PANDUAN

ORIENTASI KARYAWAN
UNIT REKAM MEDIS

DISUSUN OLEH:
UNIT REKAM MEDIS

RSU PRIMA MEDIKA

DENPASAR
2018
 PANDUAN ORIENTASI KARYAWAN
UNIT RM

NO DOKUMEN :
PENULIS DOKUMEN :
TANGGAL :
JUMLAH HALAMAN : 7 Halaman

i
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat

rahmat-Nya penyusunan Panduan Orientasi Karyawan Unit RM dapat diselesaikan tepat pada

waktunya. Kami menyadari bahwa Panduan Orientasi Karyawan Unit RM ini masih banyak

kekurangannya, oleh sebab itu kritik dan saran yang bersifat membangun dari berbagai pihak

sangat kami harapkan untuk menyempurnakannya, baik mengenai kualitas data dan informasi

yang disajikan, ataupun penampilannya yang semakin menarik sehingga panduan ini nantinya

dapat menjadi acuan bagi karyawan RSU. Prima Medika.

ii
 DAFTAR ISI

Sampul

Panduan Orientasi Karyawan Unit SDM.....................................................................................i

Kata Pengantar............................................................................................................................. ii

Daftar Isi...................................................................................................................................... iii

BAB I Definisi............................................................................................................................. 1

1.1 Pengertian.............................................................................................................................. 1

1.2 Tujuan.................................................................................................................................... 1

BAB II Ruang Lingkup................................................................................................................ 2

BAB III Tata Laksana.................................................................................................................. 3

3.1 Proses Rekrutmen Karyawan................................................................................................. 3

3.2 Pengolahan Data Administrasi............................................................................................... 2

3.3 Penggajian.............................................................................................................................. 5

BAB IV Dokumentasi.................................................................................................................. 6

BAB V Materi Orientasi

4.1 Pengenalan Lingkungan Rumah Sakit………………………………………………..……….7

4.2 Review Konsep Dasar Rekam Medis

iii
4.3 Pengenalan SIMRS

4.4 Distribusi Berkas Rekam Medis

4.5 Filling Berkas Rekam Medis

4.6 Pengurusan Adminstrasi & Asuransi

4.7 Pelaporan Internal

4.8 Pelaporan External

4.9 Kodifikasi Penyakit

iv
 BAB I
DEFINISI

1.1 Pengertian

Orientasi adalah kegiatan memberikan informasi yang berhubungan dengan

lingkungan kerja baru dalam suatu organisasi, meliputi organisasi tata laksana, kebijakan,
tugas, fungsi, tanggung jawab dan wewenang bagi karyawan baru. Lingkungan kerja
merupakan hal penting bagi karyawan baru untuk diketahui serta dipahami dengan jelas,
sehingga mempermudah penyesuaian dalam pelaksanaan tugas dan fungsi yang
dibebankan kepadanya. Melalui orientasi pada awal penugasan diharapkan perawat atau
bidan baru ataupun seluruh karyawan baru akan merasa lebih siap dalam menerima
tanggung jawab, serta dapat bekerja dengan penuh percaya diri karena telah dengan jelas
mengetahui situasi, kondisi, peraturan, hak dan kewajibannya. Dengan demikian
pelaksanaan tugas akan tetap mengarah pada pelayanan yang professional. Program
orientasi bagi karyawan baru termasuk karyawan lama yang dipindahkan ke ruangan atau
unit baru, bila dirancang dengan baik diharapkan dapat mengatasi berbagai masalah yang
muncul dan membantu karyawan bersangkutan lebih cepat menyesuaikan diri dalam
memenuhi tanggung jawab dan akuntabilitas mereka terhadap tugas yang dibebankan
kepada mereka.

1.2 Tujuan
1.2.1 Tujuan Umum
Setelah mengikuti orientasi, peserta orientasi diharapkan mampu bertugas sesuai dengan
peraturan yang ada di unit kerja masing-masing
1.2.2 Tujuan Khusus
Untuk mengetahui uraian tugas, kegiatan-kegiatan sesuai standar prosedur operasional di
unit RM.

1
 BAB II
RUANG LINGKUP

Ruang lingkup kegiatan orientasi di unit RM mencakup proses pengenalan lingkungan

RM, pengolahan data yang berhubungan dengan administrasi, pengolahan data yang
berhubungan dengan pelaporan.
Secara garis besar ruang lingkup tersebut dapat dijabarkan dalam beberapa bagian,
diantaranya :
1. Menyusun filling berkas pasien Rawat Inap dan Rawat Jalan sesuai standar yang telah
ditentukan.
2. Medistribusikan berkas pasien Rawat Inap dan Rawat Jalan sesuai standar yang telah
ditentukan.
3. Pengurusan berkas Asuransi pasien Rawat Inap dan Rawat Jalan sesuai standar yang
telah ditentukan.
4. Melakukan Analisa Kualitatif dan Kuantitatif Rekam Medis.
5. Membuat Laporan Internal BOR, LOS, TOI, BTO
6. Membuat Laporan Dinkes 10 Penyakit terbanyak Rawat Inap dan Rawat Jalan
7. Melakukan Kodifikasi Penyakit Rawat Jalan & Rawat Inap

2
 BAB III
TATA LAKSANA

1. Pengenalan Lingkungan Rumah Sakit

Pengenalan lingkungan kerja merupakan langkah awal untuk melaksanakan orientasi yang
baik. Pelaksanaan orientasi bagi tenaga rekam medis baru akan meningkatkan pengetahuan
dan pengalaman tentang berbagai aspek dalam memberikan pelayanan di Rumah Sakit
Umum Prima Medika Kegiatan orientasi ditujukan bagi tenaga rekam medis.

