MAKALAH

CARA MENYUSUN LAPORAN SARANA PRASARANA

DI
S
U
S
U
N

Oleh :
KELOMPOK

NAMA : DHEA ANANDITA

HAYATUN SAKDIAH
SURYANI
NOSA WINESTI
MURNI SYAFITRI

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN

SMK NEGERI 1 MEULABOH
TAHUN 2020 / 2021
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
     Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta
menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal
ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi
tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada
perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja
mereka.
      Perlengkapan  kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap
perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam
setiap kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan
demikian produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa
perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.
      Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor
beserta fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor
dengan harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan
kantor.

B. Rumusan Masalah
1.      Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor?
2.      Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?
3.      Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?
4.      Apa pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor?

C. Tujuan
1.      Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2.      Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor
3.      Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor
4.      Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Pelaporan Sarana dan Prasarana
Laporan sarana dan prasarana kantor adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk
melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi, maupun
keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu (triwulan,
semester, atau setahun).
1).  Fungsi laporan sarana dan prasarana kantor adalah :
a. Sebagai bahan pertanggung jawaban.
b. Sebagai pengendali persediaan.
c. Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang.
d. Sebagai dasar atau bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan.
Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan,sebaiknya
dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung antara lain :
1. Bukti penerimaan barang.
2. Bukti pembelian barang. 
3. Bukti pengeluaran barang.
4. Kartu barang 
5. Kartu persediaan.
6. Daftar inventaris.
7. Daftar rekapitulasi barang inventaris.

2).  Teknik pembuatan laporan disusun sebagai berikut :

a.    Memeriksa barang.
b.    Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran.
c.    Menghitung penerimaan dan pengadaan barang.
d.   Menghitung pengeluaran barang.
e.    Menghitung sisa persediaan.
f.     Mencatat mutasi barang.
g.    Melaporkan kepada atasan atau pimpinan.
B. Dokumen Laporan pemanfaatan Sarana dan prasarana Kantor
1. Jenis – jenis laporan tertulis pemanfaatan sarana dan prasarana kantor
Segala hal dalam aktivitas perkantoran harus dilaporkan pada atasan, termasuk
dalam hal pemanfaatan sarana dan prasarana perkantoran. Sebelum laporan
pemanfaatan sarana dan prasaran perkantoran disajikan secara lisan, laporan terlebih
dahulu disusun dalam bentuk tertulis secara sistematis sehingga mudah dipahami.
Berdasarkan bentuknya, laporan pemanfaatan sarana dan prasarana kantor dapat
dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu sebagai berikut.
a. Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang diuraikan lebih panjang dari
memorandum sebagaimana uraian dalam bentuk surat biasa. Jenis laporan ini
dapat digunakan untuk bermacam – macam topic.
b. Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan yang diuraikan secara panjang,
biasanya disusun seperti makalah. Materi laporan dibagi menjadi beberapa topik
dan sub topic.
c. Laporan berbentuk buku, yaitu laopran yang disusun dalam bentuk buku
d. Laporan berbentuk formulir atau matriks, yaitu laporan yang penyusunannya
mengisi pada blangko yang disediakan
e. Laporan berbentuk memorandum atau nota, yaitu laporan yang diuraikan secara
singkat. Laporan ini dibuat dalam rangka proses hubungan kerja antara atasan
dan bawahan atau antar unsur – unsur dalam suatu instansi.
2. Teknik penyusunan laporan pemanfaatan sarana dan prasarana
Pada dasarnya, tata cara penyusunan laporan dimulai dari tahap persiapan yang
mencangkup penentuan kerangka permasalahan, tujuan penulisan laporan, dan
proses pengumpulan data. Tahap berikutnya adalah membuat kerangka laporan.
Adapun tahap terakhir adalah penulisan laporan itu sendiri.
Teknik pembuatan laporan pemanfaatan sarana dan prasarana dapat di
laksanakan dengan beberapa cara, yaitu sebagai berikut.
a. Memeriksa barang
b. Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran
c. Menghitung penerimaan dan pengadaan barang
d. Menghitung pengeluaran barang
e. Menghitung sisa persediaan
 f. Mencatat mutasi barang
g. Melaporkan kepada atasan atau pimpinan
contoh table berikut!

Nama Tokoh Ide/pendapat tentang teknik Kesimpulan

penyusunan laporan
pemanfaatan sarana dan
prasarana

C. Langkah Pengadaan
1. Pengertian pengadaan barang
Pengadaan adalah semua kegiatan penyediaan perbekalan kantor untuk
menunjang pelaksanaan tugas. Cara pengadaan perbekalan kantor tidaklah sama,
karena tergantung dari kebutuhan dan kegiatan yang dilakukan. Dalam mengadakan
perbekalan kantor, selalu diawali dengan perencanaan. Perencanaan lebih ditekankan
pada perencanaan kebutuhan perbekalan, rencana biaya, keadaan inventaris pada
tahun sebelumnya, dan memperhitungkan pegawai yang ada. Rencana kebutuhan
sebaiknya dibuat untuk jangka waktu satu tahun anggaran, bersamaan itu pula
disusun rencana biaya uang digunakan untuk biaya-biaya pengadaan,penytimpanan,
penyaluran, penginventarisasian dan pemelirahaan, sehingga tidak ada kegiatan yang
tertinggal dalam perhitungan biaya yang diperlukan. Dalam penyusunan rencana
anggaran harus selalu diperhitungkan harga pasaran yang berlaku serta harga
pembelian tahun lalu sebagai perbandingan. Pada waktu menyusun perencanaan
perbekalan, perlu memperhatikan :
a. Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b. Menentukan jenis, kuantitas dan kualitas perbekalan kantor yang diperlukan.
c. Mengadakan perbekalan kantor yang diperlukan sesuai dengan anggaran yang
disediakan.
d. Menyediakan dan menggunakan perbekalan kantor dalam kegiatan operasional.
e. Menyimpan dan memelihara perbekalan kantor.
f. Menghapuskan perlengkapan sesuai dengan prosedur yang berlaku.

