KLINIK PRATAMA RAWAT INAP PELAYANAN MEDIK DASAR

“WAHYU HUSADA”
JL. TENGAH TIMUR BALAI DESA BESUK GURAH KEDIRI
Telp. 0354-545753 Email : wahyu.husadakediri@yahoo.com

KEPUTUSAN DIREKTUR KPRIPMD WAHYU HUSADA

NOMOR :…./…./WH /…./2019

TENTANG
KELENGKAPAN FILE KEPEGAWAIAN

BAB I

PENDAHULUAN

LATAR BELAKANG

Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan klinik

wahyu husada diperlukan pengelolaan arsip pegawai berdasarkan pada suatu
pola penataan dan penyusunan arsip file kepegawai yang seragam dan standar.

Penyusunan file kepegawaian dilingkungan klinik wahyu husada

berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal
pengangkatan serta nomor urut pegawai, sehingga dengan demikian akan
memudahkan dalam pencarian file masing- masing pegawai.

RUANG LINGKUP
1. Sarana dan pemeliharaan penataan file pegawai
2. Prosedur penataan file pegawai
3. Penyusunan file pegawai
4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud

Petunjuk teknis tata cara penyusunan file kepegawaian ini dimaksud sebagai pedoman bagi
pengelola dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan. Kepegawaian
dilingkungan klinik Wahyu Husada.
Tujuan

1. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian

2. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file
3. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif dan efisien
sehingga memudahkan dalam penemuan kembali.

PENGERTIAN

Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan:

1. File adalah tempat menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian

2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai
3. Buku peminjaman file adalah buku catatan untuk mengetahui file kepegawaian yang
dikeluarkan atau dipinjam.

BAB II

SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN

SARANA

1. Map arsip
2. Lemari
3. Buku kendali
4. Vacum cleaner
5. Obat pencegah/ pembasmi kutu
6. Sapu
7. Kemoceng

PEMELIHARAAN

1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file , map arsip

2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu , menyedot debu, memelihara peralatan/
sarana penataan file, penyemprotan rayap atau kutu lainnya yang merusak file

BAB III

PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN

BAHAN

Bahan yang diperlukan dalan penataan file kepegawaian meliputi:

1. Tenaga klinis dokter umum

 Daftar isi
 Foto copy ijasah sekolah dasar
  Foto copy ijazah sekolah menengah pertama
 Foto copy ijazah sekolah menengah atas
 Foto copy ijazah sarjana kedokteran
 Foto copy ijazah kedokteran umum
 Foto copy transkrip nilai ijasah terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy akta kelahiran
 Foto copy kartu tanda penduduk
 Foto copy kartu keluarga
 Foto copy akta nikah (kalau sudah menikah )
 Surat tanda registrasi
 Surat izin praktek dokter
 Surat penugasan klinis (SPK)
 Rincian kewenangan klinis (RKK)
 SK pengangkatan karyawan
 SK kontrak
 Surat perjanjian kontrak
2. Tenaga klinis dokter spesialis
 Daftar isi
 Foto copy ijazah sekolah dasar
 Foto copy ijazah sekolah menengah pertama
 Foto copyijazah sekolah menengah atas
 Foto copy ijazah sarjana kedokteran
 Foto copy ijazah kedokteran umum
 Foto copy ijazah spesialis
 Foto copy transkrip nilai ijazah terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copyakta kelahiran
 Foto copy kartu tanda penduduk
 Foto copy kartu keluarga
 Foto copy akta nikah (kalau sudah menikah )
 Surat tanda registrasi
 Surat izin praktek dokter
 Surat penugasan klinis (SPK)
 Rincian kewenangan klinis (RKK)
 SK pengangkatan karyawan
 SK kontrak
 Surat perjanjian kontrak
3. Tenaga klinis perawat diploma III dan bidan
 Daftar isi
 Foto copy ijazah sekolah dasar
  Foto copy ijazah sekolah menengah pertama
 Foto copy ijazah sekolah menengah atas
 Foto copy ijazah diploma III, sarjana keperawatan , Ners
 Foto copy transkrip nilai ijazah terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy akta kelahiran
 Foto copy kartu tanda penduduk
 Foto copy kartu kluarga
 Foto copy akta nikah (kalau sudah menikah )
 Surat tanda registrasi
 Surat izin praktek perawat atau bidan
 Surat penugasan klinis (SPK )
 Rincian kewenangan klinis (RKK)
 SK Pengangkatan karyawan
 SK kontrak tahunan
 SK karyawan tetap
 Surat perjanjian kontrak
4. Tenaga klinis profesi lain
 Daftar isi
 Foto copy ijazah sekolah dasar
 Foto copy ijazah sekolah menengah pertama
 Foto copy ijazah sekolah menengah atas
 Foto copy ijazah diploma III, sarjana
 Foto copy transkrip nilai ijazah terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy akta kelahiran
 Foto copy kartu tanda penduduk
 Foto copy kartu kluarga
 Foto copy akta nikah (kalau sudah menikah )
 Surat tanda registrasi
 Surat izin praktek perawat atau bidan
 Surat penugasan klinis (SPK )
 Rincian kewenangan klinis (RKK)
 SK Pengangkatan karyawan
 SK kontrak tahunan
 SK karyawan tetap
 Surat perjanjian kontrak
5. Tenaga non klinis
 Daftar isi
 Foto copy ijazah sekolah dasar
 Foto copy ijazah sekolah menengah pertama
  Foto copy ijazah sekolah menengah atas
 Kurikulum Vitae
 Foto copy akta kelahiran
 Foto copy kartu tanda penduduk
 Foto copy kartu keluarga
 Foto copy akta nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat tugas
 Uraian tugas
 SK pengangkatan karyawan
 SK kontrak tahunan
 SK karyawan tetap
 Surat perjanjian kontrak

