KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, karena dengan rahmat
Nya, Pedomam Pengorganisasian Kesekretariatan ini bisa kami susun. Keberhasilan
program ini antara lain ditentukan oleh tersedianya sumber daya yang mampu
menjalankan tugasnya sesuai standar.
Pedoman pengorganisasian Kesekretariatan ini dimaksudkan agar kita
mempunyai acuan dalam upaya meningkatkan mutu dan kualitas pelayanan Divisi
Kesekretariatan di RSIA IBI Surabaya.
Demikian semoga bermanfaat bagi kita semua khususnya bagi divisi
Kesekretariatan dalam memberikan pelayanan, amin.

Surabaya, Oktober 2017

Divisi Kesekretariatan

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya i

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................................... i
DAFTAR ISI........................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN....................................................................................................... 1
1.1LATAR BELAKANG.................................................................................................... 1
1.2 TUJUAN PEDOMAN............................................................................................ 2
1.3 RUANG LINGKUP PELAYANAN........................................................................ 2
1.4 BATASAN OPERASIONAL.................................................................................. 2
1.5 LANDASAN HUKUM........................................................................................... 3
BAB II STANDAR KETENAGAAN..................................................................................... 4
2.1 KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)............................................ 4
2.2 DISTRIBUSI KETENAGAAN............................................................................... 4
BAB III TATA LAKSANA PELAYANAN............................................................................. 5
3.1 PELAYANAN SURAT MENYURAT DAN EKSPEDISI....................................... 5
3.1.1 Pelayanan surat menyurat................................................................................ 5
3.1.2 Prosedur Surat Menyurat................................................................................. 7
3.2 PELAYANAN MUTU........................................................................................... 15
BAB VI KESELAMATAN PASIEN..................................................................................... 17
BAB VII KESELAMATAN PASIEN.................................................................................... 18
8.1 DEFINISI INDIKATOR........................................................................................ 20
8.2 KRITERIA............................................................................................................ 20
8.3 STANDAR............................................................................................................ 20

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya ii

 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Tata usaha sebagai pusat kesekretariatan mulai sirkulasi Kesekretariatan,
penyambung informasi sampai pada pelaksanaan kebijakan dari Pimpinan.
Bagian Kesekretariatan sebagai salah satu bagian di RSIA IBI memiliki
kedudukan yang sangat strategis. Berbagai kebutuhan kesekretariatan,
direncanakan, diproses, dan dilaksanakan oleh bagian Kesekretariatan.
Pengertian Kesekretariatan seringkali diartikan dalam arti yang sempit,
yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan yang bersifat tulis
menulis belaka. Kesekretariatan dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu
proses kerjasama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali
dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang
merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain. “Kantor”
dapat dilihat dalam arti yang statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah
atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan dimana kegiatan-
kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan
suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan
wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.
Kesekretariatan perkantoran adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
dan pengkoordinasikan orang, bahan-bahan, mesin-mesin, metode,
perlengkapan, peralatan dan uang serta pengarahan dan pengawasan atas
pelaksanaan pekerjaan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pekerjaan
kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam
melaksanakan tugas pokoknya Kesekretariatan perkantoran meliputi kegiatan
pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan
telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum,
pelayanan surat menyurat dan ekspedisi.
Kesekretariatan perkantoran ditinjau dari sudut ilmu berinduk pada
Kesekretariatan. Definisi Kesekretariatan perkantoran dalam pedoman ini
adalah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu Rumah Sakit
dalam pencapaian tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan
kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat
mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan
laporan, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan
sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 1

 formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien
juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor.
Tugas pokok bagian Kesekretariatan adalah memberikan pelayanan
kesekretariatan dalam urusan personalia, urusan hokum dan humas, urusan
umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan
keuangan.
1.2 TUJUAN PEDOMAN
Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Kesekretariatan
dalam melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien.
Selain itu pedoman ini merupakan acuan bagian Kesekretariatan dalam
melakukan pekerjaan sehari-harinya sesuai job description yang sudah ada.
1.3 RUANG LINGKUP PELAYANAN
Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan
kesekretariatan yang diatur di dalam pedoman ini dikhususkan pada urusan
personalia, urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan
barang dan inventarisasi serta urusan keuangan. Secara rinci dijelaskan sebagai
berikut :
1. Kesekretariatan perkantoran
Kesekretariatan perkantoran bertanggungjawab dalam memenuhi semua
kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat
yang diadakan di lingkungan kantor.
2. Kesekretariatan Komite Medik
Kesekretariatan Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu
sekretaris komite medik dan tertib Kesekretariatan dokter juga mengatur
segala keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.
1.4 BATASAN OPERASIONAL
Adapun batasan operasional Bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik
meliputi:
1. Urusan Personalia adalah bagian kesekretariatan yang berhubungan dengan
segala urusan kepegawaian baik pelamar maupun staf yang berada dalam
ruang lingkup RSIA IBI
2. Urusan Humas dan Hukum adalah bagian kesekretariatan yang berhubungan
dengan kemasyarakatan dan kerja sama antara pihak rumah sakit dengan
pihak luar, baik dengan instansi pemerintah maupun instansi swasta lainya.
Urusan Humas dan Hukum juga berhubungan dengan masalah etika,
pelanggaran dan komplain pasien.

