PEMERINTAH KOTA SURABAYA

BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770
No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

Standard Operating Procedure

Pengelolaan Sarana dan Prasarana
1.

: SOP-SEKR-11
: 00
: 2 Januari 2013
: 1 dari 4

TUJUAN
Standard Operasional Prosedur (SOP) ini digunakan sebagai pedoman untuk mengatur mekanisme perbaikan dan
pemeliharaan sarana prasarana agar senantiasa siap digunakan dalam proses realisasi pelayanan

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup seluruh kegiatan yang dilakukan dalam perbaikan dan pemeliharaan sarana prasarana milik Badan
Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
3. REFERENSI

3.1 Keputusan Presiden No 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
Instansi Pemerintah
3.2 Peraturan Menteri Dalam Negeri No 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah
3.3 Peraturan Daerah Kota Surabaya No 15 Tahun 2005 tentang Organisasi Lembaga Teknis Kota
Surabaya
3.4 Peraturan Walikota Surabaya No 74 Tahun 2005 tentang Penjabaran Tugas dan Fungsi Badan Arsip
dan Perpustakaan Kota Surabaya Peraturan Walikota Surabaya No 14 Tahun 2007 tentang Petunjuk
Teknis Pelaksanaan dan Pengendalian Belanja Daerah
3.5 Keputusan Walikota Surabaya Nomor 188.45/88/436.1.2/2006 tentang Kegiatan Badan Arsip dan
Perpustakaan Kota Surabaya.Undang undang RI No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
3.6 Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Paraturan Negara dan Reformasi Birokrasi No. 36 Tahun
2012 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan da Penerapan Standar Pelayanan .
3.7

Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Paraturan

Negara dan Reformasi Birokrasi No. 38

Tahun 2012 tentang Pedoman Penilaian Kinerja Unit Pelayanan Publik

4. DEFINISI
4.1 Perbaikan

: kegiatan yang dilakukan untuk memperbaiki inventaris yang mengalami kerusakan agar dapat
berfungsi seperti sedia kala dan dapat menunjang kegiatan operasional

4.2 Pemeliharaan

: kegiatan perawatan terhadap inventaris yang dilakukan rutin berdasarkan Jadwal

Pemeliharaan, walaupun inventaris tersebut tidak mengalami kerusakan

4.3 Perbaikan internal

: perbaikan yang dilakukan oleh petugas internal Badan Arsip dan Perpustakaan

4.4 Perbaikan eksternal : perbaikan yang dilakukan oleh pihak ketiga di luar Badan Arsip dan Perpustakaan
4.5 Inventaris

: asset yang berupa kendaraan dinas, komputer, AC, mesin fotocopy, dll yang dimiliki oleh
Badan Arsip dan Perpustakaan

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

Standard Operating Procedure

Pengelolaan Sarana dan Prasarana
4.6 Lingkungan kerja

No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

: SOP-SEKR-11
: 00
: 2 Januari 2013
: 2 dari 4

: kondisi tempat kerja yang memadai, dipelihara untuk menjamin efektifitas pelaksanaan kerja
yang baik.

4.7 Keamanan kerja

: kondisi tempat kerja yang terlindung atau dijamin keamanannya dari segala gangguan baik
secara fisik maupun gangguan lainnya.

4.8 Kendaraan Dinas

: alat transportasi berupa kendaraan roda 2 (dua) maupun roda 4 (empat) yang digunakan
untuk menjalankan tugas-tugas opersional sehari-hari.

4.9 Gedung

: bangunan beserta kelengkapannya yang ditempati untuk bekerja oleh sekelompok orang
dalam suatu instansi.

5. KETENTUAN UMUM
Inventaris di Badan Arsip dan Perpustakaan (elektronik) terdiri dari :
5.1

Kendaraan Dinas di Badan Arsip dan Perpustakaan terdiri dari :

a. Mobil Dinas Kepala Badan
b. Mobil roda 4 operasional
c. Mobil Box
d. Bis Keliling
e. Sepeda Motor roda 2 operasional

5.2

Komputer (PC)

5.3

Mesin Fotocopy

5.4

Genset

5.5

Lift

6. PENANGGUNG JAWAB

6.1 Kasubag Umum dan Kepegawaian bertanggung jawab dalam menjamin mengkoordinir berjalannya kegiatan
identifikasi, pemeliharaan dan perbaikan inventaris Badan Arsip dan Perpustakaan

6.2 Sekretaris bertanggungjawab memverifikasi kegiatan pengelolaan sarana prasarana yang dilaksanakan.
6.3 Kepala Badan Arsip dan Perpustakaan bertanggungjawab memverifikasi semua kegiatan dan
mengalokasikan sumber daya yang ada untuk mendukung kegiatan yang sudah direncanakan
7. URAIAN PROSEDUR
7.1 Identifikasi Inventaris
7.1.1

Subbag Umum dan Kepegawaian bertanggungjawab untuk mengidentifikasi seluruh inventaris yang ada di
Badan Arsip dan Perpustakaan

7.1.2

Fungsi pemegang barang menyusun Kartu Inventaris Barang (KIB) yang terdiri dari :
KIB A

: untuk gedung, bangunan, tanah

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

Standard Operating Procedure

Pengelolaan Sarana dan Prasarana

7.1.3

KIB B

: untuk kendaraan dinas

KIB C

: untuk inventaris kantor

KIB D

: rekapitulasi barang

No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

: SOP-SEKR-11
: 00
: 2 Januari 2013
: 3 dari 4

Pemegang barang mengidentifikasi inventaris yang ada disetiap ruangan dengan Kartu Inventaris
Ruangan.

