DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG

PUSKESMAS TAJUR
Jl. Wisma Tajur, Kec. Ciledug, Kota Tangerang. Telp. (021) 7321015

SURAT KEPUTUSAN
KEPALA UPT PUSKESMAS TAJUR
KOTA TANGERANG
Nomor : 800/B-V/SK/VI/2017/012

TENTANG
KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
KEPALA UPT PUSKESMAS TAJUR,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka penyelenggaran program/upaya dan kegiatan

pelayanan UPT Puskesmas Tajur secara konsisten dan reliable, maka
perlu disusun pedoman kerja dan prosedur keja;
b. bahwa pedoman dan proseedur kerja disusun, didokumentasikan dan
dikendalikan, serta semua rekaman hasil pelaksaanan upaya UPT
Puskesmas Tajur dan kegiatan pelayanan harus dikendalikan;
c. bahwa pengendalian dokumen dan rekaman perlu dilakukan secara
terpusat;
d. bahwa pengendalian dokumen dan rekaman sebagaimana dimaksud
pada huruf b dan c perlu ditetapkan dalam Surat Keputusan Kepala UPT
Puskesmas Tajur

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang

kesehatan;
2. Peraturan Menteri Kesehatan No. 75 Tahun 2014 Tentang Pusat
Kesehatan Masyarakat;
3. Peraturan Menteri Kesehatan No. 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi
Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat
Praktik Mandiri Dokter Gigi.
 DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG
PUSKESMAS TAJUR
Jl. Wisma Tajur, Kec. Ciledug, Kota Tangerang. Telp. (021) 7321015

MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS TAJUR TENTANG
KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKEMUN DAN REKAMAN UPT
PUSKESMAS TAJUR

Kesatu : Kebijakan Pengendalian Dokumen dan Rekaman UPT Puskesmas Tajur

sebagaimana terlampir dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
Surat Keputusan ini.
Kedua : Mekanisme pengendalian dokumen dan rekaman dilaksanakan sesuai
SOP Pengendalian Dokumen dan SOP Pengendalian Rekaman.
Ketiga : Seluruh biaya yang timbul terkait pengendalian dokumen dan rekaman
dibebankan pada anggaran yang sesuai.
Keempat : Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan akan ditinjau
kebali jika terdapat perubahan/perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan : TANGERANG
Pada tanggal :
KEPALA UPT PUSKESMAS TAJUR
KOTA TANGERANG

dr. H. Tetep Dian Budiana

NIP. 197107152006041012
 DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG
PUSKESMAS TAJUR
Jl. Wisma Tajur, Kec. Ciledug, Kota Tangerang. Telp. (021) 7321015

LAMPIRAN : SURAT KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS TAJUT

NOMOR :

TANGGAL :

KEBIJAKAN PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

UPT PUSKESMAS TAJUR

1. TUJUAN PROSES
Kebijakan ini digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan pengendalian
dokumen dan rekaman agar terkendalinya proses perubahan, penerbitan,
distribusi dan sirkulasi dokumen yang ada di UPT Puskesmas Tajur sesuai
dengan Perundangan dan Peraturan yang berlaku.

TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

1.1 Wakil Manajemen Mutu
1.2 Pengendali Dokumen
1.3 Penanggung Jawab Program/Unit Kerja

2. URAIAN UMUM
2.1 DOKUMEN PUSKESMAS adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di
UPT Puskesmas Tajur yang digunakan sebagai acuan dalam
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, meliputi:
a. Dokumel Internal
1. Surat Keputusan/Kebijakan (SK)
2. Manual Mutu (MM)
3. Panduan Kerja (PK)
4. Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)
5. Standar Operasional Prosedur (SOP)
6. Instruksi Kerja Formula Pengukuran Sasaran Mutu (IKF)
 DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG
PUSKESMAS TAJUR
Jl. Wisma Tajur, Kec. Ciledug, Kota Tangerang. Telp. (021) 7321015

