H.

Prosedur Pengendalian Dokumen Di FKTP

Prosedur pengendalian dokumen di FKTP harus di tetapkan oleh Kepala FKTP yang dijadiak acuan oleh
seluruh unit FKTP.

Tujuan pengendalian Dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen proses perubahan,

penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.

1. Identifikasi penyusunan / perubahan dokumen

Indentifikasi kebutuhan dilakukan pada tahap self –assesment dalam pendampingan
akreditasi. Hasil self-asssesmant digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi dokumen
sesuai standart akreditasi yang sudah adadi FKTP. Bila dokumen sudah ada dapat di identifikasi
dokument tersebutmasih efektif atau tidak.
2. Penyusunan dokumen
Kepala subag tata usaha Puskesmas, penganggungjawab admen di kllinik pratama dan tampat
praktik Mandiri dokter/ tempat praktek dokter gigi dan penanggungjawab UKM dan UKP
bertanggung jawab terhadap pelaksanaan identifikasi/perunhan serta penyusunan dokumen.
Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim Mutu /tim akreditasi FKTP
dengan mekanisme sebagai berikut;
a. SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim Mutu/ tim
akreditasi.
b. Fungsi tim mutu/ tim akreditsi Puskesmas didalam penyusunan dokumen adalah ;
a) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki dokumen yang telah disusun
oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi bahas maupun penulisan.
b) Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga tidak terjadi duplikasi/tumpang
tindih dokumen anatar unit.
c) Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan di tandatangani oleh kepala FKTP.
3. Pengesahan dokumen
dokumen di sahkan oleh kepala FKTP
4. Sosialisasi Dokumen
Agar dokumen daoat dikenal oleh seluruh pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi
dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumut maka untuk melaksanakan SOP tersebut di
perlukan pelatihan.
5. Pencatatan Dokumen, Distribusi dan penarikan dokumen
Kepala FKTP menunujk salah satu anggota Tim Mutu/ Tim akreditasi sebagai petugas
pengendali dokumen.
a. Penomoran Dokumen
1. Tata cara penomoran dokumen
i. Semua dokumen harus diberi nomor
ii. Puskesmas/FKTP membuat kebijakan tentang pemberian nomor esuai
dengan tata naskah yang dijadikan pedoman.
iii. Pemberian nomor mengikuti tata naskah FKTP, ketentuan penomoran ( bisa
menggunakan garis miring atau dengan sistem digit)
iv. Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara terpusat.
b. Pencatatan dalam daftar dokumen eksternal atau internal
c. Menyerahkan dokumen kepala pengusul untuk menggandakan
 d. Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stample terkendali
1. Tat cara pendistribusian dokumen
i. Distribusi adalah kegita atau usaha menyampaikan dokuentasi kepada unit
upaya atau pelaksanaan memerlukan dokumen tersebut agar dapat
digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya. Kegiatan dini
dilakukan oleh tim mutu bagian tat usaha Puskesmas/ FKTPsesua dengan tata
naskah.
ii. Distribusi harus memakai ekspedisi atau formulir tanda terima.
iii. Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa juga untuk
seluruh unit kerja lainnya.
iv. Bagi Puskesmas atau Klinik yang sudah menggunakan e-file maka distribusi
dokumen bisa melalui jejaring area lokal dan di atur kewenangan otoritas
disetiap unit kerja, sehingga unit kerja dapat mengetahui batas kewenangan
dalam membuka dokumen.
e. Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti serta mengisi
format usulan penambahan / penarikandokumen.
f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan membubuhkan stemple
“kadaluarsa” dan kemudian menyimpan dokumen tersebut selam 21 tahun.
g. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah di tetapkan.
6. Tata Cara Penyimpanan Dokuman
a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah ditandatangan) agar
disimpan di seketariat tim akreditasi Puskesmas/FKtp atau bagian tata usaha FKTO , sesuai
dengan ketentuan yang berlaku di organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan
dokumen yang di aur dalam pedoman / tata naskah. Penyimpanan dokumen yang asli
harus rapi, sesuai dengan metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali saat
dibutuhkan.
b. Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas/FKTP, dimamna
dokumen tersebut dipergunakan. Bila tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka
unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke
sekretariat tim mutu atau bagian tata usaha sehingga di unit kerja hanya ada dokumen
yang masih berlaku saja. Sekretariat Tim Mutuatau bagian tata usaha organisasi dapat
memusnahkan fotocopydokumen yang tidak berlaku tersebut, namun untuk dokumen
yang asli agar tetap disimpan , dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan retensi
dokumen yang berlaku di Puskesmas/FKTP.
c. Dokumen di unit upaya Puskesmas/FKTP harus di letakan di tempat yang mudah terlihat,
mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
7. Penataan Dokumen
Untuk mempermudah dalam pencarian dokumen akreditasi Puskesmas?FKTP dikelompokan
oleh masing—masing bab/ kelompok pelayanan/UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria
dan elemen penilaian dan di berikan daftar secara berurutan.
8. Revisi atau Perubahan Data
a. Dilakukan setelah proses pengkajian serta harus mendapat pengesahan sesuai pejabat
yang berwenang
b. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan
c. Isi revisi atau perubahan harus di catat pada riwayat perubahan dokumen
d. Tanggal terbit pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit dokumen terkini
(untuk dokumen selain kebijakan san SOP)