PEMELIHARAAN DOKUMEN DAN FILE KEPEGAWAIAN

No. Dokumen : No. Revisi Halaman

001/SPO/RSUHM/I/2022 00 1/1

RSU HATI MULIA

Tanggal Terbit : Ditetapkan oleh:
SPO Administrasi 12/01/2022 Direktur RSU Hati Mulia kendari,
Pelayanan

dr. Hj. Suhartini, Sp.OG

Pemeliharaan dokumen dan file kepegawaian adalah kegiatan yang
dilakukan untuk pengecekan dokumen & file kepegawaian yang meliputi

PENGERTIAN kegiatan pengarsipan, penyimpanan dan pemutakhiran berkas / dokumen /

file karyawan di RSU Hati Mulia Kendari.
Terciptanya standarisasi pemeliharaan dokumen dan file kepegawaian,
TUJUAN meliputi data karyawan, kelengkapan administrasi yang di update /
dikembangkan secara digital dengan sistem online.

Peraturan Direktur RSU Hati Mulia Kendari Nomor: 005/PER-

DIR/RSUHM/I/2022 tentang Kebijakan Pengelolaan Sumber Daya Manusia
KEBIJAKAN
di Lingkungan Rumah Sakit Umum Hati Mulia Kendari.
A. Isi File Kepegawaian Memuat
1. Pendidikan, kualifikasi, keterampilan, kompetensi staf.
2. Bukti Orientasi.
3. Riwayat Pekerjaan Staf.
4. Salinan Sertifikat pelatihan di dalam maupun di luar rumah sakit
yang telah diikuti.
PROSEDUR 5. Informasi kesehatan yang dipersyaratkan, seperti
vaksinasi/imunisasi, hasil medical check up.
B. Penyimpanan Dokumen dan File Kepegawaian
1. Beri nama karyawan tiap file karyawan.
2. Simpan dokumen dan file karyawan didalam filling cabinet Bagian
HRD RS.
3. Aturlah letak penyimpanan dokumen sesuai Unit Kerja / Bagian /
Bidang, termasuk dokumen dan file karyawan mutasi internal /
eksternal agar disesuaikan dengan unit kerja tujuannya.
4. Pastikan seluruh dokumen dan file karyawan yang dipinjam oleh
bagian lain sudah kembali ke Bagian HRD RS. Peminjaman file
karyawan dicatat dalam buku peminjaman file karyawan dengan
waktu peminjaman 1 x 24 jam harus dikembalikan ke Bagian
HRD
C. Pemeliharaan Dokumen dan File Kepegawaian
1. Hindari kerusakan file dengan menjauhkan dokumen dan file
karyawan air, minyak dan panas matahari dan taburkan butir
penyerap air (silica gel) dalam lemari.
2. Bersihkan lemari penyimpanan dokumen dan file karyawan
setiap 6 (enam) bulan sekali dengan tujuan menghindari adanya
 rayap, kecoa, debu kemudian bolak balikan dokumen diruang
terbuka agar tidak lembab / lengket.
3. Lakukan stock opname dokumen dan file karyawan dengan data
webmaster karyawan setiap akhir tahun sebagai berikut :
a. Print webmaster karyawan berdasarkan unit kerja.
b. Hitung dan cocokkan antara webmaster karyawan dengan do
kumen karyawan secara fisik.
c. Buat berita acara hasil dari stock opname dokumen dan file
karyawan.
D. Retensi dan Pemusnahan Dokumen dan File
Pastikan dokumen dan file karyawan yang disimpan adalah aktif.
Untuk file karyawan yang sudah tidak aktif lakukan hal sbb :
a. Simpan di lemari khusus dengan masa
retensi maksimal 1 tahun
b. Kirim ke gudang arsip untuk penyimpanan
selama 1 tahun
c. Lakukan seleksi untuk pemusnahan arsip.
d. Buat Berita Acara pemusnahan arsip yang ditandatangani oleh
unit terkait.
Hal yang harus diperhatikan adalah untuk pemeliharaan dokumen dan
file karyawan dalam bentuk digital tetap dibuat arsip dengan
menggunakan scanner untuk setiap jenis file karyawan.
UNIT TERKAIT Bagian HRD RS