PEMERINTAH KOTA SURABAYA

BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 563338 Fax. (031) 5679770

Standard Operating Procedure

PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

SOP-Pengendalian Dokumen-04
: 00
: 2 Januari 2013
: 1 dari 4

1. TUJUAN
Prosedur ini mengatur sistem pengendalian dokumen seperti penomoran, pengesahan, pendistribusian, revisi
dan penyampaian dokumen terkendali agar dokumen dapat dikendalikan dan dipelihara keabsahannya.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mengatur :
2.1

Sistem Penomoran, pengesahan, pendistribusian dan penyimpanan agar dokumen terkendali.

2.2

Revisi, penarikan, pemusnahan dokumen yang kadaluarsa.

3. REFERENSI
3.1 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 36 Tahun
2013 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Penetapan dan Penerapan Standar Pelayanan
3.2

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 38 Tahun
2013 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik.

4. DEFINISI
4.1

Dokumen Internal adalah segala dokumentasi mutu yang diterbitkan dari internal Badan Arsip dan
Perpustakaan Kota Surabaya

4.2

Dokumen Eksternal adalah segala dokumen dari luar Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya yang
dijadikan acuan dalam menyusun dokumentasi sistem mutu atau dalam melaksanakan pekerjaan.

5. KETENTUAN UMUM
Identifikasi Dokumen Sistem Mutu
5.1 Dokumen Sistem Mutu yang diterapkan di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya sebagai berikut
1. Visi, Misi, dan Kebijakan Mutu
2. Sasaran Mutu
3. Rencana Mutu
4. Manual Mutu
5. Prosedur Mutu
6. Dokumen pendukung yang terdiri dari : Formulir, Alur Proses, Dokumen Eksternal dan Arsip
5.2 Penomoran dokumen mengikuti Tabel Aturan Penomoran Dokumen terlampir.

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 563338 Fax. (031) 5679770

Standard Operating Procedure

PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

SOP-Pengendalian Dokumen-04
: 00
: 2 Januari 2013
: 2 dari 4

6. PENANGGUNG JAWAB
6.1

6.2

Kasubid dan Kabid sebagai penanggung jawab proses di bidangnya bertanggung jawab untuk:
-

mengidentifikasi dokumen yang diperlukan dalam pelaksanaan proses pekerjaannya

menyiapkan, meninjau serta mengesahkan dokumen yang akan diterbitkan

menerapkan proses pekerjaan sesuai dengan dokumen yang sudah disahkan

meninjau dan melakukan revisi atas dokumentasi yang dimilikinya

mengendalikan dokumen eksternal yang dijadikan sebagai acuan dalam proses pekerjaan

Ketua / Sekretaris Team Kendali Mutu Pelayanan bertanggung jawab untuk:

-

memberi identitas terhadap dokumen sesuai dengan yang diminta oleh Prosedur mutu ini

menerbitkan dan mendistribusikan dokumen yang sudah disahkan

memastikan bahwa dokumen yang digunakan dalam pelaksanaan proses pekerjaan adalah
dokumen yang mutakhir

menarik dokumen yang sudah tidak berlaku/kadaluarsa

menyimpan dokumen induk

memperbaharui Daftar Induk Dokumen bila ada perubahan

7. URAIAN PROSEDUR
Penerbitan Dokumen Baru
7.1 Proses-proses yang termasuk dalam dalam lingkup penerapan sistem manajemen mutu disusun dalam
suatu dokumen sistem mutu.
7.2 Sekretariat Team Kendali Mutu mengidentifikasi Dokumen Sistem Mutu sesuai Metode Penomoran
Dokumen dan Tabel Kode Dokumen
7.3 Dokumen baru diberi Revisi 00 dan tanggal mulai berlakunya pada lembar pengesahan.
7.4 Dokumen Sistem Mutu diperiksa dan disyahkan oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan Tabel
Kewenangan Pengesahan Dokumen
7.5 Dokumen sistem mutu yang telah disahkan distempel INDUK pada lembar pengesahan dan dicatat
dalam Daftar Induk & Distribusi Dokumen. Dokumen induk disimpan oleh Sekretariat ISO.
7.6 Sekretariat Team Kendali mutu menggandakan Dokumen sistem mutu sesuai dengan Daftar Induk &
Distribusi Dokumen.
7.7 Sekretariat Team Kendali memberikan stempel TERKENDALI dan Nomor Distribusi pada pada lembar
pengesahan Dokumen Sistem Mutu sesuai Daftar Induk & Distribusi Dokumen.

