PEMERINTAH KOTA KUPANG

DINAS KESEHATAN KOTA KUPANG

UPTD PUSKESMAS OEBOBO
Jl. Palapa, Oebobo – Kupang, Kode Pos 85111
Telp. (0380) 8439352, HP. 0813-3942-1193
Email: puskesmasoebobo@yahoo.com

KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS OEBOBO

NOMOR : PUSK.OBB.455.806/SK/ /I/2023
TENTANG
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN DI UPTD PUSKESMAS OEBOBO

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA UPTD PUSKESMAS OEBOBO
Menimbang : a. bahwa Puskesmas sebagai penyedia pelayanan kesehatan
dasar perlu menetapkan pengendalian dokumen data dan
informasi yang tersediandi Puskesmas Oebobo;
b. bahwa pengendalian merupakan faktor yang sangat
penting dalam pelayanan kesehatan dalam penyediaan
data dan informasi yang tersedia;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
dalam huruf a dan b, perlu menetapkan Pengendalian
Dokumen dan rekaman di UPTD Puskesmas Oebobo;
Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 36 tahun 2009 tentang
kehehatan;
2. Peraturan menteri kesehatan Nomor 43 tahun 2019
tentang Pusat kesehatan masyarakat;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 34 Tahun 2022
tentang Akreditasi Kesehatan Masyarakat, Klinik,
Laboratorium Kesehatan, Unit Transfusi Darah, Tempat
Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat Praktik Mandiri
Dokter Gigi;
4. Pertauran Menteri Kesehatan tentang Pedoman
 Manajemen Puskesmas
MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS OEBOBO
TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN DI
UPTD PUSKESMAS OEBOBO
KESATU : Pengendalian dokumen rekaman di UPTD Puskesmas Oebobo
sebagaimana dimaksud dalam lampiran keputusan ini.
KEDUA : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan
ketentuan apabila kemudia hari terdapat kekeliruan akan
diadakan perbaikan/perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Kupang
Pada tanggal : 6 Januari
KEPALA UPTD PUSKESMAS OEBOBO

