SOP PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP

PERENCANAAN DAN PENYELENGGARAAN

UKM PUSKESMAS.
No. Dokumen : /SOP/PKM-L/I/2017
Terbitan : 01
SOP No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : Januari 2017
Halaman : 1/1
PUSKESMAS
Siti Sulatin SKM
LENDANG
NIP. 19691231 199503 1 017
NANGKA

1. Pengertian  Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip
ditempat penyimpanan (alat, ruang) yang dilakukan secara sistematis, di mana arsip
disusun secara teratur, menurut proses, metode, menggunakan alat-alat tertentu
menurut format arsip.
 Pengendalian arsip puskesmas adalah: system pengelolaan dokumen/surat menyurat,
yang meliputi system penomoran maupun pengkodean dokumen terkait perencanaan
dan penyelenggaraan kegiatan UKM puskesmas.
 Dokumen ekstern aladalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan yang merupakan
acuan/referensi di dalam penyusunan perencanaan dan penyelenggaraan puskesmas.
 Dokumen/ arsip aktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi /masih
dipakai dalam kegiatan, masih disimpan di unit-unit pelayanan.
 Dokumen / arsip in aktif adalah: dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah
rendah/sudah tidak dipakai.
 Master dokumen adalah: dokumena kreditasi yang telah lengkap/telah dinomori,
disyahkan danditanda-tangani namun belum dibubuhi cap puskesmas.
 Kelompok dokumen adalah: kelompok jenis-jenis dokumen (contoh kelompok Prosedur
Kerja (PK), Instruksi Kerja (IK), dst).
 Arsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari setiap tahapan proses/
kegiatan yang telah dilaksanakan. Prosedur Pengendalian Arsip ini berlaku untuk semua
arsip yang dihasilkan/ timbul dari setiap tahapan proses/kegiatan pada semua unit UKM
Puskesmas.
 Arsip dapat berupa surat masuk atau keluar, formulir yang sudah terisi, dokumen
kegiatan yang sudah dilaksanakan, prosedur kerja yang telah kadaluarsa, disket, hard-
disk, micro film, gambar dan lain-lain

2. Tujuan Prosedur Pengendalian Arsip ini mengatur tata-cara pengelolaan dan pengendalian arsip
agar dicapai suatu kondisi kearsipan, yakni arsip senantiasa berada dalam kondisi aman,
mudah ditemukan bila diperlukan dan dimanfaatkan untuk keperluan pembuktian
efektivitas suatu kegiatan maupun untuk keperluan perbaikan-perbaikan.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Lenek No : /SK/PKM-P/I/2017 Tentang pengelolaan dan
pelaksanaan UKM Puskesmas Lendang Nangka.
4. Referensi Permenkes No.75 tahun 2014 tentang Puskesmas
5. Prosedur / a) Arsip dikelola dan dikendalikan sebaik mungkin
Langkah- b) Arsip dipastikan aman, dicegah dari kerusakan, kehilangan maupun penyalah-
langkah gunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
c) Arsip ditata dengan rapi dan diberikan kode-kode atau penomoran pada surat
menyurat sedemikian rupa sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan
dan dapat dikembalikan pada tempat semula dengan mudah setelah
digunakan.Untuk Pengkodean (coding) dokumen kelompok pelayanan :
1) Administrasi Manajemen dengan kode: A
2) Pelayanan Medik Dasar dengan kode: B
3) Pelayanan program KIA dan KB dengankode: C
4) Pelayanan Program Promosi Kesehatan (Promkes) dengankode: D
5) Pelayanan program Gizi dengankode: E
6) Pelayanan program P2P dengankode: F
 SOP PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP
PERENCANAAN DAN PENYELENGGARAAN
UKM PUSKESMAS.
No. Dokumen : /SOP/PKM-L/I/2017
Terbitan : 01
SOP No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : Januari 2017
Halaman : 2/1
PUSKESMAS
Siti Sulatin SKM
LENDANG
NIP. 19691231 199503 1 017
NANGKA

7) Pelayanan program Kesehatan Lingkungan (kesling) dengankode: G

8) Prosedur pelayanan / kerjadisingkat: PK
9) Instruksi kerja disingkat: IK
10) Daftar tilik disingkat: Dt
11) Kerangka acuan disingkat: KA
12) Surat keputusan disingkat: SK
13) Kebijakan disingkat: Kb
14) Dokumen eksternal disingkat: Dek

Untuk Sistem penomoran :

1) Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Dinas Kesehatan Kota.
2) Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok pelayanan
masing-masing disesuaikan dengan system pengkodean yang
telahditentukan.
3) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean.
4) Urutan penomoran meliputi : kodepelayanan, kodedokumen, bulan, tahun
dan nomor urut
Contoh: C/PK/IV/13/002