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 2

 3. Urusan Umum dan Rumah Tangga adalah bagian kesekretariatan yang
berhungan dengan Kesekretariatan perkantoran dan surat-menyurat serta
segala urusan rumah tangga yang berada di rumah sakit.
4. Urusan Barang dan Inventarisasi adalah bagian kesekretariatan yang
berhubungan dengan barang-barang serta aset rumah sakit dan
bertanggungjawab untuk pemeliharaan dan inventaris.
5. Urusan Keuangan adalah bagian kesekretariatan yang berhubugan dengan
segala urusan keuangan rumah sakit, dan pembayaran gaji dan honorium
bagi seluruh staf rumah sakit.
1.5 LANDASAN HUKUM
1. Undang-Undang RI Nomor 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit
2. Undang-Undang RI Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan
3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 72 Tahun 2016
Tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 66 Tahun 2016
Tentang Keselamatan dan Kesehatan Kerja Rumah Sakit
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2017
Tentang Keselamatan Pasien.
6. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2016 Tentang Persyaratan
Teknis Bangunan dan Prasarana Rumah Sakit

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 3

 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

2.1 KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)

Pola Ketenagaan Bagian Kesekretaritan
Nama Tenaga yang
No Kualifikasi Jumlah Ket.
Jabatan Diperlukan
S1 Manajemen/
1. Sekretriat
D3 Sekretaris
Psikolog
2. Personalia Manajemen/
Sistem Informasi
Kesehatan
Humas dan Masyarakat/
3.
Hukum Psikolog/Hukum/
Komunikasi
Umum & Ekonomi/
4.
Rumah tangga Kesekretariatan
Barang & Ekonomi/ D3
5.
Inventarisasi
6. Keuangan Akuntansi
Jumlah

2.2 DISTRIBUSI KETENAGAAN

SDM bagian Kesekretariatan RSIA IBI berjumlah 1 orang dan sesuai
dengan struktur organisasi terbagi menjadi 6 urusan yaitu urusan personalia,
urusan hukum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan
inventarisasi serta urusan keuangan. Bagian Kesekretariatan RSIA IBI
dikepalai oleh seorang kepala bagian dengan berpengalaman Adapaun
pendistribusian SDM bagian Kesekretariatan adalah sebagai berikut:

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 4

 BAB III
TATA LAKSANA PELAYANAN

3.1 PELAYANAN SURAT MENYURAT DAN EKSPEDISI

3.1.1 Pelayanan surat menyurat
Pelayanan surat menyurat terdiri dari bermacam-macam surat di
antaranya :
1. Kebijakan Direktur
Kebijakan Direktur Rumah Sakit Ibu dan Anak adalah penetapan
Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang
mengikat.
2. Keputusan Direktur
Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat
kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan
penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam
rangka ketatalaksanaan, penyelenggaraan tugas umum dan
pembangunan, misalnya: penetapan organisasi dan tata kerja Unit
Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja
dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap.
3. Surat Edaran Direktur
Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal
tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang
dianggap penting dan mendesak.
4. Pedoman / Panduan
Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal
pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan
kegiatan. Panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan
kegiatan
5. Standar Prosedur Operasional
Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat
serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan
operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu
pejabat atau unit kerja.
6. Perjanjian
Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama
tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih
untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah
disepakati bersama.
7. Surat Biasa

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 5

 Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi
pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan
sebagainya.
8. Surat Keterangan
Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal
atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
9. Surat Perintah/Tugas
Surat perintah/tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada
bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan.
10. Surat Izin
Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin
kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan
sesuatu.
11. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari
pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna
bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum
mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.
12. Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. Untuk
undangan yang bersifat informal dan digunakan hanya untuk intern
Rumah sakit, maka undangan akan dibuat dengan menggunakan
kertas setengah folio.
13. Memo Internal
Memo Internal adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang
pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan
pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memo
Internal memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang
tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung
dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memo Internal
dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio.

14. Pengumuman
Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang
ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Ibu dan Anak
IBI
15. Laporan

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 6

 Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung
jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan
dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya.
Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang
diserahi tugas.
16. Berita Acara
Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat
pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan
lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan,
pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.
17. Rekomendasi
Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan
atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan
yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.
18. Notulen
Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya
kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan
masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.
3.1.2 Prosedur Surat Menyurat
Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat
1. Surat Dinas
a. Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas
1) Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan Manajemen
dan menggunakan bahasa yang baik dan benar
2) Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada
padanannya dalam bahasa Indonesia
3) Gunakan kata-kata yang nyata dan positif
4) Hindari pengulangan kata/kalimat yang sama
a) Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam
bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk
formulir
b) Untuk keperluan intern dalam RSIA IBI agar
menggunakan nota dinas
c) Alamat surat ditujukan kepada Pejabat yang dituju, bukan
kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak
diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 7

