BAB I

DEFINISI

A. Pendahuluan

Penyusunan File kepegawaian adalah aturan atau susunan cara suatu file yang
digunakan untuk menyimpan berkas – berkas karyawan yang bekerja di RSUD Tengku
Sulung. Aturan ataupun cara penyusunan file kepegawaian ditujukan agar file karyawan
tersimpan rapi dan mencegah hilangnya file karyawan. Penyusunan yang teratur juga
mempermudah dalam pencarian file karyawan karena adanya susunan yang seragam.
Upaya peningkatan dan tata tertib pengelolaan data kepegawaian maka perlu disusun
panduan pemeliharaan file kepegawaian secara efisien dan efektif. Untuk mendukung
penyusunan panduan pemeliharaan data kepegawaian maka diperlukan prosedur kegiatan
atau standar operasional prosedur dalam pemeliharaan file kepegawaian, dokumen
kepegawaian yang lengkap dan akurat, tata pengelolaan data SDM, sarana dan prasarana
yang memadai.
B. Tujuan
1. Tujuan Umum
a. Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen
b. Efisiensi, efektifitas tempat, waktu, tenaga dan biaya
c. Tersusunnya dokumen sesuai dengan standar operasional prosedur RSUD Tengku
Sulung
2. Tujuan Khusus
a. Sebagai pedoman atau acuan dalam penatalaksanaan kegiatan administrasi
kepegawaian guna mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang terintegrasi
secara keseluruhan.
b. Pelayanan informasi kepegawaian yang efektif dan efisien.
C. Sasaran
Seluruh karyawan RSUD Tengku Sulung baik staf medis maupun non medis yang
memberikan pelayanan kepada Rumah Sakit.
 BAB II
RUANG LINGKUP

Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi :

1. Tenaga klinis Dokter Umum
a) Daftar Isi
b) Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
c) Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
d) Foto copy Sekolah Menengah Atas
e) Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
f) Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
g) Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
h) Kurikulum Vitae
i) Foto copy Akta Kelahiran
j) Foto copy Kartu Tanda Penduduk
k) Foto copy Kartu Keluarga
l) Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )Surat Tanda Registrasi
m)Surat Izin Praktek Dokter
n) Surat Penugasan Klinis (SPK)
o) Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
p) SK Pengangkatan Karyawan
q) SK Kontrak
r) Surat Perjanjian Kontrak
2. Tenaga klinis Dokter Spesialis
a) Daftar Isi
b) Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
c) Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
d) Foto copy Sekolah Menengah Atas
e) Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
f) Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
g) Foto copy Ijazah Spesialis
h) Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
i) Kurikulum Vitae
j) Foto copy Akta Kelahiran
k) Foto copy Kartu Tanda Penduduk
l) Foto copy Kartu Keluarga
m)Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
n) Surat Tanda Registrasi
o) Surat Izin Praktek Dokter
p) Surat Penugasan Klinis (SPK)
q) Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 r) SK Pengangkatan Karyawan
s) SK Kontrak
t) Surat Perjanjian Kontrak
3. Tenaga klinis Perawat Diploma III dan Bidan
a) Daftar Isi
b) Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
c) Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
d) Foto copy Sekolah Menengah Atas
e) Foto copy Ijazah Diploma III, Sarjana Keperawatan, Ners
f) Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
g) Kurikulum Vitae
h) Foto copy Akta Kelahiran
i) Foto copy Kartu Tanda Penduduk
j) Foto copy Kartu Keluarga
k) Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
l) Surat Tanda Registrasi
m)Surat Izin Praktek Perawat atau Bidan
n) Surat Penugasan Klinis (SPK)
o) Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
p) SK Pengangkatan Karyawan
q) SK Kontrak Tahunan
r) SK Karyawan Tetap
s) Surat Perjanjian Kontrak
4. Tenaga klinis Profesi Lain
a) Daftar Isi
b) Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
c) Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
d) Foto copy Sekolah Menengah Atas
e) Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana
f) Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
g) Kurikulum Vitae
h) Foto copy Akta Kelahiran
i) Foto copy Kartu Tanda Penduduk
j) Foto copy Kartu Keluarga
k) Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
l) Surat Tanda Registrasi
m)Surat Izin Praktek
n) Surat Penugasan Klinis (SPK)
o) Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
p) SK Pengangkatan Karyawan
 q) SK Kontrak Tahunan
r) SK Karyawan Tetap
s) Surat Perjanjian Kontrak
5. Tanaga Non Klinis
a) Daftar Isi
b) Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
c) Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
d) Foto copy Sekolah Menengah Atas
e) Kurikulum Vitae
f) Foto copy Akta Kelahiran
g) Foto copy Kartu Tanda Penduduk
h) Foto copy Kartu Keluarga
i) Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
j) Surat Tugas
k) Uraian Tugas
l) SK Pengangkatan Karyawan
m)SK Kontrak Tahunan
n) SK Karyawan Tetap
o) Surat Perjanjian Kontrak
 BAB III
TATA LAKSANA