7.1.4

Setiap 6 (enam) bulan Pemegang Barang mengevaluasi KIB dan KIR yaitu bertujuan untuk meng-update
daftar inventaris (jumlah dan kondisinya).

7.2 Pemeliharaan & Perbaikan Inventaris

7.2.1

Kasubag Umum dan Kepegawaian membuat jadwal untuk melakukan pemeliharaan yang dituangkan
dalam formulir Jadwal Pemeliharaan Inventaris.

7.2.2

Pemeriksaan dan Pemeliharaan komputer terdiri dari :

7.2.2.1 Updating antivirus untuk mengantisipasi kehilangan soft copy materi
7.2.2.2 Check operating system
7.2.2.3 Check koneksi LAN
7.2.2.4 Check koneksi email
7.2.2.5 Check Optical Disk
7.2.2.6 Check Optical Disk Drive
7.2.2.7 Check Hardisk Storage
7.2.2.8 Check kondisi Keyboard / Mouse
7.2.2.9 Check kondisi Monitor
7.2.2.10 Check kondisi Printer

7.2.3

Pemeliharaan AC terdiri dari :

7.2.3.1 Service rutin (pencucian outdoor & indoor AC)
7.2.3.2 Pengecekan tekanan outdoor (compressor)
7.2.3.3 Pengisian freon AC

7.2.4

Pemeliharaan Mesin Fotocopy terdiri dari :

7.2.4.1 Penggantian Roll
7.2.4.2 Cleaning Drum
7.2.4.3 Cleaning seluruhnya
7.2.4.4 Penggantian Tinta

7.2.5

Jadwal Pemeliharaan ditandatangani oleh Sekretaris untuk persetujuan

7.2.6

Jadwal Pemeliharaan yang sudah disetujui didistribusikan kepada setiap Bagian / Bidang / Sub Bagian /
Sub Bidang

7.2.7

Berdasarkan jadwal yang telah ditentukan, petugas / rekanan yang ditunjuk melaksanakan pemeliharaan.

PEMERINTAH KOTA SURABAYA

BADAN ARSIP DAN PERPUSTAKAAN

LAYANAN PERPUSTAKAAN UMUM
Jl. Rungkut Asri Tengah No. 5 7 Telp./Fax : (031) 8707329
LAYANAN KEARSIPAN
Jl. Dukuh Kupang Barat I / 1B Telp. (031) 5633338 Fax. (031) 5679770

Standard Operating Procedure

Pengelolaan Sarana dan Prasarana
7.2.8

No. Dokumen
Revisi
Tanggal Terbit
Halaman

: SOP-SEKR-11
: 00
: 2 Januari 2013
: 4 dari 4

Hasil pelaksanaan pemeliharaan dibuktikan dengan mengisi tanggal dan paraf petugas pada Jadwal
Pemeliharaan

7.2.9

Apabila dalam pelaksanaan pemeliharaan ditemukan kerusakan pada inventaris, Bidang yang
bersangkutan mengajukan permintaan perbaikan ke Sekretariat dengan mencantumkan kerusakan dan
jenis perbaikan yang diinginkan secara jelas.

7.2.10 Permintaan dituliskan dalam Form Perbaikan Inventaris

7.2.11 Permintaan ditinjau oleh Kasubag Umum dan Kepegawaian, lalu diverifikasi oleh Sekretaris.
7.2.12 Petugas mengecek kerusakan :
7.2.12.1

Jika kerusakan bisa diperbaiki internal, maka akan dilaksanakan perbaikan oleh Sekretariat
dengan melakukan koordinasi bersama bidang (bila memungkinkan)

7.2.12.2

Jika kerusakan tidak bisa diperbaiki secara internal, maka diserahkan kepada rekanan

7.2.13 Hasil perbaikan internal dicatat dalam Form Perbaikan Inventaris pada kolom tanggapan dan ditandatangani
oleh personil yang memperbaiki
7.2.14 Bidang yang bersangkutan mengecek hasil perbaikan tersebut. Jika hasilnya baik maka Bidang yang
bersangkutan menandatangani sebagai bukti persetujuan atau tanda terima, jika hasil belum baik dilakukan
perbaikan kembali sampai kondisinya kembali baik
7.3 Keamanan, Kebersihan dan Lingkungan Kerja
7.3.1 Kebersihan dan perawatan gedung, lingkungan kerja, taman, halaman merupakan tanggung jawab seluruh
Sub Bidang / Bidang dan berada dibawah koordinasi Sekretariat

LAMPIRAN
8.1 Form Jadwal Pemeliharaan
8.2 Form Perbaikan Inventaris