dr. MARIA KURNIAWATI MARI

PENATA
NIP. 19850813 201412 2 001
 LAMPIRAN
KEPUTUSAN KEPALA UPTD
PUSKESMAS OEBOBO
NOMOR :
PUSK.OBB.455.806/SK/9/ 2023

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

DI UPTD PUSKESMAS OEBOBO
1. TUJUAN PROSES
Kebijakan ini digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan
pengendalian dokumen rekaman agar terkendali proses perubahan,
penerbitas, distribusi dan sirkulasi dokumen yang ada di UPTD
Puskesmas Oebobo sesuai dengan Perundang dan Peraturan yang
berlaku serta memenuhi Persyaratan Akreditasi Puskesmas dan Sistem
manajemen Mutu ISO 9001:2008.
2. TANGGUNGJAWAB DAN WEWENANG
 Wakil Manajemen Mutu
 Pengendali Dokumen
 Penanggung Jawab Upaya/Unit Kerja
3. URAIAN UMUM
1. Dokumen Puskesmas adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di
UPTD Puskesmas Oebobo yang digunakan sebagai acuan dalam
pelaksanaan tuugas pokok dan fungsi, meliputi :
a. Dokumen Internal.
1. Surat Keputusan/Kebijakan (SK)
2. Manual Mutu (MM)
3. Panduan Kerja (PK)
4. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)
5. Standar Operasional Prosedur (SOP)
6. Instruksi Kerja Formula Pengukuran Sasaran Mutu (IKF)
b. Dokumen Eksternal.
 1. Dasar hukum berupa undang-undang, peraturan dan
keputusan yang berasal dari system.
2. Buku-buku pedoman atau buku lainnya yang menjadi
referensi.
2. MANUAL MUTU
a. Dokumen yang merincikan Sistem Manajemen Mutu Puskesmas
Oebobo
b. Forman Manual Mutu Puskesmas Oebobo ditebtukan sebagai
berikut :
1. MM – 00 Pendahuluan
2. MM – 01 Profil
3. MM – 02 Struktur Organisasi.
4. MM – 03 Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.
5. MM – 04 Proses Bisnis
6. MM – 05 Tanggungjawab Manajemen.
7. MM – 06 Manajemen Pelayanan.
8. MM – 07 Realisasi Pelayanan.
9. MM – 08 Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
3. DOKUMEN INDUK
a. Dokumen asli.
b. Telah disahkan oleh Kepala UPTD Puskesmas Oebobo.
c. Tidak memiliki Cap Terkendali dan Tidak Terkendali maupun
Obsolete.
4. DOKUMEN TERKENDALI
a. Dokumen yang didistribusikan kepada setiap unit kerja.
b. Terdaftar dalam daftar distribusi dokumen.
c. Menjadia acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
d. Ditarik bila ada perubahan (revisi)
e. Pada dokumen ini harus ada tanda/stempel
5. DOKUMEN TIDAK TERKENDALI
 a. Distribusi untuk kebutujan eksternal atau atas permkintaan
pihak luar Puskesmas Oebobo
b. Digunakan untuk keperluan insidentil
c. Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan
pekerjaan
d. Apabila didistribusikan sebagai acuan dalam melaksanakan
pekerjaan harus ada tanda/stempel “TIDAK TERKENDALI”
e. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Wakil
Manajemen Mutu dan tercatan pada Daftar Distribusi Dokumen
tidak terkendali.
6. DOKUMEN KADALUARSA/TIDAK BERLAKU :
a. Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah
mengalami perubahn/revisi.
b. Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit dicatat dalam lembar
distribusi/penarikan dokumen.
c. Dokumen induk diberi stempel “KADALUARSA” dan dokumen
sisanya dimusnahkan.
7. KETENTUAN NUMERISASI DOKUMEN adalah sebagai berikut :
a. Surat Keputusan/Kebijakan : [XX]/SK/PUSBUII[MM]/[YYYY]
 XX = Nomor Urutan Surat Keputusan /Kebiajakn
 MM = Bulan Terbit
 YYYY = Tahun Terbit
b. Manual Mutu : [XX]/MM/REV-[YY]/PUSBUII
 XX = Nomor Urut Manual
 YY = Nomor Revisi
c. Panduan Kerja : [XX]/PK/REV-[YY]/PUSBUII
 XX = Nomor Urut Panduan
 YY = Nomor Revisi
d. Kerangka Acuan Kegiatan : [XX]/KAK/REV-[YY]/PUSBUII
 XX = Nomor Urut Kerangka Acuan Kegiatan
  YY = Nomor Revisi
e. Standar Operasional Prosedur : [XX]/SOP/REV-[YY]PUSBUII
 XX = Nomor Urut Standar Operasional Prosedur
 YY = Nomor Revisi
f. Instruksi kerja Formula Pengukuran : [XX]/IKF/REV-[YY]PUSBUII
 XX = Nomor Urut Instruksi kerja Formula Pengukuran
Sasaran Mutu
 YY = Nomor Revisi
g. Formulir/Rekaman, khuusu untuk form : [XX]/FORM/REV-
[YY]PUSBUII
 XX = Nomor Urut Formulir
 YY = Nomor Retensi (dalam tahun)
h. Dokumen eksternal, khusus buku-buku atau peraturan yang
dijadikan referensi untuk melaksanakan kegiatan [XX]/DE/REV-
[YY]PUSBUII
 DE = Nomor Urut Formulir
 YY = Nomor Retensi (dalam tahun)
 XX = Nomor Urut Dokumen Eksternal
8. Setiap pembuatan dokumen harus mendapat persetujuan kecukupan
sebagai berikut.
a. Manual Mutu :
1. Dibuat dan disiapkan oleh pengendali dokumen
