PENDOKUMENTASIAN DATA PEGAWAI

No. Dokumen: No. Revisi: Halaman

00 1 / 2

Tanggal Terbit: Ditetapkan oleh:

Direktur RS Bukit Asam Medika,
SPO
dr. Pramadhya Bachtiar, M.Kes.

PENGERTIAN Pendokumentasian Data Pegawai adalah proses mengumpulkan,

menyimpan, mengelola dan mmvalidasi data pegawai dalam bentuk
catatan-catatan formal yang tercetak (hard copy) ataupun elektronik (soft
copy)

TUJUAN 1. Menyimpan data kepegawaian secara sistematis sehingga

memudahkan penemuan kembali pada saat data diperlukan
2. Mendapatkan informasi sumber daya insani yang tepat waktu, akurat
dan lengkap
3. Memiliki track record pegawai dari proses awal masuk melalui proses
rekrutmen dan seleksi sampai dengan pensiun

KEBIJAKAN 1. Undang-undang No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit

2. Undang-undang No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan
3. SK Direktur RSBAM No. 001 /LAY.K/Int.0101.01/XII/2015 Tentang
Kebijakan Umum Pelayanan Rumah Sakit Bukit Asam Medika.

PROSEDUR 1. File pegawai merupakan dokumen resmi milik rumah sakit sebagai
bentuk informasi yang sah dan valid atas keberadaan pegawai tersebut
sebagai penerima kerja.
2. Setiap file pegawai harus didokumentasikan sesuai sistem
pendokumentasian file pegawai.
3. Setiap catatan mengenai pegawai (medis, keperawatan, penunjang
medis dan non medis) harus disimpan di file pegawai sebagai bentuk
perjalanan pegawai.
4. Setiap pegawai yang bekerja di Rumah Sakit yang membutuhkan
kualifikasi dan kompetensi dari instansi yang berwenang, maka
dokumen resmi menjadi milik rumah sakit.
5. Sistem pendokumentasian file pegawai dibagi menjadi 4 bagian :
5.1.Sumber Informasi Permanen
o Surat Lamaran Kerja
o Data Edukasional
o Hasil Psikotest
o Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai Tetap
5.2.Sumber Informasi yang mengalami Perubahan
o Perubahan Status Pegawai
o Riwayat Pekerjaan (mutasi, promosi, demosi)
 PENDOKUMENTASIAN DATA PEGAWAI

No. Dokumen: No. Revisi: Halaman

00 2 / 2

o STR/SIP / SIPP dan sejenisnya

5.3.Sumber Informasi Pelatihan dan Pengembangan
o Sertifikat Pelatihan
5.4.Sumber Informasi Prestasi Kerja
o Hasil Penilaian Kinerja
o Penghargaan
o Tindakan indisipliner

UNIT TERKAIT 1. SDM dan Umum

2. Manajemen RSBAM