CARA PENATAAN FILE

Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah:

1. Pengelompokkan satuan kerja

2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, Bulan, tanggal dan nomor urut masuk menjadi
karyawan tetap Klinik wahyu husada.

BAB IV

PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI

PEMINJAMAN FILE

Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke bagian
manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam dapat diawasi secara terus
menerus dan jelas peminjamnya.

Ketentuan peminjaman file :

1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti tidak
dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file
3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengambil file yang
dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas memaraf dan
mencatat tanggal dikembalikan

PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI

Keberhasilan pelaksanaan managemen file akan nampak dengan jelas bilamana semua
bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula dikembalikan
ketempat semula. Karena penemuan atau pencarian file merupakan salah satu kegiatan
dan bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat
dipergunakan dalam proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti
memastikan dimana suatu file yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok
berkas file itu berada, disusun menurut setiap sistem, dan bagaimana cara mengambilnya
kembali.

BAB V

PENYUSUTAN FILE

Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi dinyatakan oleh
pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia (in aktif ) filenya
disusutkan.

Langkah- langkah yang dilakukan dalam penyusutan file meliputi :

1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan

2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file.
3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian di musnahkan di
tempat pembuangan sementara untuk selanjutnya akan dibawa ke tempat pembuangan
akhir pada pihak ketiga.

BAB VI

PENUTUP

Petunjuk teknis cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan klinik merupakan

pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip pegawai yang memiliki nilai efektivitas
dan efisien dalam menemukan file pegawai.

Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting penting yang mendukung petugas
pelaksanaan dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.

BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan januari tahun dua ribu enam belas kami yang
bertanda tangan dibawah ini,

Nama :

Jabatan :

Nik :

Nama :

Jabatan :

Nik :
Berdasarkan surat tugas nomor telah memusnahkan file pegawai sebagaimana yang
tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara ini.

Pemusnahan dilakukan dengan kerjasama dengan

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada

BERITA ACARA UPDATE ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari jumat tanggal delapan bulan januari tahun dua ribu enambelas kami yang
bertanda tangan dibawah ini,

Nama :

Jabatan :

Nik :

Nama :

Jabatan :

Nik :

Berdasarkan surat tugas nomor telah mengupdate file pegawai sebagaimana yang
tercantum dalam daftar arsip kepegawaian terlampir pada acara ini

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada.