PENGELOLAAN FILE KEPEGAWAIAN

No. Dokumen : No. Revisi : Halaman :

RUMAH SAKIT 445/ SPO-RSUD.Pkh 0 1/1

UMUM
DAERAH
PAKUHAJI
Jl.KH.Saadullah
No.88 Pakuhaji
Tanggal terbit : Ditetapkan :
Direktur RSUD Pakuhaji
21 Juli 2022
Kabupaten Tangerang
STANDAR
PROSEDUR
OPERASIONAL
dr. Hj. CORAH USMAN,MARS
Pembina
NIP. 19671912200212 2 003

File kepegawaian adalah serangkaian, kumpulan surat-surat

kepegawaian yang dimiliki karyawan, baik PNS maupun Non PNS
Pengertian yang disusun menjadi satu berkas kepegawaian agar mudah
ditemukan.

1. Menyeragamkan dalam penyusunan file kepegawaian.

2. Sebagai acuan langkah – langkah dalam menjaga ketertiban
data/arsip pegawai.
3. Sebagai acuan dalam penatalaksanaan kegiatan administrasi
kepegawaian guna mewujudkan sistem informasi kepegawaian
yang terintegrasi secara keseluruhan.
Tujuan 4. Menyimpan data kepegawaian secara sistematis sehingga
memudahkan penemuan kembali pada saat data diperlukan.
5. Mendapatkan informasi sumber daya insani yang tepat waktu,
akurat dan lengkap.
6. Memiliki catatan data kepegawaian pegawai dari proses awal
masuk melalui proses rekrutmen dan seleksi sampai dengan
pensiun.

1. File pegawai merupakan dokumen resmi milik RSUD Pakuhaji

Kabupaten Tangerang sebagai bentuk informasi yang valid atas
keberadaan pegawai tersebut sebagai penerima kerja di RSUD
Pakuhaji Kabupaten Tangerang.

Kebijakan 2. Setiap catatan mengenai pegawai ( medis, keperawatan, tenaga

kesehatan profesi lainnya dan non kesehatan) harus disimpan
di file pegawai sebagai bentuk perjalanan karir pegawai.
3. Rumah Sakit menyediakan dan memelihara file kepegawaian
untuk setiap staf Rumah Sakit Umum Daerah Pakuhaji
Kabupaten Tangerang.
 PENGELOLAAN FILE KEPEGAWAIAN

No. Dokumen : No. Revisi : Halaman :

RUMAH SAKIT 445/ SPO-RSUD.Pkh 1/1

UMUM DAERAH
PAKUHAJI
Jl.KH.Saadullah
No.88 Pakuhaji

1. Mengumpulkan seluruh dokumen yang akan diarsip,peralatan

dan bahan yang akan dipergunakan dalam penyusunan arsip.
2. Mempersiapkan data seluruh karyawan yang memuat uraian
tugas anggota Staf, Proses Retrumen Staf, Riwayat pekerjaan
Staf, hasil Evaluasi dan Penilaian kinerja Staf serta Salinan
sertifikat pelatihan di dalam maupun diluar.
3. Membuat desain cover arsip, label, form check list dokumen,
form peminjaman dokumen, data karyawan serta lembar
keikutsertaan pelatihan baik in-house atau ex-house training.
4. Memulai penataan dokumen ke dalam plastik-plastik isi binder
dengan urutan penyusunan dari plastik pertama, kedua dan
seterusnya.
5. Menata plastik file dalam binder sesuai dengan urutan plastik
ke satu sampai terakhir, urut dari atas ke bawah dilengkapi
dengan daftar check list peminjaman dokumen, check list
dokumen, lembar data karyawan, dan lembar keikutsertaan
pelatihan, kemudian menempelkan cover dan label arsip sesuai
dengan bidang masing-masing.
Prosedur 6. Mengelompokan arsip untuk persiapan ke langkah terakhir
yaitu penyimpanan dan disimpan sebagai arsip/data serta
dijaga kerahasiaannya.
a. Layanan peminjaman file pegawai dapat dilakukan dengan
datang sendiri ke bagian arsip kepegawaian. Dengan
Ketentuan Peminjaman file :
b. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan oleh
peminjam dalam arti tidak dibenarkan meminjam file
seutuhnya dengan mapnya.
c. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku
peminjaman file.
d. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang
ditunjuk mengambil file yang dipinjam dan menyerahkan
kepada peminjam.
e. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang dipinjam
petugas memaraf dan mencatat tanggal dikembalikan.
f. Peminjaman file harus mendapat persetujuan direktur
melalui kepala urusan kepegawaian.
g. Jangka waktu peminjaman maksimal 3 (tiga) hari kerja.

Unit Terkait Seluruh unit kerja