PANDUAN

ORIENTASI KARYAWAN
UNIT IT

DISUSUN OLEH:
UNIT IT

RSU PRIMA MEDIKA

DENPASAR
2015
 PANDUAN ORIENTASI KARYAWAN
UNIT IT

NO DOKUMEN :
PENULIS DOKUMEN :
TANGGAL :
JUMLAH HALAMAN : 7 Halaman

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat

rahmat-Nya penyusunan Panduan Orientasi Karyawan Unit IT dapat diselesaikan tepat pada

waktunya. Kami menyadari bahwa Panduan Orientasi Karyawan Unit IT ini masih banyak

kekurangannya, oleh sebab itu kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak

sangat kami harapkan untuk menyempurnakannya, baik mengenai kualitas data dan informasi

yang disajikan, ataupun penampilannya yang semakin menarik sehingga panduan ini nantinya

dapat menjadi acuan bagi karyawan RSU. Prima Medika.

ii
 DAFTAR ISI

Sampul

Panduan Orientasi Karyawan Unit SDM .....................................................................................i

Kata Pengantar ............................................................................................................................. ii

Daftar Isi ...................................................................................................................................... iii

BAB I Definisi ............................................................................................................................. 1

1.1 Pengertian .............................................................................................................................. 1

1.2 Tujuan .................................................................................................................................... 1

BAB II Ruang Lingkup ................................................................................................................ 2

BAB III Tata Laksana .................................................................................................................. 3

3.1 Proses Rekrutmen Karyawan ................................................................................................. 3

3.2 Pengolahan Data Administrasi ............................................................................................... 2

3.3 Penggajian .............................................................................................................................. 5

BAB IV Dokumentasi .................................................................................................................. 6

iii
 BAB I
DEFINISI

1.1 Pengertian

Orientasi adalah kegiatan memberikan informasi yang berhubungan dengan

lingkungan kerja baru dalam suatu organisasi, meliputi organisasi tata laksana, kebijakan,
tugas, fungsi, tanggung jawab dan wewenang bagi karyawan baru. Lingkungan kerja
merupakan hal penting bagi karyawan baru untuk diketahui serta dipahami dengan jelas,
sehingga mempermudah penyesuaian dalam pelaksanaan tugas dan fungsi yang
dibebankan kepadanya. Melalui orientasi pada awal penugasan diharapkan perawat atau
bidan baru ataupun seluruh karyawan baru akan merasa lebih siap dalam menerima
tanggung jawab, serta dapat bekerja dengan penuh percaya diri karena telah dengan jelas
mengetahui situasi, kondisi, peraturan, hak dan kewajibannya. Dengan demikian
pelaksanaan tugas akan tetap mengarah pada pelayanan yang professional. Program
orientasi bagi karyawan baru termasuk karyawan lama yang dipindahkan ke ruangan atau
unit baru, bila dirancang dengan baik diharapkan dapat mengatasi berbagai masalah yang
muncul dan membantu karyawan bersangkutan lebih cepat menyesuaikan diri dalam
memenuhi tanggung jawab dan akuntabilitas mereka terhadap tugas yang dibebankan
kepada mereka.

1.2 Tujuan
1.2.1 Tujuan Umum
Setelah mengikuti orientasi, peserta orientasi diharapkan mampu bertugas sesuai dengan
peraturan yang ada di unit kerja masing-masing
1.2.2 Tujuan Khusus
Untuk mengetahui uraian tugas, kegiatan-kegiatan sesuai standar prosedur operasional di
unit IT.

