Anda di halaman 1dari 11

FORMULIR INFORMASI JABATAN

1. Nama Jabatan : Administrasi Umum

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Organisasi : RSUK Cempaka Putih

Eselon I :

Eselon II :

Eselon III : Direktur

Eselon IV : Ka Subbag TU

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

DIREKTUR

Ka Subbag TU

Satuan PeYan Umum


dan Kepegawaian

Administrasi Umum

(Tulis jabatan saudara dengan diberi warna berbeda dan dilengkapi dengan 2
(dua) jabatan diatasnya dan serta jabatan-jabatan yang setara)

5. Ikhtisar Jabatan : Melakukan tugas kesekretariatan kepegawaian dan


penyiapan penyusunan laporan serta pengolahan data
kepegawaian

1
2

6. Uraian Tugas:
a. Menginput, mengelola data karyawan ke dalam based kepegawaian dan
mengarsipkannya agar memudahkan kepegawaian dalam mencari data
pegawai.
Tahapan :
1. Menerima berkas pegawai dari unit rekruitmen
2. Memverifikasi kelengkapan berkas pegawai
3. Menginput data pegawai ke dalam data based kepegawaian
4. Membuat koding pegawai untuk di tempel pada map berkas pegawai
5. Mengarsipkan berkas pegawai sesuai dengan kode di gudang arsip
SDM
6. Membuat rekap profil pegawai per bulan
7. Menyiapkan data kepegawaian apabila dibutuhkan oleh internal
maupun eksternal Rumah Sakit
b. Menginput/ mencatat pelaksanaan cuti pegawai dan membuat laporan cuti
setiap 3 (tiga) bulan sekali untuk di distribusikan kepada masing-masing unit
kerja agar setiap atasan mengetahui jumlah cuti yang telah dilaksanakan
oleh masing-masing stafnya.
Tahapan :
1. Menerima form cuti pegawai yang telah di setujui oleh atasan masing-
masing pegawai
2. Menginput/ mencatat data cuti
3. Mengarsipkan form cuti yang telah di input/ dicatat
4. Membuat laporan pelaksanaan cuti pegawai
5. Mencetak & mendistribusikan laporan tersebut kepada para Kabag/
Kabid di masing-masing unit
6. Menerima hasil verifikasi data cuti dari masing-masing unit
7. Menyamakan hasil verifikasi dengan data cuti kepegawaian
c. Membuat, mencatat, mendistribusikan dan mengarsipkan surat keluar dari
bagian SDM dan unit kepegawaian agar setiap surat yang keluar dapat
terkontrol dan tersusun/ tersimpan dengan baik.
1. Tahapan :
2. Membuat draf surat keluar
3. Mencatat penomoran surat kedalam buku nomor surat keluar
4. Mencetak draf surat agar dapat dikoreksi oleh Kabag. SDM / Kasatpel
Kepegawaian
5. Meng edit surat sesuai dengan draf surat yang telah dikoreksi
6. Mencetak surat yang sudah jadi
7. Meminta tandatangan Kabag. SDM / Kasatpel Kepegawaian
8. Memfoto copy/ memperbanyak surat
9. Mendistribusikan surat
10. Mengarsipkan
d. Mengelola pemakaian mesin absensi dan data based handkey agar waktu
kehadiran dan kepulangan pegawai (kedisiplinan) dapat terekam/ tersimpan
dengan baik pada mesin tersebut.
Tahapan :
1. Menginput PIN dan data pegawai kedalam data based handkey
2. Merekam/ menscan sidik jari pegawai pada mesin handkey
3. Menjelaskan kepada pegawai tatacara melakukan absensi dengan
penggunaan mesin handkey
3

