BAB I

PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG

Dalam rangka penyelenggaraan managemen pegawai dilingkungan Rumah Sakit Arsani
diperlukan pengelolaan arsip pegawai berdasarkan pada suatu pola penataan dan penyusunan
arsip file kepegawai yang seragam dan standar.
Penyusunan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit Arsani berdasarkan satuan
kerja dan berdasarkan tahun, bulan dan tanggal pengangkatan serta nomor urut pegawai,
Sehingga dengan demikian akan memudahkan dalam pencarian file masing-masing pegawai.

1.2. RUANG LINGKUP

1. Sarana dan Pemeliharaan penataan file pegawai
2. Prosedur penataan file pegawai
3. Penyusunan file pegawai
4. Peminjaman dan penemuan kembali file pegawai

1.3 MAKSUD DAN TUJUAN

MAKSUD
Petunjuk teknis tata cara Penyusunan file kepegawaian ini dimaksud sebagai pedoman
bagi pengelola dalam melaksanakan kegiatan penyusunan dan penataan kepegawaian
dilingkungan Rumah Sakit Arsani.

TUJUAN
1. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian
2. Memudahkan pengelola file kepegawaian dalam penataan file
3. Mewujudkan terciptanya penyusunan file kepegawaian yang efektif dan efisien
sehingga memudahkan dalam penemuan kembali.

1.4 PENGERTIAN
Dalam keputusan ini yang dimaksud dengan :
1. File adalah tempat untuk menyimpan arsip atau dokumen kepegawaian
2. Lemari arsip adalah tempat untuk menyimpan file pegawai
3. Buku Peminjaman File adalah buku catatan untuk mengetahui file kepegawaian yang
dikeluarkan atau dipinjam.

1
 BAB II
RUANG

2.1 SARANA
1. Map arsip
2. Lemari
3. Buku Kendali
4. Vacum cleaner
5. Obat pencegah/pembasmi kutu
6. Sapu
7. Kemoceng

2.2 PEMELIHARAAN
1. Pemeliharaan meliputi kebersihan ruang file, almari file,map arsip
2. Pemeliharaan dilakukan dengan menyapu, menyedot debu, memelihara peralatan/sarana
penataan file, penyemprotan rayap atau kutu lainnya yang merusak file

2
 BAB III
TATA

3.1. PENYUSUNAN
Penataan file kepegawaian meliputi :
 Daftar Isi
 Pas Foto
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Surat Lamaran Pekerjaan
 Curiculum Vitae
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Fotocopy Ijazah Terakhir
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Verifikasi Ijazah
 Fotocopy Sertfikat Pelatihan (3 tahun Terakhir)
 Data Pelamar
 Rekrutmen
- Tes Keterampilan Teknis
- Tes Wawancara
- Tes Kesehatan
 Orientasi Umum
 Orientasi Khusus
 Kredensial/Re-Kredensial
 Perjanjian Kerja (MoU)
 Uraian Tugas
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 Surat Tanda Registrasi (STR)
 Surat Izin Praktik (SIP)
 SK Pengangkatan Karyawan

3.2. CARA PENATAAN FILE

Untuk memudahkan penyusunan file yang diperlu dilakukan adalah :
1. Pengelompokan Satuan Kerja
2. Dikelompokkan berdasarkan Tahun, bulan,tanggal dan nomor urut masuk menjadi
karyawan tetap Rumah Sakit Arsani

3
3.3 PEMINJAMAN FILE
Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan datang sendiri ke bagian
manajemen. Dari cara tersebut yang penting bahwa yang dipinjam dapat diawasi secara terus
menerus dan jelas peminjamnya.

Ketentuan Peminjaman file :

1. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh peminjam dalam arti tidak
dibenarkan meminjam file seutuhnya dengan mapnya.
2. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku peminjaman file.
3. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang ditunjuk mengmbil file yang
dipinjam dan menyerahkan kepada peminjam.
4. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam petugas memaraf dan
mencatat tanggal dikembalikan.

3.4 PENEMUAN KEMBALI FILE PEGAWAI

Keberhasilan pelaksanaan managemen file akan nampak dengan jelas bilamana semua
bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali dan mudah pula dikembalikan ke tempat
semua. Karena penemuan atau pencarian file merupakan salah satu kegiatan dan bidang
kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali file karena dapat dipergunakan dalam
proses penyelenggaraan administrasi. Menemukan kembali berarti memastikandimana suatu file
yang akan dipergunakan itu disimpan dan dalam kelompok berkas apa file itu berada, disusun
menurut setiap sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya kembali.

