KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahim...

               Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat tuhan yang

maha esa karena berkat limpahan rahmat dan karunia-nya
sehingga kita dapat menyusun makalah ini tepat pada waktunya.
makalah ini membahas tentang kebutuhan pegawai dan
penanganan pemeliharaan dokumen administrasi.
Dalam penyusunan makalah ini,.kami mengucapkan terima
kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah
membantu dalam penyusunan makalah ini, semoga bantuannya
mendapat balasan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa.
kami menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari
kesempurnaan baik dari bentuk penyusunan maupun materinya.
Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat
kepada kita sekalian.

Cimahi, 18 Agustus 2018.

Penyusun.

i
 DAFTAR ISI

Kata Pengantar …………………………………………i

Daftar Isi ………………………...…………………....ii-iii

BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang …………………………………….…………1
1.2 Rumusan Masalah ……………………………………………2
1.3 Tujuan Penulisan………………………………………...……2

BAB 2 ISI
Kompetensi dasar ………………………………………...………...…..3
2.1 Analisis Kebutuhan Pegawai………………………...…….…3-5
2.2 Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen Administrasi
Kepegawaian:
a. Definisi Dokumen Administrasi
Kepegawaian ………...………………………5
b. Macam-Macam Dokumen Administrasi
Kepegawaian ………...……………………....5
c . Penanganan Dokumen Adminsitrasi
Kepegawaian ………...…………………….5-6
d. Pemeliharaan Dokumen Administrasi
Kepegawaian ………...………………………6
e. Fungsi Dari Pemeliharaan Dokumen
Administrasi Kepegawaian ……….............7

2.3 Praktik Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen administrasi

Kepegawaian ………...………….………...…………………….7

ii
BAB 3 PENUTUP
3.1 Kesimpulan …………………………………..………………8
3.2 Saran-saran …………………………………..……………….9
3.3 daftar pustaka ………………………………..……………….9

iii
 BAB 1
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Di jaman era modern ini dibutuhkan pegawai yang
berkualitas dan memenuhi spesifikasi kriteria / syarat
yang dianjurkan sebagai calon pegawai negri sipil
(CPNS) Untuk dari itu maka diadakanlah analisis
kebutuhan pegawai sebagai penunjan utama agar seorang
pegawai dapat berkarir atau bekerja di suatu organisasi
dengan keahlian atau kualitas yang ia punya.
Jika pegawai tersebut lulus atau dapat memenuhi
kritera/syarat yang sudah ditentukan maka ia dapat
bergabung dan diangkat sebagai PNS atau pegawai di
organisasi tersebut.sehingga sangat penting buat kita
untuk meningkatkan kualitas kinerja yang kita punya agar
mampu bersaing di jaman modern ini.

1.
1.2 Rumusan Masalah
 Apa yang di maksud dengan analisis kebutuhan pegawai?
 hal hal apa saja yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan
pegawai?
 Apa yang di maksud dengan dokumen administrasi
kepegawaian?
 sebutkan macam-macam dokumen administrasi
kepegawaian?
 Apa yang di maksud dengan pemeliharaan dokumen
administrasi kepegawaian?
 praktik – praktik apa saja yang mesti di lakukan untuk
menangani pemeliharaan dokumen administrasi
kepegawaian?

1.3 Tujuan Penulisan Permasalahan

 Dapat Menganalisis Kebutuhan Yang Akan Digunakan / Di
Perlukan Oleh Pegawai.
 Dapat Mengetahui Definisi Dari Dokumen
Administrasi Kepegawaian.
 Dapat Menguraikan Macam -Macam Dokumen
Administrasi Kepegawaian.
 Dapat Mengetahui Definisi Dari Pemeliharaan Dokumen
Administrasi Kepegawaian.
 Mengetahui Fungsi Dari Pemeliharaan Dokumen
Administrasi Kepegawaian.

2.
 BAB II
PEMBAHASAN
KOMPETENSI DASAR :
2.1 Analisis Kebutuhan Pegawai.
2.2 Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen Administrasi
Kepegawaian.
2.3 Praktik Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen
Administrasi Kepegawaian.

2.1 Analisis Kebutuhan Pegawai

Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan
formasi. Analisis kebutuhan pegawai adalah suatu proses perhitungan
secara logis,teratur dan berkesinambungan untuk mengetahui jumlah dan
kualitas pegawai yang di perlukan.
sehingga dapat menentukan susunan pangkat PNS yang diperlukan
oleh suatu organisasi untuk melaksanakan tugasnya secara berdayaguna,
berhasil guna dan berkelanjutan. Analisis kebutuhan dilakukan
berdasarkan: 

a. Jenis Pekerjaan
Jenis Pekerjaan Adalah Macam-Macam Pekerjaan Yang Harus
Dilakukan Oleh Suatu Satuan Organisasi Dalam Melaksanakan Tugas
Pokoknya.
Misalnya : Pekerjaan Pengetikan, Pemeriksaan Perkara,
Penelitian, Perawatan Orang Sakit, Dan Lain-Lain. 

