PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN

No.Dokumen : 5
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman : 1/2

Klinik Aisyiyah
dr.Airilla Rokhima
Jetis

1. Pengertian Pemeliharaan file kepegawaian adalah proses mengumpulkan, menyimpan,

megelola dan memvalidasi data pegawai dalam bentuk catatan formal yang
tercetak (hard copy) ataupun soft copy (E-file)
2. Tujuan Sebagai acuan petugas dalam penerapan langkah-langkah pemeliharaan file
kepegawaian sehingga memudahkan penemuan kembali saat data diperlukan

3. Kebijakan Surat Keputusan Penanggung jawab Klinik Disi Nomor: .....................

Tentang SK Penetapan Ketersediaan File

4. Referensi

5. Langkah-langkah 1. Petugas menerima dokumen dan arsip file kepegawaian

2. Petugas memasukan file pegawai hard copy dan memasukan kedalam
lemari penyimpanan
3. Petugas memasukan arsip file kepegawaian setiap pegawai kedalam arsip
data file kepegawaian kepada pegawai yang bersangkutan sesuai dengan
ketentuan
4. Petugas menyerahkan arsip kepegawaian kepada pegawai yang
bersangkutan sesuai ketentuan
5. Petugas meminta bukti penerimaan file/arsip kepada pegawai yang
bersangkutan apabila ada peminjaman atau pemberian dokumen yang
terkait kepegawaian
6. Petugas melakukan pembaharuan dan pengarsipan setiap 6 bulan sekali
7. Bagan Alir (jika
dibutuhkan)
8. Hal-hal yang
Diperhatikan
9. Dokumen terkait File kepegawaian tiap pegawai berisi antara lain:
1. bukti pendidikan (ijazah) dan verifikasinya
2. bukti surat tanda registrasi (STR) dan verifikasinya secara periodik
3. bukti surat izin praktik (SIP) dan verifikasinya secara periodic
4. uraian tugas pcgawai dan/atau rincian wewenang klinis tenaga
kesehatan
5. bukti sertifikat pelatihan
6. bukti pengalaman kerja jika dipersyaratkan
 7. hasil penilaian kinerja pegawai
8. bukti kebutuhan pengembangan/pelatihan
9. bukti evaluasi hasil pelatihan
10. bukti pelaksaanaan orientasi
10. Unit terkait

11. Rekaman No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai

diberlakukan
Historis
Perubahan

2/2
 PEMELIHARAAN FILE KEPEGAWAIAN
No.Dokumen : 5.1
No. Revisi :
Daftar
Tilik Tanggal Terbit :
Halaman :½

Klinik Aisyiyah
dr.Airilla Rokhima
Jetis

UNIT :
NAMA PETUGAS :
TANGGAL PELAKSANAAN :

Kegiatan Tidak
No Ya Tidak
Berlaku
1. Apakah petugas menerima dokumen dan arsip file
kepegawaian
2. Apakah petugas memasukan file pegawai hard copy dan
memasukan kedalam lemari penyimpanan
3. Apakah petugas memasukan arsip file kepegawaian setiap
pegawai kedalam arsip data file kepegawaian kepada
pegawai yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan
4. Apakah petugas menyerahkan arsip kepegawaian kepada
pegawai yang bersangkutan sesuai ketentuan
5. Apakah petugas meminta bukti penerimaan file/arsip
kepada pegawai yang bersangkutan apabila ada
peminjaman atau pemberian dokumen yang terkait
kepegawaian
6. Apakah petugas melakukan pembaharuan dan pengarsipan
setiap 6 bulan sekali
Compliance rate (CR) : ………………. % ……………, ………………
Observer Tindakan

…………………………………
NIP ……………………………