INFORMASI FAKTOR JAB ATAN FUNGSIONAL

Nama Jabatan : Pengadministrasi Kepegawaian

Organisasi : UPTD. Laboratorium Kesehatan Masyarakat
Nama Instansi : Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar

I. PERAN JABATAN
Jabatan ini menghimpun, mengklasifikasi data pegawai dan memproses
usulan pegawai, merekap laporan absensi pegawai sesuai dengan
peraturan yang ditetapkan

II. URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UTAMA

A. URAIAN TUGAS UTAMA
1) Menghimpun, meneliti dan mengadministrasikan fotocopy
naskah dinas kepegawaian perorangan yang mengalami
perubahan/penambahan ke dalam file pribadi perorangan guna
tertib administrasi pada UPTD. LABKESMAS
2) Mengumpulkan, mempelajari dan mengolah data pegawai
sebagai bahan penyusunan konsep Daftar Urut Kepangkatan
(DUK) lingkup Badan Kepegawaian Pengembangan dan Sumber
Daya Manusia
3) Membuat dan mengupdate data base pegawai secara berkala
melalui input data hasil koreksi pegawai yang bersangkutan
guna mewujudkan data pegawai yang valid dan terkini.
4) Mengumpulkan bahan, mempelajari dan menyiapkan bahan-
bahan usulan kenaikan gaji berkala sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku, sebagai bahan pemrosesan lebih lanjut
5) Mengumpulkan bahan, mempelajari dan menyiapkan bahan-
bahan usulan kenaikan pangkatsesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku, sebagai bahan pemrosesan lebih lanjut
6) Mendistribusikan SK kenaikan pangkat dan gaji berkala yang
sudah diproses kepada pegawai yang bersangkutan untuk
disimpan sebagai file pribadi
7) Menyiapkan bahan penyusunan Daftar Usulan Penetapan Angka
Kredit (DUPAK) serta bahan konsep usulan Penetapan Angka
Kredit (PAK) dan bahan usulan pengangkatan, kenaikan
pangkat/jabatan pejabat fungsional tertentu, sebagai bahan
pemrosesan lebih lanjut
8) Mengumpulkan bahan, mempelajari dan menyiapkan bahan-
bahan usulan penyesuaian ijasah sesuai dengan prosedur dan
ketentuan yang berlaku, sebagai bahan pemrosesan lebih lanjut
9) Mengumpulkan bahan, mempelajari dan menyiapkan bahan-
bahan usulan pensiun sesuai dengan prosedur dan ketentuan
yang berlaku, sebagai bahan pemrosesan lebih lanjut.
10) Mengumpulkan bahan, mempelajari dan menyiapkan
administrasi kebutuhan diklat pegawai, sebagai bahan
pemrosesan lebih lanjut
11) Mengumpulkan bahan, mempelajari dan menyiapkan bahan
usulan permintaan Kartu Askes, Kartu Taspen, Kartu Pegawai,
Kartu Suami/Istri sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar
pegawai yang sangkutan memiliki kartu yang diperlukan untuk
mengurus, menerima hak-haknya sebagai PNS
12) Mengumpulkan bahan, mempelajari dan menyiapkan bahan
usulan ijin belajar, ujian dinas, ujian penyesuaian
ijasah/pencantuman gelar, test penjenjangan,sebagai bahan
pemrosesan lebih lanjut
13) Mengumpulkan bahan, mempelajari dan menyiapkan bahan
penyusunan dan evaluasi Analisis Jabatan dan Analisis Beban
Kerja masing-masing pegawai
14) Menyiapkan, menghimpun dan merekap daftar hadir pegawai
pada Badan Kepegawaian Pengembangan dan Sumber Daya
Manusia Kab. Gianyar untuk mengetahui kehadiran tiap
pegawai.
15) Membuat laporan tentang kehadiran pegawai guna menunjang
tertib pegawai pada Badan Kepegawaian Pengembangan dan
Sumber Daya Manusia Kab. Gianyar.
 16) Membagi, menghimpun dan meneliti blangko dan isian LP2P
untuk pegawai golongan III ke atas sesuai dengan ketentuan
Undang-Undang Perpajakan yang berlaku agar bisa memenuhi
kewajiban PNS yang bersangkutan sebagai wajib pajak
17) Menghimpun dan mensetting perjabatan isian model DK sebagai
kelengkapan naskah kepegawaian pada Badan Kepegawaian
Pengembangan dan Sumber Daya Manusia Kab. Gianyar.
18) Menyiapkan, memproses dan mengadministrasikan surat ijin
cuti pegawai sebagai hak para pegawai berdasarkan pedoman
kepegawaian untuk ketertiban administrasi surat ijin cuti
19) Membagi, menghimpun dan mengirim blangko dan isian
LHKASN (Laporan Harta Kekayaan Aparatur Sipil Negara) pada
Badan Kepegawain Daerah Kab. Gianyar.
20) Mencatat ke dalam buku induk Perorangan Pegawai setiap ada
perubahan data pegawai guna mengetahui semua perubahan
pegawai pada Badan Kepegawaian Pengembangan dan Sumber
Daya Manusia Kab. Gianyar
21) Memelihara setiap file naskah kepegawaian perorangan pada
tempat yang telah ditentukan untuk memudahkan kembali
penemuan bila diperlukan.
22) Membagi, menghimpun dan mengirim blangko dan isian
Penilaian Prestasi Kerja Pegawai(P2KP) pada Badan Kepegawain
Daerah Kab. Gianyar.
23) Mengumpulkan dan menyiapkan bahan penyusunan konsep
laporan bidang kepegawaian (semesteran dan tahunan)
24) Menyiapkan bahan penyusunan konsep-konsep surat bidang
kepegawaian
25) Memberikan layanan arsip surat, dokumen kepegawaian kepada
pihak yang memerlukan
26) Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan
baik secara tertulis maupun lisan.

