……RUMAH SAKIT CITRA HUSADA

Jl. Dharma Bakti No. 45 C Nanga Pinoh

Telp ( 0568 ) 22355 – Fax. ( 0568 ) 21645
Email : rscitrahusadangp@gmail.com
MELAWI - KALBAR

STANDAR PENGELOLAAN FILE PEGAWAI

Nomor Dok: No. Rev: 2 Page: 1of 3

Disahkan oleh:
Direktur,
Tanggal Terbit: Januari 2016
STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL Dr. Santoso Thjin, M.Si

PENGERTIAN: File Pegawai adalah dokumen dan catatan tentang karyawan yang
berisikan antara lain: Surat lamaran kerja, ijasah, sertifikat/penghargaan,
KK,surat/aktr nikah, akte kelahiran (suami/istri/anak), surat keterangan
pengalaman kerja, catatan sakit, ijin, cuti (tahunan dan besar), identitas
diri, SK-SK (pengangkatan, mutasi, rotasi, peringatan), catatan hasil
seleksi (hasil test kemampuan, wawancara, uji kesehatan), tanggal mulai
kerja dan hasil evaluasi di RS. Citra Husada.

TUJUAN: 1. Memastikan bahwa semua karyawan mempunyai file yang lengkap

2. Sebagai alat untuk memantau kinerja karyawan
3. Untuk memudahkan system pembinaan, pengembangan dan
penggunaan karyawan termasuk penempatan dan pengangkatan.

KEBIJAKAN 1. Setiap karyawan harus mempunyai file kepegawaian yang lengkap dan
tersimpan dalam satu berkas yang sama untuk masing-masing pegawai
pada map Snilekter Model Foolscap Ret. No. 100;
2. Semua file pegawai harus tersimpan dalam satu Filing Cabinet yang
ditempatkan di kantor Bagian Administrasi pada Sub Bagian
Kepegawaian.
3. Penggunaan file pegawai oleh Bagian atau pihak yang berkepentingan
harus dengan persetujuan Kepala Sub Bagian Kepegawaian;
4. Filing Cabinet untuk file kepegawaian harus selalu dalam keadaan
terkunci, karena semua catatan dan dokumen kepegawaian adalah
bersifat rahasia..

PROSEDUR 1. File untuk masing-masing pegawai disusun berdasarkan jenis pekerjaan

bagi pegawai Kontrak sedangkan untuk pegawai tetap (diangkat dengan
SK) berdasarkan urutan Nomor Induk Karyawan (NIK)
2. Struktur file pegawai disusun dengan urutan sebagai berikut:
2.1. Identitas diri (KTP),
2.2. Pas Photo 4 x 6 cm)
 STANDAR PENGELOLAAN FILE PEGAWAI

Nomor Dok: ADM-1.1.5.1.2.04 No. Rev: 1 Page: 2of 3

Disahkan oleh:
Direktur,
Tanggal Terbit: Januari 2016
STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL Dr. Santoso Thjin, M.Si
2.3. Surat lamaran kerja
PROSEDUR
2.4. Ijasah, sertipikat-sertipikat dan penghargaan
2.5. SK-SK (Pengangkatan, Mutasi, Rotasi, Peringatan/teguran)
2.6. Surat Keterangan (SK pemberhentian dan pengalaman kerja)
2.7. Daftar hasil evaluasi kinerja dan penilaian lainya
2.8. KK/Surat/Akte Nikah, akte kelahiran (suami/istri, dan anak)
2.9. Catat Proses Seleksi, penerimaan, penempatan dan pengembangan
2.10. Surat-surat pernyataan, surat perjanjian kerja dll
3. Untuk memberikan kemudahan kepada Kepala Unit/Bagian dan
Instalasi memantau dan memberikan catatan peristiwa pada masing-
masing personal yang menjadi tanggungjawabnya secara langsung,
maka diberikan dublikasi dalam bentuk buku Catatan Kinerja Karyawan
yang disimpan pada unit/bagian masing-masing.
4. Penambahan jumlah lembar dan catatan pada file pegawai harus
berdasarkan legal formal, yakni berdasarkan catatan/laporan dari atasan
karyawan yang bersangkutan atau atas keputusan pejabat yang lebih
tinggi dan diketahui oleh pegawai yang bersangkutan (dalam bentuk
tanda tangan)
5. Bila file belum lengkap Kepala Urusan Kepegawaian harus meminta
kepada pegawai yang bersangkutan untuk melengkapinya, baik secara
langsung maupun melalui Kepala Unit/Kepala Bagian atau Kepala
Instalasi dimana karyawan tersebut ditempatkan.
6. Monitoring kelengkapan file pegawai disusun oleh Sub Bagian
Kepegawaian harus sesuai dengan daftar sebagaimana terlampir pada
halaman 3 (tiga) di bawah ini.
7. Bilamana file pegawai akan digunakan, maka petugas yang ditunjuk
sebagai pemegang kunci filling cabinet harus memberi catatan
”dipinjam” pada lokasi file yang diambil tersebut
8. File pegawai yang dipinjam hanya diberikan waktu selama 1 hari
kecuali bila terjadi kasus luar biasa dan masih dalam proses
penyelesaian.
 STANDAR PENGELOLAAN FILE PEGAWAI

Nomor Dok: ADM-1.1.5.1.2.04 No. Rev: 2 Page: 3 of 3

Disahkan oleh:
Direktur,
Tanggal Terbit: Januari 2016
STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL Dr. Santoso Thjin, M.Si

MONITORING KELENGKAPAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN

No NAMA DOKUMEN Y/T KETERANGAN

Surat Lamaran Kerja
1
Daftar Riwayat Hidup
2
Photo Copy KTP
3
Pas Photo (4x6)
4
Photo Copy Ijazah, sertifikat-sertifikat dan
5
penghargaan
SK-SK (Pengangkatan, Mutasi, Rotasi,
6
Peringatan/Teguran)
Surat Keterangan (SK Pemberhentian dan
7
pengalaman kerja)
Daftar hasil evaluasi kinerja dan penilaian lainnya
8
KK/Surat/Akte Nikah, Akte Kelahiran (Suami/istri
9
dan anak)
Catatan proses seleksi, penerimaan, penempatan dan
10
pengembangan
Surat-surat pernyataan, surat perjanjian kerja dan
11
lain-lain
12

13

14

15

- - 00 - -