BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan
Rumah Sakit Islam Namira diperlukan pengelolaan arsip pegawai berdasarkan
pada suatu pola penataan dan penyusunan arsip file kepegawai yang seragam
dan standar.
Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Islam Namira
berdasarkan satuan kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal
pengangkatan serta nomor urut pegawai, Sehingga dengan demikian akan
memudahkan dalam pencarian file masing-masing pegawai.

B. RUANG LINGKUP
1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai
2. Prosedur penataan file pegawai
3. Penyusunan file pegawai
4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai

C. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud
Petunjuk teknis tata cara Penyusunan file kepegawaian ini dimaksud
sebagai pedoman bagi pengelola dalam melaksanakan kegiatan
penyusunan dan penataan kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit
Prasetya Bunda.
2. Tujuan
a. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian
b. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file
c. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang
efektif dan efisien sehingga memudahkan dalam penemuan
kembali.
D. PENGERTIAN
Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan :
1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen
kepegawaian
2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai
3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file
kepegawaian yang dikeluarkan atau dipinjam.
 BAB II
SARANA DAN PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN

A. SARANA
1. Map arsip
2. Lemari
3. Buku Kendali
4. Vacum cleaner
5. Obat pencegah/pembasmi kutu
6. Sapu
7. Kemoceng

B. PEMELIHARAAN
1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip
2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu,
memelihara peralatan/sarana penataan file, penyemprotan rayap atau
kutu lainnya yang merusak file
 BAB III
PENATAAN FILE KEPEGAWAIAN

A. BAHAN
Bahan yang diperlukan dalam penataan file kepegawaian meliputi :
1. Tenaga klinis Dokter Umum
Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
Foto copy Sekolah Menengah Atas
Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek Dokter
Surat Penugasan Klinis (SPK)
Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak
Surat Perjanjian Kontrak

2. Tenaga klinis Dokter Spesialis

Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
 Foto copy Sekolah Menengah Atas
Foto Copy Ijasah Sarjana Kedokteran
Foto copy Ijazah Kedokteran Umum
Foto copy Ijazah Spesialis
Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek Dokter
Surat Penugasan Klinis (SPK)
Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak
Surat Perjanjian Kontrak

3. Tenaga klinis Perawat Diploma III dan Bidan

Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
Foto copy Sekolah Menengah Atas
Foto copy Ijazah Diploma III, Sarjana Keperawatan, Ners
Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek Perawat atau Bidan
Surat Penugasan Klinis (SPK)
Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak Tahunan
SK Karyawan Tetap
Surat Perjanjian Kontrak

4. Tenaga klinis Profesi Lain

Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
Foto copy Sekolah Menengah Atas
Foto Copy Ijasah Diploma III / Sarjana
Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
Surat Tanda Registrasi
Surat Izin Praktek
Surat Penugasan Klinis (SPK)
Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak Tahunan
SK Karyawan Tetap
Surat Perjanjian Kontrak
 5. Tanaga Non Klinis
Daftar Isi
Foto copy Ijazah Sekolah Dasar
Foto copy Ijazah Sekolah Menengah Pertama
Foto copy Sekolah Menengah Atas
Kurikulum Vitae
Foto copy Akta Kelahiran
Foto copy Kartu Tanda Penduduk
Foto copy Kartu Keluarga
Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
Surat Tugas
Uraian Tugas
SK Pengangkatan Karyawan
SK Kontrak Tahunan
SK Karyawan Tetap
Surat Perjanjian Kontrak
B. CARA PENATAAN FILE
Untuk Memudahkan penyusunan file yang diperlukan dilakukan adalah :
1. Pengelompokan Satuan Kerja
2. Dikelompokan berdasarkan tahun, bulan, tanggal dan nomor urut
masuk menjadi karyawan tetap rumah Sakit Prasetya Bunda