b. Sifat Pekerjaan
Sifat Pekerjaan Adalah Pekerjaan Yang Berpengaruh Dalam
Penetapan Formasi, Yaitu Sifat Pekerjaan Yang Ditinjau Dari Sudut
Waktu Untuk Melaksanakan Pekerjaan Itu.
 Pekerjaan-Pekerjaan Yang Cukup Dilaksanakan Selama Jam Kerja
Saja, Misalnya : Pekerjaan Tata Usaha,
 Pekerjaan Yang Harus Dilakukan Selama 24 Jam Penuh,Pekerjaan Ini
Biasanya Membutuhkan Pegawai Yang Lebih Banyak.
Misalnya : Pemadam Kebakaran, Tenaga Medis Dan Para Medis Di
Rumah-Rumah Sakit Pemerintah. 

3.
c. Perkiraan Beban Kerja
Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan
dalam jangka waktu tertentu.

d. Perkiraan Kapasitas Pegawai

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk
menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
Perkiraan beban kerja dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk
masing-masing jenis pekerjaan. 

e. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat, 

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu
organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak
ditinjau per unit organisasi. Penentuan susunan pangkat merupakan satu
syarat mutlak untuk dipelihara dengan baik dalam suatu organisasi. 

f. Analisis Jabatan
Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis
jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai
yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan
tugasnya secara berdayaguna, berhasil guna, dan berkesinambungan.
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan
mengorganisasikan informasi tentang jabatan.

g. Prinsip pelaksanaan pekerjaan 

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam
menentukan formasi pegawai. Misalnya, apabila pekerjaan
membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan
sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat
pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi kalau pekerjaan
membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada
pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan
itu. 

h. Peralatan yang tersedia

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam
menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi
jumlah dan mutu pegawai yang diperlukan. Pada umumnya makin
tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang
memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

i. Kemampuan Keuangan Negara/ Daerah

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang
harus diperhatikan dalam penentuan formasi PNS.
 4.
apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan
formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang
tersedia.
Meskipun formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil
analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan
dengan kemampuan anggaran yang tersedia.

2.2 Cara Penanganan Pemeliharaan Dokumen

Administrasi Kepegawaian

a. Definisi Dokumen Administrasi Kepegawaian

Dokumen administrasi kepegawaian adalah surat, file, berkas, atau
dokumen yang berkaitan dengan bidang kepegawaian, yang
memuat tentang data pribadi dari setiap pegawai, bisa juga berisi
surat keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh penjabat
yang berwenang.

b. Macam-Macam Dokumen Administrasi

Kepegawaian:
 Keputusan Pemberhentian Pegawai Pensiun
 Dokumentasi kepegawaian
 Berkas perorangan PNS
 Data kepegawaian
 Pengangkatan pegawai
 Formasi kepegawaian
 Penerimaan pegawai

c . Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian

Penanganan adalah menangani dan mengelola dokumen dokumen
tersebut dengan terperinci dan detail sehingga mudah dipahami oleh
siapapun. Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat
dilakukan sebagai berikut :
 Menghimpun : Kegiatan Mencari &Mengusahakan Tersedianya
Segala
 Keterangan Untuk Keperluan Tertentu Yang Tadinya
Masih Belum Di Klasifikasikan Penghimpunannya.

5.
 Mencatat : Kegiatan Membubuhkan Berbagai Keterangan Tertulis
Pada Dokumen Yang Masih Dianggap Penting Agar
Tulisan Dapat Dibaca, Dikirim, Dan Disimpan.

 Mengolah : Kegiatan Dengan Mengerjakan Keterangan Dan

Menyajikan Maksud Yang Lebih Bermanfaat.

 Mengirim : Kegiatan Menyampaikan Dokumen Ke Pihak Lain

Dengan
Menggunakan Alat Dan Perantara.

 Menyimpan : Kegiatan Menyimpan Data Dan Dokumen Tertentu Di

Tempat Tertentu Dengan Tujuan Agar Dokumen Dapat
Terjaga Semaksimal Mungkin, Dan Bisa Digunakan
Suatu Saat Jika Diperlukan.