4. Membackup hand template (sidik jari pegawai) yang baru discan/


direkam dari mesin handkey kedalam memory computer.
5. Mentransfer/ menarik seluruh hasil scan absen pegawai dari mesin
handkey kedalam memory computer setiap hari.
6. Melakukan upload data kehadiran dan ketidakhadiran di computer
setiap 3 (tiga) hari sekali.
7. Mengubah data based handkey pegawai apabila ada pegawai yang
promosi/mutasi dan non aktif.
e. Melakukan verifikasi seluruh data print out absensi handkey untuk
memudahkan perhitungan kehadiran dan besaran uang transport yang akan
diberikan kepada pegawai.
Tahapan :
1. Menerima seluruh berkas print out absensi yang telah diperiksa oleh
masing-masing unit kerja
2. Menghitung jumlah hari kerja, hari transport, jumlah keterlambatan
3. Memberikan seluruh berkas absensi yang telah diverifikasi kepada
staf remunerasi untuk diinput kedalam perhitungan uang transport
4. Menerima kembali seluruh berkas absensi yang telah diinput dari staf
remunerasi
5. Menginput rekapan/ laporan jumlah kehadiran seluruh pegawai
perbulan, yang meliputi jumlah hari kerja, jumlah hari transport,
jumlah keterlambatan (menit), sakit, cuti dan tidak absen.
6. Memfilling seluruh print out absensi handkey
f. Menyiapkan data pemeriksaan kesehatan berkala pegawai perbulan untuk
mengontrol/ mengetahui tingkat kesehatan pegawai sesuai dengan SK
Direktur.
Tahapan :
1. Menyiapkan data pegawai/ dokter berstatus tetap yang berulang
tahun di bulan tersebut
2. Membuat surat edaran kesehatan berkala dengan melampirkan
nama-nama pegawai yang akan melakukan MCU berkala
3. Mendistribusikan surat edaran yang telah ditandatangani oleh Kabag.
SDM kepada unit MCU dan karyawan yang namanya terlampir
4. Menyiapkan form kesehatan berkala karyawan
5. Memberikan form tersebut kepada karyawan yang telah terjadwal
untuk melakukan MCU berkala
6. Menerima hasil kesehatan berkala dari MCU

g. Memberikan layanan peminjaman arsip personal karyawan bagi yang


berkepentingan untuk mengetahui record karyawan tersebut.
Tahapan :
1. Mengambil berkas personal pegawai yang akan dipinjam dari gudang
arsip
2. Memberikan berkas tersebut dengan menggunakan tanda terima
peminjaman dan pengembalian berkas
3. Mengembalikan kembali (memfilling) berkas personal tersebut ke
gudang arsip
h. Melaksanakan administrasi pelaksanaan asuransi/ jaminan kesehatan
pegawai baik rawat jalan maupun rawat inap sesuai dengan edaran dan SK
Direktur yang berlaku mengenai jaminan kesehatan pegawai agar
4

memudahkan kepegawaian apabila ada konfirmasi tindakan dari unit


pelayanan.
Tahapan :
1. Menyimpan/ memfilling seluruh edaran dan SK Direktur yang
berkaitan dengan asuransi/ jaminan kesehatan pegawai
2. Menyiapkan stempel tanggal & stempel asuransi kesehatan pegawai
3. Mengamprah formulir asuransi kesehatan untuk rawat jalan di gudang
rumah tangga
4. Menyiapkan dan menstempel formulir kesehatan rawat jalan yang ada
di unit kepegawaian
5. Mendistribusikan formulir kesehatan rawat jalan ke kasir IGD

i. Memastikan ketersediaan formulir-formulir yang dikeluarkan oleh unit


kepegawaian agar memudahkan karyawan apabila membutuhkan formulir
yang berkaitan dengan kepegawain.
Tahapan :
1. Membuat master formulir yang dibutuhkan
2. Memberi koding formulir pada unit SIM
3. Memfilling/mengarsipkan master formulir-formulir yang ada di
kepegawaian
4. Mengecek ketersediaan formulir
5. Mengamprah/ memfoto copy formulir yang telah habis
6. Menyediakan formulir-formulir di unit kepegawaian