C Kode KIA dan KB

PK ProsedurKerja
IV Bulan April
13 Tahun 2013
002 Nomor urut prosedur

d) Setiap Unit harus menunjuk petugas pengelola Pengendalian Arsip untuk

mengelola dan mengendalikan arsip-arsip yang ada pada Unit tersebut.
e) Petugas pengelola/pengendalian Pengendalian Arsip dibekali pelatihan
Pengendalian Arsip yang diperlukan.
f) Petugas pengelola/pengendali Pengendalian Arsip bertanggung jawab langsung
kepada Koordinator Unit
g) Setiap Unit wajib mempunyai log book untuk mencatat/membukukan semua
arsip yang masuk dan log book untuk mencatat/membukukan semua arsip yang
keluar
h) Setiap dokumen/surat masuk yang belum menjadi arsip harus diberi disposisi
oleh pejabat yang dituju sebelum didistribusikan kepada pihak-pihak terkait/yang
berkepentingan.
i) Setiap pendistribusian suatu arsip wajib dicatat dalam log book/buku eksepedisi
sehingga setiap arsip yang didistribusikan dapat ditelusuri dengan mudah dan
cepat.
j) Dokumen/surat yang belum selesai dilaksanakan dan masih memerlukan
disposisi/tindak lanjut harus dipisahkan pada tempat khusus yang diberi nama
PENDING FILE
k) Pending file merupakan tangung jawab langsung Koordinator Unit/personil yang
dituju
 SOP PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP
PERENCANAAN DAN PENYELENGGARAAN
UKM PUSKESMAS.
No. Dokumen : /SOP/PKM-L/I/2017
Terbitan : 01
SOP No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : Januari 2017
Halaman : 3/1
PUSKESMAS
Siti Sulatin SKM
LENDANG
NIP. 19691231 199503 1 017
NANGKA

l) Setiap arsip yang dikeluarkan dari tempat penyimpanannya untuk berbagai

keperluan harus di catat dalam buku peminjaman arsip .
m) Arsip yang dikeluarkan/dipinjam harus dipastikan dikembalikan ke tempatnya
semula.
n) Penyimpanan/pengeluaran/peminjaman untuk pemakaian harus
dikoordinasikan/diatur oleh pengelola arsip.
o) Arsip-arsip yang telah lewat masa retensi dapat dipisahkan pada tempat khusus
bila dipandang perlu.
p) Arsip-arsip yang telah kedaluarsa dan akan dihancurkan, maka sebelum
dihancurkan harus mendapat persetujuan minimal dari Koordinator Unit
q) Setiap penghancuran arsip harus dilengkapi dengan berita acara singkat yang
berisi keterangan tentang arsip yang dihancurkan, tanggal penghancuran/siapa
yang menghancurkan dan bagaimana arsip tersebut dihancurkan.
r) Masa retensi/waktu penyimpanan setiap arsip ditentukan masing-masing
Koordinator Unit, berdasarkan kesepakatan/keperluan. Kecuali arsip-arsip yang
menyangkut masalah keuangan /hukum disimpan sesuai ketentuan undang-
undang yakni minimal selama sepuluh tahun. Bila masa retensi tidak ditetapkan
secara spesifik sesuai keperluannya dianggap masa retensi arsip adalah 3 tahun.
DIAGRAM ALUR
 SOP PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP
PERENCANAAN DAN PENYELENGGARAAN
UKM PUSKESMAS.
No. Dokumen : /SOP/PKM-L/I/2017
Terbitan : 01
SOP No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : Januari 2017
Halaman : 4/1
PUSKESMAS
Siti Sulatin SKM
LENDANG
NIP. 19691231 199503 1 017
NANGKA

Koordinator Unit menunjuk petugas pengelola Arsip

Pengelola arsip:
Mendapat pengetahuan pengelolaan Arsip .
bertanggung jawab kepada koordinator unit

Arsip dipastikan aman, dicegah dari kerusakan,

kehilangan maupun penyalah -gunaan oleh pihak-
pihak yang tidak berhak.

Arsip dibedakan menurut jenisnya

Arsip aktif
Arsip tidak aktif
Arsip pending

Pedoman
Arsip diberi identitas dan dikelompokkan sehingga
klasiikasi arsip
mudah dalam menemukan dan mengembalikan

Form. Daftar Arsip

Pengelola Arsip mengisi formulir daftar arsip

Buku arsip masuk

Pengelola Pengendalian arsip membuat
-buku arsip masuk untuk mencatat semua arsip Buku arsip keluar
yang masuk
Buku distribusi arsip
-buku arsip keluar untuk mencatat semua arsip yang
Buku peminjaman
keluar arsip
-buku distribusi arsip untuk mencatat distribusi
-buku peminjaman arsip untuk mencatat arsip yang
dipinjam

Setiap arsip yang masuk dan keluar harus diketahui

oleh koordinator unit

Masa simpan setiap arsip ditentukan Koordinator

Unit, berdasarkan kesepakatan/keperluan.

Arsip lewat masa

simpan, Tidak dipisahkan pada tempat khusus
Dimusnahkan?

Ya

Berita acara Dimusnahkan dengan cara dibakar , dengan

Pemusnahan Arsip
persetujuan minimal dari Koordinator Unit

6. Unit Terkait Program UKM Esesnsial dan Program UKM pengembangan (Kepala puskesmas, ,
Perawat, Bidan, Analis Kesehatan, Nutrisionis, Sanitarian)
 SOP PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP
PERENCANAAN DAN PENYELENGGARAAN
UKM PUSKESMAS.
No. Dokumen : /SOP/PKM-L/I/2017
Terbitan : 01
SOP No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : Januari 2017
Halaman : 5/1
PUSKESMAS
Siti Sulatin SKM
LENDANG
NIP. 19691231 199503 1 017
NANGKA
 SOP PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN ARSIP
PERENCANAAN DAN PENYELENGGARAAN
UKM PUSKESMAS.
No. Dokumen : /SOP/PKM-L/I/2017
Terbitan : 01
SOP No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : Januari 2017
Halaman : 6/1
PUSKESMAS
Siti Sulatin SKM
LENDANG
NIP. 19691231 199503 1 017
NANGKA