BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Dalam rangka tertib administrasi khususnya di bidang kepegawaian dan pengembangan

SDM salah satu hal yang dilakukan adalah menertibkan pengelolaan tata naskah yang membuat
tentang berbagai informasi yang dibutuhkan terkait seluruh staf yang bekerja di RSU Mtira
Medika Medan. Penyusunan tata naskah ini dilakukan dimulai sejak staf tersebut masuk ke
rumah sakit dan seluruh perkembangan staf tersebut selama bekerja di RSU Mitra Medika
Medan yang disusun per staf.
Tujuan lain penyusunan file kepegawaian ini adalah dapat memudahkan bagian
kepegawaian dan pengembangan SDM dalam memantau perkembangan staf dalam kaitannya
untuk pengembangan karir maupun pengelolaan staf. Penyusunan file kepegawaian ini dilakukan
oleh bagian kepegawaian dan pengembangan SDM dan bersifat rahasia, dimana tiap isi dari file
kepegawain ini hanya dapat dilihat oleh bagian kepegawaian dan pengembangan SDM. Apabila
ada unit kerja lain yang membutuhkan, maka bagian kepegawaian dan pengembangan SDM akan
melihat tingkat kepentingannya dan hanya memberikan data yang dibutuhkan dari file tersebut,
bukan memberikan seluruh file staf.

1.2 Pengertian
File adalah kumpulan atau kesatuan informasi dan data yang penting yang dapat digunakan
lagi lain waktu, salah satunya berdasarkan jenisnya. Pengertian lain dari file adalah
tumpukan kerjatas atau dokumen yang berada di kantor atau rumah. Ada bermacam bentuk
contoh file. File dapat berbentuk dokumen atau surat-surat penting. Pengertian file juga
bisa diartikan sebagai sesuatu yang berisi berbagai informasi yang berguna dan penting.
Secara umum file dibedakan atas 2 (dua) yaitu soft file dan hard file.
a. Soft File/ Softcopy
Soft file adalah file atau dokumen yang sebelumnya dibuat menggunakan komputer
kemudian disimpan di media penyimpanan. Soft file ini kemudian akan dapat dibuka
kembali ataupun direvisi sesuai dengan kebutuhan untuk kemudian dapat dijadikan
hard copy.

Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika Page 1

 b. Hard file/ Hardfile
Hard file adalah dokumen yang ada dalam bentuk fisik. Atau dengan kata lain hardfile
adalah dokumen yang dapat dilihat dan disentuh keberadaannya. Hard copy biasanya
didapat dari hasil cetakan soft file.

1.3 Tujuan
Panduan ini bertujuan agar semua file kepegawaian tersusun sesuai format dan indeks yang
telah di bakukan, secara seragam, serta terpeliharanya file kepegawaian sesuai indeks.

Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika Page 2

 BAB II
RUANG LINGKUP
I. Ruang Lingkup
Ruang lingkup file kepegawaian ini adalah seluruh data staf yang di dokumentasikan
kedalam satu file untuk tiap-tiap staf. Penyusunan file kepegawaian ini dimulai dari
pegawai masuk bekerja di rumah sakit dan diikuti dengan seluruh data transaksi yang
dilakukan oleh staf dalam kaitannya dengan administrasi kepegawaian, dimasukkan
kedalam file.

Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika Page 3

 BAB III
KEBIJAKAN

Peraturan Direktur Rsu Mitra Medika No. : 030/PER/DIR/RSMM/IV/2019

Tentang Pedoman Kerja Kepegawaian Dan Pengembangan SDM RSU Mitra Medika terkait
Sistem File Kepegawaian;

Semua file yang berhubungan dengan karyawan disimpan oleh Kepegawaian & Pengembangan
SDM dan bersifat rahasia. File karyawan tersebut tidak boleh dipinjam atau dipindah tangan oleh
pihak lain kecuali oleh staf Kepegawaian & Pengembangan SDM yang berwenang. Susunan File
kepegawain sesuai dengan daftar isi yang sudah di tetapkan bagian SDM.

Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika Page 4

 BAB IV
TATA LAKSANA

I. Tata Laksana
1. Staf Baru
Untuk seluruh staf baru yang baru masuk ke RSU Mitra Medika Medan harus
menyertakan data minimal untuk pengajuan surat lamaran bekerja sebagai berikut :
a. Surat Lamaran
b. Curiculum Vitae
c. Fotocopy Ijasah terakhir
d. Fotocopy Transkip Nilai
e. Fotocopy Surat Pengalaman Kerja (bila ada)
f. Fotocopy Surat Tanda Registrasi (Untuk Dokter, Perawat, Bidan dan tenaga
kesehatan lainnya)
g. Fotocopy sertifikat pendukung
h. Fotocopy KTP
i. Pasfoto 3x4
Berkas diatas adalah berkas minimal yang harus diserahkan untuk dapat diproses. Jika
ada berkas lain yang diangap oleh pelamar dapat mendukung untuk melamar pekerjaan,
maka berkas tersebut tetap dimasukkan kedalam berkas lamaran. Pemutakhiran berkas
staf dilakukan sekurang-kurangnya 1 (satu) tahun sekali atau dapat dilakukan setiap kali
staf mengalami perubahan baik dari status maupun pendidikan.
2. Perkembangan Staf
Selama staf bekerja di RSU Mitra Medika Medan, tentunya staf akan mendapatkan
pendidikan dan latihan yang mendukung pekerjaannya ataupun melakukan administrasi
lainnya yang berkaitan dengan pekerjaannya. Seluruh dokumentasi dari kegiatan tersebut
dimasukkan kedalam file staf sesuai dengan nama staf yang melakukan transaksi. Adapun
berkas yang didokumentasikan selama staf bekerja di RSU Mitra Medika adalah sebagai
berikut :
a. Hasil test
b. Catatan hasil interview

Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika Page 5

 c. Update Database
d. Form Riwayat Pekerjaan
e. Surat Keputusan Pengangkatan
f. Uraian Tugas
g. Fotocopy Kartu BPJS Ketenagakerjaan
h. Surat Keputusan Rotasi
i. Surat Keputusan Mutasi
j. Surat Keputusan Demosi
k. Data disiplin kerja
l. Surat-surat lain seperti Surat Verifikasi Ijazah, SIK, STR
m. SPK & RKK
n. Form hasil capaian pelatihan.
Semua file dimasukkan kedalam satu map khusus yang disimpan dalam lemari tersendiri
yang hanya berisikan data staf.
Penyimpanannya ditanggungjawabi oleh Kepala Seksi Kepegawaian dan Pengembangan
SDM dan keluar masuknya berkas menjadi tanggung jawab penuh Kepala Seksi
Kepegawaian dan Pengembangan SDM.
Dalam penyimpanannya, dilakukan segera setelah berkas ada agar tidak tercecer.

II. Susunan Daftar Isi File Kepegawaian

1. Kualifikasi pendidikan
a. Surat Lamaran
b. Ijazah
c. Transkrip Nilai
d. Pas poto 3x4 1 lembar
e. Fotocopy KTP
f. Fotocopy NPWP
g. Sertifikat Pendukung
h. Surat pengalaman kerja
i. Fotocopy Kartu Keluarga

Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika Page 6

 2. Proses Rekrutmen
a. Data Umum Kepegawaian
b. Hasil Tes
c. Catatan Hasil Interview
d. Perjanjian Kerja Magang
e. Orientasi Umum
f. Orientasi Khusus
g. Surat Pengantar dan Balasan Verifikasi Ijasah
h. Bukti Verifikasi STR
i. Fotocopy Kartu BPJS Ketenagakerjaan
j. Fotocopy Kartu BPJS Kesehatan

3. Hasil Evaluasi
a. Hasil Evaluasi Kinerja Magang
b. Hasil Penilaian Kinerja Tahunan

4. Uraian Tugas dan Kompetensi

a. Surat Keputusan Pengangkatan
b. Uraian Tugas
c. Khusus untuk tenaga Profesional
1. Hasil Kredensial
2. Rincian Kewenangan Klinis
3. Surat Penugasan Klinis
4. Hasil Rekredensial

5. Personal Records
a. Surat Keputusan Rotasi/ Mutasi/ Demosi/ Promosi
b. Data Disiplin Kerja
1. Sakit
2. Izin
3. Absen

Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika Page 7

 4. Cuti
5. Terlambat
6. Surat Teguran
7. Surat Peringatan
8. Surat Lainnya
9. Update Curiculum Vitae

Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika Page 8

 BAB V
DOKUMENTASI

III. Dokumentasi
Pendokumentasian file kepegawaian dilakukan dengan cara berikut :
1. Berkas lamaran
Seluruh berkas lamaran staf baru yang telah dipanggil dan dinyatakan lulus sebagai
calon staf, dimasukkan masing-masing kedalam satu map khusus. Berkas lamaran
harus memuat seluruh persyaratan umum lamaran calon staf. Apabila masih ada berkas
yang kurang, maka staf kepegawaian dan pengembangan SDM meminta berkas yang
kurang tersebut kepada calon staf.

2. Berkas Penerimaan
Berkas penerimaan terdiri dari hasil test-test yang diikuti oleh staf pada saat proses
rekruitmen bersama dengan hasil wawancara dengan seluruh tim yang terlibat dalam
proses rekruitmen. Berkas tersebut dimasukkan kedalam file khusus kepegawaian yang
telah disediakan.

3. Berkas Personalia
Berkas personalia adalah seluruh berkas yang ada setelah staf bekerja di RSU Mitra
Medika Medan. Berkas personalia ini dapat meliputi, permohonan izin, cuti, kenaikan
jabatan, sampai dengan penilaian kinerja.

Panduan Penyusunan File Kepegawaian RSU Mitra Medika Page 9