 Menggandakan : Kegiatan Memperbanyak Dengan Berbagai Cara

Tertentu Sebanyak Jumlah Tertentu Yang
Diinginkan

d. Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

 Data Fisik
Penyimpanan Dokumen Berupa Fisik Maksudnya Adalah
Penyimpanan Dokumen Atau File Berupa Kertas, Surat, Gambar,
Patung Dll. Penyimpanan Dokumen Fisik Ini Biasanya Disebut Arsip,
Yaitu Menyimpan Secara Langsung Dokumen Ditempat Yang Telah
Ditentukan Dan Diberi Label Tertentu.
 Data Digital
Penyimpanan Dokumen Berupa Data Digital Merupakan
Penyimpanan Dokumen Atau File Berupa Data Computer/Hasil
Scanning Dari File Data Fisik.
 6.
e. Fungsi Dari Pemeliharaan Dokumen
Administrasi Kepegawaian
 Sebagai Bukti Akuntabilitas Kinerja Instansi
 Sebagai Pedoman Perusahaan Dalam Menentukan Balas Jasa
 Sebagai bukti Yutidis Jika Terjadi Sengketa Pegawai
 Membantu Perusahaan Dalam Penentuan Kebijakan
 Membantu Perusahaan Dalam Membuat Keputusan

2.3 Praktik Cara Penanganan Pemeliharaan

Dokumen Administrasi Kepegawaian
 Biasakan Menyimpan Dokumen Mengenai Kepegawaian Dalam
Tempat Khusus.
 Aturlah Letak Penyimpanan Dokumen Sesuai Kronologis Tanggal
Tahun Atau Sesuai Masalahnya.
 Jangan Gunakan Dokumen Ada Ditempat Aman.
 Pastikan Dokumen Ada Ditempat Aman.
 Jauhkan Dari Air, Minyak Dan Panas Matahari.
 Taburkan Kamper/Beri Butir Penyerap Air (Slice Gel) Dalam
Rak/Lemari.
 Bolak Balikkan Dokumen Setiap 3 Bulan Sekali Diruang Terbuka
Agar Tidak Lembab/Lengket.
 Hindari Sesering Mungkin Mengfotocopy Dokumen Karna
Memperpendek Umur Dokumen
 Bila Terpaksa Mengambil Dokumen Anda Untuk Keperluan Tertentu,
Pastikan Memberi Penanda Ditempatnya.
 Dokumen Dibuat Dalam Bentuk Digital Agar Salinannya Juga Aman
Dengan Menggunakan Scanner.
 7.
BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Jadi analisis kebutuhan pegawai merupakan salah satu hal yang
penting dan harus dilakukan dalam merekrut pegawai agar dapat
mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang di perlukan oleh suatu
organisasi. Sehingga pegawai tersebut dapat menjalankan tugasnya
sesuai keahlian atau kualitas kinerja yang ia punya.

Dokumen administrasi kepegawaian adalah surat, file, berkas, atau

dokumen yang berkaitan dengan bidang kepegawaian, yang
memuat tentang data pribadi dari setiap pegawai, bisa juga berisi
surat keputusan di bidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh penjabat
yang berwenang.dokumen dokumen tersebut harus ditangani dan
dipelihara dengan baik agar bila sewaktu-waktu diperlukan kita dapat
menemukannya kembalih dalam keadaan baik dan dokumen tersebut
bisa juga sebagai tanda bukti fisik yang konkrit.

Dalam menangani dokumen administrasi kepegawaian dibutuhkan

6 cara agar dokumen kepegawaian tersebut dapat tersusun dengan baik:
1. Menghimpun 4. Menggandakan
2. Mencatat 5. Mengirim
3. Mengolah 6. Menyimpan

Sedangkan Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian

terbagi menjadi 2 bagian :
a.  Data Fisik
Penyimpanan dokumen fisik ini
biasanya disebut arsip, yaitu
menyimpan secara langsung
dokumen ditempat yang telah
b. Data Digital
penyimpanan dokumen berupa
data digital merupakan
penyimpanan dokumen/file
berupa data computer/ hasil
 ditentukan dan diberi label scanning dari file data fisik
tertentu.

8.
3.2 Saran-Saran
Dengan demikian, segala hal yang berkaitan dengan
kebutuhan pegawai harus di analisis terlebih dahulu agar kita
bisa mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang dibutuhkan
oleh suatu lembaga atau organisasi.
Selain itu penanganan dan pemeliharaan dokumen
administrasi kepegawaian pun sangat dibutuhkan terutama
dalam mencalonkan sebagai Calon Pegawai Negri Sipil (CPNS)
sehingga dokumen dokumen yang nanti akan diperlukan dapat
dikelola dan terorganisir dengan baik dan detail tanpa satu
kekurangan apapun.
Dalam Penanganan dokumen administrasi kepegawaian pun
tidak boleh sembarang, harus menanganinya sesuai kriteria
tertentu. Agar dokumen tersebut tidak rusan dan dapat dijadikan
bukti fisik yang asli dan konkrit jika sewaktu-waktu diperlukan.

3.3 Daftar Pustaka

http://ilmusosialpoliitik.blogspot.com/2016/05/analisis-kebutuhan-
pegawai.html
http://rezkyamalia01.blogspot.com/2017/08/penanganan-dan-
pemeliharaan-dokumen
http://zakiyahulfaaryani98.blogspot.com/2014/10/analisis-kebutuhan-
pegawai.html
Https://www.scribd.com/document/211836813/analisis-kebutuhan-
pegawai
https://www.pelajaran.click/2015/09/cara-penanganan-dan-
pemeliharaan.html
9.