PROGRAM KERJA

UNIT ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN

UNIT ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN

RUMAH SAKIT UMUM WIJAYAKUSUMA KEBUMEN
2019

ii
 LEMBAR PENGESAHAN

PROGRAM KERJA UNIT ADMINISTRASI UMUM DAN KEUANGAN

RUMAH SAKIT UMUM WIJAYAKUSUMA KEBUMEN
TAHUN 2019

Telah disahkan dan diberlakukan pada

Hari :

Tanggal :

Ditetapkan Oleh : Direktur

Kepala unit Administrasi umum dan Rumah sakit Umum Wijayakusuma

keuangan Kebumen

Puji Nursaputri, SE dr. Indah Mukarromah

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................i

LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................ii

DAFTAR ISI ..............................................................................................iii

A. PENDAHULUAN ................................................................................1
B. LATAR BELAKANG ............................................................................1
C. TUJUAN ..............................................................................................2
D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN ...................................................3
E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN ................................................7
F. SASARAN ..........................................................................................9
G. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN ...............................................10
H. PENCATATAN DAN PELAPORAN .....................................................10
I. MONITORING DAN EVALUASI .........................................................11
J. DAFTAR PUSTAKA ............................................................................12

iii
I. PENDAHULUAN
Pada era yang kompetitif seperti sekarang ini, organisasi ataupun
perusahaan selalu berusaha untuk mencari cara meningkatkan
kemampuan sumber daya manusia (SDM) mereka. Ini akan menuntun ke
suatu tantangan baru yaitu bagaimana suatu organisasi dapat
memelihara skill SDM nya. Salah satu fenomena yang banyak dihadapi
oleh suatu organisasi saat ini yaitu stress kerja yang dialami oleh SDM
akibat beban kerja yang berlebihan. Stress kerja akan menyebabkan
SDM meninggalkan pekerjaannya.1 Akibat dampak negatif yang dapat
ditimbulkan oleh kelebihan beban kerja tersebut maka suatu metode
perhitungan beban kerja perlu diadakan oleh suatu
perusahaan/organisasi dalam mengevaluasi efektifitas dan efisiensi kerja
serta prestasi kerja pegawai. Analisis beban kerja adalah suatu teknik
manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh
informasi mengenai tingkat efektifitas dan efisiensi kerja organisasi
berdasarkan volume kerja. Dengan melakukan analisis beban kerja maka
akan diperoleh informasi mengenai jumlah kebutuhan pegawai, efektifitas
dan efisiensi kerja, serta prestasi kerja suatu unit dalam
perusahaan/organisasi.2
Salah satu sektor industri yang perlu mendapat perhatian khusus dalam
hal beban kerja sumber daya manusia (SDM) adalah rumah sakit.
Keberhasilan rumah sakit dalam menjalankan fungsinya di tandai dengan
adanya mutu pelayanan prima rumah sakit. Mutu pelayanan rumah sakit
sangat di pengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya yang paling
dominan adalah sumber daya manusia.3 SDM di rumah sakit terdiri dari
banyak macam profesi, salah satunya adalah pegawai administrasi.
Peran pegawai administrasi sangat penting karena sebagai ujung tombak
rumah sakit dan merupakan tenaga yang sering kontak dengan pasien
maupun pekerja rumah sakit lainnya. Hal ini akan menyebabkan stresor
yang kuat pada pegawai administrasi di lingkungan pekerjaannya.4
Rumah Sakit Unhas (RS Unhas) merupakan pelayanan jasa dalam
bidang pelayanan kesehatan yang dilaksanakan dalam 24 jam. Untuk
saat ini bidang SDM RS Unhas masih dalam tahap menyusun kebijakan
dan standar operasional prosedur yang disesuaikan dengan standar
akreditasi internasional rumah sakit yaitu JCIA. Tetapi sambil menyusun
kebijakan dan SOP, bidang SDM tetap melakukan perhitungan kebutuhan
SDM meskipun dengan metode non ilmiah yaitu dengan peramalan

2
 dimana pimpinan unit kerja melakukan pengamatan atas staf yang telah
bekerja dan memperkirakan kebutuhan tambahan atas pelayanan yang
telah berjalan. Kekurangan dari metode ini adalah ketidakakuratan data
dalam mengumpulkan informasi dan merencanakan kebutuhan SDM.
Berdasarkan wawancara pendahuluan yang dilakukan sebelumnya
diperoleh informasi bahwa RS Unhas belum memiliki standar pengukuran
beban kerja dikarenakan penyusunan

