ANALISIS JABATAN

PERATURAN MENTERI AGAMA NO 10 TAHUN 2012 TENTANG ORGANISASI

DAN TATA KERJA KEMENTERIAN AGAMA:

1. Nama Jabatan : Pengolah Data dan Perencanaan Kepegawaian

2. Kode Jabatan :-

3. Unit Kerja :

Eselon I :-

Eselon II :-

Eselon III : Bagian Administrasi

Eselon I V : Sub Bagian Kepegawaian & Keuangan

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

Bagian Administrasi

Subbag TU Subbag Kepegawaian Subbag Subbag Akademik &

Pascasarjana & Keuangan Umum Kemahasiswaan

Pengolah Data dan

Perencanaan
Kepegawaian

1
 2

5. Ikhtisar Jabatan:
Mengolah data-data dan perencanaan kepegawaian sesuai dengan klasifikasi
yang dibutuhkan berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk memberikan
informasi kepegawaian yang valid dan tepat waktu.

6. Uraian Tugas:
a. Membuat DUK (Daftar Urut Kepangkatan) sesuai dengan Formulir : A-9
Keputusan Menteri Agama RI Nomor : 39A Tahun 2000 Tentang Pedoman
Pengelolaan Data dan Informasi Kepegawaian di Lingkungan Departemen
Agama untuk pedoman urutan kepangkatan pegawai.
1) Mengumpulkan berkas mutasi kepegawaian terakhir
2) Melakukan input data mutasi kepegawaian terakhir
3) Legalisasi DUK kepada pejabat yang berwenang

b. Mendata pendidikan dan ijin belajar PNS berdasarkan kualifikasi pendidikan

dan surat ijin yang diajukan untuk mengetahui tingkat pendidikan dan jumlah
PNS yang sedang belajar.
1) Mengumpulkan foto kopi sah ijazah terakhir surat rekomendasi/izin belajar
2) Melakukan input data pendidikan dan ijin belajar
3) Legalisasi kepada pejabat yang berwenang

c. Mendata kenaikan pangkat dalam 1 tahun yang diklasifikasi berdasarkan jenis

kepegawaian dan periode kenaikan pangkat (KP) untuk memudahkan dan
menunjang keakuratan proses KP.
1) Mempelajari data TMT kenaikan pangkat terakhir
2) Mengklasifikasi PNS yang dapat mengajukan kenaikan pangkat
3) Legalisasi kepada pejabat yang berwenang

d. Menginformasikan waktu KP dengan cara memberikan surat pemberitahuan

kepada yang bersangkutan dan menempel informasi tersebut di papan
pengumuman agar yang bersangkutan mempersiapkan hal-hal yang perlu
dipenuhi dalam KP.
1) Membuat surat pemberitahuan kepada yang bersangkutan
2) Legalisasi surat pemberitahuan kepada pejabat yang berwenang
3) Menyampaikan informasi kenaikan pangkat melalui media yang ada
maupun secara langsung.

e. Mendata PNS yang dapat mengikuti ujian dinas/UPKP berdasarkan data

pendidikan terakhir untuk didaftarkan ujian dinas/UPKP.
1) Mempelajari disposisi surat tentang ujian dinas/UPKP.
2) Menyerap informasi tentang PNS yang dapat mengikuti ujian dinas/UPKP
3) Melakukan input data PNS yang dapat mengikuti ujian dinas/UPKP
4) Legalisasi data PNS yang dapat mengikuti ujian dinas/UPKP kepada
pejabat yang berwenang.

f. Mendata PNS yang mengikuti diklat/workshop/penataran/lokakarya

berdasarkan surat tugas dan SPPD untuk memenuhi informasi kepegawaian.
 3

1) Mengumpulkan dan mempelajari surat tugas, SPPD dan surat lainnya

yang berkaitan dengan diklat, workshop, penataran dan lokakarya.
2) Melakukan input data PNS yang mengikuti diklat, workshop, penataran dan
lokakarya.
3) Legalisasi data-data diklat/workshop/penataran/lokakarya kepada pejabat
yang berwenang.

g. Mendata pensiun pegawai sesuai batas usia pensiun untuk memenuhi

informasi kepegawaian.
1) Mendata tanggal kelahiran PNS.
2) Mengklasifikasi PNS berdasarkan jabatan fungsional umum dan jabatan
fungsional khusus.
3) Melakukan input data pensiun pegawai sesuai batas usia pensiun
4) Legalisasi data pensiun pegawai kepada pejabat yang berwenang.

h. Membuat analisis jabatan dan analisis beban kerja sesuai dengan kebutuhan
dan peraturan perundang-undangan yang berlaku untuk perencanaan
kepegawaian.
1) Mengumpulkan bahan dari pegawai atau unit kerja yang terkait.
2) Mengolah bahan/materi tersebut menjadi draft anjab DAN ABK.
3) Membahas draft anjab DAN ABK bersama dengan pejabat kepegawaian.