1
 BAB II

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup kegiatan orientasi di unit IT mencakup proses pengenalan lingkungan,

pengolahan data yang berhubungan dengan administrasi, pengolahan data yang
berhubungan dengan SIMRS.
Secara garis besar ruang lingkup tersebut dapat dijabarkan dalam beberapa bagian,
diantaranya :
1. Menyusun filling arsip data karyawan sesuai standar yang telah ditentukan.
2. Pengolahan data yang berhubungan dengan gaji karyawan (gaji, lembur, oncall,
cyto)
3. Pengajuan ijin / cuti karyawan
4. Melakukan proses rekrutmen karyawan baru
5. Distribusi berkas, pemberitahuan, pengumuman
6. Penyusunan notulen rapat mingguan unit SDM
7. Menerima surat yang masuk dari Direktur Utama untuk di disposisikan ke unit-unit
terkait.
8. Melakukan rekap absensi bulanan
9. Melakukan monitoring dan evaluasi kinerja karyawan
10. Mendaftarkan dan menonaktifkan karyawan untuk Kepesertaan BPJS
Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan

2
 BAB III
TATA LAKSANA

3.1 Proses Rekrutmen Karyawan

Dalam memenuhi jumlah ketenagaan di setiap unit, unit SDM bertugas melakukan proses

rekrutmen. Proses rekrutmen dimulai dari menyeleksi lamaran yang masuk ke unit SDM,

dimana sebelumnya berkas lamaran dipilah berdasarkan pendidikan dan unitnya kemudian

ditulis dalam buku lamaran dan diinput dalam master file/ data base rerutmen sebagai

arsip. Selanjutnya hasil seleksi, disaring kembali pada tes tulis, tes wawancara, tes

kesehatan. Calon karyawan yang telah lolos dalam seleksi tersebut kemudian akan

dimonitoring dan dievaluasi hasil kerjanya pada tahap orientasi, magang, kontrak hingga

menjadi karyawan tetap melalui form penilaian yang dibagikan ke masing-masing unit.

3.2 Pengolahan Data Administrasi meliputi :

a. Penyusunan filling arsip data karyawan adalah memasukan seluruh dokumen-

dokumen terkait riwayat identitas diri, pendidikan, dan kinerja karyawan pada awal

proses orientasi hingga menjadi karyawan tetap. Adapun dokumen yang harus ada

dalam file karyawan yaitu biodata, lamaran, copy ijazah, verifikasi ijazah, Surat Tanda

Registrasi (STR) bagi tenaga medis dan penunjang medis, Surat Ijin Praktek (SIP) bagi

tenaga medis dan penunjang medis, surat penugasan klinis, surat perjanjian kerja, SK

penempatan dan uraian tugas, SK karyawan tetap, rekapitulasi dan sertifikat pelatihan,

daftar penilaian kinerja, dan riwayat kerja. Seluruh dokumen terkait data SDM akan

diinput dalam master file karyawan pada komputer.

3
b. Administrasi cuti
Setelah karyawan menulis permohonan cuti di formulir cuti atas sepengtahuan

atasannya maka staf SDM mengarsipkan dan merekap jumlah dan sisa cuti karyawan

dikomputer untuk kebutuhan laporan bulanan.