Pengelolaan Data Kepegawaian RSUD Tengku Sulung meliputi:

1. Prosedur Identifikasi Dokumen Kepegawaian
Kegiatan yang mencari, menemukan, mengumpulkan, mengelompokan, meneliti,
menginput, mencatat data dan informasi dari dokumen karyawan, Untuk memudahkan
penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah :
a) Pengelompokan Satuan Kerja
b) Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan, tanggal dan nomor urut masuk menjadi
karyawan tetap RSUD Tengku Sulung
2. Prosedur Penyimpanan Data Kepegawaian

a) Ketepatan identifikasi data pegawai

b) Memasukan dokumen pada file kepegawaian
c) Mengelompokan atau menyusun dokumen sesuai dengan urutan jenis lebel yang
tersedia pada file kepegawaian
d) Menyimpan data kepegawaian kedalam lemari sesuai dengan identifikasi dan
pengelompokan unit kerja serta sesuai urutan karyawan masuk
3. Prosedur Pelayanan Informasi Data Kepegawaian

Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke bagian
manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam dapat diawasi secara
terus menerus dan jelas peminjamnya. Ketentuan Peminjaman file :
a) Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti
tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
b) Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
c) Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil file yang
dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
d) Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas memaraf dan
mencatat tanggal dikembalikan.
4. Prosedur Pemeliharaan Data Kepegawaian

a) Melakukan inventarisasi jumlah file kepegawaian dan harus selalu di update pada
setiap bulannya

b) Jika terjadi mutasi karyawan maka dokumen atau data karyawan harus dipindahkan
sesuai unit kerja yang baru
c) Jika ada penambahan dokumen arsip kepegawaian misalnya dokumen pelatihan atau
data keluarga atau data lain-lain guna memutakhirkan data pegawai maka harus
dimasukkan ke dalam file kepegawaian sesuai dengan nama karyawan
d) Mengendalikan jumlah data sesuai dengan lahan lemari yang tersedia. Tidak boleh ada
data karyawan yang tidak terarsip atau data karyawan yang tercecer diluar lemari
penyimpanan data karyawan
 e) Memperpanjang usia dokumen dengan mengatur suhu ruangan, memberikan
penerangan yang cukup, selalu membersihkan lemari data kepegawaian secara berkala
dan selalu merapikan file kepegawaian pada rutinitas turn over karyawan
5. Prosedur Penyusutan File Kepegawaian

Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi dinyatakan
oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia ( in aktif) filenya
disusutkan. Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :
a) Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan
b) File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file.
c) Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian dimusnahkan
ditempat pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan dibawa ke tempat
pembuangan akhir pada pihak ketiga.
 BAB IV
DOKUMENTASI

1. File kepegawaian
2. Daftar isi dalam file kepegawaian