Yayasan Pengabdi Untuk Sesama Manusia

RUMAH SAKIT SANTO VINCENTIUS

Jl P. Diponegoro No. 5 Singkawang 79123
Telepon: (0562) 631008, 636768, Fax: 633881, e-mail: rs_vincentius@yahoo.com

STANDAR PENGELOLAAN FILE PEGAWAI

Nomor Dok: ADM-1.1.5.1.2.04 No. Rev: 2 Page: 1of 3

Disahkan oleh:
Direktur,
Tanggal Terbit: 17 Maret 2016
STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL Dr Husin Basir, M. Mc, M. Kes
File Pegawai adalah dokumen dan catatan tentang karyawan yang
PENGERTIAN:
berisikan antara lain: Surat lamaran kerja, ijasah, sertifikat/penghargaan,
akte kelahiran (suami/istri/anak), surat keterangan pengalaman kerja,
catatan sakit, ijin, cuti (tahunan dan besar), identitas diri, SK-SK
(pengangkatan, mutasi, rotasi, peringatan), catatan hasil seleksi (hasil test
kemampuan, wawancara, uji kesehatan), tanggal mulai kerja dan hasil
evaluasi di RS. Santo Vincentius.
TUJUAN: 1. Memastikan bahwa semua karyawan mempunyai file yang lengkap
2. Sebagai alat untuk memantau kinerja karyawan
3. Untuk memudahkan system pembinaan, pengembangan dan
penggunaan karyawan termasuk penempatan dan pengangkatan.

KEBIJAKAN 1. Setiap karyawan harus mempunyai file kepegawaian yang lengkap dan
tersimpan dalam satu berkas yang sama untuk masing-masing pegawai
pada map Snilekter Model Foolscap Ret. No. 100;
2. Semua file pegawai harus tersimpan dalam satu Filing Cabinet yang
ditempatkan di kantor Bagian Administrasi pada Sub Bagian
Kepegawaian.
3. Penggunaan file pegawai oleh Bagia atau pihak yang berkepentingan
harus dengan persetujuan Kepala Sub Bagian Kepegawaian;
4. Filing Cabinet untuk file kepegawaian harus selalau dalam keadaan
terkunci, karena semua catatan dan dokumen kepegawaiana adalah
bersifat rahasia..
PROSEDUR 1. File untuk masing-masing pegawai disusun berdasarkan jenis pekerjaan
bagi pegawai honorer sedangkan untuk pegawai tetap (diangkat dengan
SK) berdasarkan urutan Nomor Induk Karyawan (NIK)
2. Struktur file pegawai disusun dengan urutan sebagai berikut:
2.1. Identitas diri (KTP),
2.2. Pas Photo 4 x 6 cm)
2.3. Surat lamaran kerja
2.4. Ijasah, sertipikat-sertipikat dan penghargaan
2.5. SK-SK (Pengangkatan, Mutasi, Rotasi, Peringatan/teguran)
2.6. Surat Keterangan (SK pemberhentian dan pengalaman kerja)
2.7. Daftar hasil evaluasi kinerja (DP-3) dan penilaian lainya
2.8. Surat/Akte Nikah, akte kelahiran (suami/istri, dan anak)
2.9. Catat Proses Seleksi, penerimaan, penempatan dan pengembangan
2.10. Surat-surat pernyataan, surat perjanjian kerja dll
 STANDAR PENGELOLAAN FILE PEGAWAI

Nomor Dok: ADM-1.1.5.1.2.04 No. Rev: 1 Page: 2of 3

Tanggal Terbit: 17 Maret 2016

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
2. Untuk memberikan kemudahan kepada Kepala Unit/Bagian dan
Instalasi memantau dan memberikan catatan peristiwa pada masing-
masing personal yang menjadi tanggungjawabnya secara lengsung,
maka diberikan dublikasi dalam bentuk buku Catatan Kinerja
Karyawan yang disimpan pada unit/bagian masing-masing.
3. Penambahan jumlah lembar dan catatan pada file pegawai harus
berdasarkan legal formal, yakni berdasarkan catatan/laporan dari atasan
karyawan yang bersangkutan atau atas keputusan pejabat yang lebih
tinggi dan diketahui oleh pegawai yang bersangkutan (dalam bentuk
tanda tangan)
4. Bila file belum lengkap Kepala Urusan Kepegawaian harus meminta
kepada pegawai yang bersangkutan untuk melengkapinya, baik secara
langsung maupun melalui Kepala Unit/Kepala Bagian atau Kepala
Instalasi dimana karyawan tersebut ditempatkan.
5. Monitoring kelengkapan file pegawai disusun oleh Sub Bagian
Kepegawaian harus sesuai dengan daftar sebagaimana terlampir pada
halam 3 (tiga) di bawah ini.
6. Bilamana file pegawai akan digunakan, maka petugas yang ditunjuk
sebagai pemegang kunci filling cabinet harus memberi catatan
”dipinjam” pada lokasi file yang diambil tersebut
7. File pegawai yang dipinjam hanya diberikan waktu selama 1 hari
kecuali bila terjadi kasus luar biasa dan masih dalam proses
penyelesaian.
8. Setiap peminjaman lebih dari 1 (satu) hari harus dicatat dalam Form
Peminjaman, ditanda tangani peminjman dan yang meminjamkan pada
tanggal peminjaman dan pada saat dikembalikan.
 STANDAR PENGELOLAAN FILE PEGAWAI

Nomor Dok: ADM-1.1.5.1.2.04 No. Rev: 2 Page: 3 of 3

Tanggal Terbit: 17 Maret 2016

STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
MONITORING KELENGKAPAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN

No NAMA DOKUMEN Y/T KETERANGAN

1 Surat Lamaran Kerja
2 Daftar Riwayat Hidup
3 Photo Copy KTP
4 Pas Photo
5 Photo Copy Ijazah legalisir
6 Transkip Nilai legalisir (Profesi)
7 STR (Profesi)
8 Surat Izin Kerja Profesi (SIP/SIK)
9 Sertifikat:
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
9.6
9.7
9.8
9.9
9.10
9.11
9.12
10 Surat Panggilan Kerja
11 Data Personalia
12 Hasil TestTertulis
13 Hasil Wawancara
14 Hasil Uji Kesehatan
15 Surat Keterangan
16 Surat Penugasan (SPK & RKK)
17 DP3
18 Surat Perjanjian Kerja
19 SK-SK (Yayasan)
20 SK Pengangkatan/Penunjukan Jabatan
21 Surat Tugas
22 Surat Cuti (Form Catatan Cuti)
23
24
25