3.5 PENYUSUTAN FILE

Penyusutan file adalah kegiatan pengurangan file yang telah secara resmi dinyatakan
oleh pejabat yang berwenang telah pensiun, berhenti, meninggal dunia ( in aktif) filenya
disusutkan.
Langkah-langkah yang dilakukan dalan menyusutan file meliputi :
1. Dibuatkan daftar pegawai yang dinyatakan in aktif sebagai dasar penyusutan
2. File in aktif dikeluarkan kemudian dibuatkan berita acara penghapusan file.
3. Berkas dapat dimusnahkan dengan cara pengepakan kemudian dimusnahkan ditempat
pemnbuangan sementara untuk selanjutnya akan dibawa ke tempat pembuangan akhir
pada pihak ketiga.

4
 BAB 5
DOKUMENTASI

Petunjuk teknis tata cara penyusutan file kepegawaian dilingkungan Rumah Sakit
merupakan pedoman dalam penataan dan penyusunan arsip pegawai yang memiliki nilai
efektivitas dan efisiensi dalam menemukan file pegawai.
Pedoman teknis ini juga menjadi instrumen penting yang mendukung petugas
pelaksanaan dalam kelancaran pelaksanaan tugasnya. File Kepegawaian meliputi :
 Pas Foto
 Foto copy Kartu Tanda Penduduk
 Surat Lamaran Pekerjaan
 Curiculum Vitae
 Foto copy Kartu Keluarga
 Foto copy Akta Nikah ( kalau sudah menikah )
 Fotocopy Ijazah Terakhir
 Foto copy Transkripsi Nilai Ijazah Terakhir
 Verifikasi Ijazah
 Fotocopy Sertfikat Pelatihan (3 tahun Terakhir)
 Data Pelamar
 Rekrutmen
- Tes Keterampilan Teknis
- Tes Wawancara
- Tes Kesehatan
 Orientasi Umum
 Orientasi Khusus
 Kredensial/Re-Kredensial
 Perjanjian Kerja (MoU)
 Uraian Tugas
 Surat Penugasan Klinis (SPK)
 Rincian Kewenangan Klinis (RKK)
 Surat Tanda Registrasi (STR)
 Surat Izin Praktik (SIP)
 SK Pengangkatan Karyawan

5
 BAB
PENUTUP

Panduan penyusunan file kepegawaian merupakan acuan dalam menyusun file yang
harus dimiliki karyawan. File karyawan memuat riwayat hidup, latar belakang keluarga, latar
belakang pendidikan dan riwayat pekerjaan hingga legalitas kompetensi dan kewenangan yang
harus dimiliki oleh karyawan.
Panduan ini diharapkan dapat memberikan gambaran tentang susunan file yang harus
dimiliki karyawan, cara pengumpulan file dan update data kepegawaian serta pemusnahannya
jika file tersebut dirasa sudah tidak digunakan lagi.

6
 BERITA ACARA PENGHAPUSAN ARSIP

Pada hari ini …………. tanggal ……… bulan ………. tahun.............................................kami

yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :
Jabatan :
NIK :

Nama :
Jabatan :
NIK :

Berdasarkan surat tugas Nomor ……../HRD-RSA/…./…….. telah memusnahkan file

pegawai sebagaimana yang tercantum dalam daftar pertelaan arsip terlampir pada acara ini.
Pemusnahan dilakukan dengan bekerja sama dengan unit security.

Demikian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada
Wakil Direktur Administrasi dan Keuangan dan Direktur RS. Arsani.

Sungailiat, .… - …….…….- ……
Kepala. Divisi HRD

Inggit Prastyono, S.Pd.I

NIK 4.2010.06.107

7
 BERITA ACARA UPDATE ARSIP

Pada hari ini …………. tanggal ……… bulan ………. tahun.............................................kami

yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama :
Jabatan :
NIK :

Nama :
Jabatan :
NIK :

Berdasarkan surat tugas Nomor ……../HRD-RSA/…./…….. telah mengupdate file

pegawai sebagaimana yang tercantum dalam daftar arsip kepagawaian terlampir pada acara ini.

Demikian berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya dalam rangkap dua disampaikan kepada
Wakil Direktur Administrasi dan Keuangan dan Direktur RS. Arsani.

Sungailiat, .… - …….…….- ……
Kepala. Divisi HRD

Inggit Prastyono, S.Pd.I

NIK 4.2010.06.107