MAKALAH

PROSEDUR PENYIMPANAN DOKUMEN KEPEGAWAIAN

OLEH :

TRI YULIA RANI : 2397

NUR FITRAH : 2394

SARPIKA SARI : 2396

MUH. FAJAR : 2388

MUH. REZALDI : 2390

OTOMATISASI TATA KELOLA PERKANTORAN

SMK NEGERI 1 KOLAKA TIMUR

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN PEMERINTAH

PROVINSI SULAWESI TENGGARA

TAHUN PELAJARAN 2023/2024

i
 KATA PENGANTAR

Assalamualaikum Wr.Wb

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT atas rahmatnya

yang melimpah. Alhamdulillah kami dapat menyelesaikan makalah.yang berjudul

prosedur penyimpanan dokumen kepegawaian.Tidak lupa kami mengucapkan

terimakasih terhadap bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan

memberikan sumbangan baik pikiran maupun materinya.

Kami berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan

pengalaman untuk para pembaca. Bahkan kami berharap lebih jauh lagi agar

makalah ini bisa pembaca dalam kehidupan sehari-hari.

Kami yakin masih banyak kekurangan dalam penyususnan makalah ini

karna keterbatasan pengetahuan dan pengalaman kami.

Akhir kata penyusunan makalah ini dapat bermanfaat bagi pembaca .

Aamiin.

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL

KATA PENGANTAR....................................................................................ii

DAFTAR ISI...................................................................................................iii

BAB 1 PENDAHULUAN...............................................................................1

1.1 Latar Belakang....................................................................................1

1.2 Rumusan Masalah...............................................................................2

1.3 Tujuan Masalah..................................................................................2

BAB 2 PEMBAHASAN..................................................................................4

1. Penyimpanan Dokumen Kepegawaian..............................................4

2. Prosedur Penyimpanan Dokumen Kepegawaian..............................4

3. Faktor Yang Mempengaruhi Proses Penyimpanan Dokumen..........5

4. Peralatan Penyimpanan Dokumen Kepegawaian.............................6

BAB 3 PENUTUP...........................................................................................9

1.1 Kesimpulan..........................................................................................9

1.2 Saran...................................................................................................9

DAFTAR PUSTAKA......................................................................................10

iii
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Lata

r Belakang

Dalam suatu Perusahaan atau Instansi tentunya memiliki dokumen. Suatu

dokumen tersebut membutuhkan pengelolaan dan penyimpanan. Dengan adanya

pengelolaan dan penyimpanan akan memudahkan karyawan untuk mencari

salinan dokumen maupun dokumen asli untuk menunjang suatu pekerjaan.

Adapun dokumen yang di dalam perusahaan atau instansi dapat berupa, tulisan.

Pada umumnya suatu dokumen akan dikelola dan disimpan berdasarkan sistem

penyimpanan arsip, agar semua dokumen dapat digunakan dalam jangka panjang

dan dapat dijadikan sebagai penunjang suatu pekerjaan.

Menurut Undang-Undang Republik Indonesia nomor 43 Tahun 2009

tentang Kearsipan, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,

dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan

bernegara.

Menurut Isbandi Raharja penyimpanan dokumen merupakan sauatu

kegiatan dalam tata kelola kepegawaian yang berkaitan dengan naskah- naskah

penting.

1
 Dalam sistem penyimpanan arsip harus diperhatikan sistem

penyimpanannya, sehingga dapat meminimalisir adanya suatu penyimpangan

dalam penyimpanan dokumen tersebut. Ada beberapa sistem penyimpanan arsip

yang biasa digunakan seperti berdasarkan abjad, subjek, kronologis, numerik, dan

geografis.

Dokumen pegawai adalah suatu dokumen yang berisi tentang semua hal

yang berhubungan dengan pegawai yang ada didalam instansi atau perusahaan itu

sendiri, hal ini salah satu yang penting dan harus ada dalam sebuah perusahaan

ataupun instansi yang mayoritas dikerjakan oleh unit kepegawaian yang nantinya

dijadikan dokumen pendukung serta sebagai dokumen penunjang kepegawaian

seperti kenaikan pangkat, kenaikan gaji, kenaikan jabatan dan lain sebagainya.

