IN FORMASI JAB AT AN

1. Nama Jabatan : KEPALA URUSAN TATA USAHA

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Kerja

Eselon II : DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Eselon III : SEKRETARIAT DINAS

Eselon IV : -

:
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi

KEPALA DINAS
PENDIDIKAN DAN
KEBUDAYAAN

KEPALA SPNF SKB KEPALA TATA

USAHA UPTD SKB

Pengelola Pramu
PENGADMINISTRASI Pengelola Petugas
UMUM Perpustakaan
Perbendaharaan dan Kebersihan Keamanan
Pelayanan ( Bendahara
Pengeluaran Pembantu
 2

5. Ikhtisar Jabatan :
Memimpin dan melaksanakan kegiatan administrasi Ketatausahaan meliputi : mengolah,
melaksanakan dan mengontrol kegiatan kesekretariatan sesuai dengan peraturan yang berlaku
untuk melaksanakan tugas.

6. Uraian Tugas:
a. Menyusun perencanaan program subbag Tata Usaha berdasarkan program kerja tahunan
UPTD SKB yang telah ditetapkan sebagai pedoman pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Mempelajari Rencana kegiatan
2) Mensinkronisasi dengan rencana operasional UPTD
3) Menyusun konsep rencana kegiatan subbag Tata Usaha
4) Mengkonsultasikan konsep rencana kegiatan dengan pimpinan untuk mendapatkan
pengarahan.
5) Memfinalisasi rencana kegiatan subbag Tata Usaha.

b. Membagi tugas dan memberi petunjuk kerja kepada para staf secara lisan dan tertulis agar
tugas-tugas yang dilaksanakan dapat dipahami secara baik dan benar;
Tahapan :
1) Menjabarkan rencana kegiatan menjadi uraian tugas yang harus dilaksanakan
bawahan
2) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan
3) Memberikan petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan
4) Menentukan target waktu penyelesaian.

c. Melakukan pengawasan kepada staf dalam melaksanakan tugas baik secara preventif
maupun represif untuk menghindari terjadinya kesalahan dan penyimpangan dalam
pelaksanaan tugas;
Tahapan :
1) Mengidentifikasi kesulitan yang dialami staf
2) Menginventarisir permasalahan yang dialami staf
3) Mengkonsultasikan permasalahan kepada Kepala UPTD SKB sebagai bahan
pembinaan
4) Memberikan arahan kepada bawahan terkait permasalahan yang dialami

d. Memeriksa draf usulan pelaksanaan administrasi kepegawaian meliputi pengurusan

KARIS/KARSU, ujian dinas, ijin belajar, satya lencana, usulan pensiun, usulan berkala,
usulan kenaikan pangkat, ijin cuti, DP3, sesuai dengan peraturan berlaku untuk tertib
administrasi kepegawaian.
Tahapan:
1) Memeriksa bahan usulan
2) Memeriksa dan memaraf draf surat pengantar usulan yang ditandatangani Kepala
UPTD SKB untuk ditujukan kepada Dinas Pendidikan Kota Pontianak.

e. Melaksanakan Administrasi kepegawaian menyusun formasi/bazetting PNS dan DUK

sesuai dengan peraturan yang berlaku sebagai bahan pertimbangan dan informasi.
Tahapan :
1) Memeriksa draf bazetting dan DUK
2) Memaraf naskah bazetting dan DUK yang akan ditandatangani Kepala UPTD SKB
Kota Pontianak untuk ditujukan kepada Dinas Pendidikan Kota Pontianak.

f. Memeriksa draf usulan pelaksanaan administrasi keuangan meliputi kespeg, laporan absen
untuk meningkatkan kesejahteraan pegawai.
Tahapan :
1) Memeriksa draf bahan usulan
 2) Memaraf bahan usulan berupa dokumen dan surat pengantar usulan yang akan
ditandatangani kepala UPTD SKB untuk ditujukan kepada Dinas Pendidikan Kota
Pontianak.

g. Memeriksa draf laporan administrasi keuangan meliputi SPJ gaji, SPJ rutin, SPJ kegiatan
seperti ujian nasional pendidikan kesetaraan program kegiatan PAUDNI sesuai dengan
peraturan yang berlaku untuk tertib administrasi keuanganTahapan :
1) Memeriksa draf laporan
2) Memaraf laporan berupa dokumen dan surat pengantar laporan yang akan
ditandatangani kepala UPTD SKB untuk dilaporkan kepada Dinas Pendidikan Kota
Pontianak.