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Data based kepegawaian Pembuatan laporan/ profil


kepegawaian per bulan

2. Data based cuti & form cuti Mengetahui pelaksanaan & sisa
cuti yang telah diambil oleh
pegawai

3. Draf/ konsep surat serta buku Pembuatan surat keluar dari unit
penomoran surat keluar kepegawaian & Kabag. SDM
kepegawaian & Kabag. SDM

4. Mesin & system absensi handkey Merekam waktu kerja (masuk &
pulang) pegawai yang
melakukan absensi

5. Print out rekap absensi handkey per Menghitung hari kerja, hari
bulan transport & keterlambatan
pegawai
5

6. Data based pegawai tetap & dokter Pelaksanaan kesehatan berkala


tetap untuk pegawai

7. - Berkas/map personal pegawai Penyimpanan seluruh record


pegawai

- Buku peminjaman dokumen Bagi yang meminjam agar dapat


bertanggungjawab terhadap isi
dokumen personal pegawai
tersebut

Data base anggota SICH


(Karyawan, suami/istri & 2 orang Sebagai patokan bagi karyawan/
8. anak) keluarganya yang mau
menggunakan SICH, karena
hanya anggota keluarga yang
terdaftar di SICH saja yang dapat
Master formulir berobat menngunakan SICH

9. Menyediakan formulir-formulir
untuk karyawan yang berkaitan
dengan unit kepegawaian
6

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Komputer & berkas personal Menyimpan/ mencatat riwayat


pegawai pribadi pegawai

2. Komputer Membuat rekapitulasi pelaksanaan


cuti

3. Komputer Membuat surat yang akan di


distribusikan

4. Mesin handkey & system absensi Merekam sidik jari pegawai yang
melakukan absensi kehadiran &
kepulangan dari kerja

5. Komputer Meng upload data absensi dari


mesin handkey ke computer agar
data rekap absensi handkey dapat
terecord dengan baik

6. Komputer & data based pegawai/ Membuat rekap karyawan yang


dokter tetap akan & sudah melakukan
kesehatan berkala

7. Map pegawai Menyimpan/ memfilling seluruh


berkas pribadi pegawai mulai dari
lamaran kerja s.d diterima bekerja

8. SK & Edaran Direktur mengenai Untuk acuan pemeriksaan &


SICH tindakan medis

Formulir SICH Untuk pendaftaran rawat jalan bagi


pegawai yang akan berobat

9. Mesin foto copy Memperbanyak formulir-formulir


yang telah habis
7

9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja 1) Satuan Hasil 2)

1. Rekap profil kepegawain Dokumen

2. Rekapitulasi pengambilan & sisa cuti Dokumen

3. Surat Dokumen

4. Terekamnya handkey setiap pegawai Data scan handkey

5. Terekamnya data kehadiran pegawai Data


baik masuk ataupun pulang bekerja

6. Mengetahui hasil kesehatan para Dokumen


pegawai dari unit MCU

7. Memudahkan pencarian file personal Dokumen


pegawai apabila di butuhkan

8. Daftar pegawai & anggota keluarga Data


yang ditanggung oleh asuransi
kesehatan RS

9. Tersedianya formulir-formulir Kegiatan


kepegawaian yang dibutuhkan oleh
pegawai

1) Hasil Kerja : Tulis Hasil Kerja sesuai dengan uraian tugas


2) Tulis Satuan Hasil kerja seperti: dokumen, kegiatan,dll.

