Nomor SOP :

Tanggal
Pembuatan :
Tanggal Revisi :
Disahkan Oleh : Kepala UPTD Puskesmas Oebobo

DINAS KESEHATAN KOTA

KUPANG dr. Maria Kurniawati Mari
UPTD PUSKESMAS OEBOBO NIP. 19850813 201412 2 001
PENGENDALIAN DOKUMEN
JUDUL SOP DAN
REKAMAN
DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA
1. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang
Kesehatan;
2. Instruksi Presiden Republik Indonesia Nomor 1
Tahun 1995 tentang Perbaikan dan Peningkatan
Mutu Pelayanan Aparatur Kepada Masyarakat;
3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia Nomor 25 Tahun 2004 tentang Indeks
Kepuasan Masyarakat;
4. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia Nomor 26 Tahun 2004 tentang
Petunjuk Teknis Transparansi dan Akuntabilitas
dalam Penyelenggaraan Pelayanan;
5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia Nomor 13 Tahun 2009 tentang
Pedoman Peningkatan Partisipasi Masyarakat;
6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
Indonesia Nomor 36 Tahun 2012 tentang
Petunjuk Teknis Penyusunan, Penetapan dan
Penerapan Standar Pelayanan;
7. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Republik
 Indonesia Nomor 63 Tahun 2003 tentang
Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan
Publik;
8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 Tahun
2019 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat.

KETERKAITAN PERALATAN/ PERLENGKAPAN

PERINGATAN PENCATATAN/ PENDATAAN

Pengertian Kegiatan pengelolaan dokumen sistem manajemen mutu yang

mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan dan perubahan.
Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah pengendalian dokumen
dan pengendalian rekaman.
Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Oebobo NOMOR :
PUSK.OBB.455.806/SK/ / 2023 tentang Pengendalian Dokumen dan
Rekaman di UPTD puskesmas oebobo
Referensi Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama tahun 2017
Prosedur A. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit /
menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi:
Pedoman Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir.
B. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
Penanggung jawab ADMEN menetapkan sistematika
pembuatan dokumen sebagai berikut:
Prosedur terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Referensi,
Prosedur, Unit Terkait, Rekam histori Perubahan
C. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN
Kepala Puskesmas mengesahkan setiap dokumen terkendali.
D. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Penanggung jawab ADMEN memberikan identitas dokumen yang
berisi : Judul dokumen, nomor dokumen, terbitan (dua digit), Revisi
(dua digit), tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab
 (disahkan)
E. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, Penanggung jawab ADMEN memberi nomor
dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
1. Penomoran prosedur
Bagian I : menunjukkan Bagian/Unit yang membuat dokumen
A : ADMEN
B: UKM
C: UKP
Bagian II
Menunjukkan BAB dari dokumen
ADMEN: BAB I, II, III
UKM: BAB IV, V, VI
UKP: BAB VII, VIII, IX
Bagian III
Menunjukkan jenis dokumen
SK: Surat Keputusan
SOP: Standar Operasional Prosedur
KA : Kerangka Acuan
PM : Pedoman Mutu
F. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN REKAMAN
1. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
2. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh
Penanggungjawab ADMEN kepada semua pihak yang
berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan
Dokumen.
a. Penanggungjawab ADMEN bertanggungjawab menyimpan
dokumen asli
b. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi
cap “TERKENDALI” .
G. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
 Puskesmas
2. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
3. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
H. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
1. Terjadi perubahan sistem mutu
2. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
3. Prosedur sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
4. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
I. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMENDAN
REKAMAN
1. Penanggungjawab ADMEN menarik salinan dokumen dan rekaman
yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan menggunakan
formulir bukti penarikan dokumen
2. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen.
3. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi
cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan disimpan sebagai arsip
J. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
K. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar
dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak
digunakan, Penanggungjawab ADMEN menarik dokumen eksternal
tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.
Diagram alir

Unit terkait Semua Unit