h. Melaksanakan Administasi umum yang berkaitan dengan keprotokolan yang meliputi

keamanan, kebersihan, keindahan, operasional kantor, dokumentasi surat menyurat sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi Subbag Tata Usaha UPTD SKB Kota Pontianak agar
pelaksanaan tugas berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;
Tahapan :
1) Menugaskan dan memberi petunjuk kepada staf
2) Mengarahkan staf untuk mengagendakan surat masuk dan surat keluar serta
mengarsipkannya

i. Menyusun konsep naskah dinas yang berkaitan dengan Subbag Tata Usaha UPTD SKB
Kota Pontianak sesuia dengan ketentuan yang berlaku untuk diajukan kepada atasan
sebagai bahan pelaksanaan kegiatan;
Tahapan :
1) Membuat draf konsep naskah dinas
2) Mengkonsultasikan dengan Kepala UPTD SKB Kota Pontianak sebelum konsep
naskah dinas dibuat
3) Mengarahkan staf untuk membuat naskah dinas
4) Memeriksa dan memaraf naskah dinas untuk ditandatangani Kepala UPTD SKB
Kota Pontianak

j. Melaporkan kegiatan TU UPTD SKB Kota Pontianak sesuai dengan pedoman dan
ketentuan yang berlaku untuk bahan pertimbangan pengambilan keputusan;
Tahapan :
1) Menyiapkan dokumen yang akan dilaporkan
2) Memperbaiki dokumen jika ada kesalah setelah dilaporkan ke Kepala UPTD SKB
Kota Pontianak
3) Kembali menyerahkan dokumen setelah diperbaiki untuk ditandatangani Kepala
UPTD SKB Kota Pontianak

k. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsi
Kasubbag TU UPTD SKB Kota Pontianak yang diberikan oleh atasan;
Tahapan :
1) Mempelajari permasalahan yang berkaitan dengan pelimpahan tugas
2) Melaksanakan tugas
3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Rencana kegiatan Operasional Menyusun perencanaan program subbag

Subbag Tata Usaha UPTD SKB Tata Usaha berdasarkan program kerja
Kota Pontianak tahunan UPTD SKB yang telah
ditetapkan sebagai pedoman pelaksanaan
tugas

2. Beban kerja Membagi tugas dan memberi petunjuk

kerja kepada para staf secara lisan dan
tertulis agar tugas-tugas yang
dilaksanakan dapat dipahami secara baik
dan benar

3. Peraturan Perundang-undangan Melakukan pengawasan kepada staf

dalam melaksanakan tugas baik secara
preventif maupun represif untuk
menghindari terjadinya kesalahan dan
penyimpangan dalam pelaksanaan tugas
Memeriksa draf usulan pelaksanaan
4. Materi / berkas administrasi kepegawaian meliputi
pengurusan KARIS/KARSU, ujian dinas,
ijin belajar, satya lencana, usulan
pensiun, usulan berkala, usulan kenaikan
pangkat, ijin cuti, DP3, sesuai dengan
peraturan berlaku untuk tertib
administrasi kepegawaian.

5. Informasi/data pegawai Melaksanakan Administrasi kepegawaian

menyusun formasi/bazetting PNS dan
DUK sesuai dengan peraturan yang
berlaku sebagai bahan pertimbangan dan
informasi.
Memeriksa draf usulan pelaksanaan
6. Draf usulan administrasi keuangan meliputi kespeg,
laporan absen untuk meningkatkan
kesejahteraan pegawai
Memeriksa draf laporan administrasi
7. Draf laporan keuangan meliputi SPJ gaji, SPJ rutin,
SPJ kegiatan seperti ujian nasional
pendidikan kesetaraan program kegiatan
PAUDNI sesuai dengan peraturan yang
berlaku untuk tertib administrasi
keuangan

8. Sarana dan prasarana Melaksanakan Administasi umum yang

berkaitan dengan keprotokolan yang
meliputi keamanan, kebersihan,
keindahan, operasional kantor,
dokumentasi surat menyurat sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi Subbag
Tata Usaha UPTD SKB Kota Pontianak
 agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku

9. Draf naskah Menyusun konsep naskah dinas yang

berkaitan dengan Subbag Tata Usaha
UPTD SKB Kota Pontianak sesuia
dengan ketentuan yang berlaku untuk
diajukan kepada atasan sebagai bahan
pelaksanaan kegiatan

10. laporan Melaporkan kegiatan Subbag TU UPTD

SKB Kota Pontianak sesuai dengan
pedoman dan ketentuan yang berlaku
untuk bahan pertimbangan pengambilan
keputusan

11. Perintah Pimpinan Melaksanakan tugas kedinasan lainnya

yang berkaitan dengan tugas pokok dan
fungsi Kasubbag TU UPTD SKB Kota
Pontianak yang diberikan oleh atasan

8. Perangkat/ Alat Kerja:

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. Rencana Kerja Kasubbag Tata

Menyusun perencanaan program subbag
Usaha
Tata Usaha berdasarkan program kerja
tahunan UPTD SKB yang telah
ditetapkan sebagai pedoman
pelaksanaan tugas

2. SOP dan SOTK

Membagi tugas dan memberi petunjuk
kerja kepada para staf secara lisan dan
tertulis agar tugas-tugas yang
dilaksanakan dapat dipahami secara
baik dan benar

3. Juknis dan Juklak

Melakukan pengawasan kepada staf
dalam melaksanakan tugas baik secara
preventif maupun represif untuk
menghindari terjadinya kesalahan dan
penyimpangan dalam pelaksanaan tugas
4. Juknis dan Juklak Memeriksa draf usulan pelaksanaan
administrasi kepegawaian meliputi
pengurusan KARIS/KARSU, ujian
dinas, ijin belajar, satya lencana, usulan
pensiun, usulan berkala, usulan
kenaikan pangkat, ijin cuti, DP3, sesuai
dengan peraturan berlaku untuk tertib
administrasi kepegawaian.
5. Juknis dan Juklak
Melaksanakan Administrasi
kepegawaian menyusun formasi/
bazetting PNS dan DUK sesuai dengan
peraturan yang berlaku sebagai bahan
pertimbangan dan informasi.
Memeriksa draf usulan pelaksanaan
6. Juknis dan Juklak
administrasi keuangan meliputi kespeg,
laporan absen untuk meningkatkan
kesejahteraan pegawai

7. Juknis dan Juklak Memeriksa draf laporan administrasi

keuangan meliputi SPJ gaji, SPJ rutin,
SPJ kegiatan seperti ujian nasional
pendidikan kesetaraan program kegiatan
PAUDNI sesuai dengan peraturan yang
berlaku untuk tertib administrasi
keuangan
8. Juknis dan Juklak
Melaksanakan Administasi umum yang
berkaitan dengan keprotokolan yang
meliputi keamanan, kebersihan,
keindahan, operasional kantor,
dokumentasi surat menyurat sesuai
dengan tugas pokok dan fungsi Subbag
Tata Usaha UPTD SKB Kota Pontianak
agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai
dengan ketentuan yang berlaku

9. Juknis dan Juklak

Menyusun konsep naskah dinas yang
berkaitan dengan Subbag Tata Usaha
UPTD SKB Kota Pontianak sesuia
dengan ketentuan yang berlaku untuk
diajukan kepada atasan sebagai bahan
pelaksanaan kegiatan

10. Juknis dan Juklak

Melaporkan kegiatan TU UPTD SKB
Kota Pontianak sesuai dengan pedoman
dan ketentuan yang berlaku untuk bahan
pertimbangan pengambilan keputusan

11. Juknis dan Juklak

Melaksanakan tugas kedinasan lainnya
yang berkaitan dengan tugas pokok dan
fungsi Kasubbag TU UPTD SKB Kota
Pontianak yang diberikan oleh atasan
9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan Hasil

Rencana
1. Rencana Kegiatan Subbag Tata Usaha

2. Tugas Kegiatan

3. Bimbingan pelaksanaan tugas Kegiatan

4. Usulan/Surat pengantar Dokumen

5. Daftar Formasi/Bazetting dan DUK

Dokumen

Dokumen
6. Usulan/Surat Pengantar

7. Laporan Dokumen

8. Sarana dan Prasarana Kegiatan

9. Draf naskah Dinas Dokumen

10. Laporan Kegiatan Dokumen

11. Tugas lain-lain Kegiatan

10. Tanggung Jawab:

a. Keakuratan data kepegawaian
b. Kerahasiaan data kepegawaian
c. Keterwujudan reward dan punishment PNS
d. Ketersediaan sarana dan prasarana dinas
e. Keberlangsungan program kerja subbag Tata Usaha
f. Keterwujudan koordinasi antar stakeholder
g. Kelancaran pelaksanaan kegiatan sesuai rencana