II. LATAR BELAKANG

Instalasi rawat jalan Rumah Sakit Khusus ibu dan anak
Wijayakusuma merupakan sebagai unit pelayanan yang
menyelenggarakan pelayanan sebagai tempat konsultasi, penyelidikan,
pemeriksaan, dan pengobatan pasien oleh dokter ahli dibidang masing-
masing yang disediakan untuk pasien yang membutuhkan waktu singkat
untuk menyembuhannya atau tidak memerlukan perawatan. Kebutuhan
srana penunjung yang terkait dengan rawat jalan ialah instalasi farmasi,
instalasi gizi, instalasi radiologi, instalasi laboratorium, CSSD, IPSRS dan
laundry.
Mutu (kualitas) pelayanan kesehatan menurut Wijono (1999) adalah
derajat dipenuhinya standar profesi atau standar operasional prosedur
(SOP) dalam pelayanan pasien dan terwujudnya hasil-hasil outcome
seperti yang diharapkan oleh profesi maupun pasien yang meliputi
pelayanan, diagnosa terapi, prosedur atau tindakan penyelesaian
masalah klinis. Sedangkan menurut Giebing (1994), kualitas pelayanan
kesehatan adalah tercapainya kriteria keberhasilan pelayanan yang telah
ditentukan. Peningkatan mutu dan Keselamatan Pasien adalah upaya
untuk meningkatkan mutu secara keseluruhan dengan terus menerus
mengurangi risiko terhadap pasien dan staf baik dalam proses klinis
maupun lingkungan fisik, demi tercapai keinginan masyarakat untuk
mendapatkan pelayanan yang berkualitas. Selain pelayanan kesehatan
yang berkualitas juga dituntut pelayanan yang menjunjung/berorientasi
pada keselamatan pasien. Cross & Blue dalam Giebing 1994
mengemukakan bahwa kualitas pelayanan kesehatan berhubungan
dengan lima karakteristik proses pelayanan kesehatan yaitu

1) dapat dicapai;

3
 2) diterima masyarakat;
3) komprehensif
4) berkesinambungan
5) terdokumentasi.

Akreditasi Rumah Sakit merupakan upaya peningkatan mutu

pelayanan rumah sakit yang dilakukan dengan membangun sistem dan
budaya mutu. Melalui akreditasi RS diharapkan ada perbaikan sistem di
Rumah Sakit yang meliputi input,process dan product output (meliputi
output dan outcome), sehingga tercapai pelayanan yang berkualitas
meliputi safety, satisfaction, selfcare, anxiety, comfort dan knowledge.

III. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan
Administrasi yang diatur didalam pedoman ini dikhususkan pada
administrasi umum/perkantoran. Sekretaris/Administrasi Umum
bertanggung jawab dalam memenuhi semua kebutuhan direktur,
korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di
lingkungan rumah sakit.

4
IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN
IV.1 SDM
Kebutuhan jumlah SDM:
Jabatan Jumlah SDM
Standar Kondisi Saat ini Kebutuhan
Ka Instalasi 1 0 1
Staf pelaksana Rekam medis 1 1 0
Staf Pelaksana Perawat 1 1 1
Staf pelaksana Pendaftaran 2 0 2
Administrasi 1 1 0 M

Kebutuhan pemenuhan kualifikasi SDM:

Jabatan Pendidikan
Standar Kondisi Saat ini Kebutuhan Sta
Ka Instalasi Dokter /dll - + 1. pelatihan tekn
manajemen k
2. Mutu & Kesel
3. Penanggulan
4. Komunikasi e

5
Staf Pendaftaran SMK atau - + 1. Kompetensi A
sederajat. 2. Komunikasi e

Staf Rekam D3 Rekam Medis - + 1. Kompetensi A

Medis 2. Komunikasi e
3. Mutu & Kesela
4. Penanggulang
5. Memiliki keter
Staf Pelaksana D3 Keperawatan + - 1. Kompetensi A
keperawatan
2. Mutu & Kesel
3. Penanggulan
4. Komunikasi e
Administrasi D3 /S1 Ekonomi. + - 1. Kompetensi A
Managemen.
2. Mutu & Kesel
3. Penanggulan
4. Komunikasi e