 d) Dalam hal isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu
SAUDARA atau BAPAK bisa disingkat menjadi “SDR”
atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut
e) Sebutan untuk pengganti diri RSIA IBI (yang mengirimi
surat) yaitu “KAMI”
f) Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan
g) Surat diakhiri cukup dengan menyebutkan jabatan
penandatanganan surat dan namanya
b. Bagian-bagian Surat Dinas
Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai berikut :
1.) Kepala Surat
Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang dicantumkan
dibagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri pengenal
pengirim surat yang bersangkutan, di samping itu dicantumkan
pula logo instansinya (dalam hal ini RSIA IBI) Kepala surat
terdiri dari :
a) Tanggal surat, yang menunjukkan tempat kedudukan
instansi pengirim, tanggal, bulan dan tahun pengiriman
surat
b) Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan
angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut
c) Lampiran surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan
angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut
d) Perihal surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan maksud
singkat surat tersebut
e) Tujuan surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan alamat
yang dituju.
2.) Isi Surat
Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk uraian untuk
menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang
terkandung dalam suatu surat, yang meliputi pembukaan, isi
dan penutup.
3.) Penutup Surat
Penutup surat merupakan bagian surat yang menunjukkan
pejabat yang mengirim surat atau bertanggung jawab atas isi
surat, termasuk penandatanganan surat, nama jelas dan
stempel instansi. Sedangkan bila ada tembusan surat, bagian

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 8

 ini dicantumkan disebelah kiri bawah, yang menunjukkan
bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut
c. Bentuk Surat Dinas
Bentuk surat dinas dalam lingkungan RSK. Marianum
Halilulik yaitu berupa Bentuk Lurus Rata dengan ukuran kertas A4
d. Penyusunan Konsep dan pengetikan
1) Penyusunan Konsep
Ide konsep surat datangnya bisa dari Direksi yang akan
menandatangani surat, pejabat lain (manajer, ka. Komite) atau
staf bawahannya yang ditunjuk atas perintah atau idenya
sendiri yang kemudian diajukan kepada pimpinannya untuk
memperoleh persetujuan.
2) Pembuatan Konsep
Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan sebagai berikut :
a) Konsep yang dibuat oleh pejabat/pimpinan sendiri dapat
langsung diproses di bag. Kesekretariatan untuk diketik.
b) Konsep yang dibuat oleh petugas bawahan agar diajukan
lebih dahulu kepada kepalanya untuk mendapat
persetujuan.
c) Pembuatan konsep surat dinas dibuat pada kertas bekas
disebaliknya
3) Pengetikan Surat
a) Surat dinas diketik pada kertas kop RS ukuran A4 diprint
sebanyak 2 (dua) kali dengan yang satu untuk arsip. Untuk
tembusan difotokopi dengan jumlah sesuai kebutuhan.
b) Bilamana dalam satu halaman kertas lembar pertama tidak
mencukupi dilanjutkan pada kertas kop yang sama sampai
dengan surat selesai.
c) Pengetikan surat dinas menggunakan jenis huruf Times
New Roman dengan ukuran 12.
d) Pengetikan tempat dan tanggal surat disebelah kanan atas
dengan lurus dengan nomor surat di sebelah kiri.
e) Pengetikan nomor, lampiran, perihal, kepada, diawal surat
dan tembusan merupakan satu kolom dati atas bawah
yang jaraknya dari tepi kertas = 2 cm.

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 9

 f) Pengetikan nama tempat, nama jabatan, nama
penandatanganan surat merupakan satu garis lurus dari
atas ke bawah .
g) Kepala surat ditentukan 2,5 cm dari tepi atas. Pengetikan
tembusan disebelah kiri, satu baris dibawah nama pejabat
penandatangan surat .
h) Jarak antara nomor dengan lampiran dan perihal diketik 1-
2 spasi. Jarak antara perihal dengan kepada diketik 3-4
spasi dihitung dari kalimat terakhir. Jarak antara kepada
dengan alinea pertama isi surat diketik 3-4 spasi. Jarak
baris terakhir isi surat dengan jabatan yang
menandatangani isi surat diketik 2-3 spasi.
i) Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat dan hanya
terdiri dari beberapa kalimat saja, pengetikan agar diatur
supaya serasi
2. Surat Keputusan
a. Kepentingan
Surat keputusan dikeluarkan oleh pimpinan untuk
memutuskan/menetapkan sesuatu dalam rangka dinas.
b. Ketentuan Umum
1) Surat Keputusan berisikan menimbang, mengingat,
memperhatikan dan memutuskan.
2) Konsiderans “Menimbang” berisi pertimbangan yang menjadi
alasan diterbitkannya surat keputusan.
3) Konsiderans “Mengingat” berisi peraturan perundangan.
4) Pencantuman perundangan pada “Mengingat” harus memenuhi
ketentuan sebagai berikut :
a) Memperhatikan hirarki perundang-undangan.
b) Mencantumkan peraturan yang relevan dengan materi Surat
Keputusan
c) Mencantumkan perundang-undangan yang masih berlaku
d) Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang
mendukungsurat keputusan tersebut.
e) Memutuskan berisi materi yang ditetapkan dalam suratkeput
usan tersebut
c. Macam surat keputusan