Namun dalam hal ini memang masih belum banyak diperhatikan dalam

penyimpanan arsip yang baik dan benar sehingga menjadikan dokumennya

menjadi tidak terstruktur dan terdapat sedikit kesulitan, bahkan bisa terjadi adanya

kehilangan suatu dokumen pegawai. Dengan adanya pengamatan yang telah

dilakukan oleh penulis. Maka penulis mengambil judul “Prosedur penyimpanan

dokumen kepegawaian”.

1.2. Ru

musan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas dapat dirumuskan

masalah sebagai berikut:

a. Bagaimana sistem prosedur penyimpanan dokumen pegawai.

b. Apa saja jenis-jenis peralatan penyimpanan dokumen kepeggawaian

2
1.3. Tuj

uan Makalah

a. Untuk mengetahui sistem prosedur penyimpanan dokumen pegawai.

b. Untuk mengetahui cara prosedur penyimpanan dokumen pegawai

c. Untuk mengetahui jenis-jenis peralatan penyimpanan dokumen

kepegawaian

3
 BAB 2

PEMBAHASAN

1. Penyimpanan Dokumen Kepegawaian

Dokumen administrasi kepegawaian adalah surat file, berkas, atau

dokumen yang berkaitan dengan bidang kepegawaian, Yang memuat tentang data

pribadi dari setiap pegawai, bisa juga surat keputusan di bidang kepegawaian yang

dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Pengelolaan dokumen kepegawaian

yang baik dan optimal dapat memudahkan proses peremajaan data kepegawaian

yang tersimpan secara elektronik dalam database kepegawaian, sehingga

didapatkan kecocokan data antara dokumen fisik dengan data elektronik.

Pegawai administrasi harus dapat menangani dokumen dari berbagai

jenis arsip kepegawaian dengan baik. Penanganan dokumen tersebut pada

dasarnya hampir sama seperti penanganan dokumen lain pada umumnya. Yang

membedakan adalah pencatatan berbagai dokumen tersebut pada buku arsip

masing-masing.

Pada umumnya penanganan dokumen dibagi menjadi 3 yaitu:

a. Pengurusan atau penanganan dokumen;

b. Dokumen/data fisik yaitu file berupa kertas, surat, gambar, dll.

c. Dokumen digital yaitu data computer atau hasil scanning dari

file/dokumen fisik.

2. Prosedur Penyimpanan Dokumen Pegawai

a. Sistem Konvensional

4
 Pada awalnya, penyimpanan dokumen pegawai sering dilakukan

secara manual dengan menggunakan sistem konvensional, seperti

penggunaan kertas dan map. Hal ini menyebabkan beberapa tantangan,

seperti risiko kehilangan dokumen dan keterbatasan aksesibilitas.

b. Sistem Digital

Seiring dengan perkembangan teknologi, banyak organisasi beralih ke

sistem penyimpanan digital. Langkah-langkah dalam prosedur ini

melibatkan pemindaian dokumen, pembuatan basis data, dan

pengelompokan berdasarkan kategori pegawai. Keuntungan utama

meliputi efisiensi akses, pemeliharaan integritas data, dan keamanan

informasi.

3. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Proses Penyimpanan Dokumen

Pegawai

a. Kebutuhan Aksesibilitas

Penyimpanan dokumen harus mempertimbangkan kebutuhan

aksesibilitas yang berbeda bagi berbagai pihak, termasuk manajemen,

departemen sumber daya manusia, dan pegawai itu sendiri.

b. Keamanan Informasi

Pentingnya menjaga kerahasiaan dan keamanan dokumen pegawai,

terutama data pribadi, memerlukan langkah-langkah khusus dalam

penyimpanan, seperti penggunaan enkripsi dan pengaturan izin akses.