6
Dari tabel di atas dapat disusun kegiatan pokok dan rincian kegiatan di
bidang SDM Instalasi Rawat Jalan sebagai berikut:

N Kegiatan Pokok Rincian Kegiatan

o
Kebutuhan SDM Rekruitmen.
Orientasi Pengenalan lingkungan Rumah Sakit dan
Instalasi Rawat Jalan.
Pendidikan dan Pelatihan K3, Pengenalan B3, Penanggulangan
Pelatihan bencana, mutu dan Keselamatan pasien serta
komunikasi efektif.
Evaluasi Kinerja Evaluasi kinerja setiap 3 bulan.

IV.2 Fasilitas

No Kegiatan Rincian Kegiatan

Pokok
Pemeliharaan a. Melakukan pemeliharaan alat setiap ruangan
alat periksa medis dan non medis.
b. Melakukan pemeliharaan inventaris.
Kalibrasi Kalibrasi pada alat Timbangan berat badan,
Termometer. Dan Tensimeter.
Penambahan Rencana menambahkan alat yang diperlukan.
alat
penggantian alat Penggantian alat yang perlu untuk di ganti
dengan cara mengajukan rencana
penggantian alat kepada bagian pengadaan.

IV.3 Pengembangan Pelayanan

No Kegiatan Pokok Rincian Kegiatan

7
 Penambahan jaringan Mengajukan jaringan terkomputerisasi.
terkomputerisasi.
Peningkatan keterampilan Mengadakan pelatihan komunikasi
pelayanan paripurna dan efektif.
komunikasi efektif.

Rencana menambahkan Rencana menambahkan peralatan

peralatan medis atau non medis atau non medis sesuai
medis sesuai dengan dengan kebutuhan
kebutuhan

IV.4 Mutu

NO Kegiatan Pokok RINCIAN KEGIATAN

1. Pemberian pelayanan di Melakukan survey angka jumlah klinik
klinik spesialis. spesialis yang di tangani oleh dokter
spesialis dalam waktu satu bulan yang
mencakup :
a. Klinik spesialis anak.
b. Klinik spesialis obgyn.
2. Buka pelayanan sesuai Melakukan survey register rawat jalan
ketentuan. angka Tersediamya jenis pelayanan
rawat jalan spesialistik pada hari kerja di
rumah sakit yang buka sesuai dengan
ketentuan dalan satu bulat meliputi :
a. Hari senin – kamis dan sabtu
klinik anak : 07.00 – 11.00 WIB.
b. Hari Jumat klinik anak : 07.00 –
10.30 WIB.
c. Hari Kamis Klinik Obgyn : 14.00 –
16.00 WIB.
3. Waktu tunggu di rawat Melakukan survey pasien rawat jalan
jalan. meliputi Waktu yang diperlukan
mulai pasien mendaftar sampai
dilayani oleh dokter spesialistik.
Waktu yang diperlukan adalah < 60

8
 menit.
4. Kepuasan pelanggan Survey terhadap pasien rawat jalan
pada rawat jalan. terhadap pelayanan yang diberikan.

IV.5 Keselamatan Pasien

No Risiko Upaya mencegah risiko

1. Kesalahan data Rekam Medis dan Identifikasi data identitas
pemeriksaan pasien. pasien dalam rekam medis dan
jenis pemeriksaan pasien.

IV.6 Keselamatan Kerja

No Risiko keselamatan Upaya mencegah risiko

Konstruksi bangunan yang
tahan api, sistem penyimpanan
yang baik terhadap bahan-
1. Risiko terjadi kebakaran bahan yang mudah terbakar,
pengawasan terhadap
kemungkinan timbulnya
kebakaran.
Kesalahan catat data pasien - Bekerja sesuai dengan SPO
dan anamnesa. - Kompetrisasi.