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 563338 Fax. (031) 5679770

Standard Operating Procedure

PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

SOP-Pengendalian Dokumen-04
: 00
: 2 Januari 2013
: 3 dari 4

7.8 Sekretariat Team Kendali mendistribusikan dokumen sistem mutu dilakukan dengan menggunakan form
Distribusi Dokumen sebagai bukti penerimaan dokumen.
7.9 Dokumen Internal yang dijadikan acuan pelaksanaan pekerjaan di masing-masing Bidang dicatat Daftar
Dokumen Internal
7.10 Untuk dokumen eksternal berupa Produk Hukum yang telah didistribusi tidak perlu ditarik kembali jika ada
peraturan baru yang terbit.
7.11 Untuk kepentingan pihak-pihak tertentu di luar Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya, dokumen
sistem mutu dapat didistribusikan, yaitu dengan sepengetahuan Kepala Badan. Dokumen untuk
kepentingan tersebut diberi stempel UNTUK INFORMASI dan diberikan dengan menggunakan Form
Distribusi Dokumen sebagai bukti penerimaan dokumen
Perubahan / Revisi Dokumen
7.12 Apabila terjadi perubahan pada proses kerja (dapat disebabkan karena perubahan peraturan atau untuk
peningkatan kinerja), maka setiap Bidang / Bagian mengajukan usulan perubahan Dokumen dengan
tujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja.
7.13 Perubahan yang bersifat redaksional atau perubahan dengan tanpa mengubah kandungan materi
dokumen tidak perlu dilakukan revisi.
7.14 Usulan perubahan dokumen yang mempengaruhi Bidang lain harus dikoordinasikan dengan Bidang /
Bagian terkait dengan dokumen tersebut.
7.15 Usulan perubahan dituliskan dalam Form Permintaan Perubahan Dokumen. Proses persetujuannya
disesuaikan dengan Tabel Kewenangan Pengesahan Dokumen.
7.16 Dokumen yang telah disahkan kemudian di proses oleh Sekretariat Team Kendali, diberi nomor revisi baru
dan tanggal berlaku baru.
7.17 Pengesahan kembali dokumen sistem mutu dilakukan sesuai dengan Tabel Kewenangan Pengesahan
Dokumen.
7.18 Sekretariat Team Kendali memperbaharui Daftar Induk dan Distribusi Dokumen dan memberi stempel
INDUK pada lembar pengesahan dokumen hasil revisi yang telah disetujui, dan melakukan pencatatan
point-point dokumen yang dirubah pada form Riwayat Perubahan Dokumen.
7.19 Dokumen INDUK versi sebelumnya diberi stempel KADALUARSA dan tetap disimpan oleh Sekretariat
Team Kendali Dokumen INDUK yang telah direvisi disisipi Form Riwayat Perubahan Dokumen yang
sudah diisi.

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 563338 Fax. (031) 5679770

Standard Operating Procedure

PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

SOP-Pengendalian Dokumen-04
: 00
: 2 Januari 2013
: 4 dari 4

7.20 Dokumen yang sudah direvisi didistribusikan kembali dan dokumen copy yang sudah tidak berlaku
(kadaluarsa) ditarik untuk dimusnahkan dengan cara dicacah / disobek-sobek / dibakar.
7.21 Sasaran Mutu, Prosedur Standar Pelayanan (SP) dan SOP dapat direvisi atas dasar hasil Rapat
koordinasi di kegiatan layanan atau hasil penilaian audit internal yang dilakukan oleh Tim Badan Arsip dan
Perpustakaan Kota Surabaya
.
8. LAMPIRAN
8.1 Metode Penomoran Dokumen
8.2 Tabel Kode Dokumen
8.3 Tabel Aturan Kewenangan Pengesahan Dokumen
8.4 Daftar Induk & Distribusi Dokumen
8.5 Daftar Dokumen Internal
8.6 Distribusi Dokumen
8.7 Permintaan Perubahan Dokumen
8.8 Riwayat Perubahan Dokumen
8.9 Contoh Stempel