SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN

NOMOR DOKUMEN NOMOR REVISI HALAMAN

76/SOP 01 1/2

DITETAPKAN
KEPALA UPT LABKESMAS
STANDAR
OPERASIONAL TANGGAL TERBIT
PROSEDUR 03 JANUARI 2022
(SOP) YUDI ANTONI
NIP.198407242009031002

PENGERTIAN Prosedur baku yang memuat sistem terhadap penyusunan, pengesahan,

penomoran, pendistribusian, penyimpanan, pemusnahan dan tinjauan dan
perubahan dokumen.

TUJUAN 1. Mengendalikan seluruh dokumen yang berlaku.

2. Dokumen mudah diidentifikasi dan mudah digunakan.
3. Menghindari penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku

KEBIJAKAN Surat Keputusan Kepala UPT Laboratorium Kesehatan Masyarakat

Kabupaten Rejang Lebong Nomor : 800/14/SK/LABKESMAS/2022
tentang Dokumen Tata Naskah UPT Labkesmas Dinkes Kabupaten
Rejang Lebong

ALAT DAN BAHAN 1. Dokumen

2. Buku pengendalian dokumen

PROSEDUR 1. Penyusunan Dokumen

Kepala UPT Laboratorium, Ketua Mutu, Ka.subag TU dan tenaga
teknis menelaah dan mengidentifikasi kebutuhan penyusunan
dokumen. Kepala UPT Labkesmas membentuk tim penyusunan
dokumen dan tim tersebut akan membuat dokumen panduan mutu,
surat keputusan, uraian tugas, standar oprasional prosedur dan
formulir-formulir yang diperlukan.

2. Pengesahan Dokumen
Dokumen yang sudah selesai disahkan oleh kepala UPT Laboratorium.

3. Penomoran Dokumen
Pemberian nomor pada dokumen berupa kode sebagai berikut :
800/00 : Administrasi, 00 adalah nomor urut
dokumen
800/00/SK : Surat Keputusan, 00 adalah nomo urut
dokumen
00/SOP : 00 adalah nomor urut dokumen, Standar
Operasional Prosedur
00/UT : 00 adalah nomor urut dokumen, Uraian
Tugas
 4. Pendistribusian Dokumen
Petugas pengedali dokumen menggandakan dokumen yang telah
disahkan sesuai dengan daftar pemegang dokumen yang telah
ditetapkan. Petugas pengendali dokumen memberi identifikasi
dokumen untuk dokumen terkendali dengan distempel
”TERKENDALI”. Selanjutnya petugas pengendali dokumen
mendistribusikan dokumen kepada yang berkepentingan sesuai dengan
daftar pemegang dokmen terkendali.

5. Penyimpanan Dokumen
Dokumen master disimpan dan dipelihara oleh petugas pengendali
dokumen. Dokumen terkendali sesuai daftar pemegang didistribusikan
untuk dipergunakan dan disimpan oleh masing-masing. Durasi
penyimpanan dokumen selama 3 tahun.

6. Pemusnahan Dokumen
Setiap dokumen yang TERKENDALI dan sudah tidak berlaku ditarik
dan dimusnahkan oleh petugas pengendali dokumen. Master dokumen
yang sudah tidak berlaku disimpan dan diberi tanda ”KADALUARSA”
atau dimusnakan. Pelaksanaan pemusnahan dokumen dilakukan
dengan membuat berita acara pemusnahan dokumen.

7. Tinjauan dan Perubahan Dokumen

Kepala UPT Labkesmas menetapkan pelaksanaan tinjauan dokumen
yang dilaksankan pertahun. Melakukan tinjauan ulang ketidaksesuaian
dokumen dengan implemtasinya. Hasil tinjauan yang memerlukan
perubahan harus diidentitaskan dan dicatat dalam formulir perubahan
dokumen. Dokumen yang mengalami perubahan harus diterbitkan
kembali oleh petugas pengendalian dokumen kemudian
didistribusikan.

UNIT TERKAIT 1. Kepala UPT Labkesmas

2. Ketua Mutu
3. Ka.Subag TU
4. Tenaga Teknis
5. Petugas Pengendali Dokumen

REFERENSI 1. Permenkes RI No. 364 Tahun 2003 Tentang Laboratorium Kesmas

2. Permenkes RI No. 411 tahun 2010 tentang Laboratorium Klinik
3. Peraturan Bupati Kabupaten Rejang Lebong Nomor : 50 tahun 2008
tentang Pembentukan UPT Laboratorium Kesehatan Masyarakat
4. Peraturan Bupati Kabupaten Rejang Lebong Nomor : 16 tahun 2020
tentang Pembentukan UPT Laboratorium Kesehatan Masyarakat
5. Peraturan Bupati Kabupaten Rejang Lebong Nomor : 53 tahun 2018
tentang Tata Naskah di Linkungan Pemerintah Kabupaten Rejang
Lebong
6. Keputusan Bupati Kabupaten Rejang Lebong Nomor : 180.11.I Tahun
2020 tentang memerintahkan (Kpd. Saudara Yudi Antoni) Sebagai
Kepala UPT Laboratorium Kesehatan Masyarakat Dinas Kesehatan
Kabupaten Rejang Lebong.