B. TANGGUNG JAWAB
 1) Melaksanakan pengadministrasian kepegawaian sesuai prosedur
dan ketentuan yang berlaku
2) Kedisiplinan Pegawai
3) Kelancaran, Kebenaran dan Ketepatan Pelaksanaan Tugas
4) Pendayagunaan ATK
5) Keharmonisan hubungan kerja
6) Efisiensi dan Efektifitas penggunaan bahan dan peralatan Kerja
7) Ketepatan waktu penyelesaian tugas sesuai dengan target yang
ditetapkan
8) Keamanan dan kerapian menyimpan file-file penting

III. HASIL KERJA JABATAN

1 Terlaksananya pengadministrasian fotocopy naskah dinas
kepegawaian perorangan yang mengalami
perubahan/penambahan ke dalam file pribadi
2 Terlaksananya penyusunan konsep Daftar Urut Kepangkatan
(DUK)
3 Terlaksananya update data base pegawai secara berkala
4 Terlaksananya usulan kenaikan gaji berkala
5 Terlaksananya usulan kenaikan pangkat
6 Terlaksananya pendistribusian SK kenaikan pangkat dan SK gaji
berkala kepada pegawai yang bersangkutan
7 Terlaksananya usulan pengangkatan, kenaikan pangkat/jabatan
pejabat fungsional tertentu
8 Terlaksananya usulan penyesuaian ijasah
9 Terlaksananya usulan pensiun
10 Terlaksananya usulan kebutuhan diklat pegawai
11 Terlaksananya usulan permintaan Kartu Askes, Kartu Taspen,
Kartu Pegawai, Kartu Suami/Istri
12 Terlaksananya usulan ijin belajar, ujian dinas, ujian penyesuaian
ijasah/pencantuman gelar, test penjenjangan
13 Terlaksananya penyusunan dan evaluasi Analisis Jabatan dan
 Analisis Beban Kerja masing-masing pegawai
14 Tersedianya rekapitulasi daftar hadir pegawai
15 Tersusunnya laporan tentang kehadiran pegawai
16 Tersusunnya LP2P untuk pegawai golongan III ke atas
17 Tersusunnya model DK
18 Terlaksananya usulan surat ijin cuti pegawai
19 Tersusunnya LHKASN (Laporan Harta Kekayaan Aparatur Sipil
Negara)
20 Tersedianya buku induk Perorangan Pegawai
21 Terpeliharanya setiap file naskah kepegawaian perorangan pada
tempat yang telah ditentukan
22 Tersusunnya Membagi, menghimpun dan mengirim Penilaian
Prestasi Kerja Pegawai (P2KP)
23 Tersusunnya konsep laporan bidang kepegawaian (semesteran
dan tahunan)
24 Tersusunnya konsep-konsep surat bidang kepegawaian
25 Tersedianya layanan arsip surat, dokumen kepegawaian kepada
pihak yang memerlukan
26 Terlaksananya tugas kedinasan lain

IV.TINGKAT FAKTOR
FAKTOR 1: PENGETAHUAN YANG DIBUTUHKAN JABATAN (Tingkat
Faktor 1-3 = 350)
Jabatan ini membutuhkan pengetahuan tentang
sejumlah prosedur administrasi seperti kelengkapan
dokumen dan prosedur naik pangkat, pengajuan
ijin/cuti, pensiun, absensi. Pengetahuan tentang sifat
dokumen dan tata cara pendokumentasian dokumen
kepegawaian dengan benar. Membutuhkan pengalaman
yang cukup agar dapat melaksanakan tugas dengan baik.

