INFORMASI FAKTOR JABATAN STRUKTURAL

SEKOLAH TINGGI AGAMA KRISTEN (STAKN) PALANGKARAYA

Nama Jabatan : Penyusun Administrasi Akademik

STAKN PALANGKA RAYA

I. PERAN JABATAN
Jabatan ini melaksanaan penataan organisasi, tata laksana, kepegawaian dan melaksanakan
perintah atasan

II. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB UTAMA

A. URAIAN TUGAS
A.1 Tugas
A.1.1 Memantau sirkulasi absen mahasiswa di lingkungan kampus
A.1.2 Memonitoring absen mahasiswa secara rutin di lingkungan kampus
A.1.3 Melaksanakan Tugas sesuai dengan disposisi atasan
A.1.4 Menyiapkan Berita Acara Ujian Proposal / Skripsi pada saat akan ujian
A.1.5 Memberikan Layanan kepada dosen dan mahasiswa berkaitan dengan administrasi
akademik dan kemahasiswaan
A.1.6 Menyiapkan KRS dan KHS mahasiswa selama perkuliahan berlangsung
A.2. URAIAN TUGAS DAN KEGIATAN
A.2.1 Memantau sirkulasi absen mahasiswa di lingkungan kampus
 Menyiapkan absen mahasiswa
 Memfilekan absen berdasarkan jurusan dan tahun angkatan
 Melaksanakan penyimpanan absen secara rapi pada tempatnya
A.2.2 Memonitor absen mahasiswa secara rutin di lingkungan kampus
 Mengadakan absen secara rutin
 Mengadakan koordinasi dengan mahasiswa supaya tertin absen
A.2.3 Melaksanakan tugas sesuai disposisi atasan
 Melaksanakan sesuai perinta dari isi disposisi atasan langsung
A.2.4 Menyiapkan Berita Acara Ujian Proposal/Skripsi
 Segera menyiapkan bahan ujian skripsi/proposal berupa berita acara, lembar
penguji, lembar penilaian, dan absen kehadiran.
 Memfile kembali berita acara, lembar penguji, lembar penilaian dan absen
kehadiran

Informasi Faktor Jabatan Struktural 1

A.2.5 Pembuatan Surat Aktif Kuliah dan Surat Keterangan Lulus Jurusan Teologi Teologi
Kristen
 Pembuatan draft Surat Aktif Kuliah dan Surat Keterangan Lulus Prodi Pendidikan
Agama Kristen dan Teologi Kependetaan
 Menyerahkan draft Surat Aktif Kuliah dan Surat Keterangan Lulus Prodi
Pendidikan Agama Kristen dan Teologi Kependetaan untuk diperiksa terlebih
dahulu oleh atasan langsungnya
 Setelah sudah selesai dikoreksi kemudian dilakukan pencetakan surat yang sudah
dikoreksi untuk diparaf oleh atasan langsung dan juga ditandandatangani oleh
pejabat yang berwenang
 Pengarsipan surat
A.2.6 Pembuatan draft dan pengarsipan surat keputusan yang berkaitan dengan sub
bagian administrasi akademik dan kemahasiswaan
 Pembuatan Draft Surat Keputusan yang berhubungan dengan sub bagian
administrasi akademik dan kemahasiswaan
 Menyerahkan Draft Surat Keputusan tersebut kepada atasan langsung untuk
diperiksa
 Pencetakan Draft Surat Keputusan yang telah diperiksa dan dikoreksi/diperbaiki
apabila ada yang salah
 Pengarsipan Surat Keputusan
A.2.7 Pengarsipan Dokumen yang terkait dengan sub bagian administrasi akademik dan
kemahasiswaan
 Pengarsipan Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan sub bagian
administrasi akademik dan kemahasiswaan yang sesuai dengan tugas dan
fungsinya
A.2.8 Pembuatan Kartu Rencana Studi (KRS) dan Kartu Hasil Studi (KHS) mahasiswa
Jurusan Teologi Kristen
 Pengumpulan KRS dan KHS Mahasiswa pada Semester III dan IV Program Studi
Pendidikan Agama Kristen dan Teologi Kependetaan
 Memeriksa dan mencetak KRS dan KHS Mahasiswa pada Semester III dan IV
Program Studi Pendidikan Agama Kristen dan Teologi Kependetaan
 Pengarsipan
A.2.9 Pendataan Mahasiswa Aktif/Cuti/Terminal/Pindah/Keluar Jurusan Teologi Kristen
 Melakukan pendataan Mahasiswa Aktif/Cuti/Terminal/Pindah/Keluar Jurusan
Teologi Kristen
 Melaporkan hasil pendataan ke atasan langsung
 Pengarsipan hasil pendataan
A.2.3. Pembuatan dan pengarsipan Berkas Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir
Semester (UAS) Jurusan Teologi Kristen
 Membuat Berkas Ujian Tengah Semester (UTS) dan Ujian Akhir Semester (UAS)
Jurusan Teologi Kristen
Informasi Faktor Jabatan Struktural 2
  Pengarsipan
A.2.3.1.Rekapitulasi dan Pelaporan pelaksanaan kegiatan selama 2 semester
 Membuat laporan dan rekapitulasi pelaksanaan kegiatan selama 2 semester
 Melaporkan hasil rekapitulasi kepada atasan langsung
A.2.3.2.Pendataan dan Pembuatan KTM baru
 Pendataan Mahasiswa Baru Jurusan Teologi Kristen
 Pembuatan KTM Baru Jurusan Teologi Kristen
 Pembagian KTM Baru kepada mahasiswa Jurusan Teologi Kristen
A.2.3.3.Pembuatan Draft Nota Usul kegiatan sub bagian administrasi akademik dan
kemahasiswaan
 Pembuatan Draft Nota Usul keperluan kegiatan sub bagian administrasi
akademik dan kemahasiswaan
 Menyerahkan Draft Nota Usul tersebut kepada atasan langsung untuk diperiksa
 Pencetakan Nota Usul yang sudah diperiksa
 Penyerahan Nota Usul ke Sub bagian administrasi umum
A.2.Tugas Tambahan
Tugas (kegiatan) di luar Tugas dan Fungsi, tetapi masih menjadi tanggung jawabnya,
antara lain :
A.2.1 Menjadi anggota kepanitiaan dalam suatu kegiatan di lingkungan STAKN
Palangka Raya, antara lain :
 Panitia Pengawas Ujian
 Panitia Wisuda
 Panitia Rapat Kerja
 Panitia kegiatan lain-lain yang ditunjuk oleh Ketua
A.2.2 Mendistribusikan SK,undangan yang berhubungan dengan Akademik,
Kemahasiswaan dan alumni
A.2.3 Membuat SK yang berhubungan dengan Akademik, Kemahasiswaan & Alumni
B. TANGGUNG JAWAB
B.1 Melaksanakan tugas dari atasan setiap hari
B.2 Kebenaran petunjuk dan keputusan terhadap pemecahan masalah
B.3 Menjaga kerahasiaan dokumen yang dikuasakan
B.4 Kedisiplinan dan ketertiban lingkungan kampus
B.5 Kebenaran konsep surat dan laporan yang berkenaan dengan tugas
Pengawas kebersihan dan keamanan
B.6 Melaporkan hasil kegiatan selama setahun kepada atasan
B.7 Berpedoman pada aturan perundangan yang berlaku

