PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH

RSUD DR. MOEWARDI SURAKARTA

JL. KOL. SOETARTO NO 132 SURAKARTA TELP 634634

No. Dokumen PM-ISORSDM-01

PROSEDUR MUTU Revisi 02
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Berlaku 4 Januari 2010
Halaman 1 dari 4

PENGESAHAN

DISIAPKAN OLEH DIPERIKSA OLEH DISETUJUI OLEH

Nama : dr. Nana Hoemar D, M.Kes Nama :Prof.Dr JB Suparyatmo,dr. Nama : Basoeki Soetardjo
SpPK (K)
NIP : 19570924 1986030 2 003 NIP : 1943 03 22 197609 1 001 NIP :19581018 198603 1 009
TGL : 4 Januari 2010 TGL : 4 Januari 2010 TGL : 4 Januari 2010

I. TUJUAN
Sebagai pedoman dalam pengendalian dokumen yang dipakai sebagai panduan dan
referensi kerja yang berasal dari internal maupun eksternal rumah sakit Dr Moewardi
(RSDM) Surakarta . Hal ini untuk memastikan bahwa semua dokumen tersebut
terkendali, berada pada tempatnya, mudah ditelusuri dan merupakan dokumen yang
mutakhir.

II. RUANG LINGKUP (UNIT TERKAIT)

Prosedur ini berlaku untuk seluruh dokumen dalam ruang lingkup penerapan Sistem
Manajemen Mutu di lingkungan rumah sakit Dr Moewardi (RSDM) Surakarta
Prosedur ini digunakan oleh semua instalasi/ unit kerja dan iso sekretariat dalam
pengelolaan dokumen.

III. DOKUMEN REFERENSI

3.1 SNI 19-9001:2008 klausul 4.2.3.

IV. PROSEDUR TERKAIT

4.1 Manual Mutu : MM-RSDM-01
4.2 Prosedur Pengendalian Rekaman : PM-ISORSDM-02
 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
RSUD DR. MOEWARDI SURAKARTA
JL. KOL. SOETARTO NO 132 SURAKARTA TELP 634634

No. Dokumen PM-ISORSDM-01

PROSEDUR MUTU Revisi 02
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Berlaku 4 Januari 2010
Halaman 2 dari 4

V. DEFINISI
5.1 SMM (Sistem Manajemen Mutu)
Sistem manajemen yang bertujuan untuk mengarahkan dan mengawasi
suatu organisasi yang memperhatikan mutu.
5.2 ISO Sekretariat adalah pekerja yang diberi tugas untuk mengendalikan
semua dokumen SMM di rumah sakit Dr Moewardi (RSDM) Surakarta.
5.3 Dokumen adalah informasi lingkungan baik dalam media cetak maupun
elektronik.
5.4 Dokumen Internal adalah dokumen yang berhubungan dengan SMM
yang berasal dari rumah sakit Dr Moewardi (RSDM) Surakarta.
5.5 Dokumen Eksternal adalah Dokumen yang berasal dari luar rumah sakit
Dr Moewardi (RSDM) Surakarta. Dokumen Eksternal yang dikendalikan
adalah dokumen eksternal yang berhubungan dengan pelayanan di
rumah sakit Dr Moewardi (RSDM) Surakarta .

VI. KEBIJAKAN
Dengan adanya prosedur ini maka diharapkan bahwa dokumen yang dipakai sebagai
panduan kerja dalam kondisi terkendali.

VII. URAIAN PROSEDUR

7.1 PENDAFTARAN DOKUMEN
 Bagian terkait membuat dokumentasi sesuai dengan kebutuhan
 Kewenangan pembuatan dokumen baru maupun dokumen terkontrol
yang di revisi, sesuai dengan tabel kewenangan masing-masing. Tabel
kewenangan dilampirkan dalam prosedur ini.
 Dokumen yang telah dibuat ditanda tangani oleh pihak terkait sesuai
dengan table kewenangan masing-masing.
 Khusus untuk Dokumen eksternal yang akan dipakai sebagai acuan kerja
pada pelayanan akan diidentifikasi dan didaftarkan oleh pihak terkait
kepada ISO Sekretariat.

