STANDARD OPERATIONAL PROCEDUR (SOP)

PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen
Tanggal Terbit

SOP/MGM/001
0

Revisi
Tanggal Revisi

Halaman

1/2

Dibuat

Diperiksa

Disetujui

Doc. Controller

Direktur

Direktur

Tujuan
Memberikan panduan proses penerbitan atau revisi dokumen SOP, IK, dokumen standard internal, dokumen eksternal atau panduan kerja
lainnya agar dokumen yang berlaku selalu up to date, mudah diakses serta digunakan, efektif, dan diperbaiki secara berkelanjutan.

II

Ruang Lingkup
Prosedur ini mengatur pembuatan/ penyiapan, pengesahan, pendistribusian, maupun revisi dokumen-dokumen internal dan eksternal yang
digunakan sebagai panduan kerja, mencakup Manual Sistem Manajemen, SOP, IK, dokumen standard internal, dokumen eksternal,
perundang-undangan, dan dokumen pendukungnya.

III

Tanggung Jawab dan Wewenang

: 1). Analisa kebutuhan dokumen 2). Membuat draft/ menyiapkan dok. dan melengkapi approval
Dept. Head
3). Memastikan ketersediaan dokumen yang up to date di tempat kerja mudah diakses
: 1). Mereview kesesuaian dokumen: format maupun substansinya
PIC Approval
2). Mereview kesesuaian dok. eksternal bagi perusahaan
: 1). Memberikan penomoran dan merapikan dokumen internal sesuai format
Doc. Controller
2). Upload dokumen di portal DC

IV
Pengertian-pengertian
a). SOP (Standard Operating Procedures) adalah dokumen panduan melaksanakan pekerjaan yang memuat alur proses kerja secara umum
untuk menghasilkan output tertentu. Biasanya lintas fungsi/departemen, namun dapat juga hanya dalam satu departemen saja. Contoh:
Prosedur Penerimaan Karyawan, Prosedur Penerimaan Order, dsb.
b). IK (Instruksi Kerja) adalah dokumen panduan bekerja yang menjelaskan secara teknis dan detail aktivitas-aktivitas cara melaksanakan
suatu proses/tugas tertentu dalam lingkup kecil. Contoh: IK penggantian ban, IK memuat barang ke truck, dsb.

c).

Dokumen Internal adalah dokumen-dokumen yang diterbitkan oleh Linus Trans., seperti SOP, IK, Peraturan Perusahaan, dan dokumen-dokumen lain yang menjadi standard kerja di Linus Transport.

d).

Dokumen eksternal adalah dokumen yang diterbitkan oleh lembaga eksternal dan diadopsi untuk digunakan oleh
internal perusahaan. Misalnya peraturan perundang-undangan, manual mesin dari pabrikannya, standard yang dikeluarkan oleh asosiasi perusahaan, dll.
Sedangkan dokumen eksternal yang digunakan sebagai arsip saja, di sini disebut sebagai "arsip" sebagaimana arsip
yang berasal dari internal perusahaan.

Dokumen Lampiran
FRM/MGM/001
: Konfirmasi Sosialisasi Sistem & Dokumen Baru
FRM/MGM/002
: Buku Pengesahan Dokumen Eksternal & Formulir
FRM/MGM/003
: Daftar Induk Dokumen Internal (versi Portal DC)
FRM/MGM/004
: Daftar Induk Dokumen Eksternal (versi Portal DC)
: Standard penomoran dokumen dan notifikasi flowchart
STD/MGM/006
STD/MGM/007
: Template SOP

VI

Referensi
- ISO 9001 : 2015 Quality Management System _ Requirements. Clause: 7.5 Documented information
- OHSAS 18001 Management System _ Requirements. Clause: 4.4.5 Control of documents
- ISO 10013: 2001 Guidelines for quality management system documentation

VII Riwayat Perubahan

No.
RINGKASAN REVISI

TANGGAL REVISI

TUJUAN REVISI

STANDARD OPERATIONAL PROCEDUR (SOP)

PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen
Tanggal Terbit

Revisi

Tanggal Revisi

Diperiksa

Disetujui

Doc. Controller

Direktur

Direktur

Halaman

VIII

Dibuat

1/2

FLOWCHART
Identifikasi dilakukan terus menerus.
Kebutuhan pembuatan/revisi/adopsi dok. bisa
ditandai dengan adanya perubahan proses,
struktur, fungsi, infrastuktur, hasil analisa
bahaya K3, peraturan baru, atau metodemetode kerja.
Khusus perundang-undangan K3 identifikasi
menjadi tanggung jawab Koord. K3