9
V. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN
V.1 SDM
a. Kebutuhan jumlah SDM
menghitung jumlah kebutuhan tenaga kerja dan mengajukan
permintaan kebutuhan tenaga kerja.
b. Kegiatan Orientasi
Pengenalan lingkungan Rumah Sakit dan Instalasi Rawat Jalan
didampingi dengan kepala ruang atau kepala bagian.
c. Pelatihan
melakukan pelatihan K3, Mutu dan keselamatan pasien dan
Penanggulanagn bencana yang baru dikenali bekerjasama dengan
tim K3RS serta pelatihan komunikasi efektif.
d. Evaluasi kinerja
dilakukan setiap 3 bulan sekali oleh kepala ruangan kepada
stafnya.

V.2 Fasilitas

V.2.1 Pemeliharaan alat

Melakukan pemeliharaan alat setiap ruangan periksa medis dan
non medis.
V.2.2 Kalibrasi
Kalibrasi pada alat Timbangan berat badan dan peralatan medis
sesuai jadwal yang telah ditentukan.

V.2.3. Penambahan alat

a. Rencana menambahkan peralatan medis atau non medis

sesuai dengan kebutuhan.
b. Rencana Peningkatan keterampilan pelayanan paripurna dan
komunikasi efektif.
c. Rencana penambahan jaringan komputerisasi dengan cara
mendata jumlah dan spesifikasi alat yang direkomendasikan
kemudian diajukan kepada bagian pengadaan.

V.2.4 Penggantian alat

Penggantian alat yang perlu untuk di ganti dengan cara

mengajukan rencana penggantian alat kepada bagian pengadaan.

10
V.3 Pengembangan Pelayanan

V.3.1. Pelayanan Jaringan komputerisasi : Mengajukan penambahan

Jaringan komputerisasi dengan cara menyampaikan keluhan
dan kendala dalam pencatatan atau pendataan yang perlu
direkomendasikan dan diajukan kepada bagian pengadaan.

V.3.2. Peningkatan keterampilan pelayanan paripurna dan komunikasi

efektif : mengajukan kegiatan pelatihan mengenai komunikasi
efektif dan pelayanan paripurna.
V.3.3. Rencana menambahkan peralatan medis atau non medis
sesuai dengan kebutuhan : mengajukan kebutuhan peralata
medis atau non medis yang dibutuhkan ke bagian pegadaan
barang.

V.4 Mutu

V.4.1 Angka Ketidak lengkapan asesmen awal perawat pasien rawat

jalan : Menghitung prosentase Perbandingan jumlah assesmen
awal perawat dirawat jalan dibandingkan jumlah assesmen awal
perawatan di rawat jalan yanng tidak lengkap dalam 1 bulan.

V.4.2 Angka keterlambatan pengambilan rekam medis rawat jalan.

Perbandingan angka jumlah seluruh SPM dokter dengan jumlah
SPM tidak lengkap dalam waktu 1 Bulan.

V.5 Keselamatan Pasien

V.5.1 Kesalahan data dan pemeriksaan pasien : Identifikasi data dan

jenis pemeriksaan pasien dengan cara melakukan identifikasi
identitas pasien dan membaca pengantar pemeriksaan pasien
dengan seksama.

V.6 Keselamatan Kerja

V.6.1 Risiko terjadi kebakaran : Menyimpan bahan bahan yang
mudah terbakar dengan yang dianjurkan dalam MSDS dan
Menyediakan APAR ditempat yang strategis.
V.6.2 Resiko Infeksi Nosokomial : Mnecegah terkena infeksi dengan
han hygiene dan penggunaan APD sesuai dengan Kebutuhan.

11
VI. SASARAN

No Kegiatan Indikator Target

SDM
a. Rekrutmen karyawan
b. Orientasi karyawan
c. Pelatihan K3, Pengenalan b. Staf yang sudah
B3 dan komunikasi efektif.
d. Evaluasi kinerja.
Fasilitas:
a. Pemeliharaan alat
b. Kalibrasi alat
c. Penggantian/
penambahan alat
a. Jumlah karyawan baru a. 100%
yang mengikuti orientasi b. 100%
melaksanakan pelatihan
a. Alat berfungsi secara a. 100%
optimal (tidak ada trobel) b. 100%
b. Alat yang digunakan c. 100%
terkalibrasi
c. Alat baru dapat
digunakan secara optimal
(tidak ada trobel)

Pengembangan
Pelayanan a. Penambahan jaringan
a. Penambahan jaringan terkomputerisasi guna a. 100%
terkomputerisasi (SIM pengembangan layanan b. 100%
RS). dan kepuasan pasien.
b. Kepatuhan terhadap SPO

b. Peningkatan pelayanan
asuhan pasien secara
professional dan
paripurna.