Catatan : Usulan perubahan dokumen baik untuk Manual Mutu, Prosedur,

Instruksi Kerja dan Formulir disampaikan kepada WMM. Bagian terkait yang
betanggung jawab terhadap manual mutu, prosedur maupun instruksi kerja
dalam melakukan perubahan/ revisi dokumen menggunakan Formulir
Permintaan / Perubahan Dokumen.
 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
RSUD DR. MOEWARDI SURAKARTA
JL. KOL. SOETARTO NO 132 SURAKARTA TELP 634634

No. Dokumen PM-ISORSDM-01

PROSEDUR MUTU Revisi 02
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Berlaku 4 Januari 2010
Halaman 3 dari 4

7.2 PENGONTROLAN DOKUMEN

 Dokumen yang telah dibuat didaftarkan ke ISO sekretariat dan di cek
sesuai dengan sistem penomoran, tabel kewenangan, daftar Induk
Dokumen Internal yang telah ada dan ditetapkan
 Jika sudah sesuai maka Dokumen asli akan distempel [DOKUMEN
MASTER] pada halaman pengesahan didokumen tersebut.
 DOKUMEN MASTER akan digandakan sesuai dengan jumlah
penerima dokumen.

Khusus untuk dokumen eksternal yang didaftarkan maka akan di stempel

[DOKUMEN EKSTERNAL] di halaman depan/ cover. Dan digandakan sesuai
dengan penerima yang di tulis dalam daftar distribusi dokumen eksternal.

7.3 PENDISTRIBUSIAN DOKUMEN

 ISO Sekretariat menggandakan DOKUMEN MASTER dan distempel
[DOKUMEN TERKENDALI] dan KODE PEMILIK.
 Pendistribusian DOKUMEN TERKENDALI dan DOKUMEN EKSTERNAL
akan disertakan formulir dan KODE PEMILIK.
 Untuk kondisi khusus ada pihak luar rumah sakit Dr Moewardi (RSDM)
Surakarta meminta kopi dari DOKUMEN TERKENDALI maka akan
distempel DOKUMEN TIDAK TERKENDALI.

7.4 PENERIMAAN DOKUMEN

 Bagian terkait yang menerima distribusi dokumen harus mengembalikan
bukti penerimaan dokumen, menandatangani dan mengembalikan ke ISO
Sekretariat.
 Jika yang diterima adalah dokumen revisi maka DOKUMEN
TERKENDALI revisi yang lama atau DOKUMEN EKSTERNAL versi yang
lama maka : Di kembalikan kepada ISO Sekretariat .
 PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH
RSUD DR. MOEWARDI SURAKARTA
JL. KOL. SOETARTO NO 132 SURAKARTA TELP 634634

No. Dokumen PM-ISORSDM-01

PROSEDUR MUTU Revisi 02
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal Berlaku 4 Januari 2010
Halaman 4 dari 4

7.5 PENGARSIPAN
 Bukti penerimaan dokumen oleh masing-masing penerima dokumen
akan di rekam oleh ISO Sekretariat.
 Jika dokumen revisi yang lama disertakan karena akan di stempel
[KADALUARSA] dan bisa dijadikan kertas recycle.

Khusus untuk DOKUMEN MASTER revisi yang lama atau DOKUMEN

EKSTERNAL versi yang lama maka akan di arsip oleh ISO Sekretariat hanya
1 (satu) nomor sebelumnya.

VIII. LAMPIRAN & FORMULIR

8.1 Sistem Penomoran Dokumen : Lampiran 1
8.2 Tabel Pengesahan : Lampiran 2
8.3 Format Stempel : Lampiran 3
8.4 Formulir Daftar Distribusi
8.5 Formulir Daftar Induk Dokumen Terkendali
8.6 Formulir Dokumen Eksternal
8.7 Formulir Permintaan / Perubahan Dokumen
8.8 Formulir Lembar Penerimaan&Penarikan Dokumen