PANDUAN PENYUSUNAN FILE KEPEGAWAIAN

RS ROYAL PRIMA MEDAN

Dalam rangka tertib administrasi khususnya di bidang kepegawaian dan pengembangan

SDM salah satu hal yang dilakukan adalah menertibkan pengelolaan tata naskah yang membuat
tentang berbagai informasi yang dibutuhkan terkait seluruh pegawai yang bekerja di RS Royal
Prima Medan. dimulai sejak pegawai tersebut masuk ke rumah sakit dan seluruh perkembangan
pegawai tersebut selama bekerja di RS Royal Prima yang disusun per pegawai. SDM dan bersifat
rahasia, dimana tiap isi dari file kepegawain ini hanya dapat dilihat oleh bagian kepegawaian dan
pengembangan SDM. Apabila ada unit kerja lain yang membutuhkan, maka bagian kepegawaian
dan pengembangan SDM akan melihat tingkat kepentingannya dan hanya memberikan data yang
dibutuhkan dari file tersebut, bukan memberikan seluruh file pegawai.

I. Defenisi
File adalah kumpulan atau kesatuan informasi dan data yang penting yang dapat digunakan
lagi lain waktu, salah satunya berdasarkan jenisnya. Pengertian lain dari file adalah
tumpukan kerjatas atau dokumen yang berada di kantor atau rumah. Ada bermacam bentuk
contoh file. File dapat berbentuk dokumen atau surat-surat penting. Pengertian file juga
bisa diartikan sebagai yang berguna dan penting.
Secara umum file dibedakan atas 2 (dua) yaitu soft file dan hard file.
a. Soft File/ Softcopy
Soft file adalah file atau dokumen yang sebelumnya dibuat menggunakan komputer
kemudian disimpan di media penyimpanan. Soft file ini kemudian akan dapat dibuka
kembali ataupun direvisi sesuai dengan kebutuhan untuk kemudian dapat dijadikan
hard copy.

Panduan Penyusunan File Kepegawaian Page 1

 b. Hard file/ Hardfile
Hard file adalah dokumen yang ada dalam bentuk fisik. Atau dengan kata lain hardfile
adalah dokumen yang dapat dilihat dan disentuh keberadaannya. Hard copy biasanya
didapat dari hasil cetakan soft file.

II. Ruang Lingkup

Ruang lingkup file kepegawaian ini adalah seluruh data pegawai yang di dokumentasikan
kedalam satu file untuk tiap-tiap pegawai. Penyusunan file kepegawaian ini dimulai dari
seluruh data transaksi yang dilakukan oleh pegawai dalam kaitannya dengan administrasi
kepegawaian, dimasukkan kedalam file.

III. Tata Laksana

1. Pegawai Baru
Untuk seluruh pegawai baru yang baru masuk ke RS Royal Prima harus menyertakan
data minimal untukpengajuan surat lamaran bekerja sebagai berikut :
a. Surat Lamaran
b. Curiculum Vitae
c. Fotocopy Ijasah terakhir
d. Fotocopy Transkip Nilai
e. Fotocopy Surat Pengalaman Kerja
f. Bukti Verifikasi STR
Berkas diatas adalah berkas minimal yang harus diserahkan untuk dapat diproses. Jika
ada berkas lain yang diangap oleh pelamar dapat mendukung untuk melamar pekerjaan,
maka berkas tersebut tetap dimasukkan kedalam berkas lamaran.
Pemutakhiran berkas pegawai dilakukan sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun sekali atau
dapat dilakukan setiap kali pegawai mengalami perubahan baik dari status maupun
pendidikan.
2. Perkembangan Pegawai
Selama pegawai bekerja di RS Royal Prima Medan, tentunya pegawai akan mendapatkan
pendidikan dan latihan yang mendukung pekerjaannya ataupun melakukan administrasi
lainnya yang selama pegawai bekerja di RS Royal Prima adalah sebagai berikut :

Panduan Penyusunan File Kepegawaian Page 2

 a. Hasil test
b. Catatan hasil interview
c. Perjanjian kerja magang
d. Data Umum Kepegawaian
e. Surat Keputusan Pengangkatan
f. Uraian Tugas
g. Fotocopy Kartu BPJS Ketenagakerjaan
h. Fotocopy Kartu BPJS Kesehatan
i. Surat Keputusan Rotasi
j. Surat Keputusan Mutasi
k. Surat Keputusan Demosi
l. Daftar pelatihan yang pernah diikuti
m. Data disiplin kerja
n. Produktifitas

IV. Dokumentasi
Pendokumentasian file kepegawaian dilakukan dengan cara berikut :
1. Berkas lamaran
2. Berkas Penerimaan
3. Berkas Personalia

Ditetapkan di : Medan
Pada Tanggal : 18 Juni 2015
Direktur

dr. Deli Theo, Sp.PK, MARS

Panduan Penyusunan File Kepegawaian Page 3