FAKTOR 2: PENGAWASAN PENYELIA (Tingkat Faktor 2-1 = 25)

 Jabatan ini bekerja sesuai dengan instruksi dan pedoman
pengadministrasian, tugasnya sejenis dan berulang disertai
dengan instruksi yang jelas serta berkonsultasi dengan
atasan untuk semua persoalan yang dihadapi.

FAKTOR 3: PEDOMAN (Tingkat Faktor 3-1 = 25)

Jabatan ini harus patuh dan taat pada pedoman
kepegawaian dan penyimpangan harus disetujui oleh
atasan.

FAKTOR 4: KOMPLEKSITAS (Tingkat Faktor 4-1 = 25)

Pekerjaan jabatan ini terdiri dari tugas yang sudah jelas dan
memiliki sedikit pilihan dalam memutuskan apa yang harus
dilakukan.

FAKTOR 5: RUANG LINGKUP DAN DAMPAK (Tingkat Faktor 5-2 = 25)

Jabatan ini melaksanakan pekerjaan yang meliputi
pelaksanaan peraturan, regulasi atau prosedur tertentu dan
merupakan bagian dari suatu tugas dengan ruang lingkup
yang lebih luas. Seperti dalam mengumpulkan, mempelajari
dan menyiapkan bahan kenaikan pangkat suatu pegawai
mengikuti peraturan yang berlaku, dengan ruang lingkup
UPTD nya dengan berbagai jenis jabatan baik struktural
dan fungsional. Hasil pekerjaannya mempengaruhi
keakuratan dan kelayakan pada proses lebih lanjut.

FAKTOR 6: HUBUNGAN PERSONAL (Tingkat Faktor 6-2 = 25)

Jabatan ini melakukan hubungan dengan pengawai di
dalam UPTD sebagai Unit pelaksana.
FAKTOR 7: TUJUAN HUBUNGAN (Tingkat Faktor 7-2 = 10)
Tujuan hubungan dalam jabatan ini adalah
mengkoordinasikan atau mengarahkan pekerjaan seperti
 menyampaikan kelengkapan dan tata cara pengajuan naik
pangkat atau pensiun.

FAKTOR 8 : PERSYARATAN FISIK (Tingkat Faktor 8-1 = 5)

Jabatan ini melakukan pekerjaan yang membutuhkan
sedikit tenaga fisik. Pegawai dapat duduk dengan nyaman
dalam melakukan pekerjaan, walaupun kadang berjalan,
berdiri, menunduk dan membawa benda yang ringan seperti
kertas, buku

FAKTOR 9 : LINGKUNGAN PEKERJAAN (Tingkat Faktor 9-1 = 5)

Jabatan ini bekerja pada lingkungan yang membawa resiko
dan ketidaknyamanan setiap hari seperti lingkungan
kantor. Menggunakan peralatan kantor yang aman dengan
situasi kerja yang cukup ventilasi.

V. PERSYARATAN JABATAN TERTENTU

(Tidak ada)

FORMULIR HASIL EVALUASI JABATAN FUNGSIONAL

Nama Jabatan : Pengadministrasi Kepegawaian

Organisasi : UPTD. Laboratorium Kesehatan Masyarakat
Nama Instansi : Dinas Kesehatan Kabupaten Gianyar
Standar Jabatan
Nilai
Fungsional Yang
Faktor Evaluasi yang Keterangan
Digunakan
diberikan
(jika ada)
1 Faktor 1 : Pengetahuan
350 Tingkat faktor 1-3
Yang Dibutuhkan Jabatan
2 Faktor 2 : Pengawasan
25 Tingkat faktor 2-1
Penyelia
3 Faktor 3 : Pedoman 25 Tingkat faktor 3-1
4 Faktor 4 : Kompleksitas 25 Tingkat faktor 4-1
5 Faktor 5 : Ruang Lingkup
25 Tingkat faktor 5-2
dan Dampak
6 Faktor 6 : Hubungan
10 Tingkat faktor 6-2
Personal
7 Faktor 7 : Tujuan
20 Tingkat faktor 7-2
Hubungan
8 Faktor 8 : Persyaratan Fisik 5 Tingkat faktor 8-1
9 Faktor 9 : Lingkungan
5 Tingkat faktor 9-1
Kerja
K
E
S Total Nilai 490
I
M
P
U
L Kelas Jabatan 5 (455-650)
A
N
Tim Analisis dan Evaluasi Jabatan:
Ketua Tim

(Drs. Gede Widarma Suharta, MM)

Anggota Tim
Sekretaris Tim, Sekretaris Dinas Kesehatan
Kabupaten Gianyar,

(Drs. I Gede Suardana Putra, M.Si) (drg. Anak Agung Gede Suputra, M.Kes)