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 10

 Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaiandan
Surat Keputusan bukan Kepegawaian.
3. Surat Perintah Dinas (SPD)
Surat Perintah Dinas (SPD) dikeluarkan oleh Pimpinan
untukmenugaskan orang atau lebih dalam rangka Dinas4.
4. Surat Perjanjian Kerja sama
Surat Perjanjian dan surat lain yang menyangkut
BidangKeuangan / Hukum dibuat oleh Pimpinan dalam
rangkamengadakan Ikatan kerja / perjanjian dnegan pihak lain
yangmempunyai akibat bidang keuangan dan hukum5.
5. Surat Lainnya
Surat - surat lain misalnya pengumuman, surat keterangan /
pernyataan, dst. Pola dan susunan disesuaikan dengan formatyang
telah diberlakukan di Tata Naskah RSIA IBI.
a. Sistem Penomoran
Surat Sistem penomoran surat yang dikeluarkan oleh RSIA IBI
yaitu sebagai berikut :
1) Surat Keputusan
2) Surat Peraturan
3) Surat Kebijakan
4) SOP
5) Edaran
6) PKS
7) Surat keluar
b. Stempel Dinas
1) Bentuk Stempel
Stempel dinas RSIA IBI berbentuk bulat Logo Rumah Sakit
Ibu dan Anak yang terdiri dari 3 lingkaran bulat. 2 Lingkaran
luar atas dan bawah dipisahkan oleh tanda bintang di kiri dan
kanan. Lingkaran bagian dalam atas bertuliskan RUMAH
SAKIT IBU DAN ANAK, lingkaran bagian bawah bertuliskan
I.B.I Jl. Dupak 15A .

2) Stempel dinas ini dibuat hanya 2 (dua) buah dengan ukuran

seperti diatas dan satu lagi dengan ukuran yang lebih kecil.
Stempel hanya boleh digunakan untuk kepentingan RSIA IBI.

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 11

 Hanya diterapkan pada kertas kop Rumah Sakit dan atau
dokumen terkait dengan kedinasan RSIA IBI.
3) Penyimpanan dan tanggung jawab Stempel dinas disimpan
pada sekretariat, sehingga tanggung jawab pemakaian stempel
tersebut ada pada kesekretariatan. Sedangkan stempel yang
lebih kecil disimpan pada bagian keuangan, guna kelengkapan
dokumen keuangan dan menjadi tanggung jawab bagian
keuangan.
4) Cara pemakaian Pemakaian stempel dinas diatur sebagai
berikut :
a) Diterakan pada sebelah kiri penandatanganan surat
(dikenakan sedikit pada tanda tangan).
b) Yang diperkenankan
distempel yaitu hanya
pada tanda
tangan pimpinan (Direksi). B
ila pad a satu surat terdapat
dua tandatangan pimpinan, maka stempel diterakan pada
jabatan tertinggi. Dan pada dokumen terkait keuangan dan
pelayanan.
c. Wewenang Penandatanganan Surat
1) Surat Dinas RutinSurat ini ditanda tangani oleh Direktur.
Apabila surat tersebut harusditandatangani oleh salah satu
Direktur dan atau berhalangan, makaakan ditandatangani
perwakilan Komite.
2) Surat KeputusanSurat Keputusan (baik yang menyangkut
kepegawaian
maupunyang tidak menyangkut kepegawaian) ditandatangani o
lehDirektur, setelah terlebih dulu diparaf oleh urusan Keuangan
danBagian SDM
3) Surat Perintah DinasSurat ini ditandatangani oleh Direktur
sesuai dengan jabatanstruktural dan fungsional pegawai yang
melakukan dinas
4) Surat PerjanjianSurat Perjanjian ini ditandatangani oleh
Direktur yang terlebihdahulu diparaf oleh pihak terkait.
d. Pemakaian atas Nama dan Untuk Perhatian Penandatanganan
surat-surat keluar pada dasarnya dilakukan olehDirektur. Apabila

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 12

 Direktur berhalangan, penandatanganan surat bisa dilakukan oleh
yang berhak dengan menggunakan atas nama. Misalnya a.n
Direktur. Dengan tujuan agar surat yang diberikan mendapat
tanggapan dari pejabat yang langsung akan menangani
masalahnya, maka digunakankata u.p (untuk perhatian) pada
alamat yang dituju, misalnya :
Kepada Yth. Direktur RSIA IBI
u.p. Wakil Direktur Umum Keuangan
di Tempat
e. Pengelolaan surat menyurat
1) Pengurusan Surat Masuk
a) Surat - surat yang masuk dari luar diterima oleh bagian
Kesekretariatan diperiksa dan diteliti kebenaran alamat
tujuannya. Surat yang salah alamatnya dikembalikan kepada
pengirimnya atau Kantor Pos.
b) Proses selanjutnya, yaitu sebagai berikut :
(1) Amplop surat dibuka, lalu diregistrasi pada agenda surat
masuk
(2) Surat asli dilampiri Lembar Disposisi dan dikirimkan
kepada Direktur (jika Direktur berhalangan masuk)
(3) Oleh Direktur didisposisikan ke bagian lain dengan
disertai arahan lebih lanjut
(4) Lembar disposisi dan surat asli dikopi
(5) Kesekretariatan mendistribusikan kopi surat sesuai
dengan bagian yang dituju
(6) Bila yang diberi disposisi lebih dari satu, maka surat asli
akan dikopi sebanyak jumlah disposisi
(7) Surat diproses oleh masing-masing penerima disposisi
dansetelah selesai dproses, surat disimpan dimasing-
masing penerima.
2) Pengurusan Surat Keluar
a) Konsep surat dibuat dan diparaf oleh pejabat yang
berwenangsebagai tanda bahwa surat tersebut telah diteliti
kebenarannya,kemudian dimintakan nomor. Cara pemberian
nomor suratyaitu sebagai berikut :
Nomor :01/19/XI/RSIAIBI_DIR/2017 Keterangan :
(1)01: nomor urut surat dalam 1 tahun berjalan, dalam
duadigit kecuali lebih dari 99