III. HASIL KERJA JABATAN

1. Dokumen Persuratan dan SK;
2. Dokumen Kemahasiswaan;
3. Dokumen hasil perkuliahan berupa KRS dan KHS.
Informasi Faktor Jabatan Struktural 3
IV. TINGKAT FAKTOR
FAKTOR 1: RUANG LINGKUP DAN DAMPAK PROGRAM
1. Jabatan ini mengarahkan pekerjaan administratif yang rumit, yang meliputi
pelaksanaan penataan organisasi, tata laksana, kepegawaian, dan penyusunan
peraturan di lingkungan STAKN.
2. Jabatan ini berdampak terhadap pelaksanaan penataan organisasi, tata
laksana, kepegawaian, dan penyusunan peraturan, yang mendapat perhatian
dari Ketua yang berkesinambungan dan seluruh ASN di lingkungan STAKN.

FAKTOR 2: PENGATURAN ORGANISASI

Jabatan ini bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Administrasi Umum,
Akademik & Keuangan STAKN Palangkaraya.

FAKTOR 3: WEWENANG PENYELIAAN DAN MANAJERIAL

Jabatan ini berwenang menetapkan antara lain:
1. Menentukan rencana dan jadwal kerja tahunan Subbagian.
2. Mengusulkan biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan kegiatan Subbagian.
3. Mengambil keputusan tentang permasalahan pelaksanaan penataan
organisasi, tata laksana, kepegawaian, dan penyusunan peraturan
4. Mengevaluasi dan menilai prestasi kerja JFU Analis Jabatan.
5. Mendengarkan dan menyelesaikan masalah di Subbagian.
6. Memberikan surat yang keluar sebelum ditandatangani Kabbag Administrasi
umum,Akademik & Keuangan atau Ketua
7. Mengajukan usul dan saran sesuai dengan tugas dan fungsinya.

FAKTOR 4: HUBUNGAN PERSONAL

A. Sifat Hubungan
Jabatan ini berhubungan dengan
1. Pejabat penyelia yang kelasnya lebih tinggi, sejajar atau staf dari unit kerja
lain dalam instansi STAKN, meliputi:
a. Dengan Kabbag administrasi Umum, Akademik & Keuangan dalam hal
pembinaan administratif.
b. Dengan Wakil Ketua Bidang Akademik & Pengembangan Lembaga,
Perencanaan dan Keuangan dalam hal konsultasi pelaksanaan kegiatan
Subbag, penataan organisasi, tata laksana, kepegawaian, dan
penyusunan peraturan.
c. Dengan Kepala Bagian Umum dalam hal pengambilan keputusan dan
penyelesaian masalah.
d. dengan jabatan setara meliputi pejabat eselon IV dalam hal persamaan
persepsi dalam pelaksanaan proses kepegawaian, dan pembinaan
disiplin pegawai.
Informasi Faktor Jabatan Struktural 4
 B. Tujuan Hubungan
Hubungan yang dilakukan adalah untuk memperoleh kepatuhan dalam hal
pelaksanaan penataan organisasi, tata laksana, kepegawaian, dan penyusunan
peraturan.

FAKTOR 5: KESULITAN DALAM PENGARAHAN PEKERJAAN

Jabatan ini mempunyai tingkat kesulitan dalam mengarahkan pekerjaan
penataan organisasi, tata laksana, kepegawaian, dan penyusunan peraturan
dengan Kelas Jabatan tertinggi 9.

FAKTOR 6: KONDISI LAIN

1. Jabatan ini memerlukan koordinasi atau konsolidasi pekerjaan administratif
kelas 7 dan memiliki wewenang teknis secara penuh terhadap pelaksanaan
penataan organisasi, tata laksana, kepegawaian, dan penyusunan peraturan di
lingkungan STAKN.
2. Jabatan ini memerlukan kualifikasi yang secara substansial dalam pelaksanaan
atau pengetahuan dan pemahaman yang lengkap tentang teknik penataan
organisasi dan tata laksana, persyaratan dan prosedur kepegawaian, serta
peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Informasi Faktor Jabatan Struktural 5