PERATURAN DIREKTUR UTAMA

RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH BANDUNG

Nomor : 178/PER/II.6.AU/H/2021

TENTANG
FILE  KEPEGAWAIAN
Dengan mengharap ridha Allah SWT, Direktur Utama Rumah Sakit Muhammadiyah
Bandung:
Menimbang : a. Bahwa dalam rangka penyelenggaraan managemen kepegawaian diperlukan
pengelolaan arsip pegawai berdasarkan pada suatu pola penataan dan
penyusunan arsip  file kepegawaian yang seragam dan standar.
: b. Bahwa untuk kepentingan tersebut diatas perlu disusun suatu panduan file
kepegawaian.
: c. Bahwa agar panduan tersebut mempunyai kekuatan hukum perlu ditetapkan
dengan Surat Peraturan Direktur Utama Rumah Sakit Muhammadiyah
Bandung.
Mengingat : 1. Undang – Undang No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit,
: 2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor : 77 Tahun 2015 Tentang
Pedoman Organisasi Rumah Sakit,
: 3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor :
1045/Menkes/Per/XI/2006 Tentang Pedoman Organisasi Rumah Sakit di
Lingkungan Departemen Kesehatan,
: 4. Undang – Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
: 5. Surat Keputusan Pimpinan Pusat Muhammadiyah Nomor 256/KEP/I.0/D/2019
Tentang Pengangkatan Direktur Rumah Sakit Muhammadiyah Bandung Masa
Jabatan 2019 – 2023,
: 6. Pedoman Pimpinan Pusat Muhammadiyah No. 01/PED/I.O/B/2011 tanggal 12
Juli 2011 tentang Amal Usaha Kesehatan Muhammadiyah.

MEMUTUSKAN
Menetapkan : PERATURAN DIREKTUR UTAMA TENTANG PANDUAN FILE
KEPEGAWAIAN

Pasal 1

Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan :

1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian
2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai
3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file kepegawaian yang dikeluarkan
atau dipinjam.

Pasal 2
Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Muhammadiyah Bandung berdasarkan satuan kerja
dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal pengangkatan serta nomor urut pegawai, Sehingga dengan
demikian akan memudahkan dalam pencarian file masing-masing pegawai.
 Pasal 3
Dalam pengelolaan kepegawaian, RS Muhammadiyah Bandung telah memanfaatkan Aplikasi SimRS
yang didalamnya memuat database kepegawaian.

Pasal 4
1) Dokumen Panduan File Kepegawaian sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan
Direktur Utama ini, menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan
kepegawaian.
2) Peraturan Direktur Utama ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di : Bandung
Pada Tanggal : 17 Maret 2021

Direktur Utama
Rumah Sakit Muhammadiyah Bandung

dr. M. Kautsar Boesoirie, SpM (K), MM

NIK. 68.0819.0001

LAMPIRAN
 KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA
RUMAH SAKIT MUHAMMADIYAH BANDUNG
Nomor : 178/KEP/II.6.AU/H/2021
TENTANG PANDUAN FILE KEPEGAWAIAN

PANDUAN FILE KEPEGAWAIAN

BAB I
DEFINISI

A. Latar Belakang
File pegawai adalah kumpulan data dalam bentuk dokumen resmi milik Rumah Sakit
Muhammadiyah Bandung baik itu asli maupun copyan sebagai bentuk informasi yang valid atas
keberadaan pegawai sebagai penerima kerja di Rumah sakit Muhammadiyah Bandung. File
pegawai berupa informasi pegawai tentang data pribadi pegawai, kualifikasi, riwayat pekerjaan dan
hasil evaluasi kinerja sebagai bentuk perjalanan karir pegawai.
Pendokumentasian setiap pegawai dilakukan melalui proses mengumpulkan, menyimpan,
mengelola dan update data pegawai. Pendokumentasian ini dapat berguna untuk pencarian
informasi sumber daya manusia agar diperoleh informasi yang tepat waktu, akurat dan lengkap.
Pendokumentasian file pegawai perlu distandarisasikan supaya file tersebut mudah di akses dan
informasinya valid.
Pegawai adalah orang yang telah memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan dan diangkat
oleh Direktur Utama atas persetujuan Badan Pembina Harian Rumah Sakit Muhammadiyah
Bandung (BPH RSMB).

B. Tujuan
Petunjuk teknis tata cara Penyusunan file  kepegawaian ini dimaksud sebagai pedoman bagi
pengelola dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan kepegawaian dilingkungan
Rumah Sakit Muhammadiyah Bandung, dengan tujuan :
1. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian
2. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file
3. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif dan efisien sehingga
memudahkan dalam penemuan kembali.

BAB II
RUANG LINGKUP

1. Panduan pendokumentasian file pegawai mengatur tentang mekanisme pengarsipan file

pegawai dari mulai pegawai masuk sampai pensiun.
2. Ruang lingkupnya meliputi :
a. Sarana dan pemeliharaan penataan file pegawai
b. Prosedur penataan file pegawai
c. penyusunan file pegawai
d. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai
3. Panduan pendokumentasian file pegawai merupakan panduan untuk Bagian Sumber Daya
Insani Rumah Sakit Muhammadiyah Bandung.
4. File pegawai berisi dokumen :
a. Kualifikasi pegawai yang terdiri dari lamaran kerja, STR/SIP
b. Uraian Tugas pegawai
c. RKK dan SPK bagi tenaga kesehatan
d. Riwayat pekerjaaan pegawai
e. Hasil Penilaian kinerja
f. Sertifikat pelatihan

BAB III
 TATA LAKSANA

A. Tata laksanan Pendokumentasian File pegawai

1. Bagian SDI dan Binroh menerima file lamaran dan dokumen asli pegawai yang
menyertainya dari Pelamar langsung, via pos, email atau melalui Tata Usaha
2. Lamaran dicatat dalam buku penerimaan lamaran.
3. Lamaran disimpan pada file odner dan diklasifikasi berdasarkan disiplin ilmu para
pelamar
4. Berkas-berkas lamaran dan hasil test disimpan pada map clearholder masing-masing
pegawai.
5. Pelamar yang telah dinyatakan lulus dan diterima sebagai pegawai, memiliki file masing-
masing sesuai urutan abjad.
6. Bagian Sumber Daya Insani menerima dokumen perubahan status keluarga,
pendidikan, sertifikat dan dokumen lain selama pegawai masih bekerja di Rumah
Sakit Muhammadiyah Bandung baik dokumen asli ataupun salinannya
7. Memasukan dokumen pegawai ke dalam file kepegawaian masing-masing.
8. Memasukan pembaharuan data pegawai kedalam system informasi Kepegawaian di SIM RS

B. Sistem pendokumentasian file pegawai adalah sebagai berikut :

Dokumen pegawai disimpan kedalam map clear holder dengan urutan dan susunan Isi file
Pegawai sebagai berikut :
1. Surat Lamaran Pekerjaan
a. Surat lamaran
b. Foto copy KTP
c. Persyaratan profesi (SIP, STR , SIK)
d. Surat kelakuan baik dari kepolisian
e. Foto copy ijazah terakhir dan Transkip Nilai
f. Daftar Riwayat Hidup
g. pas photo
2. Hasil Test Rekruitmen
a. Test pengetahuan agama dan pengetahuan umum.
b. Bidang profesi
c. Test Kesehatan
d. Wawancara
e. Psikotest
3. Daftar Riwayat Hidup Setelah jadi Pegawai
a. Daftar Riwayat Hidup
b. Foto Copy Ijazah Pendidikan Formal
c. Foto copy Kartu Keluarga
d. Foto copy KTP
4. Kewenangan pegawai
a. Uraian Tugas Pegawai
b. RKK dan SPK bagi tenaga Kesehatan
c. Surat Tanda Registrasi (STR)
d. SIK/SIPA/SIP
5. Riwayat Pekerjaan Pegawai
a. Kontrak Kerja THL/ On Job Training.
b. Kontrak Kerja Tahun I dan Kontrak kerja tahun II
c. SK Calon Pegawai
d. SK Pengangkatan Pegawai Tetap
e. SK Penyesuaian Ijazah
f. SK Kenaikan Gaji Berkala
g. SK Kenaikan Golongan
h. SK/Instruksi Direksi
i. SK Proposi
 j. SK Demosi
6. Sumber Informasi Kinerja
a. Hasil Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)
b. Tindakan Indisipliner/Surat Peringatan
c. Cuti tahunan, Melahirkan, Sakit dan ijin dispensasi
7. Informasi Pelatihan dan Pengembangan
a. Surat Tugas
b. Sertifikat pelatihan
c. MOU/ Pendidikan

C. Peminjaman File
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke bagian Sumber
Daya Insani bahwa dokumen yang dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas
peminjamnya dengan ketentuan peminjaman sebagai berikut :
1. Dokumen yang di pinjam hanya yang dibutuhkan saja tidak di perkenankan meminjam 1 (satu)
file secara keseluruhan.
2. Mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
3. Dokumen yang dipinjam diserahkan setelah mengisi dan menandatangani buku peminjaman,
file petugas yang ditunjuk mengambil file yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas memaraf dan mencatat
tanggal dikembalikan.

D. Penemuan Kembali File Pegawai

Keberhasilan pelaksanaan managemen  file  akan nampak dengan jelas bilamana semua
bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula dikembalikan ke tempat semua.
Karena penemuan atau pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan dalam proses penyelenggaraan
administrasi.
Menemukan kembali berarti memastikandimana suatu file yang akan dipergunakan itu
disimpan dan dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun menurut setiap sistem apa, dan
bagaimana cara mengambilnya kembali.

E. Penyusutan File
Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi dinyatakan oleh
pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia (non aktif) filenya disusutkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :
1. Penyusutan file dilakukan setelah 10 tahun lamanya dari pegawai pensiun atau resign
2. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan non aktif sebagai dasar penyusutan
3. File aktif dikeluarkan SIM RS kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file.
4. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian dimusnahkan ditempat
pembuangan sementara untuk selanjutnya akan dibawa ke tempat pembuangan akhir kepada
pihak ketiga.

BAB V
DOKUMENTASI

Dokumentasi
1. Setiap dokumen baru yang diterima SDI dan Binroh dicatat dalam buku penerimaan
dokumen baru
2. Dokumen baru dimasukkan ke dalam file pegawai masing-masing.
3. Dokumen dalam buku penerimaan dokumen baru direkap.
4. Evaluasi kelengkapan dokumen dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut
Daftar Pengecekan
No Jenis Dokumen Pengecekan

1 Sertifikat 1 tahun sekali

2 Bio Data 1 tahun sekali

3 STR,SIP 1 tahun sekali

4 RKK,SPK 1 tahun sekali

5 Verifikasi Ijazah 1 (satu) kali

BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam belas kami yang bertanda
tangan dibawah ini,

Nama              :
Jabatan           :
NIK                :
Nama             :
Jabatan           :
NIK                 :
Berdasarkan surat tugas Nomor          telah memusnahkan file pegawai sebagaimana yang
tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara ini. Pemusnahan dilakukan dengan
kerjasama dengan……………Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua
disampaikan kepada……………

Ditetapkan di : Bandung
Pada Tanggal : 17 Maret 2021

Direktur Utama
Rumah Sakit Muhammadiyah Bandung

dr. M. Kautsar Boesoirie, SpM (K), MM

NIK. 68.0819.0001