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 13

 (2)19 : tanggal dibuatnya surat
(3)XI : bulan dibuatnya surat dalam romawi
(4)RSIAIBI : singkatan dari Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI
(5)DIR : Singkatan dari Direktur
(6)2017 : adalah tahun pembuatan surat
b) Surat dibuat pada kop surat RSIA IBI dengan dibubuhi
stempel RSIA IBI
c) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan
fotokopinya 1 buah disimpan sebagai arsip surat keluar yang
disimpan pada urusan umum dan rumah tangga.
f. Mengirim surat/ ekspedisi Sistem pengiriman surat yang ada di
RSIA IBI ada beberapa macam, diantaranya :
1) Melalui pos/kiriman kilat
2) Dikirim sendiri dengan menggunakan buku ekspedisi
Setelah surat dicetak, stempel dan dimasukkan ke dalam
amplop RS yang sudah ada tujuannya, maka surat akan dikirim
melalui dua cara tersebut diatas.
g. Distribusi dan Sosialisasi Dokumen
Pendistribusian dan Sosialisasi dokumen yang dikeluarkan oleh
Bagian Kesekretariatan akan menjadi wewenang dan tanggung
jawab Bagian Kesekretariatan. Terkecuali untuk SPO, maka
distribusi serta sosialisasi menjadi tanggung jawab setiap unit yang
mengeluarkan SPO.
h. Revisi dan Penghapusan dokumen
Revisi dokumen dilakukan apabila ada penambahan klausa
ataupun hal yang belum dilampirkan pada dokumen sebelumnya.
Penghapusan dokumen dilakukan apabila isi dari dokumen tersebut
sudah tidak sesuai dengan kebijakan terbaru yang beredar di
lingkungan RSIA IBI.

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 14

3.2 PELAYANAN MUTU
Tamu di RSIA IBI dipusatkan di Informasi dan kemudian diarahkan ke
bagian Kesekretariatan. Semua tamu yang berkunjung ke RS, harus melapor,
mengisi buku tamu. Dari informasi tamu akandiarahkan ke tujuan masing-
masing. Tamu yang berkunjung dibedakan menjadi :
1. Tamu detailing dan penagihan.
Tamu ini adalah tamu yang rutin berkunjung keRS untuk kunjungan ke
Inst. Farmasi, dokter dan ke bagian Akuntansi.
2. Tamu umum.
Tamu umum ini adalah semua tamu diluar tamu detailing
dan penagihan. Tamu ini meliputi tamu dari dinas atau tamu dari instansi
lain yang berkepentingan untuk bertemu dengan Direksi.
Setelah tamu diarahkan oleh Informasi ke tujuan, tamu yang diarahkan
ke urusan personalia, akan diarahkan oleh bag. Kesekretariatan ke Direksi.
a. Pelayanan untuk Direksi
Pelayanan untuk Direksi meliputi memberikan segala keperluan
sehari-hari Direksi(alat tulis, dst). Selain itu bagian Keskretariatan
juga bertanggung jawab untuk keperluan Direksi saat Direksi akan
melakukan perjalanan dinas maupun rapat.
b. Melakukan perjanjian
Bagian Kesekretariatan memiliki wewenang untuk mengatur jadwal
perjanjian untuk Direksi, baik tamu intern maupun tamu ekstern RS.
Bag. Kesekretariatan akan menyusun jadwal dengan pihak ketiga, dan
mengkonfirmasi ulang untuk kepastiannya serta mengingatkan Direksi
untuk jadwal perjanjian.
c. Memfasilitasi pertemuan
Sama dengan perjanjian, maka bag. Kesekretariatan memiliki
wewenang untuk mengatur semua jadwal pertemuan yang ada di RS.
Terutama pertemuan yang terkait dengan Direksi. Jadwal pertemuan
rapat di RSIA IBI pada bag. Kesekretariatan, maka semua
instalasi/orang yang akan
mengadakan pertemuan, harus mengatur jadwal melalui bagian
Kesekretariatan , terutama pertemuan diluar pertemuan rutin yang
sudah dibuat jadwalnya selama 1 tahun dan di SK kan oleh Direktur
RSIA IBI. Begitu pula dengan jadwal pertemuan yang dilakukan oleh
pihak RS dengan pihak luar, didalam lingkungan RS maupun diluar
lingkungan RS. Bagian Kesekretariatan akan memfasilitasi segala