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Disposisi dan petunjuk/arahan Digunakan sebagai dasar

atasan pelaksanaan tugas
2. Data fisik / berkas-berkas Digunakan untuk menjadi dasar dan
kepegawaian sumber pengolahan data.
3. Kertas cetak, tinta Digunakan untuk mencetak DUK,
data kepegawaian dan surat

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Seperangkat komputer, beserta penunjang kegiatan pelaksanaan

jaringan Internet tugas dalam penyampaian informasi
dan data melalui e-mail
2. Telephone dan faximile penyampaian informasi dan data
3. Printer pencetakan dokumen/berkas/data
4. ATK (buku ekspedisi, alat tulis, Pendukung pelaksanaan tugas
staples)
5. Dokumen kepegawaian pedoman/contoh dalam pembuatan
data dan dokumen baru
6. Peraturan perundang-undangan pedoman pengolahan data
tentang kepegawaian kepegawaian, pembuatan SK
hukuman disiplin pegawai dan
 4

sebagai dasar dalam memberikan

informasi kepegawaian

9. Hasil Kerja:

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Dokumen

2. Pelayanan permintaan DUK dan
Kegiatan
data kepegawaian
3. Rekapitulasi data kepegawaian Dokumen
4. Data kenaikan pangkat dalam 1
Dokumen
tahun
5. Data peserta ujian dinas/UPKP Dokumen
6. Data PNS yang mengikuti diklat,
workshop, penataran dan Dokumen
lokakarya
7. Data CPNS yang belum
Dokumen
mengikuti diklat prajabatan
8. Data cados yang akan mutasi
tenaga pengajar dan tenaga Dokumen
edukasi
9. Data pensiun pegawai sesuai
Dokumen
BUP
10. Pengagendaan, penataan, dan
pengarsipan surat-surat
Dokumen
keluar/masuk sesuai dengan
tupoksi
11. Data konversi NIP PNS Dokumen
12. Data tenaga honorer Dokumen
13. Data karya tulis ilmiah dosen Dokumen

10. Tanggung Jawab:

a. Keakuratan data kepegawaian
b. Ketepatan, kebenaran, keamanan hasil kerja
c. Ketepatan, kebenaran dan kelayakan penggunaan bahan kerja
d. Ketepatan dan kebenaran penggunaan perangkat kerja

11. Wewenang:
a. Meminta informasi kepada pihak yang terkait dalam ruang lingkup tupoksi
b. Menyampaikan informasi kepegawaian yang menjadi bidangnya kepada
yang berkepentingan
c. Menggunakan data/berkas kepegawaian sebagai sumber data
 5

12. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Kasubag STAIN Jember Legalisasi surat, Pemberian

Kepegawaian dan informasi dan data-data
Keuangan, Kabag kepegawaian yang
Administrasi, dibutuhkan
Ketua
2. Sub bagian, STAIN Jember pelayanan konsultasi,
jurusan dan unit- pemberian informasi dan
unit, dosen dan data-data kepegawaian yang
karyawan dibutuhkan
3. Pengirim surat Subbag Umum menyampaikan surat dan SK
STAIN Jember untuk diberikan kepada yang
bersangkutan
4. Biro Kepegawaian Kementerian Agama konsultasi dan konfirmasi
RI kepegawaian
5. Bagian Universitas Jember studi banding pengelolaan
Kepegawaian kepegawaian pada perguruan
tinggi

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Dingin dengan perubahan
3. Udara Sejuk
4. Keadaan Ruangan Cukup
5. Letak Datar
6. Penerangan Terang
7. Suara Tenang
8. Keadaan tempat kerja Bersih
9. Getaran -

14. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab

1. Penyakit mata radiasi komputer

2. Kejenuhan kegiatan yang monoton
 6

15. Syarat Jabatan:

a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda (III/a)
b. Pendidikan : S1 Hukum, Ekonomi Manajemen, Administrasi Negara
c. Kursus/Diklat
1) Penjenjangan : Diklat Prajab
2) Teknis : Manajemen Kepegawaian, anjab dan ABK
d. Pengalaman kerja :-
e. Pengetahuan kerja : Peraturan-peraturan tentang kepegawaian
f. Keterampilan kerja : Mengoperasikan komputer