11. Wewenang:
a. Mengendalikan pelaksanaan kegiatan subbag Tata Usaha UPTD SKB Kota Pontianak
b. Membagi tugas kepada bawahan
c. Membina bawahan
d. Memastikan terwujudnya koordinasi antar unit dan antar instansi
12. Korelasi Jabatan:

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

Kepala Dinas
1. Pendidikan Dinas Pendidikan Konsultasi

2. Sekretaris Dinas Pendidikan Konsultasi

3. Bidang PNFI Dinas Pendidikan Konsultasi

3. Eselon lll dan lV Dinas Pendidikan Konsultasi

6. Kepala UPTD Dinas Pendidikan Konsultasi

13. Kondisi Lingkungan Kerja:

No Aspek Faktor

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Normal dengan perubahan

3. Udara Kering

4. Keadaan Ruangan Normal

5. Letak Datar

6. Penerangan Terang

7. Suara Tenang / Tidak Bising

8. Keadaan tempat kerja Bersih

9. Getaran -

14. Resiko Bahaya:

No Fisik / Mental Penyebab

1. Tidak ada Tidak ada

2. -

3. -
15. Syarat Jabatan:
a. Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda / IIIa

b. Pendidikan : S1 (diutamakan administrasi negara/pemerintahan)

c. Kursus/Diklat

1) Penjenjangan : Diklat Pim IV

2) Teknis :-

d. Pengalaman kerja : 5 tahun di bidang Ketatausahaan

e. Pengetahuan kerja : Peraturan-peraturan tentang Ketatausahaan

f. Keterampilan kerja : Mengoperasikan komputer

g. Bakat Kerja

1) G; Inteligensia :
Kemampuan belajar secara umum
2) V; Bakat verbal :
Kemampuan untuk memahami arti kata-kata dan penggunaannya secara tepat
dan efektif.
3) N; Bakat numerik :
Kemampuan untuk melakukan operasi aritmatik secara tepat dan akurat.
4) Q; Ketelitian :
Kemampuan menyerap perincian yang berkaitan dalam bahan verbal atau
dalam tabel.

h. Temperamen Kerja

1) D: Kemampuan memimpin
2) F : Kemampuan penafsiran perasaan dari sudut pandangan pribadi
3) I : Kemampuan mempengaruhi orang lain
4) M: Kemampuan mengambil keputusan
5) V: Kemampuan menyesuaikan diri dengan berbagai macam tugas

i. Minat Kerja

1)Sosial (S),
dengan alternatif tambahan
2) Investigatif (I) atau
3) Konvensional (C)

j. Upaya Fisik

1) Berbicara
2) Mendengar
3) Melihat
4) Duduk
 k. Kondisi Fisik

1) Jenis Kelamin : Wanita

2) Umur : 48 Tahun
3) Tinggi badan : 155 Cm
4) Berat badan : 51 kg
5) Postur badan : Sedang
6) Penampilan : Biasa

l. Fungsi Pekerja : -

1) D.0 : Memadukan data

2) D.2 : Menganalisis data
3) D.3 : Menyusun data
4) O.0 : Menasehati
5) O.5 : Mempengaruhi
6) O.7 : Melayani orang

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan

Jumlah Hasil Waktu Penyelesaian

No Satuan Hasil
( dalam 1 th)
1. Rencana 1 2100

2. Kegiatan 7 10

3. Kegiatan 7 15

4. Dokumen 56 15

5. Dokumen 2 1500

6. Dokumen 2 30

7. Dokumen 144 30
8. Kegiatan 5 10
9. 10
Dokumen 175

10. Dokumen 1 900

11. Kegiatan 5 900

 17. Butir Informasi Lain :
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................

Pontianak, Maret 2017

Mengetahui Atasan Langsung Yang Membuat

( Dra. ENDANG SRIWIJAYANTI) ( ROSALINA, S.Pd ) NIP.

NIP.19630818 199203 2 005 19690716 199303 2 007