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 15

 kebutuhan didalam pertemuan yang diikuti oleh Direksi. Untuk
pertemuan diluar yang diikuti oleh Direksi maka instalasi terkait
harus berkoordinasi dengan bag. Kesekretariatan.
d. Memberikan laporan (rapat dan notulen)
Bagian Kesekretariatan memiliki kewajiban untuk membuat laporan
rutin bulananyang akan dilaporkan didalam rapat kerja bulanan.
Laporan tersebut merupakankegiatan bag. Kesekretariatan selama 1
bulan, kegiatan Direksi (Seminar, perjalanan dinas, pertemuan, dst)
dan kegiatan RS yang terkait dengan pihak luar(tamu RS). Selain itu
bag. Kesekretariatan juga menyusun dan berkoordinasi dengan
instalasi lain dalam pengolahan dan penyusunan laporan untuk
Yayasan Ikatan Bidan Indonesia yang dikoordinir oleh Sekretariat.
e. Menyusun dan menyimpan dokumen
Dokumen ini meliputi jenis-jenis surat yang telah diuraikan
sebelumnya.
Penyusunan dokumen ini sama seperti penyusunan surat baik alur
maupun prosedur. Sedangkan untuk penyimpanan dokumen,
dibedakan sesuai dengan jenis dokumennya.

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 16

 BAB VI
KESELAMATAN PASIEN

KEPMEN Nomor 496/Menkes/SK/IV/2005 Tentang Pedoman Audit Medis

diRumah Sakit, yang tujuan utamanya adalah untuk tercapainya pelayanan medis
prima dirumah sakit yang jauh dari medical error dan memberikan keselamatan bagi
pasien.
Mempertimbangkan betapa pentingnya misi rumah sakit untuk
mampumemberikan pelayanan kesehatan yang terbaik terhadap pasien mengharuskan
rumah sakituntuk berusaha mengurangi medical error sebagai bagian dari
penghargaannya terhadap kemanusiaan, maka dikembangkan sistem Patient Safety
yang dirancang mampu menjawab permasalahan yang ada.
Patient Safety atau keselamatan pasien adalah suatu system yang membuat
asuhan pasien di rumah sakit menjadi lebih aman. Sistem ini mencegah terjadinya ce
dera yang disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak
mengambil tindakan yang seharusnya diambil.Menciptakan budaya keselamatan
pasien merupakan hal yang sangat penting. Hal tersebut dikarenakan budaya
mengandung dua komponen yaitu nilai dan keyakinan,dimana nilai mengacu pada
sesuatu yang diyakini oleh anggota organisasi untuk mengetahui apa yang benar dan
apa yang salah, sedangkan keyakinan mengacu pada sikap tentang cara bagaimana
seharusnya bekerja dalam organisasi (Sashkein & Kisher, dalamTika, 2006 ).
Dengan adanya nilai dan keyakinan yang berkaitan dengan keselamatan pasien
yang ditanamkan pada setiap anggota organisasi, maka setiap anggota akan
mengetahui apa yang seharusnya dilakukan dalam penerapan keselamatan pasien.
Dalam penerapan keselamatan pasien diperlukan nilai budaya organisasi. Nilai
budaya organisasi RSIA IBI tumbuh dan berkembang sesuai dengan perkembangan
rumah sakit.Kesehatan Anda Adalah Kepedulian Kami merupakan motto dari RSIA
IBI dimana petugas ditanamkan dalam memberi pelayanan kepada pasien
yang berkualitas.

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 17

 BAB VII
KESELAMATAN PASIEN

UU No 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib

menyelenggarakan upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai
resiko bahaya kesehatan,mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10
orang. Rumah Sakit adalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti
disebut diatas, berarti wajib menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja.
Program keselamatan dan kesehatankerja di bagian Kesekretariatan bertujuan
melindungi karyawan dan pelanggan darikemungkinan terjadinya kecelakaan di
dalam dan di luar rumah sakit.
Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “Setiap
warga negara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”.
Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi,
yang memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari
kecelakaan dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan
martabat manusia.
Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral
dari perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai bagian Administrasi dan pe
rlindungan terhadap Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit.Ja
minan keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas
pegawai dan meningkatkan produktivitas rumah sakit.Pemerintah berkepentingan
atas keberhasilan dan kelangsungan semua usaha-usaha masyarakat.
Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para pegawai
dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan
keselamatan dan kesehatan kerja. Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang
Keselamatan
Kerja dimaksudkan untuk menjamin :
1. .Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada
dalam keadaan sehat dan selamat.
2. Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.
3. Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.
Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat
digolongkan pada tiga kelompok, yaitu :
1. Kondisi dan lingkungan kerja
2. Kesadaran dan kualitas pekerja, dan
3. Peranan dan kualitas manajemen
Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan
penyakit akibat kerja dapat terjadi bila :

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 18

 1. Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudah aus
2. Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses
produksi;
3. Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan
terlalu panas atau terlalu dingin;
4. Tidak tersedia alat-alat pengaman;
5. Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpanan arsip:
1. Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh/ kejatuhan
berkas ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya
diatas. Harus tersedia tangga anti tergelincir.
2. Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-
rak penyimpanan.
3. Penerangan lampu yang cukup baik, menghindarkan kelelahan
penglihatan petugas.
Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu,
dan pencegahan bahaya kebakaran.Sedangkan untuk petugas bagian kesekretariatan
yang melakukan kegiatan dikantor harus:
1. Didalam bekerja bagian Kesekretariatan harus memakai sepatu kerja untuk
menghindari terkena sengatan listrik
2. Apabila terjadi gangguan korsleting yang mengakibatkan kebakaran segera lari
mengambil APAR “Alat Pemadam Api Ringan” ditempat terdekat yang
telahdisediakan dengan cara CARA ”Cabut pin Angkat APAR Remas alat untuk
mengeluarkan gas dan Arahkan ke sumber api”.
3. Apabila terjadi bencana alam dan kebakaran segera lari mencari tempat yang
aman melewati pintu keluar
4. Jauhkan barang-barang yang mudah terbakar didekat sumber api atau listrik
5. Matikan komputer setelah pekerjaan selesai dan mengeceknya sekali lagi
sebelum meninggalkan ruangan.
6. Tutup pintu dan kunci ruangan kerja saat meninggalkan ruangan kerja