Adapun penjelasan yang diberikan, meliputi :

1. Pengenalan Struktur Organisasi Internal Unit Rekam Medis

Meskipun Pengenalan Struktur Organisasi Umum sudah dilakukan uleh Unit SDM,
namun Calon Karyawan juga harus mengetahui dan mengenali struktur organisasi dalam
unit rekam medis, yang terdiri dari :
 Direktur Utama
 Wakil Direktur bidang Umum, Keuangan & SDM
 Bagian Umum
 Kepala Unit Rekam Medis
 Staf Unit Rekam Medis

2. Pengenalan Sistem Rekam Medis yang berlaku di RSU. Prima Medika

Calon Karyawan bisa juga berasal dari berbagai kalangan latar Pendidikan baik itu :
Profesi Perekam Medis, Sarjana Kesehatan Masyarakat, Administrasi Rumah Sakit,
aneka jurusan lainnya maupun lulusan SMA/SMK.dan setiap Rumah Sakit memiliki cara
tersendiri dalam penyelenggaraan unit rekam medis, ada yang berupa unit ataupun
instalasi, disini calon karyawan harus mengenali sistem rekam medis yang berlaku di
rumah sakit agar dapat menyiapkan diri untuk mampu beradaptasi dengan lingkungan
kerja mereka.

3
 3. Pengenalan unit manajemen dan unit pelayanan terkait
Pengenalan ini juga penting untuk diketahui dan dipahami calon karyawan, mengingat
dalam proses penyelenggaraan pelayanan kesehatan (rumah sakit), kita tidak hanya
bekerja dengan satu unit kerja. Ada banyak unit atu sub unit lainnya baik secara
manajerial maupun operasional yang berkorelasi untuk menghasilkan pelayanan yang
optimal.

4.2 Review Konsep Dasar Rekam Medis

4.3 Pengenalan SIMRS

4.4 Distribusi Berkas Rekam Medis

4.5 Filling Berkas Rekam Medis

4.6 Pengurusan Adminstrasi & Asuransi

4.7 Pelaporan Internal

4.8 Pelaporan External

4.9 Kodifikasi Penyakit

4
Tabel 1. Jadwal Orientasi Unit SDM
No Kegiatan Hari ke-

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1 Pengenalan lingkungan Rumah Sakit :

a. - Pengenalan Struktur Organisasi Internal

Unit Rekam Medis

b. - Pengenalan Sistem Rekam Medis yang

berlaku di RSU. Prima Medika

c. - Pengenalan unit manajemen dan unit

pelayanan terkait

2 Pengolahan Data Administrasi

a. - Penyusunan filling arsip data karyawan

b. - Administrasi Cuti

c. - Distribusi berkas, pemberitahuan,

pengumuman

d. - Notulen rapat mingguan

e. - Penerimaan Surat Masuk

f. - Kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan & BPJS

Kesehatan
3. Penggajian karyawan : Penghitungan jumlah
kehadiran, lembur, oncall dan cyto karyawan

5
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi pelaksanaan orientasi khusus di unit SDM diantaranya sebagai berikut :

1. Proses rekrutmen karyawan dimulai dari pemilahan dokumen lamaran yang dapat dilihat
dalam catatan buku lamaran SDM dan data base dalam bentuk Ms. Excell
2. Penyusunan file data karyawan dapat dilihat dalam filling folder yang telah disusun
berdasarkan nomor identitas karyawan terkecil.
3. Dokumentasi administrasi cuti dapat dilihat dari form cuti dan master file cuti dalam
komputer.
4. Distribusi berkas, pemberitahuan, pengumuman, notulen rapat dan surat masuk-keluar
dapat dilihat pada file pengarsipan dokumen SDM dan papan pengumuman RSU. Prima
Medika
5. Kepesertaan BPJS Kesehatan dapat dilihat pada sistem Electronic – Data Badan Usaha
(EDABU) sedangkan BPJS Ketenagakerjaan pada web sipp.bpjsketenagakerjaan.go.id
6. Data penggajian karyawan pada master file penggajian dan untuk kitirnya diberikan
dalam bentukprint out kepada setiap karyawan.

6
LAMPIRAN .

Gambar 1. Kumpulan Lamaran

Gambar 2. Master File Lamaran Calon Karyawan

7
Gambar 3. Pengarsipan file karyawan

Gambar 4. Pendataan cuti karyawan

8
 Gamar 5. Arsip Surat Masuk

Gambar 6. Pencatatan data BPJS Karyawan

9
 BAB V

MATERI ORIENTASI

4.

10