c. Distribusi berkas, pemberitahuan, pengumuman

Membuat surat internal yang berupa pemberitahuan dan pengumuman untuk

karyawan, yang kemudian dibagikan kepada seluruh unit yang ada agar diketahui atau
ke unit yang berhubungan dengan pengumuman tersebut.
d. Notulen rapat mingguan
Setiap minggunya diadakan rapat unit SDM untuk membahas masalah yang terjadi
untuk sama-sama mencari solusi atas permasalahan tersebut, notulen merangkum
setiap materi dan bahan di bahas didalam rapat mingguan tersebut.
e. Penerimaan Surat Masuk
Setiap surat masuk yang berkaitan dengan unit SDM ditujukan kepada Direktur Utama
Rumah Sakit Umum Prima Medika untuk di disposisikan. Selanjutnya surat tersebut di
disposisikan kembali dan di distribusikan unit-unit yang dituju.
f. Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan & BPJS Kesehatan
Setiap karyawan baru yang telah menyelesaikan masa magang diikutkan program
BPJS Ketenegakerjaan dan BPJS Kesehatan. Setiap karyawan baru mengisi formulir
pendaftaran dan jika persyaratan sudah lengkap maka formulir akan diserahkan ke
BPJS untuk didaftarkan. Karyawan yang sudah terdaftar akan mendapatkan kartu
untuk BPJS Ketenagakerjaan kartu hanya untuk diri karyawan sendiri, harus disimpan
baik-baik apabila hilang maka yang bersangkutan wajib membuat laporan kehilangan
di kepolisian dan untuk selanjutnya kartu akan di diterbitkan ulang. Apabila terjadi
kecelakaan di tempat kerja atau kecelakaan terjadi saat berangkat atau pulang bekerja
melalui jalan yang wajar dilalui maka dapat dilaporkan ke BPJS ketenagakerjaan dan
biaya pengobatan dapat di tanggung oleh BPJS Ketenagakerjaan.
Sedangkan untuk kepesertaan BPJS Kesehatan setiap karyawan yang sudah
berkeluarga akan mendapatkan kartu sejumlah keluarga inti maksimal 5 orang.
Dengan demikian semua karyawan dan anggota keluarganya yang sakit / memerlukan

4
 pelayanan kesehatan dapat berobat di fasilitas pelayanan kesehatan tingkat 1 (satu)
sesuai dengan pilihannya.

3.3 Penggajian Karyawan

Sistem penggajian mengacu pada struktur gaji yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Salah satu komponen dalam penggajian adalah tunjangan kehadiran, dimana dalam

perhitungannya berdasarkan absensi kedatangan dan kepulangan karyawan. Sehingga

pada saat cutt off penggajian, dapat diperoleh besaran tunjangan kehadiran setiap

karyawan yang dihitung dari rekapan kehadiran, lembur, oncall dan cyto.

5
Tabel 1. Jadwal Orientasi Unit SDM
No Kegiatan Hari ke-

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1 Rekrutmen karyawan :

a. - Mendata lamaran yang masuk

b. - Membantu pelaksaan rekrutmen karyawan

c. - Menyebarkan form penilaian karyawan

2 Pengolahan Data Administrasi

a. - Penyusunan filling arsip data karyawan

b. - Administrasi Cuti

c. - Distribusi berkas, pemberitahuan,

pengumuman
d. - Notulen rapat mingguan

e. - Penerimaan Surat Masuk

f. - Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan & BPJS

Kesehatan
3. Penggajian karyawan : Penghitungan jumlah
kehadiran, lembur, oncall dan cyto karyawan

6
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi pelaksanaan orientasi khusus di unit SDM diantaranya sebagai berikut :

1. Proses rekrutmen karyawan dimulai dari pemilahan dokumen lamaran yang dapat dilihat
dalam catatan buku lamaran SDM dan data base dalam bentuk Ms. Excell
2. Penyusunan file data karyawan dapat dilihat dalam filling folder yang telah disusun
berdasarkan nomor identitas karyawan terkecil.
3. Dokumentasi administrasi cuti dapat dilihat dari form cuti dan master file cuti dalam
komputer.
4. Distribusi berkas, pemberitahuan, pengumuman, notulen rapat dan surat masuk-keluar
dapat dilihat pada file pengarsipan dokumen SDM dan papan pengumuman RSU. Prima
Medika
5. Kepesertaan BPJS Kesehatan dapat dilihat pada sistem Electronic – Data Badan Usaha
(EDABU) sedangkan BPJS Ketenagakerjaan pada web sipp.bpjsketenagakerjaan.go.id
6. Data penggajian karyawan pada master file penggajian dan untuk kitirnya diberikan
dalam bentukprint out kepada setiap karyawan.

7
LAMPIRAN .

Gambar 1. Kumpulan Lamaran

Gambar 2. Master File Lamaran Calon Karyawan

8
Gambar 3. Pengarsipan file karyawan

Gambar 4. Pendataan cuti karyawan

9
 Gamar 5. Arsip Surat Masuk

Gambar 6. Pencatatan data BPJS Karyawan

10