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 19

 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang
akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang
digunakanuntuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu :

8.1 DEFINISI INDIKATOR

Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi.
Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat
perubahan. Indikator yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik.

8.2 KRITERIA
Adalah spesifikasi dari indikator.

8.3 STANDAR
1. Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang
yang berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung
jawab untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.
2. Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat
baik.
3. Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau
mutu.
Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus
memperhatikan prinsip dasar sebagai berikut:
1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan
a. Keprofesian
b. Efisiensi
c. Keamanan pasien
d. Kepuasan pasien
e. Sarana dan lingkungan fisik
2. Indikator yang dipilih
a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan
proses
b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok
daripada untuk perorangan.
c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah
Sakit
d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih
untuk dimonitor
e. Didasarkan pada data yang ada
3. Kriteria yang digunakan

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 20

 Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat
menilai indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara
mutu baik dan mutu tidak baik.
4. Standar yang digunakan
Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan :
a. Acuan dari berbagai sumber
b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara
c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan
Berikut adalah Standar Pelayanan Minimal Bagian Kesekretariatan sesuai
dengan ketentuan :
1. Adanya Peraturan Internal Rumah Sakit
Judul Peraturan Internal Rumah Sakit
Dimensi Mutu Efektifitas
Tujuan Kelancaran administrasi dan manajemen rumah sakit,
adanya kejelasan hubungan kerja pemilik, direksi,
dan praktisi medis
Definisi Peraturan Internal Rumah sakit adalah peraturan
Operasional yang disusun oleh pemilik yang mengatur tata
hubungan kerja pemilik, direksi dan praktisi medis di
Rumah Sakit
Frekuensi 6 bulan
Pengumpulan
Data
Periode analisis 6 bulan
Numerator Peraturan Internal Rumah sakit
Denominator Tidak ada
Sumber data Sekretariat
Standar Ada ditetapkan pemilik
Penanggung Direktur Rumah sakit
jawab

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 21

2. Adanya Perencanaan Strategi RS
Judul Perencanaan Strategis Rumah Sakit
Dimensi Mutu Efektifitas
Tujuan Tercapainya tujuan strategis Rumah sakit dalam
mengemban visi dan misi.
Definisi Perencanaan strategis adalah perencanaan jangka
Operasional panjang rumah sakit untuk menentukan strategi serta
mengambil keputusan untuk mengalokasikan sumber
daya untuk mencapai tujuan strategi
Frekuensi 6 bulan
Pengumpulan
Data
Periode analisis 6 bulan
Numerator Perencanaan strategi
Denominator Tidak ada
Sumber data Sekretariat
Standar Ada dokumen rencana strategi
Penanggung Direktur Rumah sakit
jawab

3. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat Direksi

Tindak Lanjut Penyelesaian Hasil
Judul
Pertemuan Tingkat Direksi
Dimensi Mutu Efektifitas
Tujuan Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya per
baikan pelayanan di rumah sakit.
Definisi Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat
Operasional direksi adalah pelaksanaan tindak lanjut yang harus
dilakukan oleh peserta pertemuan terhadap
kesepakatan atau keputusan yang telah diambil
dalam pertemuan tersebut sesuai dengan
permasalahan pada bidang masing-masing.
Frekuensi 1 bulan
Pengumpulan
Data
Periode analisis 3 bulan
Numerator Hasil keputusan pertemuan direksi yang
ditindaklanjuti dalam satu bulan
Denominator Total hasil keputusan yang harus ditindaklanjuti dala
m satu bulan
Sumber data Notulen Rapat
Standar 100%
Penanggung Direktur Rumah sakit
jawab

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 22

4. Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja
Judul Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja
Dimensi Mutu Efektifitas, Efisiensi
Tujuan Tergambarnya kepedulian administrasi rumah sakit d
alammenunjukkan akuntabilitas kinerja pelayanan.
Definisi Akuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban r
Operasional umah sakit untuk mempertanggungjawabkan
keberhasilan/kegagalan pelaksanaan misi organisasi
dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah
ditetapkan melalui pertanggungjawaban secara
periodik. Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap
adalah laporan kinerja yang memuat pencapain
indicator - indikator yang ada pada SPM (standar
pelayanan minimal), indicator - indikator kinerja
pada rencana strategik bisnis rumah sakit ,dan
indikator-indikator kinerja yang lain, Laporan
akuntabilitas kinerja minimal dilakukan 3 bulan
sekali
Frekuensi 1 Tahun
Pengumpulan
Data
Periode analisis 1 Tahun
Numerator Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap dan
dilakukan minimal 3 bulan dalam satu tahun
Denominator Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusu
n dalam satu tahun
Sumber data Urusan Umum dan Rumah Tangga
Standar 100%
Penanggung Direktur Rumah sakit
jawab

