PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai
dilingkungan Puskesmas Ciawi diperlukan pengelolaan arsip pegawai
berdasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip file
kepegawai yang seragam dan standar.
Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Puskesmas Ciawi
berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal
pengangkatan serta nomor urut pegawai, Sehingga dengan demikian
akan memudahkan dalam pencarian file masing-masing pegawai.
B. RUANG LINGKUP
1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai
2. Prosedur penataan file pegawai
3. Penyusunan file pegawai
4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai
D. PENGERTIAN
Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan :
1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen
kepegawaian
2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai
3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file
kepegawaian yang dikeluarkan atau dipinjam.
BAB II
SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN
A. SARANA
1. Map arsip
2. Lemari
3. Buku Kendali
4. Sapu
5. Kemoceng
B. PEMELIHARAAN
1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip
2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu,
memelihara peralatan/sarana penataan file, penyemprotan rayap atau
kutu lainnya yang merusak file
BAB III
PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN
A. BAHAN
Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi :
1. Tenaga klinis Dokter Umum
Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
Foto copy Sekolah Menengah Atas
Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek Dokter
Surat Penugasan Klinis (SPK)
Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak
Surat Perjanjian Kontrak
2. Tenaga klinis Dokter Spesialis
Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
Foto copy Sekolah Menengah Atas
Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
Foto copy Ijazah Spesialis
Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek Dokter
Surat Penugasan Klinis (SPK)
Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak
Surat Perjanjian Kontrak
A. PEMINJAMAN FILE
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri
ke bagian manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang
dipinjam dapat diawasi secara terus menerus dan jelas peminjamnya.
Ketentuan Peminjaman file :
1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam
dalam arti tidak dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk
mengmbil file yang dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas
memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan.
Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi
dinyatakan oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal
dunia ( in aktif) filenya disusutkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :
1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar
penyusutan
2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan
file.
3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian
dimusnahkan ditempat pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan
dibawa ke tempat pembuangan akhir pada pihak ketiga.
BAB VI
PENUTUP
Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Puskesmas
Ciawi merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip pegawai
yang memiliki nilai efektivitas dan efisiensi dalam menemukan file pegawai.
Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas
pelaksana an dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya.
1. Hardiana
2. Lamri Lesmasna
2.Anggota