Mulai

DEPT. HEAD
Identifikasi
Dokumen
Acuan yang
diperlukan

SOP
Pengendalian
Perubahan

SOP/IK/Form/
Dok. Ekstenal/
dok. lainnya

DEPT. HEAD
Membuat Draft/
Menyiapkan
dok. dan
Menyerahkan
ke DC
DC
Memberikan
nomor & cek
Format

DEPT. HEAD
Memintakan
Approval
Dokumen

-Teknis penulisan draft dok. internal boleh

diwakilkan kepada personil yang ditunjuk.
Tanggung jawab pembuatan dan tanda tangan
tetap dilaksanakan oleh Dept. Head.
-Dok. eksternal yang akan diajukan disiapkan
dept. head./ Koord. Tim K3

Template SOP
Standard
Penomoran
Dok. dan
Notifikasi
Flowchart

Semua dokumen harus dinomori, diberikan

judul jenis dokumen, diberikan nomor revisi
(jika sudah revisi), dan tanggal berlaku.
Penomoran dok eksternal di Buku Pengesahan
Dokumen Ekstern & Formulir.

Buku
Pengesahan
Dokumen
Ekstern & Form.
SOP/IK/Form/
Dok. Ekstenal/
dok. lainnya

Approval mengikuti ketentuan sbb:

1. SOP dibuat Dept. Head, diperiksa oleh DC,
Disetujui oleh Direktur
2. IK dibuat Dept. Head, diperiksa oleh DC,
disetujui oleh Direktur
3. Formulir dan dokumen pendukung lainnya
sesuai approval jenis dokumen tempat
dilampirkannya formulir/dok.pendukung tsb.
Pengesahan dokumen dilakukan melalui tanda tangan
pada kolom yang disediakan. Khusus pengesahan
formulir dan dokumen eksternal melalui tanda tangan
pada Buku Pengesahan Dok. Eksternal dan Formulir.

PIC APPROVAL
Mereview
Dokumen yang
Diajukan

DEPT. HEAD
Merevisi Draft
Dokumen
Internal

Revisi

- Jika perlu revisi, Dept. Head merevisi draft

dokumen internal.
- Jika dok. eksternal tidak disetujui, selesai.
- Jika sesuai, PIC approval menandatangani
pengesahan dokumen.

yes
SELESAI

?OK

yes

NOTE: khusus untuk manual sistem

manajemen dan SOP/IK non departemen,
dibuat oleh DC atas arahan dan persetujuan
Direktur. Disosialisasikan dan copy
didistribusikan ke all Dept. Head.
Semua Dokumen terkait persyaratan K3
harus diperiksa oleh Koord. Tim K3

DEPT. HEAD
Menyerahkan
Kepada DC
Dok. yg Sudah
Approved.

DC
Memberikan
Stempel dan
Upload di Portal
DC

DEPT.
HEAD/User
Sosialisasi dan
Menggunakan
Dokumen yg
Sah

Daftar Induk
Dokumen
Internal
Daftar
Induk
Dokumen
Eksternal

Formulir
Konfirmasi
Sosialisasi
Dok.

END
Surat Edaran

Dokumen yang asli diberikan stempel "MASTER"

dan disimpan oleh DC, sedangkan Versi PDF
dokumen diupload ke Portal DC.
DC mengumumkan penggunaan dokumen baru
kepada user melalui email, sesaat setelah
upload tersebut. Jika terdapat dokumen yg
obsollete maka distempel "OBSOLLETE" dan
disimpan DC.

Dept. Head/ Koord. K3/ Kepala bagian

mensosialisasikan dokumen kepada user di
bawahnya. Untuk mempermudah akses, Dept.
Head diperkenankan mencetak dokumen sesuai
dengan yang ada di portal DC dan menstempel
"CONTROLLED COPY".
Dept. Head harus memastikan bahwa dokumen
yang beredar dan berlaku di tempat kerja
adalah yang up to date sesuai di Portal DC.

NOTE: khusus untuk pembatalan/ penghilangan

suatu judul SOP/IK harus berdasarkan surat
edaran yang ditandatangani personil yang
mengajukan, DC, Koord. Tim K3 (jika terkait K3)
dan Direktur serta didistribusikan kepada All
Dept. Head.