10. Tanggung Jawab :


a. Ketersediaannya data based pegawai
b. Ketersediaannya Profil pegawai
c. Penyimpanan dokumen personal pegawai
d. Terdistribusinya surat keluar dari unit kepegawaian dan Kabag. SDM
e. Terinformasinya pegawai yang akan melakukan pemeriksaan kesehatan
berkala (MCU)
f. Tersedianya formulir berobat jalan karyawan

11. Wewenang :
Mengeluarkan data pegawai kepada unit kerja di lingkungan RSUK Cempaka
Putih
8

12. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Kasatpel. Kepegawaian Laporan dan konsultasi


Kepegawaian

2. Staf Rekruitment Rekrutment & Koordinasi


Prestasi Kerja

3. Staf Legal Kepegawaian Koordinasi


Kepegawaian

4. Kasatpel Kepegawaian Koordinasi


Kepegawaian
5. SIM Koordinasi system handkey
Programmer
6. Rekrutment & Koordinasi
Staf Rekrutemne Prestasi Kerja

7. Koordinator Keuangan Koordinasi


Pelayanan Rawat
Jalan/ Rawat Inap

8. Staf Admission Admission Koordinasi

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Indoor/ dalam ruangan

2. Suhu Dingin

3. Udara Sejuk

4. Keadaan Ruangan Cukup luas

5. Letak Datar

6. Penerangan Terang

7. Suara Tenang

8. Keadaan tempat Bersih


kerja
9

9. Getaran
Tidak ada

14. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab

1. - -

2. - -

15. Syarat Jabatan:

a. Pangkat/Gol. Ruang : -

b. Pendidikan : S1 - Manajemen

c. Kursus/ Diklat
1) Penjenjangan : -
2) Teknis : -

d. Pengalaman kerja : Minimal 2 (dua) tahun di Rumah Sakit

e. Pengetahuan kerja : - Peraturan perusahaan PPK BLUD RSUK


Cempaka Putih
- SK Direktur mengenai asuransi/ jaminan
kesehatan pegawai RSUK Cempaka Putih

f. Keterampilan kerja : Mengoperasikan Komputer

g. Bakat Kerja :
1) G : Intelegensi
2) V : Bakat Verbal
3) N : Bakat Numerik
4) Q : Bakat Ketelitian
5) K : Koordinasi Motorik
6) F : Kecekatan Jari
7) C : Kemampuan membedakan warna
10

g. Temperamen Kerja :
1) R (REPCON) : Repetitive and Continuous
2) T (STS) : Set of Limits, Tolerance and Other
h. Minat Kerja :
1) R : Realistik
2) I : Investigatif
3) S : Sosial
4) C : Konvensional
i. Upaya Fisik :
1) Berdiri
2) Berjalan
3) Duduk
4) Mengangkat
5) Membawa
6) Bekerja dengan jari
7) Berbicara
8) Mendengar
9) Melihat
j. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin :
2) Umur :
3) Tinggi badan :
4) Berat badan :
5) Postur badan:
6) Penampilan :
k. Fungsi Pekerjaan :
1) D1: Memadukan
2) D2: Mengkoordinasikan
3) D3: Menyusun
4) D4: Menghitung
5) D5: Membandingkan/ Mencocokan
6) D6: Menyalin
7) O6: Berbicara (Informasi)
8) O7: Melayani
9) O8: Menerima Instruksi
11

16. Prestasi Kerja yang diharapkan

Jumlah Hasil Waktu


No Satuan Hasil1
(Dalam 1 Tahun) Penyelesaian 2)

1. Kegiatan 48 720

2. Dokumen 4 480

3. Dokumen 2400 24000

4. Data 120 1200

5. Data 9000 18000

6. Dokumen 12 360

7. Dokumen 60 600

8. Data base 60 600

9. Kegiatan 24 360

1) Satuan Hasil lihat nomor 9 kolom 2


2) Tulis waktu penyelesaian untuk setiap hasil kerja dalam satuan waktu menit

17. Butir Informasi Lain :


..............................................................................................................
..............................................................................................................
Jakarta,21 Oktober 2015
Mengetahui :
Direktur RSUK Cempaka Putih Ka Subbag TU

dr.Dewi R Anggraini M Kes M Asiyana,SE


NIP 196209091990032001 NIP : 196602131986031004