PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

229/KPS5/RSON- 00 1 dari 3
RS Olahraga Nasional
SPO/X/2017

Ditetapkan oleh :
Tanggal Terbit Plt. Direktur
Standar Prosedur
Operasional
(SPO)
dr. Erni Yustisiani, MH.Kes
NIP. 19690917 200212 2 006

Pengertian Pemeliharaan informasi kepegawaian adalah proses

mengumpulkan, menyimpan, mengelola dan mevalidasi data
pegawai dalam bentuk catatan-catatan formal yang tercetak (hard
copy) ataupun elektronik (soft copy).

Tujuan 1. Menyimpan data kepegawaian secara sistematis sehingga

memudahkan penemuan kembali pada saat data diperlukan.
2. Mendapatkan informasi sumber daya manusia yang tepat
waktu, akurat dan lengkap.
3. Memiliki track record pegawai dari proses awal masuk melalui
proses rekrutmen dan seleksi sampai dengan pensiun.

Kebijakan 1. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 12

Tahun 2012 tentang Akreditasi Rumah Sakit.

Prosedur Sistem pendokumentasian file pegawai dibagi menjadi 3 bagian :

1. Data pribadi
a. CV
b. KTP
c. KK
d. Ijazah (SMA, DIII, DIV, S1,S2,S3, Profesi)
e. transkrip nilai (SMA, DIII, DIV, S1,S2,S3, Profesi)
 PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

229/KPS5/RSON- 00 2 dari 3
RS Olahraga Nasional
SPO/X/2017

f. akte kelahiran
g. KARPEG
h. TASPEN
i. BUKU NIKAH
j. KARSU/KARIS
k. kartu BPJS kesehatan
l. NPWP
m. dan lain-lain
2. Data kedinasan
a. SK CPNS
b. SK PNS (SK AWAL SAMPAI DENGAN SAAT INI)
c. SK BKN
d. SIP
e. STR
f. KARTU ANGGOTA PERHIMPUNAN PROFESI
g. SPMT
h. KEWENANGAN KLINIS
i. SKP
j. SK PENGANGKATAN
k. SK KENAIKAN GAJI BERKLA
l. SLIP GAJI
m. PAKTA INTEGRITAS
n. dan lain-lain
3. Data pelatihan
a. SERTIFIKAT PELATIHAN…………….
b. SERTIFIKAT PELATIHAN…………….
c. SERTIFIKAT PELATIHAN…………….

Bagian pelayanan pegawai :

1. Menerima dokumen asli dan arsip file kepegawaian.
2. Memasukkan file pegawai baik secara hard copy maupun soft
copy ke dalam file pegawai tersebut.
3. Memasukkan arsip file kepegawaian setiap pegawai ke dalam
arsip data pegawai yang bersangkutan sesuai ketentuan.
4. Menyerahkan arsip-arsip kepegawaian kepada pegawai yang
bersangkutan sesuai dengan ketentuan.
 PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN

Nomor Dokumen Nomor Revisi Halaman

229/KPS5/RSON- 00 3 dari 3
RS Olahraga Nasional
SPO/X/2017

5. Memberikan penjelasan kepada pegawai terkait perubahan

status kepegawaian atau riwayat pekerjaan baik promosi, rotasi
maupun demosi.
6. Meminta bukti penerimaan file/arsip kepada pegawai yang
bersangkutan apabila ada peminjaman dan atau pemberian
dokumen yang terkait kepegawaian.

Pegawai dan SDM

1. Menerima arsip kepegawaian sesuai dengan ketentuan.
2. Mendapatkan penjelasan terkait perubahan status kepegawaian.
3. Memberikan bukti tanda terima arsip kepada bagian pelayanan
pegawai.

Unit Terkait 1. Sub Bagian Sekretariat dan SDM