KEPALA PUSKESMAS ……
KAB SUKABUMI
NOMOR :
Tentang
MEMUTUSKAN
Ketiga : Seluruh biaya yang timbul terkait pengendalian dokumen dan rekaman
dibebankan pada anggaran yang sesuai;
Keempat : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau
kembali jika terdapat perubahan/perbaikan sebagaimana mestinya.
DITETAPKAN DI :
PADA TANGGAL : 2 JANUARI 2023
1. TUJUAN PROSES
Kebijakan ini digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan pengendalian dokumen dan
rekaman agar terkendalinya proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen
yang ada di Puskesmas ……..sesuai dengan Perundangan dan Peraturan yang berlaku serta
memenuhi Persyaratan Akreditasi Puskesmas dan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
3. URAIAN UMUM.
3.1. DOKUMEN PUSKESMAS adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di Puskesmas
………….yang digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi,
meliputi :
a. Dokumen Internal.
1. Surat Keputusan/Kebijakan (SK)
2. Manual Mutu (MM).
3. Panduan Kerja (PK)
4. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)
5. Standar Operasional Prosedur (SOP).
6. Instruksi Kerja Formula Pengukuran Sasaran Mutu (IKF)
b. Dokumen Eksternal.
1. Dasar Hukum berupa Undang-Undang, Peraturan dan Keputusan yang
berasal dari supra sistem.
2. Buku-buku Pedoman atau buku lainnya yang menjadi referensi.
3.2. MANUAL MUTU
a. Dokumen yang merincikan sistem manajemen mutu Puskesmas Bontang Utara II
b. Format Manual Mutu Puskesmas Bontang Utara II ditentukan sebagai berikut :
1. MM – 00 Pendahuluan.
2. MM – 01 Profil.
3. MM – 02 Struktur Organisasi.
4. MM – 03 Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu.
5. MM – 04 Proses Bisnis
6. MM – 05 Tanggungjawab Manajemen.
7. MM – 06 Manajemen Sumber Daya.
8. MM – 07 Realisasi Pelayanan.
9. MM – 08 Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
3.3. DOKUMEN INDUK :
a. Dokumen asli.
b. Telah disahkan oleh Kepala Puskesmas Bontang Utara II
c. Didokumentasikan oleh Pengendali Dokumen.
d. Tidak memiliki Cap Terkendali atau Tidak Terkendali maupun Obsolete.
4. KEBIJAKAN
4.1. Pengendalian dokumen dan rekaman di Puskesmas Bontang Utara II dilakukan secara
terpusat dibawah kendali Tim Manajemen Mutu.
4.2. Seluruh Dokumen Internal (SK, MM, PK, KAK, SOP, IKF) tercatat dalam Daftar
Dokumen Internal dan disimpan oleh Pengendali Dokumen.
4.3. Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Dokumen Eksternal dan dikelompokkan
berdasarkan program/unit kerja.
4.4. Seluruh Formulir/Rekaman tercatat dalam Daftar Rekaman dan dikelompokkan
berdasarkan program/unit kerja
4.5. Dokumen Master disimpan oleh Tim Manajemen Mutu.
4.6. Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan tujuan untuk :
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya serta untuk menyetujui ulang dokumen.
c. Memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat
pemakaian.
d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali,
e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya
dikendalikan.
f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan menerakan identifikasi
sesuai dengan dokumen tersebut apabila disimpan untuk maksud tertentu.
g. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen ditunjukkan.
4.7. Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Manual, Panduan Kerja,
Kerangka Acuan Kegiatan, Standar Prosedur Operasional dan Instruksi Kerja Formula
dilakukan secara berkala dan/atau jika terdapat perubahan dalam proses pelayanan.
4.8. Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan kembali masuk ke
dalam kategori dokumen obsolete/kadaluarsa.
4.9. Masa retensi dokumen kadaluarsa ditetapkan bersama oleh Penanggung Jawab
Program/Kegiatan dan Tim Manajemen Mutu dan tercantum dalam daftar rekaman dan
kode formulir.
4.10. Setiap kegiatan harus didokumentasikan dalam bentuk catatan kegiatan /rekaman.
4.11. Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa diusulkan oleh PJ Program/Unit Kerja dan
dilakukan oleh Pengendali Dokumen atas persetujuan Wakil Manajemen Mutu dan Kepala
Puskesmas.
4.12. Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa dicatat dalam Berita Acara Pemusnahan
Dokumen.
5. PENUTUP
Demikian kebijakan pengendalian dokumen dan rekaman ini dibuat untuk dapat dijadikan
sebagai acuan dan dipergunakan sebagaimana mestinya.