5. Memelihara arsip korespondensi

Judul Memelihara arsip korespondensi
Dimensi Mutu Ketertiban dan kerapian
Tujuan Tergambarnya kepedulian administrasi rumah sakit d
alam memeliharaarsip korespondensi
Definisi Memelihara Arsip Korespondensi adalah perwujudan
Operasional kewajiban bagian Kesekretariatan
untuk mempertanggungjawabkan semua bentuk
dokumen yang beredar
Frekuensi 1 bulan
Pengumpulan

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 23

 Data
Periode analisis 1 bulan

Numerator Dokumen yang terarsip dalam 1 bulan

Denominator Jumlah dokumen yang seharusnya diarsip dalam 1 b
ulan
Sumber data Bagian Keskretariatan
Standar 100%
Penanggung Sekretariat
jawab

6. Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas

Judul Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas
Dimensi Mutu Ketertiban dan Keteraturan
Tujuan Tergambarnya Kinerja Bagian Adminitrasi dalam
kegiatan kedinasan RS
Definisi Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas adalah
Operasional kegiatan yang dilakukan oleh bagian Administrasi
bekerja sama dengan Diklat dalam pembuatan surat
tugas dinas bagi seluruh pegawai RS yang
melakukan perjalanan dinas. Keperluan dinas adalah
segala bentuk keperluan yangdibutuhkan dalam
kegiatan kedinasan yang dilakukan oleh Direksi
Frekuensi 1 bulan
Pengumpulan
Data
Periode analisis 1 bulan
Numerator Jumlah surat tugas dinas yang terarsip selama 1
bulan
Denominator Jumlah surat tugas dinas yang seharusnya diarsip
selama 1 bulan
Sumber data Bagian Keskretariatan
Standar 100%
Penanggung Sekretariat
jawab

7. Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS

Menjadwal, Menertibkan dan
Judul
Menyambut Tamu RS
Dimensi Mutu Ketertiban
Tujuan Mengatur regulasi tamu sehingga terjadwal dengan
tertib
Definisi Menjadwal tamu adalah mengatur dan menentukan h
Operasional ari dimana tamu akan bertemu dengan RS.

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 24

 Menjadwal, Menertibkan dan
Judul
Menyambut Tamu RS
Menertibkan tamu adalah membuat regulasi alur
tamu yang berkunjung di RS. Menyambut tamu
adalah menyambut tamu menerima tamu dan
mengarahkan tamu ke tujuan tamu
Frekuensi 1 bulan
Pengumpulan
Data
Periode analisis 1 bulan
Numerator Jumlah tamu yang terdaftar di buku tamu selama 1
bulan
Denominator Jumlah seluruh tamu RS yang berkunjung selama 1
bulan
Sumber data Informasi
Standar 100%
Penanggung Sekretariat
jawab

8. Membuat dan Menyebarkan Dokumen

Judul Membuat dan Menyebarkan Dokumen
Dimensi Mutu Ketertibdan dan Kerapian
Tujuan Menertibkan semua dokumen yang beredar di lingku
ngan RS
Definisi Membuat dan menyebarkan dokumen adalah menyal
Operasional in ulang segala ketentuan RS dan mengesahkannya
melalui tanda tangan dan stempel RS serta
mengedarkannya ke lingkungan RS.
Frekuensi 1 bulan
Pengumpulan
Data
Periode analisis 1 bulan
Numerator Jumlah dokumen yang tercatat dalam buku yang
beredar dalam 1 bulan
Denominator Jumlah laporan akuntanbilitas yang seharusnya
disusun dalam 1 tahun
Sumber data Bagian Keskretariatan
Standar 100%
Penanggung Sekretariat
jawab

9. Mengkoordinasikan Jadwal Rapat

Judul Mengkoordinasikan Jadwal Rapat
Dimensi Mutu Efektifitas, efisiensi

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 25

 Judul Mengkoordinasikan Jadwal Rapat
Tujuan Tergambarnyas seluruh aktifitas dan kerjasama antar
unit yang ada di lingkungan RS
Definisi Mengkoordinasikan jadwal rapat adalah mengatur
Operasional regulasi segala bentuk pertemuan baik rutin maupun
tidak yang dilakukan dilingkungan RS.
Frekuensi 1 bulan
Pengumpulan
Data
Periode analisis 1 bulan
Numerator Jadwal kegiatan pertemuan selama 1 bulan
Denominator Semua kegiatan pertemuan yang dilakukan selama 1
bulan
Sumber data Bagian Keskretariatan
Standar 100%
Penanggung Sekreatariat
jawab

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 26

 BAB IX
PENUTUP

Demikianlah panduan pelayanan Bagian Kesekretariatan ini dibuat sebagai

dasar untuk pelayanan. Kami berharap ada kritik atau saran yang membangun demi
tercapainya penyempurnaan dari Pedoman Pelayanan Bagian Kesekretariatan ini.

Pedoman Pengorganisasian Kesekretariatan RSIA IBI Surarabaya 27