Nomor SOP SOP-001/MR/PKM JALAN GEDANG/2016

Tanggal Pembuatan 15 Mei 2016

Tanggal Revisi -
Tanggal Efektif 18 Mei 2016
Disahkan oleh Kepala
Puskesmas Jalan Gedang

PEMERINTAH KOTA BENGKULU

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS JALAN GEDANG dr. H. Budi Sasongko
NIP. 19690612 200112 1 002
Jl. Pangeran Natadirja KM 7 Kelurahan Jalan Gedang Kota Bengkulu Telp. (0736) 347930
Judul SOP Pengendalian Dokumen Internal

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA

1. UU No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan 1. Memahami peraturan perundangan terkait dengan Standard Operating
2. Keputusan Menteri Kesehatan No. 128 tahun 2009 tentang Kebijakan Dasar Procedure (SOP)
Puskesmas 2. Memahami proses - proses pembuatan dan pengendalian dokumen
3. Undang-Undang Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran 3. Pernah mengikuti pelatihan tentang pembuatan dokumen
4. Undang-Undang Nomor 13 tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Ibadah
Haji
5. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 442 tahun 2009 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Kesehatan Haji Indonesia
6. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
7. ISO 9001:2008 Klausul 4.2.3 Pengendalian Dokumen
KETERKAITAN PERALATAN/ PERLENGKAPAN
1. Komputer dengan aplikasi office 5. Form Matriks Distribusi Dokumen
2. Peralatan Alat Tulis Kantor 6. Form Daftar Distribusi Dokumen
3. Form Usulan Pembuatan/ 7. Bantex folder/ lemari dokumen
Perubahan Dokumen 8. Stempel : TERKENDALI , TIDAK
4. Form Daftar Induk Dokumen TERKENDALI , KADALUARSA
PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN
Semua dokumen yang dipersyaratkan Sistem Manajemen Mutu dan berlaku di 1. Usulan Pembuatan/ Perubahan 3. Matriks Distribusi Dokumen
internal Puskesmas wajib dikendalikan. Dokumen 4. Daftar Distribusi Dokumen
2. Daftar Induk Dokumen

Pelaksana Mutu Baku

No. Kegiatan Kepala PJ MR Kepala Document Kelengkapan Waktu Output Keterangan
Area ISO 9001 Puskesmas Control

1 Mengidentifikasi Daftar induk dokumen 1 hari Identifikasi

kebutuhan dokumen baru
/ perubahan
2 Melakukan review Form usulan 1 hari Usulan Peninjauan Dokumen minimal 1
dokumen, jika diperlukan pembuatan/ pembuatan/ kali dalam setahun
mengusulkan dokumen perubahan dokumen perubahan
baru / perubahan dokumen
3 Menerima & review Draft dokumen 60 menit Penerimaan
usulan pembuatan/ usulan
perubahan dokumen
4 Pembuatan draft Draft dokumen 2 hari Draft dokumen 1. PermenpanRB No. 35 Tahun
dokumen sesuai standar 2012
2. Intruksi kerja penomoran
dokumen
D Mengajukan pengesahan Draft Dokumen 30 menit Draft dokumen
dokumen
6 Mereview dan Draft Dokumen 1 hari Pengesahan /
mengesahkan dokumen revisi draft
sesuai kebutuhan proses dokumen
Tdk

7 Menyerahkan dokumen yg Dokumen final 15 menit Dokumen final

disetujui untuk dikendali- Ya
kan & didistribusikan
8 Memperbarui daftar Induk Daftar induk dokumen 15 menit Revisi daftar
dokumen induk dokumen

1
No. Kegiatan Pelaksana Mutu Baku Keterangan

9 Menggandakan dan Final dokumen 60 menit Dokumen

memberikan status terkendali
dokumen yang digandakan
dengan memberikan
stempel TERKENDALI
pada setiap lembar
dokumen
10 Mendistribusikan Final Dokumen 1 hari Daftar distribusi, Untuk dokumen copy yang akan
dokumen yang (dokumen terkendali) matriks distribusi diberikan Kepada pihak eksternal
berstempel TERKENDALI Puskesmas maka harus diberikan
kepada personel terkait Stempel TIDAK TERKENDALI
11 Menarik dokumen lama Daftar Distribusi ; 1 hari Daftar dokumen Untuk dokumen asli berikan
yang sudah dilakukan Dokumen Revisi Lama kadaluarsa Stempel KADALUARSA lalu
perubahan (kadaluarsa) simpan sedangkan dokumen copy
bisa langsung dimusnahkan dengan
cara dicoret atau disobek
12 Menyimpan dokumen Daftar dokumen 1 hari Daftar dokumen masa simpan kadaluarsa disimpan
kadaluarsa sesuai kadaluarsa kadaluarsa sesuai ketentuan sbb:
kebutuhan. 1. untuk tujuan hukum dan
pengetahuan: 1 tahun
2. selain tersebut diatas : 6 bulan