PENGUMPULAN DOKUMEN

KEPEGAWAIAN
No. : SOP/ADM/TU/017/2023
Dokumen
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal : 17 April 2023
Terbit
Halaman : 1/3

PUSKESMAS dr. SETYO RINI

SEMBAYAT NIP. 197210042008012006
1. Pengertian Pengumpulan Dokumen Kepegawaian adalah kegiatan mengumpulkan
surat, file, berkas atau dokumen yang berkaitan dengan bidang
kepegawaian, yang memuat tentang data pribadi dari setiap pegawai,
bisa juga surat keputusan dibidang kepegawaian yang dikeluarkan
oleh pejabat yang berwenang.
2. Tujuan Sebagai bukti bahwa pegawai yang bekerja memenuhi persyaratan
yang ditetapkan dan dilakukan upaya pengembangan untuk memenuhi
persyaratan tersebut.
3. Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas Nomor 445/057/SK/437.52.07/2023
tentang Kelengkapan Isi Dokumen Kepegawaian.
4. Referensi 1. Menteri Kesehatan RI Nomor HK.01.07/MENKES/165/2023
tentang Standar Akreditasi Puskesmas.
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 17 Tahun 2000 tentang
Informasi Data Kepegawaian.
5. Langkah - 1. Persiapan Alat & Bahan:
Langkah ATK dan Komputer
2. Petugas yang melakukan:
Penanggung Jawab Tata Usaha
3. Langkah-langkah Pengumpulan Dokumen Kepegawaian:
a. Menginventaris dan mengumpulkan data pegawai
b. Memberikan instruksi kepada semua pegawai untuk
mengumpulkan semua file sesuai kebutuhan kepegawaian
terutama pegawai baru, adapun file yang harus dikumpulkan
adalah:
 Bukti pendidikan (ijazah)
- Foto copy ijazah sekolah dasar
- Foto copy ijazah sekolah menengah pertama
- Foto copy ijazah sekolah menengah atas
- Foto copy ijazah diploma III, sarjana, Profesi
- Foto copy transkrip nilai ijazah terakhir
  Kurikulum Vitae
 Foto copy akte kelahiran
 Foto copy kartu tanda penduduk
 Foto copy kartu keluarga
 Foto copy akte / buku nikah (kalau sudah menikah)
 Bukti surat tanda registrasi (STR) yang masih berlaku,
 Bukti surat izin praktik (SIP) yang masih berlaku,
 Uraian tugas pegawai dan/atau rincian wewenang klinis
tenaga kesehatan,
 Bukti sertifikat pelatihan,
 Bukti pengalaman kerja jika dipersyaratkan,
 Hasil penilaian kinerja pegawai,
 Bukti kebutuhan pengembangan/pelatihan,
 Bukti evaluasi penerapan hasil pelatihan, dan
 Bukti pelaksanaan orientasi pegawai.
c. Memasukkan file data tersebut ke dalam clear holder sesuai
jenis atau profesi pegawai
d. Menyusun file-file pegawai sesuai abjad atau sesuai profesi
pada lemari yang telah disediakan
e. Selalu memperbarui atau menambahkan file jika pegawai
menerima SK baruMenginventaris
dan sertifikat baru
dan
mengumpulkan data pegawai

4. Bagan Alir

Memberikan instruksi kepada semua pegawai untuk

mengumpulkan semua file sesuai kebutuhan
kepegawaian

Memasukkan file data tersebut ke dalam clear holder

sesuai jenis atau profesi pegawai
 Menyusun file-file pegawai sesuai abjad atau sesuai
profesi pada lemari yang telah disediakan

Selalu memperbarui atau menambahkan file jika

pegawai menerima SK baru dan sertifikat baru

7. Hal-Hal Yang -
Perlu
Diperhatikan
8. Unit Terkait 1. Kepala Puskesmas
2. Penanggung Jawab Tata Usaha
3. Staf Puskesmas
9. Dokumen 1. Dokumen Kepegawaian
Terkait
10. Rekaman No Yang Isi Tanggal mulai
Historis diubah Perubahan diberlakukan

Perubahan
 DAFTAR TILIK PENGUMPULAN
DOKUMEN KEPEGAWAIAN

No. Dokumen :
Daftar No. Revisi :
Tilik Tanggal Terbit : 17 April 2023
Halaman :

PUSKESMAS dr. SETYO RINI

SEMBAYAT NIP. 197210042008012006

Unit : ...............................................................................
Nama Petugas :………………………………………………………….
Tanggal Pelaksanaan :………………………………………………………….
No Kegiatan Ya Tidak
1 Menginventaris dan mengumpulkan data pegawai
2 Memberikan instruksi kepada semua pegawai untuk
mengumpulkan semua file sesuai kebutuhan kepegawaian
3 Memasukkan file data tersebut ke dalam clear holder sesuai
jenis atau profesi pegawai
4 Menyusun file-file pegawai sesuai abjad atau sesuai profesi
pada lemari yang telah disediakan
5 Selalu memperbarui atau menambahkan file jika pegawai
menerima SK baru dan sertifikat baru
TOTAL YA / TIDAK
Skor maksimal ya / tidak

Compliance Rate = …………………………………..%

Ket Skoring:
∑ Ya
Ya = Compliance Rate ( (CR) = )x 100 %
Tidak = ∑Ya + Tdk
Compliance Rate (CR) = x 100 %

Sumber (Standart Penyusunan Dokumen Akreditasi 2017)

Auditor Auditee