Dr.

Galih Endradita M

Panduan Penyusunan File Kepegawaian Rumah Sakit

Healthcare and Hospital Consultant (IKKESINDO Batch 4)

2 years ago
Advertisements

BAB I
PENDAHULUAN
LATAR BELAKANG
Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan Rumah Sakit Islam
Namira diperlukan pengelolaan arsip pegawai berdasarkan pada suatu pola penataan dan
penyusunan arsip  file kepegawai yang seragam dan standar.

Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Islam Namira berdasarkan satuan
kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal pengangkatan serta nomor urut pegawai,
Sehingga dengan demikian akan memudahkan dalam pencarian file masing-masing pegawai.

RUANG LINGKUP

1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai

2. Prosedur penataan file pegawai
3. Penyusunan file pegawai
4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai

MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud

Petunjuk teknis tata cara Penyusunan file  kepegawaian ini dimaksud sebagai pedoman bagi
pengelola dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan kepegawaian
dilingkungan Rumah Sakit Islam Namira.

Tujuan

2. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian

3. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file
4. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif dan efisien sehingga
memudahkan dalam penemuan kembali.

PENGERTIAN
Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan :

1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian

2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai
3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file kepegawaian yang
dikeluarkan atau dipinjam.
  

BAB II
SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN
SARANA

1. Map arsip
2. Lemari
3. Buku Kendali
4. Vacum cleaner
5. Obat pencegah/pembasmi kutu
6. Sapu
7. Kemoceng

PEMELIHARAAN

1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip

2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara peralatan/sarana
penataan file, penyemprotan rayap atau kutu lainnya yang merusak file

BAB III
PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN
BAHAN

Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi :

1. Tenaga klinis Dokter Umum

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
 Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek Dokter
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak
 Surat Perjanjian Kontrak
2. Tenaga klinis Dokter Spesialis

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
 Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
 Foto copy Ijazah Spesialis
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek Dokter
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak
 Surat Perjanjian Kontrak

3. Tenaga klinis Perawat Diploma III dan Bidan

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto copy Ijazah Diploma III, Sarjana Keperawatan, Ners
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek Perawat atau Bidan
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak Tahunan
 SK Karyawan Tetap
 Surat Perjanjian Kontrak

4. Tenaga klinis Profesi Lain

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
 Surat Izin Praktek
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak Tahunan
 SK Karyawan Tetap
 Surat Perjanjian Kontrak

5. Tenaga Non Klinis

 Daftar Isi
 Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
 Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
 Kurikulum Vitae
 Foto copy Akta Kelahiran
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tugas
 Uraian Tugas
 SK Pengangkatan Karyawan
 SK Kontrak Tahunan
 SK Karyawan Tetap
 Surat Perjanjian Kontrak

CARA PENATAAN FILE

Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah :

1. Pengelompokan Satuan Kerja

2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut masuk menjadi karyawan
tetap Rumah Sakit Islam Namira

BAB IV
PEMINJAMAN DAN PENEMUAN FILE KEMBALI
PEMINJAMAN FILE
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke bagian
manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam dapat diawasi secara terus
menerus dan jelas peminjamnya.
 Ketentuan Peminjaman file :

1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti tidak
dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil file yang dipinjam
dan menyerahkan kepada peminjam.
4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas memaraf dan mencatat
tanggal dikembalikan.

PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI

Keberhasilan pelaksanaan managemen  file  akan nampak dengan jelas bilamana semua
bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula dikembalikan ke tempat
semua. Karena penemuan atau pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang
kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan dalam
proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti memastikandimana suatu
file yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok berkas apa file itu berada,
disusun menurut setiap sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali.

BAB V
PENYUSUTAN FILE
Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi dinyatakan oleh
pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia ( in aktif) filenya
disusutkan.

Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :

1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan

2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file.
3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian dimusnahkan ditempat
pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan dibawa ke tempat pembuangan akhir pada
pihak ketiga.

BAB VI
PENUTUP
Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit merupakan
pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip pegawai yang memiliki nilai efektivitas dan
efisiensi dalam menemukan file pegawai.

Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas pelaksana an
dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.

BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam belas kami yang
bertanda tangan dibawah ini,

Nama              :

Jabatan           :
NIK                  :

Nama              :

Jabatan           :

NIK                  :

Berdasarkan surat tugas Nomor          telah memusnahkan file pegawai sebagaimana yang
tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara ini

Pemusnahan dilakukan dengan kerjasama dengan

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada

BERITA ACARA UPDATE ARSIP KEPEGAWAIAN

Pada hari ini jumat tanggal delapan bulan Januari tahun dua ribu enam belas kami yang
bertanda tangan dibawah ini,

Nama              :

Jabatan           :

NIK                  :

Nama              :

Jabatan           :

NIK                  :

Berdasarkan surat tugas Nomor          telah mengupdate file pegawai sebagaimana yang
tercantum dalam daftar arsip kepagawaian terlampir pada acara ini

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada

 
 
Advertisements

Categories: Perumahsakitan

Tags: akreditasi, file, jci, kars, kebijakan, kepegawaian, panduan, pedoman, rumah sakit

Dr. Galih Endradita M

Powered by WordPress.com.
Back to top
Advertisements