PENGELOLAAN FILE

KEPEGAWAIAN

No.Dokumen : 04/TKK/III/2023
No. Revisi : -
SOP TanggalTerbit : 07 Maret 2023
Halaman : 1/2

KLINIK MARGA HUSADA PATI dr. Raras Kantha A

Jl. P. Sudirman 77A

1.Pengertian File Kepegawaian adalah serangkaian, kumpulan surat-surat

kepegawaian yang dimiliki karyawan, baik PNS maupun Non PNS
yang disusun menjadi satu berkas kepegawaian.
2.Tujuan 1. Kerahasiaan untuk masing-masing karyawan dijamin
keamanannya dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Memudahkan Sub. Bagian Personalia, apabila sewakt-
waktu pejabat yang berwenang membutuhkan identifikasi
pegawai dapat dlihat dari file kepegawaian.
3.Kebijakan Keputusan Kepala Klinik Marga Husada Pati, Nomor :
Tentang Kebijakan Pemeliharaan Informasi Kepegawaian Klinik
Marga Husada Pati
4.Prosedur Penempatan File Kepegawaian ada beberapa hal :
1. Subag. Personalia dan Diklat mengidentifikasi seluruh
berkas file kepegawaian
2. Isi file kepegawaian adalah SK Pertama sampai SK
Terakhir, Uraian Tugas, Riwayat Pekerjaan, Hasil Evaluasi,
Catatan Pelatihan disusun dan dimasukkan dalam map
plastik.
3. Map File Kepegawaian adalah map plastik
a. Warna kuning untuk Gol. III dan IV;
b. Warna biru untuk Gol. II;
c. Warna Merah untuk Gol I;
d. Map File Kepegawaian Non PNS Warna Merah
4. Memberikan identitas dan daftar isi berkas File
Kepegawaian di setiap map
5. Menyimpan berkas/file kepegawaian diatur dan disusun
sesuai dengan abjad nama pegawai
6. Tempat penyimpanan berkas/file kepegawaian harus dalam
keadaan terkunci, kecuali apabila berkas tersebut dibutukan
untuk keperluan tertentu.
7. File kepegawaian harus siap up date data setiap saat ada
perubahan data kepegawaian secara berkelanjutan.
5.Unit Terkait 1. Subag. Personalia dan Diklat
2. Seluruh Pegawai PNS maupun Non PNS Klinik Marga
Husada Pati