b. Dokumen Eksternal
1. Dasar Hukum berupa Undang-Undang, Peraturan dan Keputusan
yang berasal dari supra sistem.
2. Buku-buku Pedoman atau buku lainnya yang menjadi referensi
2.2 MANUAL MUTU
a. Dokumen yang merincinkan sistem manajemen mutu UPT
Puskesmas Tajur.
b. Format Manual Mutu UPT Puskesmas Tajut ditentukan sebagai
berikut:
1. MM 00 Pendahuluan.
2. MM 01 Profil.
3. MM 02 Struktur Organisasi
4. MM 03 Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu
5. MM 04 Proses Bisnis
6. MM 05 Tanggung jawab Manajemen
7. MM 06 Manajemen Sumber Daya
8. MM 07 Realisasi Pelayanan
9. MM 08 Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
2.3 DOKUMEN INDUK :
a. Dokumen asli
b. Telah disahkan oleh Kepala UPT Puskesmas Tajur
c. Didokumentasikan oleh Pengendali Dokumen.
d. Tidak memiliki Cap Terkendali atau Tidak Terkendali maupun
Obsolete.
2.4 DOKUMEN TERKENDALI
a. Dokumen yang didistribusikan kepada setiap unit kerja.
b. Terdaftar dalam Daftar Distribusi Dokumen.
c. Menjadi acuan dalam melaksanakan Pekerjaan.
d. Ditarik bila ada perubahan (revisi).
e. Pada dikumen ini harus ada tanda/stempel a TERKENDALI.
 DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG
PUSKESMAS TAJUR
Jl. Wisma Tajur, Kec. Ciledug, Kota Tangerang. Telp. (021) 7321015

2.5 DOKUMEN TIDAK TERKENDALI :

a. Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan
pihak di Luar UPT Puskesmas Tajur.
b. Digunakan untuk keperluan insidentil.
c. Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan
pekerjaan.
d. Apabila didistribusikan harus memiliki tanda/stempel a TIDAK
TERKENDALI.
e. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Wakil Manajemen
Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak
Terkendali.
2.6 DOKUMEN OBSOLETE/KADALUARSA/TIDAK BERLAKU:
a. Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah
mengalami perubahan/revisi.
b. Tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
c. Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit dan dicatat dalam
lembar distribusi/penarikan dokumen
d. Dokumen induk diberi stempel a OBSOLETE dan dokumen sisanya
dimusnahkan.
2.7 KETENTUAN NUMERISASI DOKUMEN adalah sebagai berikut:
a. Surat Keputusan/Kebijakan : [XX]/SK/PUSBUII/[MM]/[YYYY]
XX = Nomor Urut Surat Keputusan/Kebijakan
MM = Bulan Terbit
YYYY = Tahun Terbit
b. Manual Mutu : [XX]/MM/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Manual
YY = Nomor Revisi
c. Panduan Kerja : [XX]/PK/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Manual
YY = Nomor Revisi
d. Kerangka Acuan Kegiatan : [XX]/KAK/REV-[YY]/PUSBUII
 DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG
PUSKESMAS TAJUR
Jl. Wisma Tajur, Kec. Ciledug, Kota Tangerang. Telp. (021) 7321015

XX = Nomor Urut Kerangka Acuan Kegiatan

YY = Nomor Revisi
e. Standar Operasi Prosedur : [XX]/SOP/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Standar Operasi Prosedur
YY = Nomor revisi
f. Instruksi Kerja Formula Pengukuran : [XX]/IKF/REV-[YY]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Instruksi Kerja Formula Pengukuran
Sasaran Mutu
YY = Nomor Revisi
g. Formulir/Rekaman, khusus untuk form : [XX]/FORM/REV-
[ZZ]/PUSBUII
XX = Nomor Urut Formuli
ZZ = Masa Retensi (dalam tahun)
h. Dokumen Eksternal, khusus buku-buku atau Peraturan yang
dijadikan referensi untuk melaksanakan kegiatan :
[XX]/DE/PUSBUII
DE = Dokuemen Eksternal
YY = Inisial Unit
XX = Nomor Urut Dokumen Eksternal
2.8 Setiap pembuatan dokumen harus mendapat persetujuan kecukupannya
sebagai berikut:
a. Manual Mutu:
1. Dibuat dan Disiapkan oleh Pengendali Dokumen
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Wakil Manajemen Mutu.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
b. Panduan Kerja :
1. Dibuat dan Disiapkan oleh Penanggung Jawab
Program/Kegiatan.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas
c. Kerangka Acuan Kegiatan
 DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG
PUSKESMAS TAJUR
Jl. Wisma Tajur, Kec. Ciledug, Kota Tangerang. Telp. (021) 7321015

1. Dibuat dan Disiapkan oleh penanggung jawab

program/kegiatan.
2. Dintinjau dan diperiksa oleh Koordinasi Upaya
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas
d. Standar Operasional Prosedur/Instruksi Kerja Formula :
1. Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab
Program/Kegiatan.
2. Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinasi Upaya
3. Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas
2.9 Revisi atau Perubahan Dokumen
a. Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh isi
dokumen.
b. Recisi atau perubahan dokumen haruus sepengetahuan
Koordinator Upaya dan/atau Wakil Manajemen Mutu.
c. Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan
berkelanjutan.
d. Revisi atau perubahan dokumen yang tekag disetujui ke
Pengendali Dokumen untuk pencatat, penomoran, pengganfaan
dan pendistribusian.
e. Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendalian Dokumen.
2.10 Penyimpanan dokumen harus berprinsip pada keamanan dan memiliki
kemampuan telusur yang baik agar tidak hilang, tidak rusak, mudah
ditemukan serta terkendali.
2.11 Dokumen yang beredar:
a. Status terkendali.
b. Telah mendapat pengesahan.
2.12 Dokumen eksternal :
a. Harus ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya.
b. Daftar dokumen eksternal disimpan oleh pemakai.
2.13 Rekaman :
 DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG
PUSKESMAS TAJUR
Jl. Wisma Tajur, Kec. Ciledug, Kota Tangerang. Telp. (021) 7321015

a. Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau member bukti

pelaksanaan kegiatan.
b. Dapat dipakai untuk mendokumentasikan ketelusuran dan member
bukti verifikasi, tindakan pencerahan dan tindakan perbaikan.
c. Tidak perlu terkena pengendalian revisi.
d. Formulir uang diisi dan atau semmua catatan yang merupakan
bukti melaksanakan pekerjaan menjadi rekaman
e. Penyimpanan dan pemusnahan rekaman sesuai dengan masa
retensi yang telah ditetapkan.
f. Rekaman disimpan dan dipelihara sehingga dapat
dimanfaatkansebagai bukti pelaksanaan kegiatan, bahan analisa
dan pengukuran kinerja.

3. KEBIJAKAN
3.1 Pengendalian dokumen dn rekaman di UPT Puskesmas Tajur dilakukan
secara terpusat dibawah kendali Tim Manajemen Mutu.
3.2 Seluruh Dokumen Internal (SK, MM, PK, KAK, SOP, IKF) tercatat dalam
Daftar Dokumen Internal dandisimpan oleh Pengendalian Dokumen.
3.3 Seluruh Dokumen Eksternal tercatat dalam Daftar Rekaman Eksternal
dan dikelompokkan berdasarkan program/unit kerja.
3.4 Seluruh Formulir/Rekaman tercatat dalam Daftar Rekaman dan
dikelompokkan berdasarkan program/unit kerja.
3.5 Dokumen Master disimpan oelh Tim Manajemen Mutu.
3.6 Setiap dokumen harus dikendalikan sesuai prosedur yang berlaku dengan
tujuan untuk :
a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan
b. Meninjau dan memutakhirkan seperlunya sera untuk menyetujui ulang
dokumen.
c. Memastikan bahwa cersi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia
di tempat pemakaian.
d. Memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali
 DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG
PUSKESMAS TAJUR
Jl. Wisma Tajur, Kec. Ciledug, Kota Tangerang. Telp. (021) 7321015

e. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dati luar dikenalidan

distribusinya dikendalikan.
f. Mencegah pemakaian dokumen kadaluarsa yang disengaja dan
menerakan identifikasi sesuai dengan dokumen tersebut apabila
disimpan untuk maksud tertentu.
g. Memastika bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen
ditunjukkan.
3.7 Review terhadap dokumen internal berupa Surat Keputusan, Manua,
Panduan Kerja, Kerangka Acuan Kegiatan, Trandar Prosedur Operasional
dan Instruksi Kerja Formula dilakukan secara berkala dan/atau jika
terdapat perubahan dalam proses pelayanan.
3.8 Dokumen yang setelah direview dan dinyatakan tidak dipergunakan
kembali masuk ke dalam kategori dokumen obsolete/kadaluarsa.
3.9 Masa retensi dokumen kadaluarsa ditetapkan bersama oleh Penanggung
Jawab Program/Kegiatan dan Tim Manajemen Mutu dan tercantum dalam
daftar rekaman dan kode formulir.
3.10 Setiap kegiatan harus didokumentasikan dalam bentuk catatan
kegiatan/rekaman.
3.11 Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluarsa diusulkan oleh PJ
Program/Unit Kerja dan dilakukan oleh Pengendali Dokumen atas
persetujuan Wakil Manajemen Mutu dan Kepala UPT Puskesmas Tajur.
3.12 Pemusnahan dokumen obsolete/kadaluwarsa dicatat dalam Berita
Acara Pemusnahan Dokumen.

4. PENUTUP
Demikian kebijakan pengendalian dokumen dan rekaman ini dibuat untuk
dapat dijadikan sebagai acuan dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
 DINAS KESEHATAN KOTA TANGERANG
PUSKESMAS TAJUR
Jl. Wisma Tajur, Kec. Ciledug, Kota Tangerang. Telp. (021) 7321015

KEPALA UPT PUSKESMAS TAJUR

KOTA TANGERANG

dr. H. Tetep Dian Budiana

NIP. 197107152006041012