Untuk barang habis pakai, perencanaannya sebagai berikut :

a. Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana
kegiatan.
b. Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut
tiap bulan.
c. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan
kemudian menjadi rencana tahunan.

Untuk barang tak habis pakai :

1. Menyusun dan menganalisa keperluan perbekalan sesuai dengan rencana
kegiatan serta memperhatikan perbekalan yang masih ada dan masih dipakai.
2. Memperkirakan biaya perbekalan kantor yang direncanakan dengan
memperhatikan standar yang telah ditentukan.
3. Memperkirakan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan
dan penyusunan rencana pengadaan tahunan.

Langkah-langkah dalam pengadaan perbekalan kantor adalah :

a. Membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke gudang.
b. Petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang.
c. Surat diserahkan ke bendahara.
d. Meminta persetujuan kepada pimpinan atau kepala.
e. Apabila sudah disetujui, diserahkan ke bagian logistik untuk melakukan
pembelian barang yang dibutuhkan.
f. Sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji.
g. Kalau sudah cocok, barang diterima dengan menggunakan buku serah terima
barang dan penerimaan barang.
h. Sesudah dicatat, barang tersebut disimpan di gudang untuk didistribusikan ke
bagian atau unit yang membutuhkan.
Langkah-langkah pengadaan perbekalan kantor di beberapa perusahaan atau
instansi.
a. Len Industri (Persero) Bandung
 1) Membuat daftar permintaan barang  lengkap dengan kode material
2) Pemeriksaan stock barang di gudang
3) Penandatanganan ke Kabag Produksi dan Material
4) DPB diserahkan ke bagian logistik untuk pemberian harga barang dan
pemeriksaan lainnya
5) Setelah DPB diperiksa, diserahkan ke bagian pembelian untuk mengurus
pembelian barang yang dibutuhkan
6) Barang disimpan di gudang
7) Pihak gudang segera menyiapkan bahan untuk pengiriman barang kepada
pemesan
b. Pusat Pengembangan Teknologi Mineral Bandung
1) Petugas memeriksa barang yang diperlukan sesuaikan dengan klasifikasinya
2) Menyusun surat permohonan ke gudang
3) Bagian gudang memeriksa barang yang diperlukan
4) Bendahara memeriksa kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan dana yang
tersedia
5) Meminta perserujuan dari pimpinan
6) Setelah disetujui baru melakukan pembelian
7) Bon diserahkan kembali ke bendahara, untuk disampaikan ke bagian
gudang
8) Melakukan pemeriksaan barang
9) Penyimpanan barang di gudang disampaikan ke bagian atau unit yang
memesan

D. Cara Menyusun Laporan

1. Menyusun Laporan Triwulan.

Maksudnya adalah laporan mengenai mutasi barang yang terjadi dalam jangka
waktu satu triwulan sebagai akibat dari penambahan pengadaan atau pengurangan karena
penghapusan atau pendistribusian barang ke unit yang lain.

2. Menyusun Laporan Tahunan.

Laporan tahunan berisikan tentang keterangan penerimaan, pengeluaran dan
persediaan yang ada sampai akhir tahun. Dalam laporan tersebut dijelaskan mengenai
nama dan spesifikasi barang, penerimaan dan pengeluaran barang, persediaan awal tahun
dan sisa persediaan. Semua keterangan tersebut dimasukan dalam Daftar Barang
Inventaris, yang sekaligus merupakan laporan tahunan mengenai hasil kegiatan inventaris
barang milik kantor pada saat berakhirnya tahun anggaran.
Dalam laporan tahunan ini dilengkapi denagan pembuatan Daftar Rekapitulasi
Barang Inventaris, yang merupakan daftar gabungan data dari daftar Isisan Barang
Inventaris, dimana hakekatnya menunjukkan jumlah daripada kuantotas dan harga barang
inventaris yang dikelola suatu unit kerja pada akhir tiap tuhun anggaran. Barang-barang
inventaris tersebut didaftar disini menurut jenisnya, dalam golongan seperti yang
ditetapkan dalam tabel klasifikasi dan kode barang inventaris.
 BAB III
PENUTUP

A. Simpulan
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat
mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu
meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu
urusan kantor. Sedangkan inventarisasi perlengkapan kantor sangat diperlukan supaya
perlengkapan kantor perlu ditambah atau tidak, perlu diprbaiki atau tidak, dan perlu
diganti atu tidak. Dengan adanya keterkaitan dan pengetahuan antara perlengkapan
kantor dan inventarisasi perlengkapan kantor akan memudahkan pekerjaan kantor
berjalan dengan efektif dan efesien.

B. DAFTAR PUSTAKA

Wursanto Ig. 1988. Teknologi Perkantoran I. Pustaka Dian:Jakarta.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan Mesin-Mesin
Kantor:Jakarta.