PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN

DAN PEMUTAKHIRAN FILE KEPEGAWAIAN

PADA RSUD SUNGAI BAHAR

RSUD SUNGAI BAHAR No. Dokumen No. Revisi Halaman

KAB. MUARO JAMBI 1/1

STANDAR Tanggal Terbit Ditetapkan :

PROSEDUR Direktur RSUD Sungai Bahar
OPERASIONAL
10 Januari 2022

dr. Aang Hambali

NIP. 198010042011011007

PENGERTIAN Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file

kepegawaian adalah sistem pemeliharaan dan pemutakhiran file
kepegawaian yang berupa dokumen pegawai.

TUJUAN Sebagai acuan penerangan langkah-langkah dalam pemeliharaan

informasi kepegawaian dan pemutakhiran file kepegawaian.

KEBIJAKAN Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah Sungai

Bahar Nomor : /Kep.Dir/RSUD-SBH/2022 tentang
Pemeliharaan informasi kepegawaian dan pemutakhiran file
kepegawaian.

PROSEDUR Penyimpanan File Kepegawaian ada beberapa hal :

1. Staf umum dan administrasi kepegawaian
mengidentifikasi seluruh berkas file kepegawaian
2. Memberi Daftar isi dan label nama dan NIP pada map
ordner (bagi PNS) dan memberi label nama pada map
tulang plastik (bagi pegawai non PNS)
3. Label untuk PNS menggunakan kertas warna untuk
membedakan kualifikasi pendidikan. Medis warna
merah muda, perawat warna hijau, bidan warna biru,
tenaga kesehatan lainnya warna kuning.
4. Bagi Pegawai Non PNS, file kepegawaian dimasukkan
dalam map tulang warna sesuai kualifikasi pendidikan
masing-masing pegawai. Medis menggunakan map
tulang warna merah, perawat warna hijau, bidan warna
biru, tenaga kesehatan lainnya warna kuning, dan
tenaga umum warna hitam.
5. Memasukkan file kepegawain sesuai daftar isi.
6. Tata letak file kepegawaian dimulai dari tenaga medis,
farmasi, keperawatan, kebidanan, kesehatan
masyarakat, gizi, perawat gigi, sanitasi, analis, teknis
medis/ fisik, dan non kesehatan/ umum.
7. Pemeliharaan nilai guna :
a. Pengelolaan file secara berkala malakukan
inventarisasi dan rasionalisasi isi file kepegawaian
sesuai dengan jadwal retensi dokumen

PEMELIHARAAN INFORMASI KEPEGAWAIAN

 DAN PEMUTAKHIRAN FILE KEPEGAWAIAN
PADA RSUD SUNGAI BAHAR

RSUD SUNGAI BAHAR

KAB. MUARO JAMBI No. Dokumen No. Revisi Halaman
2/1

b. Bila pegawai mutasi/ pindah kerja maka file

kepegawaian pegawai tersebut dipindahkan sesuai
dengan unit kerja yang baru.
c. Melaporkan hasil inventarisasi kepada atasannya.
d. Memperpanjang usia file kepegawaian dilakukam oleh
staf kepegawaian dengan cara :
 Memberikan penerangan yang cukup
 Membersihkan debu dari lemari
 Membersihkan dan mengganti sarana
penyimpanan yang rusak
8. Pengendalian file kepegawaian :
a. Pengelola file kepegawian mengendalikan jumlah file
yang dikelola secara berkala
b. Mengendalikan file kepegawaian yang dipinjam dan
pengembaliannya
9. Ketentuan Peminjaman file :
a. Yang dapat dipinjam adalah isi file yang diperlukan
oleh peminjam dalam arti tidak dibenarkan meminjam
file seutuhnya dengan mapnya.
b. Peminjam file mengisi dan menandatangani buku
peminjaman file.
c. Setelah mengisi buku peminjaman file petugas yang
ditunjuk mengmbil file yang dipinjam dan menyerahkan
kepada peminjam.
d. Apabila peminjam sudah mengembalikan file yang
dipinjam petugas memaraf dan mencatat tanggal
dikembalikan.

UNIT TERKAIT Seluruh pegawai baik PNS, CPNS, mau pun Non PNS