MENGELOLA SURAT KELUAR

No. Dokumen: SOP/12/KEPEG/ABS I

SOP No.Revisi
Tanggal 20 Pebruari 2017
Halaman 1/2

drg Ni Nym, Rai Sukadani,MM

NIP. 196412022003122003
PUSKESMAS
ABIANSEMAL I

1.Pengertian Mengelola Surat Keluar adalah pembuatan surat sejak dikonsep, dikoreksi Kepala
Puskesmas sampai ke alamat yang dituju

2.Tujuan sebagai panduan / acuan langkah – langkah kerja bagi petugas umum dalam
melakukan kegiatan umum diruangan

3. Kebijakan SK Kepala UPT. Puskesmas Abiansemal I No.13 / 18.1 / II /ABS I /2017

tentang : Pengelola Kepegawaian
4.Prosedur Alat dan Bahan
- Alat tulis
- Printer
- Kertas F4
5.Langkah-langkah 1. Membuat konsep surat sesuai keperluan
2. Mengkonsulkan ke Ka TU untuk dilanjutkan kepada kepala Puskesmas agar
dikoreksi
3. Mengetik surat sesuai koreksi pimpinan dan diberi nomor
4. Memiinta tanda tangan pengesahan kepala Puskesmas
5. Mencatat di Buku Agenda Surat Keluar
6. Mengirim surat sesuai alamat yang dituju dengan bawa buku expedisi sebagai
bukti surat sudah sampai
6.Bagan alir
Membuat konsep surat

Mengkonsultasikan ke Ka. Tu.

diteruskan ke Kepala Puskesmas
untuk dikoreksi

Mengetik surat sesuai koreksi

pimpinan

Meminta tanda tangan pengesahan

kepala puskesmas

Mencatat di buku agenda surat

keluar

Mengirim surat sesuai alamat yang

dituju dengan membawa buku
expedisi

7.Hal-hal yang perlu Pastikan informasi surat sudah disampaikan dalam waktu 1 x 24 jam
diperhatikan
8.Unit terkait - Puskesmas
- Pustu
9.Dokumen terkait Surat masuk
10. Rekaman Histori
perubahan No Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai diberlakukan
 SURAT KELUAR

No.Dokumen 112/Um/2020
No.Revisi 02
SOP Tanggal
2020
Terbit
Halaman 1/4
drg. Ni Nyoman Rai Sukadani, M
PUSKESMAS ABIANSEMAL I NIP.196410022003122003

Surat keluar adalah semua surat atau dokumen yang dikeluarkan oleh
1. Pengertian
Puskesmas
Sebagai pedoman agar pengadministrasiansurat keluar berjalan dengan tertib
2. Tujuan
dan terdokumentasi dengan baik
Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Abiansemal I Nomor
3. Kebijakan
08/II/Pusk.AbsI/I/2020 tentang Komunikasi dan Koordinasi
1. Perbub Badung no. 48 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Pemerintah Kabupaten Badung
4. Referensi
2. Permenkes Nomor 44 Tahun 2016 tentang Manajemen Puskesmas
3. Pedoman Manual Mutu UPTD Puskesmas Abiansemal I
A. Persiapan Alat dan Bahan
 Buku Agenda Surat Keluar
 Alat Tulis
 Kompuer
 Printer
 Kertas A4 / F4
5. Prosedur/  Buku Ekspedisi Surat
Langkah-
Langkah B. Petugas yang melaksanakan
 Administrasi Umum dan Kearsipan
 Ka. Sub. Bag. Tata Usaha
 Kepala Puskesmas
 Pelaksana Program atau Instansi Terkait ( Lintas Sektor )
C. Langkah - Langkah
 Petugas menyiapkan draft surat keluar
 Petugas mencatat nomor surat keluar dalam buku agenda surat keluar
 Petugas mengkonsultasikan draft surat keluar kepada Ka. Sub. Bag.
Tata Usaha termasuk tata naskah surat tersebut
 Petugas melakukan pengetikan sesuai dengan hasil konsultasi
dengan Ka. Sub. Bag. Tata Usaha
 Ka Sub. Bag Tata Usaha menelaah surat keluar tesebut. Jika masih
terdapat kesalahan dalam  penulisan surat keluar tersebut, Ka Sub.
Bag Tata Usaha mengembalikan kepada petugas administrasi.
Namun jika tidak terdapat kesalahan, Ka Subag TU memberikan paraf
pada lembar surat keluar tersebut dan menyampaikannya kepada
Kepala Puskesmas.
 Petugas mencetak surat keluar sesuai dengan jumlah yang akan
dipergunakan
 Petugas menyerahkan surat keluar tersebut kepada Ka. Sub. Bag.
Tata Usaha untuk memberikan paraf pada lembar surat tersebut
 Petugas menyerahkan surat tersebut kepada Kepala Puskesmas
untuk ditanda tangani
 Kepala Puskesmas memberikan tanda tangan pada lembar surat
keluar tersebut
 Petugas mengambil surat yang telah ditanda tangani oleh Kepala
Puskesmas
 Petugas memproses surat untuk kemudian di stempel / di cap
 Petugas memasukan surat ke dalam amplop yang telah dituliskan
alamat yang di tuju dan juga d bubuhi stempel / cap di bagian
belakang amplop
 Petugas mendistribusikan surat tersebut sesuai dengan alamat yang
dituju dengan membawa buku ekspedisi penerimaan surat keluar
tersebut
 Petugas menyimpan salinan surat tersebut untuk digunakan sebagai
arsip
 Draf Surat Keluar

mengkonsultasikan draft surat keluar kepada Ka. Sub. Bag. Tata Usaha

Mengetik surat keluar

Mencetak surat keluar

Menyerahkan kepada Ka. Sub. Bag. Tata Usaha

Ka Sub. Bag Tata Usaha menelaah isi dan tata

naskah surat keluar

B S
e al
n a
Ka. Sub. Bag. Tata Mengembalikan surat pada petugas
6. Bagan Alir
Usaha memberi paraf agar dapat diperbaiki sesuai dengan
agar bisa ditanda hasil telaah yang benar dan
tangani oleh Kepala menyerahkan kembali perbaikan surat
Puskesmas kepada Ka. Sub. Bag. Tata Usaha

Kepala Puskesmas Menandatangani surat keluar

surat di stempel / di cap memasukan surat ke dalam amplop

yang telah dituliskan alamat yang di tuju dan juga d bubuhi
stempel / cap di bagian belakang amplop

mendistribusikan surat tersebut sesuai dengan alamat yang dituju

dengan membawa buku ekspedisi penerimaan surat keluar

menyimpan salinan surat tersebut

Selesai
untuk digunakan sebagai arsip
7. Hal-hal yang Pastikan informasi surat sudah disampaikan dalam waktu 2 x 24 jam
perlu
diperhatikan
8. Unit terkait Semua Unit / Instansi
1. Surat Keluar
10. Dokumen
2. Buku Agenda Surat Keluar
terkait
3. Buku Ekspedisi Surat

No. Yang Diubah Isi Perubahan Tanggal Mulai Diberlakukan

1 Judul Judul 05 Maret 2020

2 Pengertian Pengertian
11. Rekaman 3 Tujuan Tujuan
historis 4 Kebijakan Kebijakan
perubahan 5 Referensi Referensi
Prosedur / Prosedur /
langkah – langkah –
6 langkah langkah
7 Bagan Alir Bagan Alir
8 Dokumen Dokumen
terkait terkait