2. Ditinjau dan diperiksa oleh wakil manajemen mutu
3. Disahkan dan diberlakukan Kepala Puskesmas
b. Panduan kerja :
1. Dibuat dan disiapkan oleh penanggung jawab upaya/kegiatan
2. Ditinjau dan diperiksa oleh coordinator upaya
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas
c. Kerangka Acuan Kegiatan
1. Dibuat dan disiapkan oleh penanggungjawab program/kegiatan
 2. Ditinjau dan diperiksa oleh coordinator upaya
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas
9. Revisi atau Pembaharuan Dokumen
a. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi
dokumen
b. Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan
Koordinator upaya dan/atau Wakil Manajemen Mutu.
c. Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan
berkelanjutan.
d. Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diaukan ke
penendali dokumen untuk pencatatan, penomoran, pengendalian
dan pendistribusian.
e. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh pengendali dokumen.
10. Penyimpanan dokumen harus berprinsip pada keaman dan
memiliki kemampuan telusur yang baik agar tidak hilang, tidak
rusak, mudah ditemukan serta terkendali.
11. Dokumen yang beredar :
a. Status terkendali.
b. Telah mendapat pengesahan
12. Dokumen eskternal :
a. Harus ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya.
b. Daftar dokumen eksternal disimpan oleh pemakai.
13. Rekamann :
a. Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai memberi bukti
pelaksanaan kegiatan.
b. Dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan
memberi bukti verifikasi, tindakan pencegahan dan tindakan
perbaikan.
c. Tidak perlu terkena pengendalian revisi.
 d. Formulir yang diisi dan atau semua catatan yang merupakan
bukti melaksanakan pekerjaan menjadi rekaman
14. Penyimpanan dan pemusnahan rekaman sesuai dengan masa
retensi yang telah ditetapkan.
15. Rekaman disimpan dan dipelihara sehingga dapat dimanfaatkan
sebagai bukti pelaksanaan kegiatan, bahan analisa dan
pengukuran kinerja.
4. KEBIJAKAN
1. Pengendalian dokumen dan rekaman di UPTD Puskesmas Oebobo
dilakukan secara terpusat dibawah kendali Tim Manajemen.
2. Seluruh Dokumen Internal (SK, MM, PK, KAK, SOP, IKF) tercatat dalam
Daftar Dokumen Internal dan disimpan oleh pengendali dokumen.
3. Seluruh dokumen eksternal tercatat dalam daftar dokumen eksternal
dan dikelompokkan berdasarkan program/unit kerja.
4. Seluruh formulir/rekaman tercatat dalam daftar rekaman dan
dikelompokkan berdasarkan program/ unit kerja
5. Dokumen master disimpan oleh Tim Manajemen Mutu.
6. Setiap dokuemn harus dikendalikan sebelum diterbitkan dengan tujuan
untuk :
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui
ulang dokumen.
c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia
di tempat pemakaian.
d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali.
e. Memastikan bahwa dokumen berasal dari luar dikenali dan
didistribusinya dikendalikan.
f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan
menerapkan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila
disimpan untuk maksud tertentu.
 g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen
ditunjukkan.
7. Review terhadap dokumen internal berupa surat keputusan, manual,
panduan kerja, kerangka acuan kegiatan, standar prosedur operasional
dan instruksi kerja formula dilakukan secara berkala dan/atau jika
terdapat perubahan dalam proses pelayanan.
8. Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak diperguanakan
kembalo masuk ke dalam kategori dokumen obsolete/kadaluarsa.
9. Masa retensi dokumen kadaluarsa ditetapkan bersama oleh Penanggung
Jawab Program/kegiatan dan Tim Manajemen Mutu dan tercantum
dalam daftar rekaman dank ode formulir.
10. Setiap kegiatan harus didokumentasikan dalam bentuk catatan
kegiatan/rekaman.
11. Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa diusulkan oleh PJ
Program/Unit Kerja dan dilakukan oleh Pengendali Dokumen atas
persetujuan Wakil Manajemn Mutu dan Kepala Puskesmas.
12. Pemusnahan dokumen kadaluarsa dicatat dalam Berita Acara
Pemusnahan Dokumen.

5. PENUTUP
Demikian kebijakan pengendalian dokumen dan rekaman ini dibuat untuk
dapat dijadikan sebagai acuan dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

KEPALA UPTD PUSKESMAS OEBOBO

dr. MARIA KURNIAWATI MARI

NIP. 19850813 201412 2 001