Document Control
Bintaro, 14 January 2020
Sasaran Training
Setelah training ini peserta diharapkan dapat :
1. Mengerti tingkatan dokumen yang ada di
perusahaan
2. Memahami penulisan dokumen
3. Memahami pengendalian dokumen
Agenda Training
1. Definisi
2. Tingkatan Dokumen
3. Penulisan Dokumen
4. Pengendalian Dokumen
1. Definisi
DEFINISI DOCUMENT CONTROLLER
Orang atau tim yang ditunjuk untuk mengurusi
masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian,
penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan
dokumen. (ISO 9001:2015 klausul 7.5. tentang
informasi terdokumentasi)
2. Tingkatan Dokumen
Tingkatan Dokumen Quality Manual
1. Quality Manual ( QM )
Quality Manual merupakan panduan / ringkasan sistem
mutu yang diterapkan oleh PT. LUCKY PRINT ABADI.
Perubahan terhadap QM dilakukan oleh bagian MR dan
harus disetujui oleh Managing Director. Perubahan
harus dicatat.
2. Tingkatan Dokumen
Tingkatan Dokumen Policy
2. Policy ( Kebijakan )
Policy atau Kebijakan merupakan suatu keputusan
yang ditetapkan mengenai sebuah kesepakatan
diantara individu atau organisasi / persyaratan ISO
9001. Perubahan terhadap Policy harus diketahui oleh
MR dan disetujui oleh Factory Manager keatas.
Perubahannya harus dicatat.
2. Tingkatan Dokumen
Tingkatan Dokumen Standard Operating Procedure ( SOP )
3. Standard Operating Procedure ( SOP )
SOP menerangkan bagaimana sebuah aktivitas
dilaksanakan. SOP merupakan dasar sistem
pelaksanaan suatu aktivitas. Perubahan terhadap SOP
harus diketahui oleh MR dan disetujui oleh Manager
keatas. Perubahannya harus dicatat.
2. Tingkatan Dokumen
Tingkatan Dokumen Work Instruction ( WI ), Standard ( STD ), Form, Report, Book
4. Work Instruction ( WI ), Standard ( STD ), Form,
Report, Book
Dokumen-dokumen tersebut menjelaskan secara detail
bagaimana sebuah pekerjaan dilaksanakan. Pembuatan
dokumen tersebut harus disetujui Manager keatas.
3. Penulisan Dokumen
Penulisan Dokumen Quality Manual
1. Quality Manual
Penulisan QM mengacu pada bagian 1 - 10 dari QM.
3. Penulisan Dokumen
Penulisan Dokumen SOP
2. SOP
Pada setiap halaman harus ada judul dokumen, nomer
dokumen, halaman dan nomer revisi. Adapun isi dari
prosedur :
2.1. Tujuan
Menjelaskan untuk apa prosedur tersebut dibuat. Mengapa
prosedur tersebut diperlukan.
3. Penulisan Dokumen
Penulisan Dokumen SOP
2.2. Ruang Lingkup
Menjelaskan area cakupan / area yang harus mengikuti
prosedur didalam dokumen tersebut.
2.3. Penanggung Jawab
Menjelaskan siapa yang bertanggung jawab untuk
melaksanakan tugas –tugas / fungsi yang dinyatakan dalam
prosedur.
3. Penulisan Dokumen
Penulisan Dokumen SOP
2.4. Acuan
Menjelaskan dokumen lain yang menjadi acuan /
berhubungan dengan dokumen tersebut.
2.5. Definisi
Menjelaskan istilah – istilah atau singkatan – singkatan
yang digunakan dalam dokumen.
3. Penulisan Dokumen
Penulisan Dokumen SOP
2.6. Isi Prosedur
Menjelaskan tata cara suatu pekerjaan dilaksanakan.
2.7. Records
Menjelaskan semua list hasil catatan kerja seperti formulir,
buku dan laporan dalam prosedur.
2.8. Lampiran
Menjelaskan semua list instruksi kerja dan standard yang ada
dalam prosedur.
4. Pengendalian Dokumen
Pengendalian Dokumen
1. Penomeran
Setiap dokumen harus diidentifikasi dengan sebuah nomer.
Penomeran ini digunakan untuk menghindari adanya
dokumen - dokumen yang sama. Aturan – aturan penulisan
nomor dapat dilihat pada Standard “Pengendalian
Identifikasi Dokumen & Data”.
4. Pengendalian Dokumen
Pengendalian Dokumen
2. Penomeran
Setiap memperbanyak dokumen harus distamp. Stamp
tersebut digunakan untuk membedakan dokumen
terkendali dan tidak terkendali. Jika ada revisi sebuah
dokumen terkendali harus diganti dengan revisi terbaru.
3. Registrasi
Dokumen tingkat 1 – 4 harus diregistrasi oleh bagian MR
sebelum didistribusikan.
Terimakasih….
