamin untuk
menjamin terpeliharanya kerahasiaan pelanggan.

7.0

DOKUMENTASI
Prosedur ini di dokumentasikan dalam bentuk berkas dan media perekam lainnya, dapat
berbahasa Indonesia atau bahasa lainnya yang kesemuanya mempunyai status dan legalitas
yang sama.

8.0

LAMPIRAN

8.1. F-JT-IS7, Formulir Daftar Distribusi Dokumen Sistem

8.2. F-JT-IS8, Formulir Daftar Nama Pemegang Salinan Dokumen
8.3. F-JT-IS9, Formulir Catatan Peminjaman Dokumen
8.4. F-JT-IS10, Formulir Perubahan Dokumen
8.5. F-JT-IS11, Formulir Daftar Distribusi Standar.
8.6. F-JT-IS12, Daftar Media Penyimpan
8.7. F-JT-IS13, Daftar Pemegang Password
8.8. F-JT-IS14, Formulir Matrik Rekaman Sistem