Mutu:
a. Angka Ketidak lengkapan a. Menghitung presentase a. 0 %
asesmen awal perawat Perbandingan jumlah b. 0 %
pasien rawat jalan. assesmen awal perawat
b. Angka Ketidak lengkapan dirawat jalan
asesmen awal dokter dibandingkan jumlah
pasien rawat jalan. assesmen awal
perawatan di rawat jalan

12
 yanng tidak lengkap
dalam 1 bulan.
b. Menghitung
Perbandingan angka
jumlah seluruh SPM
dokter dengan jumlah
SPM tidak lengkap dalam
waktu 1 Bulan.
Keselamatan pasien a. 0 %
Kesalahan data Rekam a. Jumlah pasien yang salah b. 0%
Medis dan pemeriksaan catat dan pemeriksaan c. 0%
pasien. pasien dibandingkan
dengan jumlah pasien.

Keselamatan Kerja
a. Risiko terjadi kebakaran a. Kejadian kebakaran di a. 0 %
b. Resiko Infeksi Rawat Jalan
Nosokomial. b. Kepatuhan Hand
hygiene dan
kepatuhan
penggunaan APD
sesuai dengan
Kebutuhan.

VII. SKEDUL (JADWAL) PELAKSANAAN KEGIATAN

(Terlampir)

VIII.EVALUASI JADWAL KEGIATAN DAN PELAPORAN

VIII.1. Evaluasi Jadwal Kegiatan

Skedul (jadwal) kegiatan tersebut akan dievaluasi setiap 3 bulan

sekali, sehingga bila dari evaluasi diketahui ada
pergeseran/penyimpangan jadwal dapat segera diperbaiki
sehingga tidak mengganggu program secara keseluruhan.
Evaluasi skedul (jadwal) kegiatan tersebut dilakukan oleh Kepala
Instalasi Rawat Jalan.

13
VIII.2. Pelaporan Evaluasi

Laporan evaluasi skedul (jadwal) kegiatan dibuat setiap setahun

sekali, dibuat dalam bentuk dokumentasi hasil survey atau dengan
cara tertulis dimasukkan ke dalam laporan pertanggungjawaban
dan ditujukan kepada tim mutu rumah sakit.

14
IX. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN DALAM
PROGRAM KERJA

Pencatatan kegiatan di dalam program dilakukan dengan cara

tertulis. Laporan program dibuat dengan memasukkan unsur-unsur
kegiatan atau dengan cara pendokumentasian kegiatan. Laporan dibuat
setiap 3 bulan sekali, dan diserahkan kepada Kepala Instalasi. Evaluasi
pelaksanaan program kerja secara keseluruhan dilakukan terhadap
rincian kegiatan. Evaluasi pelaksanaan program kerja dilaksanakan
setiap satu tahun sekali.

Kebumen, 10 Januari 2017

15
Penyusun,
Direktur
DAFTAR PUSTAKA
Kepala Instalasi Rawat jalan Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak
Wijayakusuma

Puji Nursaputri, SE dr. Indah Mukarromah

 Lampiran
Program Kerja tahun 2017
SKEDUL (JADWAL) PELAKSANAAN KEGIATAN

NO KEGIATAN BULAN KETERANGA

N

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1. Sumber Daya Manusia
a. Rekrutmen
b. Orientasi
c. Pelatihan K3, Pengenalan B3 dan komunikasi
efektif.
d. Evaluasi Kinerja
2. Fasilitas
a. Pemeliharaan alat.
b. Kalibrasi alat.
. c. Pengadaan alat.
d. Penggantian.
3 Pengembangan Pelayanan
a. Pelayanan Penambahan jaringan
 komputerisasi
b. Pelatihan komunikasi efektif

4. Mutu
a. Angka Ketidak lengkapan asesmen awal
perawat pasien rawat jalan
b. Angka Ketidak lengkapan asesmen awal
dokter pasien rawat jalan

5 Keselamatan pasien
a. Kesalahan catat data rekam medis dan
pemeriksaan pasien.

6 Keselamatan Kerja
a. Risiko terjadi kebakaran (pengadaan alat
APAR).
b. Resiko Infeksi Nosokomial.