5
4. Peralatan Penyimpanan Dokumen Kepegawaian

Berikut beberapa jenis peralatan kearsipan yang digunakan untuk

menyimpan dokumen

a. Lemari arsip

Lemari arsip adalah tempat menyimpan berbagai bentuk

arsip.penataan arsip dilakukan degan posisi dokumen berdiri

menyamping (lateral) dengan telebih dahulu arsip dimesukkan ke

dalam ordner atau ditumpuk secara mendatar.

b. Rak arsip

Rak arsip merupakan lemari tanpa pintu/kerangka lemari tempat

menyimpan arsip yang disusun secara lateral (menyamping).

c. Filling Cabinet

Filling cabinet merupakan peralatan yang cukup banayak

digunakan pada kearsipan. Bentuknya seperti lemari yang terdiri

dari beberapa laci, antara 1-6 laci, tetapi yang paling banyak

digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung

kurang lebih 5000 lembar arsip ukuran surat yang disusun secara

vertikal berderet kebelakang .Filling cabinet berguna untuk

menyimpan arsip atau berkas yang masih aktif.

d. Rotary (Alat penyimpanan berputar)

Rotary merupakan semacam filling caninet yang menyimpan

dokumennya dilakukan secara berputar.Alat jenis ini dapat

6
 digerakkan secara berputar pada porosnya yang memudahkan

penempatan dan penemuan kembali.

e. Map arsip

Map arsip merupakan lipatan kertas atau plastik agak tebal yang

diguanakan untuk menyimpan dokumen.

f. Stapler

Stapler memiliki 3 jenis yang dapat digunakan seperti berikut

1. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil yang mampu

membendel maksimum 10 embar kertas.

2. Stapler sedang, yitu stapler yang mempu membendel 10-20

lembar kertas.

3. Stapler besar, yaitu stapler yang mempu membendel lebig dari

20 lembar kertas.

g. Perfofator

Perfofator merupakan alat yang digunakan untuk melubangi kertas.

h. Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembar

dokumen .

i. Guide

Guide merupakan lembaran kertas atau karton yang digunakan

sebagai petunjuk atau sekat /pemisah dalam penyimpanan arsip.

j. Ordner

7
 Ordner adalah map besar denagn ukuran punggung sekitar 5 cm

yang didalamnya terdapat mesin penjepit. Arsip yang dsimpan

didalam ordner terlebih dahulu dilubangi denagn menggunakan

perforator

k. Tickler File

Tickler file adalah yang dibuat dari kotak kayu atau baja,yang

berfungsi untuk menyimpan arsip berbentuk kartu atau lembaran

yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu

lain yang memili jauh tempo.

l. Cardex ( Card Index ) Cabinet

Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyiman kartu index

dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik kelur

memanjang.

m. Alat penyimpana khusus

Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk

menyimpan arsip dalam bentuk-bentuk khusus seperi falsh disk.

8
 BAB 3

PENUTUP

1.1. Kesi

mpulan

Dari makalah diatas kami dapat menyimpulkan bahwa penyimpnan

dokumen prusahaan wajib dilakukan sampai masa resensi habi. Hal ini

tentu karena dokumen – dokumen tersebut adalah aset bagi perusahaan

dan dokumen rahasia perusahaan.

Maka dari itu, penting sekli untuk menyimpan dokumen-dokumen

tersebut dengan SOP yang terpat dan juga ditempat yang sesuai. Hal ini

dilakukan, agar anda tidak kebocoran dan dokumen mudah ditemukan saat

diperlukan.

1.2. Sara

Berdasarkan kesimpulan diatas maka saran yang dapat kami

berikan yaitu kinerja dari pegawai yang bertugas dalam pengelolaan

dokumen lebih teliti dalam melakukan input atau pengarsipan, karna tidak

jarang dokumen yang dicari tidak sesuai dengan catatan arsip.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Raharja, Isbandi. Prosedur Penyimpanan Dokumen Kepegawaian. Jakarta

Timur ;Bumi Aksara

Repository.unair.ac.id. Sistem Penyimpanan Dokumen Kepegawaian. Diakses

pada tanggal 14 Januari 2024, dari

https://repository.unair.ac.id/93785/4/3.%20BAB%201%20PENDAHULUAN

%20%.pdf

10